هل تحتاج إلى اقتراحات لتنظيم حدث؟ لقد وصلت إلى المكان المناسب. على مر السنين ، حضرنا الأحداث التي استضافتها مجموعات عديدة. لدينا أيضًا الكثير من أفضل الممارسات التي يمكنك استخدامها ، حتى عندما لا نتمكن من سرد جميع التفاصيل التي ستحتاج إلى وضعها في الاعتبار (غالبًا ما يعتمد ذلك على نوع الحدث!). أيضًا ، لقد أنشأنا قائمة التحقق المجانية سهلة الاستخدام هذه لإعداد الحدث الخاص بك حتى لا ينزلق أي شيء بين الشقوق. يمكننا المساعدة إذا كنت تخطط لحدث افتراضي. هذا هو كل ما تحتاج لمعرفته حول تخطيط الأحداث والخدمات والشركات التي تقدم الأفضل وقائمة المراجعة للتخطيط دون مزيد من اللغط.
دعنا ننتقل !!!
تنظيم الحفلات
تُعرف المهارة المثيرة المتمثلة في تصميم الرقصات للناس والأنشطة لإنتاج أداء يترك الناس بذكريات تدوم مدى الحياة باسم التخطيط للفعاليات. إنه مشابه لتوجيه أداء مسرحي مباشر للتخطيط لحدث ووضعه ، سواء كان مؤتمرًا أو حدثًا مشتركًا أو جمع تبرعات أو معرضًا تجاريًا أو أي نوع آخر من الأحداث. بالنسبة لأولئك الذين يستمتعون بالسفر ، فإنه يوفر أيضًا فرصة رائعة لزيارة الفنادق الفخمة ، والمواقع الجديدة المثيرة للاهتمام ، والاختلاط مع المتحدثين والمشاركين من جميع أنحاء العالم. ويمكنك القيام بكل ذلك مع التمتع بالكثير من الحرية والاستقلالية!
من هو مخطط الأحداث؟
غالبًا ما يُشار إلى مخطط الأحداث على أنه اجتماع و / أو مخطط مؤتمر ، وهو الشخص الذي ينظم جميع جوانب اجتماعات العمل والفعاليات ، ولا يجب أن يخطئ في كونه منظم حفل زفاف. غالبًا ما يقررون مكان عقد الاجتماعات ، ويخططون للنقل ، وينظمون الكثير من التفاصيل الأخرى.
ماذا يفعل مخطط الأحداث؟
يقوم منسقو الحدث بترتيب كل جانب من جوانب الحدث ، من البداية إلى النهاية. على سبيل المثال ، سيجتمع مخططو الاجتماع مع العملاء قبل الاجتماع لقياس الحضور والتأكد من هدف التجمع. يهتمون بتفاصيل الاجتماع بما في ذلك تسجيل الزوار وإعداد الصوت / المرئي للمتحدث طوال الاجتماع. يتم استطلاع آراء المشاركين بعد المؤتمر لتحديد اهتماماتهم العليا.
علاوة على ذلك ، يتم البحث عن أماكن الاجتماعات مثل الفنادق ومراكز المؤتمرات من قبل مخططي الأحداث. يأخذون في الاعتبار قدرة المرافق على تقديم السكن والخدمات ، ومدى سهولة وصول الزوار إلى هناك ، ومناطق الجذب المحلية. يأخذ المخططون الآن في الاعتبار أيضًا ما إذا كان الاجتماع عبر الإنترنت يمكن أن يحقق نفس أهداف التجمع وجهًا لوجه.
ما هي بعض أساسيات التخطيط للحدث؟
يُعرف فن (وأحيانًا العلم) في تصور الحدث والتخطيط والتنظيم والتشغيل باسم تخطيط الحدث. حان الوقت للاتصال بمنسق الحدث أو وكالة التخطيط عندما يجب أن يعمل حدث كبير وواسع النطاق بشكل جيد. مقدمو الخدمات الرئيسيون الذين يمكنهم ضمان إنتاج الأحداث وتنفيذها بسلاسة هم مخططو الأحداث. يقومون بتنفيذ هذه المهام للمعارض التجارية ، والفعاليات الكبيرة ، والمناسبات الخيرية ، والعديد من المناسبات الأخرى.
لماذا يستأجر الناس خدمات تخطيط الأحداث؟
هناك عاملان رئيسيان يدفعان الناس إلى استخدام خدمات تخطيط الأحداث:
- حتى يتسنى للحاضرين والضيوف الكرام الاستمتاع دون الالتفات إلى الوظيفة.
- من أجل أن ينطلق الحدث دون عوائق.
ضع في اعتبارك حفل زفاف عادي كتوضيح. لغرض تنسيق وتنظيم وتنفيذ ترتيبات الزفاف الخاصة بهم ، يستخدم العديد من الأزواج المخطوبين مخططي الأحداث أو خدمات التخطيط للمناسبات. وبالتالي ، لن يضطر المتزوجون إلى القلق بشأن أشياء مثل تقديم الطعام أو وقوف السيارات أو طرد الضيوف الصاخبين ، بل يمكنهم بدلاً من ذلك الاستمتاع بأيامهم الخاصة والتركيز على الزواج. يتعامل مخطط الزفاف مع هذه التفاصيل بدلاً من ذلك.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن بعض الأحداث معقدة للغاية - خاصة تلك التي تضم مئات الأشخاص أو أكثر - بحيث يكاد يكون من المستحيل التخطيط لها بشكل مناسب وترتيبها بنفسك. إن مخططي الأحداث ذوي الخبرة والمعرفة على دراية بكيفية إدارة الحشود ، وكمية الطعام التي يجب توفيرها ، والعناصر الأخرى التي يمكن أن تجعل أو تدمر حدثًا مهمًا.
خدمات تخطيط المناسبات
ما الذي تنطوي عليه خدمات تخطيط الأحداث بالضبط ، قد تتساءل؟ نظرًا لأن كل حدث مميز جدًا ، ستختلف الخدمات المقدمة لكل حدث. اكتشف أفضل 5 خدمات تخطيط للأحداث لدينا في الفقرات التالية ، إلى جانب فوائد تعيين متخصص.
# 1. مكان
يعد العثور على موقع أكثر صعوبة مما يبدو. هناك الكثير من الأشياء التي يجب التفكير فيها ، مثل السعة والتوافر والميزانية. تحتوي بعض المواقع على قائمة متعهد طعام مفضلة ، بينما يسمح البعض الآخر بإحضار الطعام الخارجي. استخدم طاقم الانتظار والسقاة المقدمين من المكان حيث قد لا يسمحون لك بإحضار عمال خارجيين.
هل يمكن الوصول إلى الموقع بسهولة؟ هل توجد فنادق قريبة للأفراد القادمين من خارج المدينة؟ هل سيتعين عليك توفير البياضات والكراسي والطاولات الخاصة بك لهذا الحدث؟ يمكن أن تكون الإجابات على الاستفسارات المذكورة أعلاه شاقة للغاية. أحداث دجلة تملأ تلك الحاجة. نحن ندرك أن التحقق من مجموعة متنوعة من الإعدادات لتحديد ما إذا كانت مناسبة بشكل جيد قد يستغرق بعض الوقت. سيقدم لك منسقو الأحداث لدينا قائمة مختصرة بالأماكن المتاحة والمثالية التي تناسب ميزانيتك والمفهوم المفضل لديك. يمكن تحديد الاختيار في بضع ثوانٍ فقط من خلال النظر إلى العرض التقديمي الخاص بهم!
# 2. فنون وترفيه
يمكن تغيير مظهر المكان وجوه بشكل جذري من خلال الديكور. يحتوي على زهور وزخارف للمائدة وشعارات وخلفيات وأشياء أخرى. سيكون الديكور هو العامل الحاسم في ما إذا كنت تهدف إلى جاذبية حميمة أو كبيرة. من أجل مساعدتك على تصور احتفالك المثالي ، سيقوم منظم الأحداث بتزويد الديكور وتقديم الأفكار وتخطيطات الأرضية. لقد أوصوا بمقدمي الخدمات الذين لديهم المعرفة اللازمة لتغيير مسار الحدث الخاص بك.
الفرقة الموسيقية الحية أو الدي جي أو حتى البهلوانات هي بدائل ترفيهية ممكنة! يمكنك أيضًا دمج الترفيه التفاعلي ، مثل الساحر ، ومحطات السيجار المتداول ، أو ألعاب الكازينو ، إذا كنت تريد حقًا إثارة إعجاب زوارك. نحن نقدم بشكل متكرر تمائم للأحداث الموسمية أيضًا! يتم تبسيط عملية اختيار المواهب من خلال التسوق الشامل الذي تقدمه خدمات تخطيط الأحداث لكل بائع.
# 3. تقديم الطعام
هل تحب بوفيه عشاء أو تجاوز المقبلات؟ هل سيكون هناك مشروب خاص مشمول؟ يجب أن تؤكد ليس فقط كمية الطعام ولكن أيضًا نوع الطعام. هل توجد أي قيود غذائية أو حساسية تجاه بعض الأطعمة؟ عند التفاوض بشأن تقديم الطعام لحدثك ، يجب مراعاة هذه المشكلات بشكل صحيح. بدائل تقديم الطعام التي تقدمها مختلف الشركات وأنماط تقديم الطعام هي جزء من خدمات التخطيط للحدث. من خلال إشراك مخطط الحدث ، يمكنك التأكد من توفير الكمية والنوع الصحيحين من الطعام لمجموعتك. هل ترسل دعوات ورقية أو دعوات إلكترونية للضيوف؟ بأي طريقة تدير RSVPs؟ هل سيكون هناك تسجيل في الموقع؟ هل هناك خيارات يدوية أو محوسبة؟
يمكن أن تساعدك معرفة العدد التقريبي للزائرين المؤكدين في التخطيط للحدث بشكل فعال. قم بتبسيط العملية برمتها من خلال تعيين مخطط أحداث يتولى توزيع الدعوات وإدارة RSVP وموظفي تسجيل الضيوف.
# 4. طاقم الأحداث
علاوة على ذلك ، يتم تقديم موظفي الحدث من قبل شركة تخطيط أحداث متكاملة الخدمات. يمكن لهؤلاء الأشخاص المساعدة في السقاية والتحية والتسجيل. يمكنهم المساعدة في الرسائل المهمة ، وتوزيع الهدايا وحقائب الهدايا ، وتعزيز المشاركة إذا كان لديك تنشيط موجود في الحدث الخاص بك. يجب دائمًا استخدام موظفي الحدث للتسجيل وفحص المعطف. إنه يعطي المناسبة إحساسًا مصقولًا!
شركات تنظيم الأحداث
في كل عام ، ترفع شركات التخطيط للأحداث المعروفة هذه المعايير. أيضًا ، تترك عروضهم المسرحية الحاذقة علامة على الجمهور. انظر أدناه للحصول على اقتراحات حول أفضل شركات تخطيط الأحداث في العالم التي يمكنك استخدامها لحدثك القادم.
# 1. أحداث باسيت ، إنك.
تقع في تورنتو ، كندا ، وهي تقدم مجموعة واسعة من الخدمات ، بما في ذلك الإنتاج والتصميم الكامل للحدث ، والتفاوض بشأن عقد البائع ، والتوظيف ، وإدارة الراعي ووسائل الإعلام ، وإنتاج الفيديو ، والمزيد. لا تذهب إلى ما هو أبعد من فعاليات Bassett ، سواء كنت تنظم حفلات خاصة رفيعة المستوى ، أو أحداثًا خيرية ، أو حفل زفاف باهظًا. تتفوق المجموعة الصغيرة ، تحت إشراف جينيفر باسيت ، في إضافة إحساس بالدهشة حتى لأجمل المناسبات.
# 2. MKG
تقديم خدمات مثل البحث البصري ، والاستراتيجية التجريبية ، وتطوير الحملات الإبداعية ، وتصميم المعارض والبيئة ، وإنتاج الأحداث ، والمزيد مع مواقع في كل من مدينة نيويورك ولوس أنجلوس. عندما تريد العلامات التجارية الكبرى إنتاج منتجات مذهلة لأول مرة ، وإعدادات جديرة بأنستغرام ، و "تجارب علامة تجارية" لا تُنسى ، فإنها تأتي إلى MKG. هذه المنظمة لا تنشئ أحداثًا نموذجية. على موقع الويب الخاص بهم ، يمكنك العثور على منشآت فنية بالحجم الطبيعي ، وحفر كرات كبيرة الحجم ، وأرجوحة هوت دوج.
# 3. ديفيد توتيرا
يقع في لوس أنجلوس ويقدم خدمات مثل إدارة البائعين والتخطيط والإنتاج ومفهوم وتصميم الحدث. وبالتالي ، فإن ديفيد توتيرا على دراية جيدة بالتخطيط لحفل زفاف فخم كمضيف تلفزيوني ومصمم لفساتين الزفاف. يطمح الفريق إلى تقديم الخبرات التي تثير خيالك الأكثر حيوية وتحقق أسمى تطلعاتك.
# 4. حدث مثالي
قد تكون موجودة في شيكاغو وتوفر إدارة الأحداث والأزهار والقرطاسية والتصميم والهدايا والمزيد. تتمتع ديبي ليلي بحياة مهنية طويلة في مجال الأحداث وتستخدم التخطيط لها لمساعدة العملاء على الهروب من الواقع. بالإضافة إلى تصميم وإنتاج الأحداث ، تدير الشركة أيضًا مكانًا صغيرًا للفعاليات يسمى DL Lounge. خدمة العملاء المشهورين هو شيء تشتهر به ديبي. أكثر المناسبات شهرة كانت الاحتفال بعيد ميلاد أوبرا الحي.
# 5. العجائب
تمتلك الشركة مكاتب في لندن ونيويورك وميامي وتوفر تطوير العلامة التجارية وتصميم الأحداث وإنتاجها والتسويق التجريبي ووسائل التواصل الاجتماعي والمزيد. بالمقارنة مع الشركات الأخرى القائمة ، فإن Events by Wonderland تنضح بموقف أكثر إيجابية ومعاصرة وشبابية. تتمتع Wonderland بأكثر من 15 عامًا من الخبرة في العمل في مجالات الرفاهية والسفر والبيع بالتجزئة والتكنولوجيا وغيرها من قطاعات العلامات التجارية من خلال الأحداث التجريبية "الإبداعية بقيادة".
قائمة تخطيط الأحداث
لا ينبغي استخدام قائمة مراجعة تخطيط الحدث بدلاً من عرض ميزانية العرض أو الحدث لأنها ليست بالضرورة خطة حدث في حد ذاتها. اعتبره أكثر كمرجع يسرد كل جانب من جوانب الحدث بترتيب زمني والمواعيد النهائية للتنسيق. يمكنك منع فقدان أي شيء مهم على طول الطريق باستخدام قائمة مراجعة التخطيط للحدث. ببساطة ، فإنه يبقيك على المسار الصحيح ومنظمًا حتى تتمكن من تنفيذ حدث ناجح. لا يوجد شيء اسمه قالب واحد يناسب الجميع ، لذلك من الضروري تكييفه مع احتياجاتك وأهدافك. دعنا نلقي نظرة على كل ما قد تحتاج إلى وضعه في قائمة مراجعة التخطيط للحدث الخاص بك لتبدأ.
# 1. قم بعمل قالب لقائمة مراجعة تخطيط الحدث.
ضع كل عنصر في قالب أثناء إنشاء قائمة التحقق الخاصة بك. يمكنك إنشاء نموذج خاص بك في محرر مستندات Google أو Microsoft Excel ، أو يمكنك تحديد موقع قالب عبر الإنترنت. يمكنك أيضًا التعاون مع العاملين في الحدث باستخدام نظام إدارة المشاريع مثل Asana أو Podio.
# 2. قرر ضرورات الحدث.
بعد ذلك في قائمة مراجعة التخطيط ، اختر بعض المكونات الأساسية لحدثك:
- الوقت والتاريخ
- الموقع الجغرافي
- نوع المناسبة
- الغرض من الحدث
- أهداف الأحداث
- الجمهور
تأكد من عدم تخطي هذه الخطوات عن طريق إضافة كل منها كعنصر مهام إلى قائمة التحقق الخاصة بك.
# 3. ضع ميزانية للحدث.
قد يكون وضع ميزانية للحدث أمرًا صعبًا عندما تفكر في جميع التكاليف المتضمنة. من السهل القيام بذلك باستخدام جدول بيانات Microsoft Excel. ابدأ بالمساحات الأكبر أولاً ، مثل الإيجارات والمطاعم والديكور. أخيرًا ، دع Excel يقوم بالعمل نيابة عنك عن طريق تقسيم جميع المصروفات في كل فئة.
# 4. قم بإنشاء تخطيط الحدث.
نظرًا لحقيقة أنه يشمل عناصر الحدث التي لها أكبر تأثير على الحضور ، فإن هذا هو جوهر التخطيط للحدث. فكر في الأشياء الدقيقة التي تحتاج إلى إضافتها إلى قائمة مراجعة حدث التخطيط أثناء استكشافها.
- البرنامج
- تصميم
- موضوع
# 5. جهز الديكور.
الديكور ليس جذابًا فحسب ؛ إنه ضروري لحدث ناجح. قد يكون من الصعب التأكد من أنك تغطي جميع القواعد الخاصة بك لأنها تتراوح من الإيجارات والباقات إلى مفارش المائدة وقطع اللكنة. اسأل نفسك عما سيرى الحاضرون لأنهم سيختبرون الحدث من خلال حواسهم الخمس. الصوت والرائحة واللمس والذوق
# 6. كن مبتكرًا في وجباتك ومشروباتك.
يمكن أن يكون الطعام والشراب النقطة المحورية للتجمع لأن تناول الطعام معًا هو تعبير حقيقي عن الصداقة الحميمة. الغذاء هو رمز التنشئة ، وبالتالي فإن المضيف لديه فرصة لإظهار حسن الضيافة. تساعد قائمة المراجعة الخاصة بك في التنقل في هذه التفاصيل الدقيقة بحيث يمكنك اختيار الممون المثالي ، والحفاظ على القائمة الحالية الخاصة بك ، وحماية البيئة ، والأهم من ذلك ، التأكد من أن زوار موقعك يغادرون الشعور بالرضا والحب.
# 7. قم بإنشاء إستراتيجية تسويق.
يولد تسويق الأحداث الإثارة ويزيد من التوقعات ويضمن إقبالًا صحيًا. يمكن تخطيط خطة التسويق قبل الحدث وبعده عبر جميع هذه القنوات بمساعدة قائمة التحقق من الحدث. ستكون أداة إدارة المشاريع عبر الإنترنت مفيدة جدًا لك ولفريقك في هذه المرحلة.
# 8. كن مستعدًا للحصول على تفاصيل غير متوقعة وصغيرة.
أصغر التفاصيل يمكن أن يكون لها تأثير كبير. لذلك يجب عليك تتبع كل التفاصيل الصغيرة التي يمكن أن يكون لها تأثير على تجربة زوارك. هذه هي الأشياء الصغيرة ولكن الحاسمة التي يجب تضمينها في مخططي الاجتماعات.
# 9. قم بعمل رسم تخطيطي للوجستيات يوم الحدث.
يجب تضمين جدول زمني مدته دقيقة بدقيقة لكل شيء بدءًا من وصول البائع والإعداد إلى تفكيك ما بعد الحدث وما بعده في الجدول الزمني للخدمات اللوجستية للحدث ، والذي يجب أن تخطط لإنشائه. في يوم الحدث ، هناك الكثير من العناصر المتحركة ، وبالتالي ستحدث بالتأكيد ظروف غير متوقعة. أنت تخاطر بفقدان أي شيء سيظهر لاحقًا كمشكلة كبيرة إذا لم يكن لديك تفاصيل يوم الحدث وصولاً إلى T. يمكنك استخدام قائمة التحقق الخاصة بك لوضع جدول متعمق ليوم الحدث ، لذلك ليست هناك حاجة لهذا القلق الإضافي.
ما هي العناصر السبعة لتخطيط الحدث؟
البنية التحتية للحدث والجمهور والحضور والمنظمين والمكان ووسائل الإعلام هي المكونات السبعة الرئيسية لإدارة الحدث. يجب أن تكون كل هذه المكونات قابلة للإدارة بواسطة برنامج الحدث الخاص بك.
ما هي عملية التخطيط للحدث؟
يعد إعداد الميزانية ، وإنشاء الجداول الزمنية ، واختيار مواقع الأحداث وحجزها ، والحصول على الأذونات ، وتنظيم الوجبات ، وتنظيم النقل ، والتوصل إلى موضوع ، وأنشطة التخطيط ، واختيار المتحدثين والكلمات الرئيسية ، والترتيب للمعدات والمرافق ، وإدارة المخاطر جزءًا من تخطيط الحدث.
ماذا يفعل مخطط الحدث؟
مخطط الحدث هو المسؤول عن تنظيم جميع العناصر المتحركة اللازمة للتأكد من أن الأحداث تعمل بشكل صحيح ، بما في ذلك اختيار المكان ، وتقديم الطعام ، واستئجار المؤدي. قبل الحدث ، يقومون بتنظيم جميع التفاصيل والإشراف على يوم الخدمات اللوجستية.
ما هي المراحل الخمس لعملية التخطيط للحدث؟
المرحلة 1 - البحث وتحديد الأهداف.
2 - تصميم الحدث.
3 - وصف الحدث.
4- التنسيق ويوم التخطيط
5 - تقييم الحدث
ما هي ستة PS لتخطيط الأحداث؟
تُعرف خدمات التسويق السبعة هذه باسم المنتج ، والتسعير ، والمكان ، والترويج ، والدليل المادي ، والأشخاص ، والعملية إذا لم تتذكرهم.
المنشورات المشابهة
- كم يحقق مخططو الحدث: الدخل لكل وظيفة
- تسويق الحدث: الدليل النهائي لتسويق الأحداث
- أدوات إدارة الحدث: المعنى ، الأنواع ، وكيفية استخدامها
- المخطط المالي: كيف تصبح مخططًا ماليًا معتمدًا
- كيف تصبح مخططًا حضريًا: الممارسات المهنية (الخطوات والمتطلبات)
مراجع حسابات
