أنت بحاجة إلى نظام فعال لإدارة المخزون إذا كنت تريد لشركتك أن تعمل بشكل صحيح. إذا لم يكن لديك واحد ، فقد يكون ذلك مشكلة كبيرة ويبدأ في التدخل في كيفية تنفيذ الطلبات والعمليات اليومية. إذا كنت تعرف كيفية القيام بذلك ، يمكن أن تكون إدارة المخزون مريحة بشكل لا يصدق. يعد إجراء التحكم في حركة البضائع من وإلى مخزونك نظامًا يعمل بشكل جيد. إن وجود مخزون كافٍ في المستودع هو عملية موازنة دقيقة. يتم التحكم في تكلفة البضائع من خلال نظام فعال لإدارة المخزون ، مما يسمح لك بإدارة عملك بنجاح. في هذا المنشور ، سنناقش أهمية نظام إدارة المخزون الفعال بالإضافة إلى متطلباته.
ما هي إدارة المخزون الفعالة؟
يساعد نظام إدارة المخزون الفعال الشركات في تحديد المنتجات المطلوب طلبها ومتى وبأي كميات. يتم تعقب المخزون من اقتناء المنتج إلى البيع. لضمان وجود مخزون كافٍ دائمًا للوفاء بأوامر العميل والتحذير المناسب من النقص ، يتعرف النهج على الاتجاهات ويتفاعل معها.
المخزون يتحول إلى إيراد بعد بيعه. يربط المخزون النقد قبل بيعه أثناء إدراجه كأصل في الميزانية العمومية. نتيجة لذلك ، فإن امتلاك الكثير من المخزون يعد مكلفًا ويقلل من التدفق النقدي.
معدل دوران المخزون هو مقياس واحد للإدارة الفعالة للمخزون. معدل دوران المخزون هو مقياس يستخدم في المحاسبة لتحديد مدى تكرار بيع المخزون بمرور الوقت. لا تريد الشركة أن يكون لديها مخزون أكثر من المبيعات. يمكن أن ينتج المخزون الميت أو المخزون غير المباع عن بطء دوران المخزون.
خطوات إنشاء عملية فعالة لإدارة المخزون
# 1. ابحث عن عملية إدارة المخزون.
تأكد من أن كل شخص يعرف بالضبط ما هو مسؤول عنه. سيتم الاحتفاظ بالمواد الخام والمكونات في المستودع بواسطة قسم الشراء الخاص بك. سيتم تسليم البضائع النهائية إلى قسم المبيعات من قبل قسم الإنتاج.
الانقسامات المشاركة:
- الشراء / الشراء: سيشتري هذا القسم جميع المستلزمات التي تحتاجها ، بما في ذلك السلع التامة الصنع ، إما لتخزينها في المستودع الخاص بك أو لإنتاج السلع الضرورية.
- الإنتــاج: سيقوم هذا القسم بإنشاء سلع تامة الصنع للبيع باستخدام المواد الخام.
- وحدات التخزين: سيكون هذا القسم بمثابة مستودع لجميع السلع ذات الصلة.
# 2. تعيين خبراء لمهام محددة
قم بإنشاء توصيف وظيفي لكل موظف بمجرد تحديد الأقسام. سيعمل بعض الموظفين في قسم المشتريات ، بينما سيعمل آخرون في قسم التصنيع. إذا كنت بحاجة إلى توظيف أفراد جدد للوظائف ذات الصلة ، فمن الأفضل كتابة وصف وظيفي.
ما هي متطلبات الإدارة الفعالة للمخزون
يمكن للشركات تعزيز مبيعاتها بمساعدة نظام فعال لإدارة المخزون. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يرفع إنتاجية الشركة بشكل عام. تحسين رؤية المخزون سينتج عن الإدارة الفعالة للمخزون. حتى العناصر المفيدة مثل التنبؤ الدقيق وتحسين المخزون وما إلى ذلك لديها الكثير من الموارد المتاحة. ابدأ بالتركيز بشكل أساسي على الضروريات.
يمكن لكل من تجار التجزئة الكبار عبر الإنترنت والمتاجر الصغيرة الحجم الاستفادة من إدارة المخزون. من خلال استثمار المزيد من الوقت في زيادة مبيعاتك ، يمكنك تطبيق استراتيجية نمو عملك عندما تكون لديك إدارة المخزون المناسبة. يعد استخدام أفضل برامج إدارة المخزون هو أفضل طريقة لبدء تتبع المخزون الخاص بك.
المتطلبات الأساسية لإدارة المخزون الفعالة مذكورة أدناه.
# 1. التنبؤ المثالي بالطلب
يعد التنبؤ بالطلب أحد المكونات الأساسية للإدارة الفعالة للمخزون. اطلب الكمية المناسبة من المخزون بعد تحليل متطلبات العميل وجدول تسليم المورد أولاً. من خلال القيام بذلك ، يمكنك التأكد من عدم نفاد المخزون القديم. يمكنك اتخاذ قرارات أفضل للشركة بمساعدة إمساك الدفاتر الدقيقة وتحديثات المخزون في الوقت الفعلي وفهم أفضل لاحتياجات العميل.
# 2. تتبع المخزون
يعد استخدام برنامج إدارة المخزون المناسب هو أفضل طريقة لبدء تتبع المخزون الخاص بك. رؤية المنتج لن تكون مشكلة بعد الآن. تجعل ميزات البرامج مثل إدارة المخزون والنظام هذا ممكنًا. يمكن مزامنة الطلبات مع تحديثات الأسهم في الوقت الفعلي.
# 3. إسقاط الشحن
عندما لا يكون لديك أي مخزون لملء الطلبات ، فإن دروبشيبينغ هو خيار شائع. اطلب من بائع خارجي شحن المنتج إلى العميل بدلاً من إبقائه على الرف. إنها أيضًا أقل خطورة. بمجرد أن تتأكد من أنهم اشتروا الشيء ، عندها فقط يمكنك شحنهم.
# 4. مراقبة المجموعة
يساعد تتبع مجموعة المخزون الشركات في حل العديد من المشكلات. يبدأ بمراقبة تواريخ انتهاء الصلاحية حتى يتم اكتشاف البضائع المعيبة. يمكنك أيضًا معرفة معدلات الإرجاع لعقود محددة. تم تحسين مراقبة الجودة عبر تتبع الدُفعات. لن يكون من الممكن رؤية استدعاء منتج مع تتبع الدُفعات إذا قررت الشركة المصنعة استدعاء منتج. ستكون نفس العملية متاحة لك إذا سمحت لـ eSwap باستخدام نظام التتبع.
# 5. JIT (إستراتيجية JustinTime)
استخدام هذا النظام له أهمية عديدة ، أحدها هو صيانة المخزون الأقل تكلفة والفعالية. يتم تقليل تكاليف إدارة المستودعات بشكل كبير بواسطة نظام JIT. الأمر نفسه ينطبق على الحفاظ على الموارد الخام لاستخدامها في تصنيع السلعة النهائية. يتيح لك الاستفادة القصوى من هذه الطريقة التخلص من أي نفقات إضافية.
# 6. الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO)
هذه قاعدة أخرى لتعزيز فعالية إدارة المخزون. يعتبر نهج FIFO مفيدًا للصناعات التي تنتج عناصر قابلة للتلف. المخزون الذي يصل أولاً هو الأقدم. يمكنك منع انسكاب الأطعمة غير المباعة بهذه الطريقة. تتطلب أنظمة FIFO إدارة دقيقة للتخزين. ستعاني الكفاءة إذا كنت تفتقر إلى إرشادات التخزين المناسبة.
# 7. تحسين المخزون
يستلزم التحسين الفعال للمخزون الحفاظ على مستوى أدنى للمخزون لمنع نفاد المخزون للأعمال ؛ يستلزم تحسين المنتج إجراء أبحاث وتحليلات سوقية متعمقة. أثناء السعي إلى التحسين ، تحتاج أيضًا إلى أن تكون على دراية بالمنافسين المحتملين. بعد اختيار الأشياء التي يتم بيعها بسرعة ، يمكنك أن تقرر منح خصم لتلك الأشياء التي لا تبيعها أيضًا.
# 8. إعادة ترتيب صيغة النقطة
يتم استخدام كمية المنتجات التي تبيعها طوال الموسم لتحديد النسبة المئوية للمخزون في خوارزمية نقطة إعادة الطلب. تختلف هذه الصيغة اختلافًا طفيفًا عن معادلة جرد المخزون الآمن لأنه ، على عكس معادلة مخزون الأمان ، تأخذ صيغة نقطة إعادة الطلب في الاعتبار البيانات التاريخية بدلاً من تغيير طلب العميل.
# 9. مراقبة الدفعة
تخلط الشركات المنتجات المخزنة ذات الصلة في تتبع المخزون على دفعات. يساعد هذا الشركات في تتبع حجم الطلبات والعناصر التالفة وتواريخ انتهاء الصلاحية. تستخدم الشركات في مجموعة واسعة من الصناعات تتبع الدُفعات كممارسة معيارية في إجراءات تتبع المخزون.
# 10. ستة سيجما
عادةً ما يتم تحسين أداء سلسلة التوريد باستخدام منهجية Six Sigma. قدم بوب جالفين ، الرئيس التنفيذي لشركة Motorola ، لأول مرة فكرة Six Sigma. شهادة مشتركة لتحسين إدارة سلسلة التوريد متاحة الآن. Six Sigma هي طريقة ممتازة لزيادة إيرادات الأعمال وتقليل كمية المخزون غير المباع.
إدارة المخزون الفعالة من حيث التكلفة
في أي مؤسسة للتصنيع أو البيع بالتجزئة أو التجارة الإلكترونية ، يظل المخزون أحد أكثر الأصول الملموسة والأهمية. لا يدرك العديد من أصحاب الأعمال أن تكاليف المخزون يمكن أن تستهلك ما يصل إلى 30٪ من ميزانيتهم بالكامل. لذلك ، قد تنفق ما يصل إلى 30,000 دولار للاحتفاظ وتحويل كل 100,000 دولار من البضائع التي تخزنها.
لمجموعة متنوعة من الأسباب ، تعد إدارة المخزون أمرًا بالغ الأهمية لحياة شركتك ونجاحها. فيما يلي خمس طرق لتقليل تكلفة الحفاظ على نظام إدارة المخزون الفعال.
طرق لخفض تكلفة الإدارة الفعالة للمخزون
كيف يمكنك تبسيط هذا الإجراء وتحقيق نتائج أفضل الآن بعد أن أصبحت على دراية بكيفية تأثير إدارة المخزون على شركتك ككل؟ فيما يلي خمس استراتيجيات لخفض تكلفة الإدارة الفعالة للمخزون:
# 1. استفد من نظام إدارة المستودعات المناسب (WMS)
إذا كنت لا تعرف ما لديك ، فستكون إدارة مخزونك أمرًا صعبًا. تأكد من أنك تستخدم نظام إدارة مستودعات يمكن الاعتماد عليه وغني بالميزات (WMS) كخطوة أولى. تتضمن هذه الأنظمة رؤية المخزون في الوقت الفعلي كأحد خصائصها.
# 2. التخلص من المخزون القديم والإضافي
سيخسر عملك دائمًا المال إذا كان لديه مخزون قديم وفائض. يجب تخزين الكثير من العناصر التي من غير المرجح أن يشتريها المشترون مقابل رسوم. كيف يمكنك التخلص من بعض هذه الخردة مع توفير المال أيضًا؟ وفيما يلي بعض الاحتمالات:
- أعده
- تصفيتها
- يتاجر في أو تاجر في
- استخدمه
- تبرع به
# 3. تكوين إعادة الترتيب التلقائي
يمكنك تعيين قواعد لمقدار المخزون الذي ترغب في الاحتفاظ به لكل عنصر عند استخدام برنامج إدارة المخزون. بعد ذلك ، سيعتني برنامجك بالعمل نيابة عنك من خلال تتبع مستويات المخزون لديك ، واكتشاف المهل الزمنية لطلبات المنتجات الجديدة ، وتحديد الوقت المثالي لتقديم طلب تجديد تلقائي.
# 4. زيادة كفاءة التخزين بالمستودعات
المستودع الفوضوي مكلف وغير فعال. ستكون أسعارك أكبر بكثير من اللازم إذا لم يتمكن العاملون لديك من العثور على الإمدادات التي يحتاجون إليها في حالة تلف البضائع ، أو إذا لم تكن متأكدًا من مكان التسليم الجديد.
# 5. حدد شركائك بعناية.
كانت هناك معضلة في سلسلة التوريد استمرت لسبب ما. طورت العديد من الشركات علاقة قفل مع موردين محددين ليست سليمة من الناحية اللوجستية. يمكن أن تتأثر تجربة العميل والنتيجة النهائية سلبًا إذا استغرق شريك العمل وقتًا طويلاً لإكمال عملية الشراء.
أهمية الإدارة الفعالة للمخزون
نظرًا لأن الإدارة الفعالة للمخزون غالبًا ما تكون عنصرًا حاسمًا في عمليات الشركة ، فقد يكون من الضروري للأشخاص الذين يعملون في الأعمال التجارية القائمة على المنتجات فهم أهمية القيام بذلك. غالبًا ما يكون الفهم العميق لسوق الشركة وقاعدة العملاء والموارد المادية والمالية أمرًا ضروريًا. يمكن تلخيص أهمية الإدارة الفعالة للمخزون على النحو التالي:
# 1. يجعل الأسواق أكثر تنافسية
قد يعود العملاء إذا كان هناك مخزون كافٍ باستمرار ومجموعة كبيرة من خيارات المنتجات المتاحة عندما يحتاجون إليها. نتيجة لذلك ، قد تساعد الأرباح المرتفعة الشركات على المنافسة بشكل أكثر نجاحًا في الأسواق الوطنية والدولية. يمكن أن تخفض الأعمال التجارية بشكل متكرر التكاليف للعملاء عندما تكون أكثر قدرة على المنافسة.
# 2. يزيد من سمعة العلامة التجارية أو الشركة
يعتمد العملاء على الشركات لتلبية احتياجاتهم. من المرجح أن يوصي العملاء بعمل ما عندما يعلمون أنه يمكنهم الاعتماد عليه لتخزين العناصر التي يحتاجون إليها باستمرار. لا يستخدم العملاء الراضون نشاطًا تجاريًا بشكل متكرر فحسب ، بل يوصون به كثيرًا أيضًا للآخرين.
# 3. ينشئ قاعدة عملاء مخلصين
عندما تتجاوز الشركة التوقعات بشكل متكرر ، غالبًا ما يشكل العملاء رابطة معها. يعتمد العملاء المخلصون عادةً على علامة تجارية معينة ويبحثون عنها بنشاط. قد يكون هذا مفيدًا لشركة تتطلع إلى إطلاق سلع جديدة.
# 4. يجعل خدمة العملاء أفضل
قد يجد العملاء أنه من الأسهل إرجاع أو استبدال الأشياء دون الحاجة إلى الانتظار إذا كان هناك مخزون كافٍ في متناول اليد. غالبًا ما تكون الشركات التي لديها مخزون متنوع أكثر قدرة على تلبية احتياجات العملاء.
# 5. يخفض تكاليف العميل
قد تتحمل الشركة في كثير من الأحيان نقل المدخرات إلى عملائها عندما يكون بإمكانها إدارة نفقات المخزون بشكل صحيح والاستفادة القصوى من مواردها. يمكن العثور على أسعار أقل لنفس المنتج عالي الجودة في مكان آخر كمثال رئيسي على ذلك. يمكن أن تصبح الشركة أكثر قدرة على المنافسة من خلال خفض الأسعار.
# 6. يجعل العمل أكثر إنتاجية
يمكن حفظ وقت الموظف في كثير من الأحيان من خلال قاعدة بيانات المخزون المنظمة والحالية. يمكن أن تزيد إنتاجيتهم العامة نتيجة لذلك. يمكن للموظفين توفير الوقت من خلال عدم الاضطرار إلى البحث عن منتج عندما يوفر نظام إدارة المخزون ، على سبيل المثال ، توفر المنتج وموقعه ومعلومات أخرى ذات صلة.
أفضل الأدوات لإدارة المخزون الفعالة
هناك العديد من أدوات إدارة المخزون المتاحة بأسعار معقولة. تتضمن غالبية هذه الأنظمة كل ما تحتاجه لإدارة المخزون ، وبعضها مجاني ، مثل Square POS. بالإضافة إلى ذلك ، فهم يربطون دون عناء موردي الوفاء وقنوات المبيعات ضمن نظام واحد ، مما يهيئك للتوسع.
فيما يلي بعض أفضل أدوات إدارة المخزون التي يجب مراعاتها:
- ساحة POS: نظام نقاط البيع الأساسي المجاني مع مجموعة كاملة من أدوات المخزون
- أوردورو: نظام جرد متطور مثالي لعمليات التصنيع والمستودعات المتعددة
- نقطة البيع شوبيفاي: نظام نقاط بيع مصمم مع وضع تجار التجزئة على الإنترنت وغير المتصلين ومتعدد القنوات في الاعتبار.
- لايت سبيد: نظام نقاط البيع المتطور لمتاجر التجزئة متعددة المواقع وذات الحجم الكبير
- نفل: نظام متكامل لإدارة نقاط البيع والمخزون عبر الإنترنت
- eHopper: نظام إدارة مخزون المطاعم مع تتبع مستوى المكونات
- Monday.com: بديل أفضل لجداول البيانات مع أدوات المخزون وإعادة ترتيب التنبيهات.
ما هي الإدارة الأكثر فعالية للمخزون؟
التقنيات وأفضل الممارسات لإدارة مخزون الأعمال الصغيرة:
- طور مهاراتك في التنبؤ.
- خذ إستراتيجية الوارد أولاً يصرف أولاً.
- البحث عن الأسهم مع دوران منخفض.
- تحقق من مخزونك.
- استخدام برامج إدارة المخزون القائمة على السحابة.
- مراقبة حالة المخزون الخاص بك في جميع الأوقات.
- تقليل أوقات إصلاح المعدات.
ما هي المتطلبات الثلاثة للإدارة الفعالة للمخزون؟
متطلبات الإدارة الفعالة للمخزون:
- نظام لمراقبة المخزون في متناول اليد والطلب.
- توقع طلب صالح يأخذ خطأ التنبؤ في الاعتبار.
- معرفة التباين والمهل الزمنية.
- تقديرات التكلفة للطلب والاحتفاظ والنقص.
- نظام تصنيف المخزون.
ما هي قاعدة 80 20 في المخزون؟
وفقًا لقاعدة الإنتاجية 80/20 ، ينتج عن 20٪ فقط من عملك 80٪ من إيراداتك. عندما يتعلق الأمر بالمخزون ، فهذا يعني أن 20٪ من نطاق منتجاتك بالكامل يولد 80٪ من إيراداتك.
ما هي الأنواع الأربعة لإدارة المخزون؟
تعد الإدارة في الوقت المناسب (JIT) وتخطيط متطلبات المواد (MRP) وكمية الأمر الاقتصادي (EOQ) ومبيعات أيام المخزون (DSI) الفئات الأربع لإدارة المخزون.
كيف يمكنك تحسين فعالية إدارة المخزون؟
استراتيجيات إدارة المخزون التي تزيد من الكفاءة:
- استفد من برنامج إدارة مخزون تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
- أتمتة نظامك لإدارة قوائم الجرد الخاصة بك.
- استخدم البيانات والتحليلات في الوقت الفعلي لتحسين إدارة المخزون.
- استخدم أدوات تخطيط الطلب لعمل تنبؤات دقيقة.
وفي الختام
لا تستطيع بعض الشركات مطابقة توقعات العملاء من خلال تقديم منتجات يمكن الوصول إليها بشكل كافٍ نظرًا لأن لديها مخزونًا صغيرًا جدًا. غالبًا ما يغادر العملاء نتيجة لذلك ، أحيانًا إلى عمل آخر وفي أوقات أخرى إلى الأبد. بين هذين النقيضين ، هناك أرضية وسط للإدارة الفعالة للمخزون. لا يزال هناك المزيد من العمل الذي يتعين القيام به. ستكون أرباحك أيضًا انعكاسًا لجهودك إذا وضعت خطط إدارة جيدة.
- أفضل التطبيقات لإدارة المخزون في عام 2023
- نظام إدارة وإدارة المخزون: أفضل الممارسات
- نظام إدارة الإنتاج: الأنواع والميزات وأفضل حلول البرمجيات
- أداة تعقب المخزون: المعنى ، البرمجيات الحرة والورقة
- أفضل 15 نظامًا للمخزون للشركات الصغيرة في عام 2023 (+ خيارات مجانية)
- إدارة المخزون البسيط: النظام والخدمات والبرامج والمزيد
- برنامج نقاط البيع: أفضل أنظمة نقاط البيع لعام 2023
- إعداد مكتب المنزل: أفكار إعداد مكتب أساسي فعالة للغاية لعام 2023
مراجع حسابات
