نستخدم جميعًا نفس نظام تتبع المستندات لتتبع ملفاتنا. سواء كنت محامياً أو طبيباً أو حتى محاسبًا ، من المهم معرفة أنواع الخدمات المتوفرة في منطقتك. أفضل طريقة للتعرف عليها هي زيارة مكتبتك المحلية أو سؤال شخص يعمل في هذا المجال. ومع ذلك ، فقد قمت بتسليم كل ما تحتاج إلى معرفته والحصول على تتبع بسيط للوثائق باستخدام الأنظمة والبرامج وتتبع المستندات في بوابة مدينة دافاو 2. تابع القراءة.
ما هو تتبع المستندات؟
تعقب المستندات هو عملية تتبع المستندات والملفات التي تتم مشاركتها مع مستخدمين آخرين. يمكن القيام بذلك باستخدام نظام تتبع المستندات أو أداة تتبع الملفات.
تتمثل الفائدة الرئيسية لتعقب المستندات في تتبع جميع المستندات التي تمت مشاركتها مع مستخدمين آخرين حتى تعرف ما هو ملكهم وما هو ملكك.
خدمات تعقب المستندات
تتبع المستندات هي خدمة تمكنك من تتبع تقدم المستندات من خلال النظام. يمكنك تحقيق ذلك بأي نوع من المستندات ، مثل رسائل البريد الإلكتروني والملفات والرسائل.
يختلف تعقب المستندات عن إدارة الملفات من حيث أنه يوفر المزيد من المعلومات حول كل مستند أصلي أكثر من مجرد رقم مرجعي. في بعض الحالات ، يتضمن ذلك البيانات الوصفية المرفقة بكل ملف مثل تاريخ إنشائه أو حجمه في وقت التحميل حتى تعرف المدة التي استغرقتها خلال عملية سير العمل قبل أرشفتها أو حذفها بواسطة عضو آخر في الفريق.
يعد تتبع المستندات أمرًا مهمًا للشركات التي تحتاج إلى معالجة وتتبع الكثير من المستندات. يمكن أن يشمل ذلك المكاتب الطبية والوكالات الحكومية وشركات المحاماة والمزيد. يتيح تعقب المستندات لكل فرد في الفريق رؤية مكان كل مستند في عملية سير العمل ، حتى يعرفوا متى سيكون جاهزًا ليطلع عليه شخص آخر أو يصل إليه.
كيف يعمل نظام تعقب الوثائق؟
يعد البرنامج ، نظام تتبع المستندات ، مفيدًا لتتبع المسارات الورقية. يمكن للمؤسسات والشركات استخدام هذا لتخزين وتوزيع المستندات والملفات والبيانات الأخرى.
قد تسأل نفسك لماذا تحتاج إلى نظام لتتبع المستندات. الإجابة بسيطة: إذا كنت تريد أن يتمكن موظفو شركتك أو عملاؤك من الوصول إلى منتج العمل الخاص بهم على أي جهاز في أي مكان في العالم وفي أي وقت ؛ فهذا النوع من التكنولوجيا يناسب احتياجاتك.
أنظمة تتبع الوثائق
تُستخدم أنظمة تتبع المستندات لتتبع المستندات. يمكن استخدامها لتتبع المستندات التي تمت مشاركتها مع مستخدمين آخرين وكذلك لتتبع التغييرات التي تم إجراؤها على المستند.
يتيح لك هذا النظام أيضًا الاحتفاظ بعلامات تبويب حول المكان الذي تم فيه حفظ ملف أو قاعدة بيانات آخر مرة ، ومن قام بإجراء التغييرات ، ووقت إجراء هذه التغييرات ، وإصدار المستند الذي تم حفظه أو فتحه آخر مرة.
ما هي أدوات تتبع الملفات؟
مشاركة الملفات مع أشخاص آخرين؟ استخدم أداة مراقبة الملفات لمتابعة ما يفعله الآخرون معهم. إنها طريقة رائعة لتتبع الملفات التي تشاركها مع مستخدمين آخرين. يمكنك استخدامه لتتبع الملف الذي تشاركه مع مستخدمين آخرين.
برنامج تتبع المستندات
برنامج تتبع المستندات هو برنامج يساعد في تتبع المستندات التي أشاركها مع مستخدمين آخرين. يتم استخدامه لتتبع المستندات في المكتب وكذلك في منظمات الأعمال.
يمكن استخدام برنامج تتبع المستندات لأغراض مختلفة مثل:
- تتبع المستندات أثناء استخدامها من قبل أشخاص أو أقسام مختلفة داخل المؤسسة. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم قالب Word XYZ وتحتاج إلى تغيير بعض النص عليه ، فيمكنك بسهولة تتبع هذا التغيير باستخدام برنامج تتبع المستندات لأنه سيعرض جميع التغييرات التي تم إجراؤها على هذا الملف تلقائيًا بعد حفظه مرة أخرى. بهذه الطريقة في كل مرة يقوم شخص ما بإجراء أي تغييرات على المستند (المستندات) الخاصة بك ، فإنه / هي سيعرف هذه التغييرات أيضًا دون أن يتمكن من الوصول إليها بنفسه / بنفسها!
ما الحل الذي يساعد في تتبع المستند الذي أشاركه مع المستخدمين الآخرين؟
هناك العديد من الحلول لتتبع المستند الذي تشاركه مع الآخرين.
نظام تتبع المستندات (DTS) هو نوع من البرامج التي تساعد في تتبع المستندات الخاصة بك وتخزينها في قاعدة بيانات. يمكن لعدة مستخدمين الوصول إلى النظام بشكل متزامن دون خوف من فقدان البيانات. غالبًا ما تختار الشركات هذا الخيار لأنه سهل الاستخدام ولا يكلف الكثير.
نظام مجاني لتتبع الوثائق عبر الإنترنت
تتبع المستندات هي عملية تتبع المستندات أثناء انتقالها عبر مؤسسة أو شركة. يتضمن جمع وتخزين وإدارة البيانات ذات الصلة بالمستندات ، مثل تاريخ إنشائها وتفاصيل الملكية ومعلومات المؤلف وما إلى ذلك. يساعدك برنامج التتبع هذا أيضًا على تتبع ملفاتك بسهولة حتى تتمكن من مراقبتها في أي وقت. زمن.
هناك أنواع مختلفة من أنظمة تتبع المستندات المتاحة للشراء في السوق اليوم:
# 1. طبعة فاخرة:
يأتي هذا الإصدار مع ميزات إضافية مثل تنبيهات البريد الإلكتروني غير المحدودة عند إضافة مستندات جديدة أو تعديلها في النظام ؛ سهولة الوصول من أي مكان عبر متصفح الويب (لا حاجة للتطبيقات) ؛ النسخ الاحتياطي التلقائي كل ساعة ؛ والقدرة على المزامنة بين الأجهزة باستخدام التخزين السحابي (Dropbox / Google Drive).
# 2. الإصدار القياسي:
يتضمن جميع الميزات الأساسية المذكورة أعلاه بالإضافة إلى دعم العديد من المستخدمين بأذونات المجلد المشترك بحيث يشارك الجميع الوصول عبر أجهزة مختلفة دون القلق بشأن من يحصل على ومتى!
# 3. الإصدار المتقدم:
يأتي هذا الإصدار مزودًا بتقويم مدمج وتحليلات المستخدم والمزيد. بشكل عام ، يعد برنامج تتبع المستندات أداة رائعة يمكنك امتلاكها عندما تحتاج إلى تتبع الملفات المهمة مثل العقود أو أوامر الشراء أو الفواتير.
تتبع وثائق بوابة مدينة دافاو 2
للحفاظ على علامات التبويب في المسارات الورقية ، استخدم "تتبع المستندات في بوابة مدينة دافاو 2". إنه يعطي تفاصيل كاملة لجميع المستخدمين الذين قاموا بالوصول إلى المستند.
تستخدم العديد من الشركات والمؤسسات أنظمة تتبع المستندات لأغراض أعمالهم ، مثل تتبع الطلبات والفواتير وما إلى ذلك ، حتى يتمكنوا من الحصول على فكرة حول مقدار الوقت الذي استهلكوه في أداء مهامهم أو عدد المرات التي شاهد فيها شخص ما موقع الويب أو حتى زيارته من عنوان IP الخاص بمنطقتهم المحلية (بروتوكول الإنترنت).
لماذا التتبع مفيد؟
يعد التتبع مفيدًا لأنه يساعدك في معرفة من لديه الملف ومكانه ومتى تم تعديله آخر مرة. إذا فشل جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو تمت سرقته وتحتاج إلى استعادة البيانات ، فسيساعدك التتبع في العثور عليه في ثوانٍ.
إذا كان موظفك يستخدم إصدارًا قديمًا من برنامج على جهاز الكمبيوتر الخاص به ولكنه لا يريد الترقية بعد (أو أبدًا) ، فيمكنه استخدام هذه الميزة أيضًا. بهذه الطريقة ، لن يفقد إمكانية الوصول أثناء عملية الترقية ، ولكن لا يزال يحتفظ بجميع ملفاته في مكان واحد بدلاً من تخزينها بشكل فردي من أماكن مختلفة حول جهاز الكمبيوتر أو الكمبيوتر المحمول.
كيف يمكنني تتبع ملف؟
يمكنك تتبع ملف عن طريق تحميله على البوابة وإرساله إلى المستلم مباشرة أو عبر البريد الإلكتروني.
# 1. تحميل الملف:
قم بتحميل ملفاتك في حسابك وستكون مرئية في قسم محفوظات الملفات.
# 2. إرسال مباشر:
يتيح لك هذا الخيار إرسال مرفق من داخل نافذة إنشاء Gmail (أو من تطبيقات أخرى). أي تطبيق يفتح هذا الرابط باستثناء Gmail سيرسل المرفق إلى المرسل.
# 3. بريد إلكتروني:
إذا كان لديك حساب بريد إلكتروني مرتبط بحساب Google الخاص بك ، فاستخدم هذه الطريقة لإرسال المرفقات.
# 4. ال WhatsApp:
إذا شارك شخص ما رقم WhatsApp الخاص به معك كجزء من علاقته معنا (وبالتالي لديه إمكانية الوصول أيضًا) ، فإننا نوصي باستخدام WhatsApp لإرسال المرفقات لأنه لا داعي له أن يرى رسائل البريد الإلكتروني منا مرة أخرى.
نبذة عامة
في هذه المقالة ، ناقشنا تتبع المستندات بالتفصيل. إنها خدمة تمكن الأشخاص من مشاركة الملفات أو المستندات مع مستخدمين آخرين. أفضل جزء هو أنه يساعد في الاحتفاظ بسجل لجميع الملفات والمستندات في نظامك بحيث يمكنك العثور عليها بسهولة مرة أخرى عند الحاجة.
الأسئلة الشائعة حول تتبع المستندات
ما الذي يجب أن يفعله نظام تتبع المستندات؟
يعمل على أتمتة عملية الوصول إلى المستندات والبحث فيها وتحريرها ويمكّنك من التحكم في من يقوم بعرض المستند أو تحريره.
كيف تعرف إدارة الوثائق؟
نظام أو عملية مستخدمة لالتقاط وتعقب وتخزين المستندات الإلكترونية مثل ملفات PDF وملفات معالجة النصوص والصور الرقمية للمحتوى الورقي.
مراجع حسابات
