تتزايد الحاجة إلى برامج إدارة العقود نتيجة التعقيد وعدم اليقين في بيئة الشركات اليوم. يمكن للخبراء القانونيين وغيرهم من المتخصصين تطوير البيانات المتعلقة بعقود العمل الحالية والتفاوض بشأنها وتجديدها وجمعها باستخدام أنظمة إدارة العقود. في هذه المقالة ، قمنا بتعريف إدارة العقود وقمنا بتجميع قائمة بأفضل أنظمة إدارة عقود المؤسسة لشركتك الصغيرة.
انضم إلينا ونحن نبدأ!
إدارة العقود
إدارة العقود هي عملية إدارة العقود من خلال التكوين والإدارة والتحليل لتعظيم الأداء التشغيلي والمالي للمؤسسة مع تقليل المخاطر المالية. تتعرض المنظمات لضغوط متزايدة لتوفير النفقات وتحسين أداء الشركة. تعد إدارة العقود جانبًا مستهلكًا للوقت في الشركة ، مما يسلط الضوء على متطلبات نظام إدارة العقود الفعال والآلي.
ما هي أنظمة إدارة العقود؟
نظام إدارة العقود هو وسيلة متقدمة لمراقبة جميع العقود الخاصة بك. يستخدم هذا النظام البرامج والبيانات والتعليمات لتسهيل وتسريع إدارة الاتفاقيات القانونية وزيادة فعالية إجراءات الشراء.
باستخدام برنامج إدارة العقود ، يمكن للشركات صياغة عقودها والاتفاق عليها وتوقيعها وتجديدها ، وأثناء استمرار ذلك ، يتم جمع بيانات قابلة للتنفيذ. يساعد المحامين والعاملين المتعاقدين الآخرين على استبدال الإدارة اليدوية للعقود المادية للشركات للتعامل مع أحجام العقود الكبيرة بسرعة دون توظيف المزيد من الموظفين.
لماذا تعتبر إدارة العقود مهمة للغاية؟
80 ٪ من مبيعات B2B تحكمها العقود ، وبالتالي فإن عمليات التعاقد سيئة الإدارة يمكن أن تعرض الشركات لخطر قانوني خطير. وجدت IACCM أن 92٪ من الوقت الذي يتم إنفاقه على العقود يتم إنفاقه في هذه العملية ، وهو ما يشبه الطريقة التي يضيع بها التعاقد اليدوي غير الفعال الكثير من الوقت.
قد تعاني قدرة الشركة على إغلاق الصفقات من نقص السرعة ، وتشجع إدارة العقود السيئة الخلاف بين الفرق. يمكن أن تؤدي إدارة دورة الحياة السيئة إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ورسوم التجديد الباهظة. أحد الأهداف الرئيسية لإدارة العقود هو إنشاء نظام لحفظ السجلات لتقليل هذه المخاطر.
من يستخدم برنامج إدارة العقود؟
تعد الفرق القانونية والمبيعات والموارد البشرية والمشتريات والتمويل هي المستهلكين الأساسيين لحلول إدارة العقود ، على الرغم من أن لكل شركة احتياجاتها الخاصة.
# 1. مؤسسات قانونية
قانونيًا كثيرًا "يمتلك" العملية التعاقدية في الشركة. تستخدم الفرق القانونية الداخلية برنامج إدارة العقود لتحديث قوالبها وإنتاج المستندات بانتظام. يتيح ذلك لزملائهم في العمل عبر المؤسسة أن يفعلوا الشيء نفسه.
# 2. مجموعات الموارد البشرية
بشكل عام ، تنتج إدارات الموارد البشرية في الشركات الكبرى العديد من العقود لأنها تقوم في كثير من الأحيان بتعيين موظفين جدد. تستخدم الموارد البشرية عادةً تقنية إدارة العقود لصياغة عقود العمل التي تمت مراجعتها من قبل المحامين على الرغم من كونهم غير محامين. تتفاعل بعض المنتجات مع أنظمة برامج الموارد البشرية الشائعة Workday و Greenhouse.
# 3. فرق المبيعات
نظرًا لأنهم يكرهون أي شيء يعترض طريق إبرام الصفقات ، فعادة ما تستخدم المبيعات أداة إدارة العقود لإنشاء العقود بسرعة بدلاً من الاضطرار إلى تعيين محامٍ للقيام بذلك. كثيرًا ما يختار مستخدمو برامج المبيعات الخيارات التي تعمل مع برامج الاستخدام اليومي التي يستخدمونها ، مثل Salesforce.
# 4. مجموعات المالية
تريد فرق الشؤون المالية عادةً الوصول إلى العقود لعدة أسباب. يجب عليهم تقييم العقود والفواتير وتقديم توقعات دقيقة للإيرادات لأعمالهم. تصبح هذه الشفافية ممكنة من خلال برنامج إدارة العقود.
أفضل أنظمة إدارة العقود
لتحديد أفضل حلول إدارة العقود ، بما في ذلك التخصيص والأتمتة ، قمنا بتقييم أكثر من ثلاثين بائعًا باستخدام مجموعة من المعايير.
# 1. DocuSign
بدأ DocuSign كشركة توقيع إلكتروني في عام 2003 ، وتستخدمه الشركات بشكل متكرر نظرًا لأنه سهل الاستخدام لجميع الأطراف. على الرغم من توفر الحلول الشاملة لتدفقات العمل التي تتضمن الكثير من العقود ، وفقًا لدراستنا ، تعد خطط التوقيع الإلكتروني من DocuSign مثالية للمؤسسات الصغيرة. يمكنك استخدام هذا البرنامج المستند إلى المتصفح عبر الإنترنت أو تطبيق DocuSign للهاتف المحمول لنظامي التشغيل Android و iOS لأخذ عقودك معك أينما ذهبت. تعد القوالب القابلة لإعادة الاستخدام وتذكيرات المستلمين وجمع المدفوعات وتنبيهات التعليقات في الوقت الفعلي ومستودعات المحتوى مجرد عدد قليل من الإمكانات التي توفرها برامج التوقيع الإلكتروني وبرامج CLM.
# 2. كونكورد
تأسست كونكورد في عام 2014 ، ويساعد تصميمها المباشر الشركات في تتبع التعديلات والامتثال طوال العمر الافتراضي. يمكن إعداده بسرعة ، وتشمل جميع الخطط مساعدة كاملة في الإعداد. من خلال إجراءات الموافقة الشخصية والتقارير والتحليلات ومجموعات المستخدمين ، فإنها توفر أيضًا قدرًا كبيرًا من المرونة. لديها اتصالات بـ Salesforce و DocuSign و Dropbox. يستخدم العمل مراكز بيانات آمنة وتشفيرًا يفي بمعايير الصناعة المصرفية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الاستفادة من إرشادات الإصدار الصارمة التي تنشئ سجلًا جديدًا في كل مرة يتم فيها إضافة حقل أو تغييره وتمنحك مسار تدقيق موثوقًا به. يعد التحرير المباشر ، و Redline ، والتعليق ، والدردشة ، وتخزين القوالب ، والملء التلقائي للحقول الذكية من أهم ميزات CLM.
# 3. PandaDoc
من خلال برامجه سهلة الاستخدام ، تمكّنك PandaDoc ، التي تأسست في عام 2011 ، من إدارة العمر الافتراضي الكامل لعقودك. يوفر هذا سمات مخصصة مع محرر سحب وإفلات بسيط للوسائط الغنية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إنشاء مهام سير عمل وإجراءات وقواعد فريدة. يقدر العملاء موصلات إدارة علاقات العملاء الـ 15 (CRM) ، بما في ذلك تلك التي تحتوي على HubSpot و Pipedrive و Microsoft Dynamics.
تتوفر خطط شهرية أو سنوية لبرنامج PandaDoc CLM ، ويمكنك توفير ما يصل إلى 34٪ عن طريق الدفع سنويًا. يوفر PandaDoc حلولًا متخصصة إذا كنت بحاجة إلى برنامج متوافق مع قانون التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA). أدواتها القوية ، مثل مكتبة المحتوى والعقود ، ونسخ العقد ، والتوقيع الإلكتروني ، والإشعارات في الوقت الفعلي ، بالإضافة إلى معالجة الدفع ، تساعد الشركات بشكل كبير.
# 4. ContractWorks
منذ عام 2012 ، قدمت ContractWorks برنامجًا سريع التثبيت سهل الاستخدام. نظرًا لوجود علامات المستندات الذكية التلقائية التي تعمل بالذكاء الاصطناعي ، فإن ContractWorks هو الخيار الأمثل لمتطلبات التشغيل الآلي الخاصة بك. يقدر المستخدمون مدى سهولة استخدامه ، لا سيما وظيفة السحب والإفلات ومحرك البحث المستند إلى النص الذي يشبه Google. تم تضمين العديد من الميزات الشائعة ، مثل مخططات العقود الذكية التلقائية ، ومستودع العقود ، وإخطارات الإنجاز ، وحفظ السجلات تلقائيًا ، وما إلى ذلك.
تقدم ContractWorks مجموعة متنوعة من خيارات التخصيص ، بما في ذلك العلامة التجارية والتقارير التي تتيح لك تحديد نقطة البيانات التي تريد الاطلاع عليها. يعد تخطيط التقارير ومشاركتها وتصديرها وحفظها أمرًا سهلاً للغاية. توفر خطط Professional و Enterprise للبرنامج اتصال Salesforce.
# 5. اجيلوفت
تم إنشاء أقدم مزود في القائمة ، Agiloft ، في عام 1991. ومع ذلك ، فقد استمر تحديثه كثيرًا ، مما يوفر الوصول إلى حلول مخصصة للشركات من جميع الأحجام. يمكنك إنشاء مهام سير عمل فريدة وإجراءات توجيه وتقارير وحتى لوحة معلومات مخصصة لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والتنبيهات بفضل إعداداتها الخالية من الأكواد. تتواصل Agiloft مع Google و Microsoft لتوفير تحميل سهل للمستندات باستخدام تطبيقات الأعمال التي تستخدمها بالفعل. تستفيد كل شركة من التدريب المجاني عبر الإنترنت ، والقدرة على تأليف العقود ، ومكتبة البنود ، والعقود الجاهزة للطباعة
أنظمة إدارة عقود المؤسسة
لتمكين الإدارة البسيطة والشاملة ، تجمع إدارة جهات اتصال المؤسسة بين واجبات الشركة في نظام CLM واحد. تعمل إدارة جهات الاتصال في المؤسسة على تبسيط العملية عن طريق استبدال الأنظمة الآلية بتقنيات إدارة العقود البشرية غير الفعالة. يمكن تنظيم مجموعة من العقود والشروط والقوالب للتوحيد القياسي والاسترجاع المريح إذا كان لديك نظام إدارة عقود محوسب. فيما يلي أمثلة لأنظمة إدارة عقود المؤسسة ؛
# 1. PandaDoc
الأول في قائمتنا لأنظمة إدارة عقود المؤسسات هو PandaDoc. من خلال التخلص من المكونات كثيفة العمالة لسير عمل المستندات ، ساعد PandaDoc أكثر من 30,000،XNUMX شركة متنامية على النجاح. بمساعدة PandaDoc ، وهي منصة شاملة لأتمتة مهام سير عمل المستندات ، يمكن للفرق ذات النمو المرتفع إنشاء وإدارة وتوقيع العديد من أنواع المستندات الرقمية ، بما في ذلك عروض الأسعار والعقود والمزيد.
# 2. LinkSquares
تعتبر LinkSquares من الأدوات الرائعة الأخرى التي تعد جزءًا من أنظمة إدارة العقود المؤسسية الخاصة بنا. توفر LinkSquares CLM حقيقيًا شاملاً مع حلول للتوقيع المسبق والتوقيع الإلكتروني والتوقيع اللاحق تكون بديهية بشكل ملحوظ ، وكلها تم إنشاؤها للفرق القانونية اليوم ومدعومة بالذكاء الاصطناعي. تشتمل الميزات التي تقدمها LinkSquares على أداة توقيع إلكتروني مبنية محليًا ، و OCR مملوكًا ، والبحث في النص الكامل ، ونماذج العقد وصياغة الخدمة الذاتية ، وإعداد التقارير والإشعارات المخصصة ، والتحكم في الإصدار ، والتكامل القوي ، والاستخراج التلقائي لأكثر من 100 عقد مهم التواريخ والأحكام والشروط.
# 3. DocuSign CLM
على الرغم من أن التوقيع الإلكتروني قد غير الطريقة التي تتعامل بها العديد من الشركات مع العقود ، إلا أن العمليات اليدوية وجداول البيانات ورسائل البريد الإلكتروني تُستخدم بشكل متكرر لإدارة دورة الحياة قبل التوقيع وبعده ، مما يؤدي إلى إبطاء عمليات الشركة وزيادة المخاطر وإزعاج العملاء والموظفين.
يمكن للمؤسسات تقليل طول دورة حياة الاتفاقية باستخدام DocuSign CLM (إدارة دورة حياة العقد) ، والتي تحول العمليات اليدوية التناظرية إلى تدفقات عمل آلية رقمية. والنتيجة هي تسريع وتيرة الأعمال ، وزيادة الامتثال ، وزيادة إنتاجية الموظفين.
# 4. DealHub.io
توفر منصة الإيرادات المتميزة لـ DealHub تدفق عمل الإيرادات الأكثر شمولاً وتكاملاً لشركتك. يمكن لفرق المبيعات إغلاق الأعمال الجديدة والاشتراكات ونقل العملاء المحتملين من خلال مسار المبيعات من أي مكان بفضل منصة الرمز الصفري.
# 5. Accelo
يستخدم مقدمو الخدمات ذوو السمعة الطيبة في جميع أنحاء العالم ويعجبون بـ Accelo للتعامل بكفاءة مع عمل العملاء. من العميل المحتمل إلى الدفع ، تتحكم المنصة السحابية الشاملة في جميع جوانب توفير عمل العميل ، بما في ذلك المبيعات ، والمشاريع ، والتذاكر ، والتخزين ، والجداول الزمنية ، والموارد ، والمزيد ، أينما كنت.
يعمل Accelo على زيادة الإنتاجية من خلال تبسيط سير العمل وتحسين الرؤية في جميع أنحاء المؤسسة والفرق. نتيجة لذلك ، قد يدير القادة الشركة بشكل أفضل ، ويمكن للخبراء التركيز على المهام الأكثر أهمية. باستخدام الأتمتة القوية ، يمكن للمديرين ببساطة إكمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود ميزانيتهم المخصصة. يتمتع المسؤولون التنفيذيون بالثقة التي يحتاجون إليها لاتخاذ قرارات مستنيرة بفضل تحليلات Accelo الآمنة والمحدثة ، مما يضمن نمو الأعمال ونجاحها.
# 6. ContractWorks
آخر قائمة أنظمة إدارة عقود المؤسسات الخاصة بنا هي ContractWorks. تعمل ContractWorks على تسهيل تنفيذ اتفاقيات الشركة وتخزينها وتتبعها. بفضل التنفيذ السريع وواجهة المستخدم البسيطة والسعر المنخفض الذي يبدأ من 600 دولار شهريًا للمستخدمين غير المحدودين ، فإن ContractWorks يجعل برامج إدارة العقود متاحة للشركات والفرق من جميع الأحجام. ستتلقى فريقًا من متخصصي الدعم المخصصين لمساعدة عملك على تحقيق أقصى استفادة من محفظة العقود الخاصة بك بالإضافة إلى الأدوات التي تحتاجها لإدارة العقود الخاصة بك.
ما هو نظام إدارة العقود؟
يتم التعامل مع إنشاء ومراقبة العقود واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) وعقود الشراء الرئيسية من خلال نظام إدارة العقود أو CMS ، المعروف أيضًا باسم إدارة دورة حياة التحكم.
ما هي أنواع إدارة العقود؟
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من العقود: عقد السعر الثابت (FP) الوقت وعقد المواد (T&M) عقد التكلفة القابلة للاسترداد (CR)
ما هي فوائد نظام إدارة العقود؟
فيما يلي الفوائد الرئيسية لأنظمة إدارة العقود ؛
- الإسراع في مراجعة العقود وتنفيذها.
- تقليل مخاطر الأعمال وتعزيز الامتثال
- مصدر واحد للحقيقة ، توسيع نطاق رؤية العقد.
- يمكن التفاوض على التجديدات الأفضل في وقت أقل.
- إدارة الوثائق ذات القيمة.
- أفضل الممارسات لحماية الخصوصية والعقود.
ما هي المكونات الأربعة لإدارة العقود؟
فيما يلي المكونات الأربعة التي تشكل إدارة العقود ؛
- تشكيل فريق إدارة العقود والحوكمة.
- تخطيط إدارة العقود وإعدادها وتنفيذها.
- إدارة العلاقات.
- ادارة الأداء.
ما هي مراحل إدارة العقود؟
فيما يلي سبع خطوات لإدارة العقود بفعالية.
- مرحلة التخطيط
- مرحلة ما قبل التعاقد.
- مرحلة التسليم
- مرحلة التعاقد.
- مرحلة التجديد الأولي.
- فترة ما بعد العقد.
ما هي أنواع إدارة العقود؟
- عقد السعر الثابت (FP)
- عقد الوقت والمواد (T&M)
- عقد التكلفة القابلة للاسترداد (CR)
ما هي فوائد إدارة العقود
- تحسين الإنتاجية
- التعاون:
- توفير الوقت
- يزيد من وضوح العقود.
- تخفيضات التكاليف.
- يقلل المخاطر التجارية والتنظيمية
وفي الختام
بدلاً من إضاعة الوقت في محاولة إنجاز الأشياء بنفسك باستخدام الطرق التقليدية ، يمكنك أتمتة العملية وإنجاز المهام في وقت قياسي. نظرًا لأنه من الأسهل تطوير عقد أو تجديده أو التفاوض بشأنه باستخدام أنظمة إدارة العقود ، فهو خيار أفضل بكثير من محاولة القيام بالأشياء بنفسك.
- محامي العقد: ما تحتاج لمعرفته حول محامي العقد
- أدوات إدارة العقود: ما هي ، الأدوات والتطبيقات المجانية
- أهم فوائد استخدام إدارة دورة حياة العقد للشركات الصغيرة
- أفضل أدوات تمكين المبيعات لعام 2023: (أفضل 15+ اختيارات)
الرقم المرجعي
