يعد إعداد الموظف أمرًا مهمًا مثل عملية التوظيف نفسها. لديك الأشخاص المناسبون للوظيفة ، نعم ، لكن عليك بذل جهد للاحتفاظ بهم. لست متأكدًا من كيفية القيام بذلك؟ لقد قمنا بتضمين قائمة مرجعية في هذه المقالة لمساعدتك على فهم ما تنطوي عليه عملية إعداد الموظف بالكامل وكيفية القيام بذلك. لقد قمنا أيضًا بتضمين قائمة بأفضل برامج إعداد الموظفين للمساعدة في جعل العملية سلسة.
ما هو إعداد الموظف؟
يتم تعريف إعداد الموظف بشكل مختلف من قبل كل منظمة. في حين أن العملية هي نفسها تقريبًا ، فإن الإطار الزمني والواجبات المتضمنة تميز كل برنامج تأهيل.
بينما يبدو أن بعض مديري الموارد البشرية ينظرون إلى عملية إعداد الموظف على أنها ليست أكثر من أوراق توظيف جديدة ، فإن أعضاء الفريق الأكثر ذكاءً وتحفيزًا لديهم وجهة نظر مختلفة بشأن ما يستلزمه الموظف على متن الطائرة. كجزء من إعداد الموظفين ، فإنهم يأخذون في الاعتبار الفترة بأكملها من وقت إصدار العرض حتى الوقت الذي يصبح فيه الموظف مساهمًا منتجًا في الشركة.
يشمل الإعداد جميع العمليات التي تحدث منذ اللحظة التي تقدم فيها عرضًا والوقت الذي يبدأ فيه الشخص بالفعل في الإنتاج في دور ما ، بما في ذلك برنامج التوجيه وخطة التدريب وإعداد معايير الأداء وإنشاء حلقة التغذية الراجعة.
عملية إعداد الموظف
تأهيل الموظفين هو التحول المنهجي والمتعمد للآفاق المرتقبة إلى عمال ذوي أداء عالٍ.
تزود الشركات العمال الجدد بالمعلومات والعلاقات والموارد التي يحتاجون إليها للشعور بالراحة والثقة الكافية لتنفيذ عمل ممتاز من خلال ترتيب خطوات الإعداد بعناية.
تبدأ العملية أثناء التوظيف عندما يتصور العملاء المحتملون أنفسهم يعملون لمؤسستك. تتسارع عندما يقبل المرشح عرضًا ويصبح موظفًا لأول مرة. يتوج في الأيام والأسابيع الحاسمة الأولى للموظف في العمل عندما (نأمل) تكوين علاقات قوية مع زملائهم الجدد في العمل.
الأهم من ذلك ، أن تجربة تأهيل الموظف يتردد صداها طوال فترة عمله في مؤسستك ، ومن المحتمل أن تحدد نغمة حياته المهنية بأكملها.
يمكن أن تؤدي خدمة العملاء السيئة إلى المغادرة المبكرة وزيادة معدل دوران الموظفين. يمكن للقاء الإيجابي أن يمهد الطريق للرضا على المدى الطويل.
ما هو الغرض من الإعداد؟
يعد إعداد الموظف أول تفاعل له مع الشركة بعد عملية المقابلة المطولة.
إذا كان اللقاء أقل من التوقعات ، فقد يندم موظفك على قبول عرض العمل.
قد تؤدي عملية الإعداد الخاطئة إلى تغيير وجهات نظرهم ، وإعطائهم أفكارًا مسبقة عن الشركة ، وفي النهاية إجبارهم على الاستقالة مبكرًا.
مطلوب عملية إعداد قوية للموظفين لمساعدة الموظفين الجدد في الاستقرار ، والتعرف على المنظمة ، والحصول على وضوح بشأن أهداف وظيفتهم ، وإقامة علاقات إيجابية مع الموظفين الآخرين.
لا تجعل تجربة الإعداد الرائعة العمال يشعرون بالترحيب فحسب ، بل تساعدهم أيضًا على الاندماج بسرعة أكبر في الأسرة التنظيمية الحالية.
وبالتالي ، فإن تحسين عملية إعداد الموظفين لا يثير إعجاب الموظفين الجدد فحسب ، بل يقلل أيضًا من عبء عمل فريق الموارد البشرية.
خطوات عملية إعداد الموظف
# 1. جعل العرض عامًا
تبدأ عملية إعداد الموظف فورًا بعد مرحلة التوظيف. عندما يتم تعيين موظف ، يرسل مدير الموارد البشرية بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا لطيفًا يتضمن بعض الأوراق المهمة مثل خطاب العرض ، وروابط لنماذج الإعداد الرقمية ، ووثائق السياسة. يؤدي الحفاظ على الشفافية في النهج إلى تعريف الموظف بثقافة المؤسسة ويتيح له معرفة ما يمكن توقعه.
# 2. قبول العرض
عندما يقبل الموظف عرضًا ، ستخطط أفضل الشركات لإجراء مكالمة سريعة لتصفح الأوراق والمزايا والسياسات ، بالإضافة إلى تحديد التوقعات. إن استمرار انخراط الموظفين الجدد سيؤكد قرارهم بقبول العرض وتشكيل روابط عاطفية قوية مع المنظمة. هذا هو الوقت المناسب لبدء التخطيط لأجندة توجيه الموظفين.
# 3. وقت الانتظار
مجرد قبول الموظف للعرض لا يضمن ظهوره في تاريخ البدء. خلال فترة الانتظار ، قد يتقبل الموظف أيضًا مقترحات أصحاب العمل المحتملين الآخرين. نتيجة لذلك ، من الضروري إقامة علاقة إيجابية مع الموظف. دع الموظف يعرف مدى تقديرك له. عند تطوير عملية إعداد الموظف لديك ، ضع في اعتبارك تضمين فترة انتظار.
# 4. تاريخ القيد
يعاني معظم الموظفين الجدد من مشاعر متضاربة في يومهم الأول. في نفس الوقت ، هم قلقون وسعداء ومتحمسون وعصبيون. نتيجة لذلك ، تتمثل المسؤولية الأساسية لمديري الموارد البشرية في جعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب والراحة. إن غرس الشعور بالانتماء في الموظفين الجدد سيزيد من التزامهم ويركز على عملهم.
ستخفف قائمة مراجعة إعداد الموظف المفيدة من ضغوط موظفي الموارد البشرية. إليك بعض الأشياء التي يجب فعلها قبل اليوم الكبير:
- قم بإعداد جدول التوجيه.
- تعيين موارد تكنولوجيا المعلومات (محطة العمل والوصول إلى البريد الإلكتروني وما إلى ذلك)
- شراء جميع المواد المكتبية الضرورية (أثاث ، مفاتيح ، بطاقة دخول ، إلخ)
- قم بإنشاء حساب راتب.
- قم بتعيين مرشد أو شخص موجه لمساعدة الموظف في الاستقرار.
# 5. التعاون مع الأقسام الأخرى
من الأهمية بمكان التعاون مع أصحاب المصلحة الرئيسيين (زملاء العمل والمديرين) وإبلاغهم بتاريخ بدء التوظيف الجديد. قد يطلب موظفو الموارد البشرية مساعدة زملاء العمل لتزيين حجرة الموظف الجديد ، وتنظيم اجتماعات ترحيب فردية ، وجدولة جلسة توجيهية.
# 6. التعليمات والتوجيه
ندوات التوجيه تزود الموظفين الجدد بلمحة عامة عن ثقافة المنظمة بالإضافة إلى فهم أهداف الشركة. توفر هذه المرحلة للموظفين الجدد المعرفة ذات الصلة بفرق المنظمة وعمليات الفريق وسياسات الشركة. يعد تحديد الأهداف والغايات المستندة إلى الأدوار لمدة 30/60/90 يومًا القادمة وقتًا جيدًا لإثبات للموظفين الجدد ما يحتاجون إلى التركيز عليه.
نظرًا لأن الغالبية العظمى من الموظفين يحتاجون إلى بعض التدريب الأساسي للبدء ، فإن معظم الشركات تنظم برنامج التدريب لرفع سرعة موظفيها بسرعة. سيساعد تقييم المهارات الشركات في تحديد معرفة الموظف الجديد وقدرته وتطوير خطة تدريب شخصية خاصة بالأدوار مصممة خصيصًا لمجموعة مهاراتهم.
# 7. الأشهر الثلاثة الأولى
الهدف الرئيسي من هذه الفترة هو التقييم والتأكد من تطابق توقعات المنظمة والموظف. يجب أن تمتلئ هذه المرحلة بمناقشات نشطة حول نجاح الموظف الجديد والجهود المستمرة لتصبح جزءًا لا يتجزأ من العمل.
قائمة تدقيق إعداد الموظف
فيما يلي قائمة مرجعية لإعداد الموظف لإجراءات المهام التي يجب على مديري الموارد البشرية والمديرين إكمالها من أجل الاحتفاظ بالعاملين الجدد لفترة طويلة:
- افحص خبرة الموظف لمعرفة ما إذا كانت تلبي توقعاته.
- افحص أدائهم وقدم النقد
- تحقق لمعرفة ما إذا كان الموظف لديه أي مخاوف أو مشاكل.
- ناقش التقدم المهني والاستراتيجية.
- الحصول على ملاحظات حول الإعداد وأية اقتراحات.
- حدد ما إذا كانوا يحتاجون إلى تدريب إضافي.
برنامج تأهيل الموظفين
أكثر برامج تأهيل الموظفين فعالية تشمل
- تدريب: لإنشاء مكتبة على الإنترنت لكتب اللعب
- الشتلات: لتسهيل عملية الإعداد
- Enboarder: لتبسيط عملية الإعداد للحصول على الدعم
- Coassemble: لتطوير تجربة تأهيل أكثر إقناعًا
- إنفورم: معروف بتقديم تجارب إعداد هجينة ممتعة.
ما الذي يجعل برنامج تأهيل الموظف الجيد؟
هناك العديد من الأدوات والتطبيقات المتاحة التي تتضمن وظيفة إعداد الموظف. إنه معيار في معظم منصات الموارد البشرية ، على الرغم من أنه غالبًا ما يفتقر إلى العمق والاهتمام. فيما يلي بعض الميزات التي يجب أن يتمتع بها برنامج تأهيل الموظف الجيد:
- سهلة الاستخدام. سواء كنت تقوم بإعداد واحد أو مئات من الموظفين الجدد ، يجب أن يكون برنامج الإعداد سهل الاستخدام. يجب أن يساعد في تبسيط العملية الخاصة بك وتبسيطها بدلاً من تقديم إجراءات معقدة أو التنقل غير المريح أو العمليات الصعبة.
- سير العمل والعمليات المؤتمتة. من خلال أتمتة بعض (أو كل) عمليات إعداد الموظفين لديك ، فإنك توفر الوقت وتضمن أن يتلقى الجميع نفس التجربة عالية الجودة. لقد بحثت عن أنظمة الإعداد التي يمكن أن تساعدك في إنشاء نظام أو روتين يمكنك إعادة استخدامه.
- خيارات التخصيص العمليات رائعة ، ولكن يجب عليك أيضًا البحث عن طرق لجعل التجربة تبدو فريدة من نوعها. توفر هذه التطبيقات بعض الأساليب الرائعة لإحداث تأثير من خلال التخصيص ، من تحميل الصور إلى تخصيص لوحة القيادة الخاصة بك.
- خيارات الخدمة الذاتية يجب أن يكون الموظفون الجدد قادرين على العثور على المستندات وتحميلها بسرعة وسهولة ، دون عناء. لقد أعطيت الأولوية للتطبيقات مع ميزات الخدمة الذاتية لمساعدتهم على التعرف على مؤسستك ومن خلال عملية الإعداد دون عناء.
- الثقافة والمشاركة هي المعالم البارزة. يمكن أن يؤدي إجراء عملية الإعداد الرقمي إلى العزلة. لقد بحثت عن تطبيقات ذات ميزات تتيح لك إحياء بعض ثقافات شركتك من خلال العروض التقديمية والاختبارات والتحديثات أثناء الاختبار.
بعض هذه التطبيقات تستجيب لأحد المعايير المذكورة أعلاه أكثر من غيرها. هناك تطبيقات حية ومثيرة وجذابة - وأخرى تساعدك في إتقان روتينك على متن الطائرة بحيث يكون استخدامها ممتعًا.
بعد الاطلاع على هذه الميزات ، دعنا نلقي نظرة متعمقة على خيارات البرامج التي ذكرناها سابقًا:
# 1. تدريب
يتضمن برنامج Trainual دليلًا تدريبيًا حول كيفية إنشاء دليل الأعمال الخاص بك. إنها طريقة جيدة للتعرف على ما يمكن أن يفعله التطبيق وقيادتك خلال عملية إنشاء كتيبات اللعب الخاصة بك. يمكن العثور على هذا النهج المفيد في جميع أنحاء البرنامج ، مع تقديم تلميحات الأدوات لكل جزء نظرة عامة سريعة على الغرض منه. هذا مفيد حقًا إذا كنت جديدًا في إعداد برنامج إعداد الموظفين كما كنت.
يأخذ Trainual منهج الدورة التعليمية عبر الإنترنت لنوع تجربة الإعداد التي قد يتوقعها المستخدمون لديك. أنت تقوم بشكل أساسي بإنشاء دورات تدريبية مصغرة (أو كتب اللعب) حول أي موضوع تريده ، مثل تاريخ شركتك وثقافتها وفريقك ووظيفتك. يمكنك أن تفعل الشيء نفسه بالنسبة للقواعد والعمليات لبناء مكتبة الموارد الداخلية الخاصة بك. تعيش كتيبات التشغيل هذه داخل مناطق الموضوعات ويمكن تثبيتها كمفضلة في لوحات معلومات المستخدمين.
# 2. شتلة
من السهل إدارة تعيين موظف جديد واحد دون استراتيجية قوية ، ولكن ماذا عن المئات؟ يجعل Sapling أعضاء الفريق على متن الطائرة على نطاق واسع أمرًا بسيطًا ، حتى عبر العديد من المواقع والإدارات والأدوار.
يعتمد نهج Sapling في الإعداد على مهام سير العمل والعمليات والأنشطة. أنشئ عملية ، وأضف المهام ، وقم بتعيينها لشخص ما - المجند الجديد ، أو مديره ، أو زميله. لمساعدتك في تنظيم سير العمل الخاص بك ، قم بتعيين تواريخ الاستحقاق والأوصاف والمهام الفرعية لكل مهمة. ما أقدره في نهج سير العمل في Sapling هو أنه يمكنك تعيين تواريخ متعلقة بالمعالم أو تواريخ أخرى ، لذلك يمكنك ترتيب رسالة بريد إلكتروني ترحيبية لموظفك الجديد قبل خمسة أيام من بدئها. هذا يسهل تكرار وأتمتة سير العمل.
# 3. Enboarder
غالبًا ما يتم تصميم تطبيقات الإعداد لخدمة المحتوى للموظفين الجدد ، بينما تركز Enboarder على إنشاء إجراءات تفيد الجميع خلال هذه الفترة الانتقالية.
ينجز Enboarder هذا من خلال استخدام منشئ سير عمل جديد ومرئي للغاية. بدلاً من إضافة مهمة داخل نافذة ، يمكنك إنشاء رحلة تضم العديد من المهام والأنشطة والواجبات. يمكنك تفويض الواجبات والمسؤوليات للعمال والمديرين الجدد ، بالإضافة إلى منصب صديق داخلي يمكنك تعيينه.
# 4. تجميع
يمكن أن يكون التعلم عبر الإنترنت مملاً ويصعب إكماله. Coassemble ليست واحدة منهم. يبث برنامج تدريب الموظفين والإعداد هذا حياة جديدة في إنشاء برامج الإعداد وتوزيعها على أعضاء فريقك.
إن القدرة على إنشاء دورات عبر الإنترنت تكون بمثابة برنامج التأهيل الخاص بك هي في صميم Coassemble. إنه مشابه لقواعد اللعبة على الإنترنت ، ولكن مع جوانب أكثر تفاعلية. تتوفر الاختبارات المنبثقة والعجلات والمخططات الانسيابية والبطاقات التعليمية والجداول الزمنية والمزيد من الميزات.
# 5. إنفورم
بينما تنتقل العديد من الشركات إلى العمل عن بُعد ، قد ترغب في تضمين اجتماعات شخصية أو جلسات تدريبية في عملية الإعداد الخاصة بك. هذا شيء يفسره Innform ببراعة ، بينما يضيف أيضًا شعورًا بالمرح والتلاعب إلى التجربة.
كيف تختار أفضل برامج تأهيل الموظفين؟
يجب أن يكون كل برنامج ممتاز لإعداد الموظفين سهل الاستخدام وسريع التشغيل الآلي وأن يوفر لك المزيد من الموارد الأكثر قيمة: الوقت. بصرف النظر عن ذلك ، لدينا جميعًا متطلبات مميزة. ترغب بعض أقسام الموارد البشرية في إضافة المزيد من الثقافة والمشاركة إلى التجربة ، بينما يتطلب البعض الآخر نظامًا أساسيًا قويًا على متن الطائرة لمساعدتهم في إعداد موظفين جدد على مستوى العالم. ضع في اعتبارك الميزات الأكثر أهمية بالنسبة لك ، ثم استخدم هذا الدليل لمساعدتك في تحديد أفضل الحلول لك. جرب بعض التطبيقات قبل الاستقرار على التطبيق الأفضل لفريقك.
ماذا يريد الموظفون الجدد من الانضمام؟
يرغب الموظفون الجدد في معرفة كيفية الحصول على الموارد التي يحتاجون إليها للنجاح في مناصبهم الجديدة خلال عملية الإعداد. بغض النظر عن مستواهم ، سيكون لدى الموظفين الجدد أسئلة حول البروتوكول والممارسات. منظمتك لها ثقافتها الخاصة.
من المسؤول عن إجراء عملية إعداد الموظف؟
عادةً ما يقود عملية إعداد الموظف المشرف المباشر أو المدير للموظف الجديد ، بدعم من قسم الموارد البشرية.
ما أنواع المعلومات التي يتم تناولها عادةً أثناء عملية الإعداد؟
أثناء عملية الإعداد ، سيتلقى الموظفون الجدد عادةً معلومات حول سياسات الشركة وإجراءاتها ومزاياها وتوقعاتها. قد يتلقون أيضًا تدريبًا على واجبات ومهارات وظيفية محددة.
هل هناك أي متطلبات قانونية لتأهيل الموظف؟
لا توجد قوانين اتحادية تفرض على وجه التحديد إعداد الموظفين ، ولكن قد يكون لبعض الولايات والبلديات قوانينها ولوائحها الخاصة فيما يتعلق بالتأهيل ، لا سيما فيما يتعلق بتزويد الموظفين الجدد بمعلومات حول الحقوق والمسؤوليات بموجب قوانين الولاية والقوانين المحلية.
كيف يمكن استخدام التكنولوجيا لدعم عملية إعداد الموظف؟
يمكن استخدام التكنولوجيا لدعم عملية إعداد الموظفين بعدة طرق ، مثل برامج التدريب عبر الإنترنت ، ومنصات الإعداد الرقمية ، والنماذج والمستندات الإلكترونية.
كيف يمكن استخدام تأهيل الموظفين لتحسين الاحتفاظ بالموظفين؟
يمكن أن يساعد الإعداد الفعال للموظفين في تحسين الاحتفاظ بالموظفين من خلال جعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب والتقدير ، وتزويدهم بالمعلومات والموارد التي يحتاجون إليها للنجاح في دورهم الجديد ، ومساعدتهم على أن يصبحوا أعضاء منتجين بسرعة في الفريق.
هل يمكن أيضًا استخدام عملية إعداد الموظف لإعادة تأهيل الموظفين الذين ظلوا بعيدًا عن الشركة لفترة من الوقت؟
نعم ، يمكن تطبيق نفس مبادئ عملية إعداد الموظف على إعادة تأهيل الموظفين العائدين إلى الشركة بعد فترة من الغياب. يمكن أن يساعد ذلك في ضمان إطلاعهم بسرعة على أي تغييرات أو تحديثات حدثت خلال فترة غيابهم ومساعدتهم على إعادة الاندماج مع الفريق.
في الخلاصة
يعد إعداد الموظفين أمرًا مهمًا جدًا لكل شركة ، ومع وجود نظام تأهيل آلي مطبق ، يمكن للموظفين الجدد قضاء وقت أقل في ملء الأعمال الورقية والمزيد من الوقت للتعرف على مبادئ الشركة ، واستكشاف مكان العمل ، وتكوين صداقات جديدة.
الأسئلة المتكررة
ما هي النقاط الخمس للإعداد؟
العناصر الخمسة للإعداد هي الامتثال والتصنيف والثقة والاتصال والثقافة.
من المسؤول عن الإعداد؟
عادة ما يكون مشرف التوظيف مسؤولاً عن الإعداد.
ما هو الفرق بين التوجيه والإعداد؟
يشير Onboarding إلى مجموعة من الأحداث التي تعلم العمال الجدد ما يحتاجون إلى معرفته من أجل الوفاء بمسؤوليات أدوارهم الجديدة. من ناحية أخرى ، يشير التوجيه إلى الترحيب الأولي الذي قدمته الشركة للتعيين الجديد.
مقالات ذات صلة
- توجه الموظف الجديد: قائمة مراجعة مفصلة ، نموذج وأمثلة
- حملة التنقيط: دليل لتسويق حملة التنقيط
- إدارة رأس المال البشري (HCM): أنواع وأمثلة وحلول برمجية
- ثقافة الشركة: أفضل الممارسات لعام 2023 وكل ما تحتاجه
- أفضل 15 استراتيجية للاحتفاظ بالعملاء تزيد من الأرباح (دليل)
مراجع حسابات
