من أجل ضمان امتثال المؤسسات للمتطلبات القانونية والتنظيمية ، ابتكرت بعض الهيئات - OCC و FDIC و CFPB - أنظمة نعرفها الآن باسم أنظمة إدارة الامتثال. تتكون هذه الأنظمة من مستندات وأدوات متكاملة تساعد المؤسسات على تلبية متطلباتها. سنناقشها بالتفصيل في هذا الفصل.
ما هي أنظمة إدارة الامتثال؟
تتكون أنظمة إدارة الامتثال (CMS) ، التي تسهل على المؤسسات من الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية ، من نظام متكامل من المستندات والعمليات والأدوات والضوابط الداخلية والوظائف. نظرًا لأنه يعزز الامتثال القانوني ، فإن CMS يقلل أيضًا من الضرر الذي يلحق بالمستهلكين.
علاوة على ذلك ، يساعد نظام إدارة المحتوى المؤسسات في إدارة المخاطر بشكل أفضل من خلال ضمان التزام السياسات والإجراءات بالقوانين والمتطلبات التنظيمية ذات الصلة. كما أنه يجعل إدارة تدريب الموظفين والتواصل والمراقبة أسهل.
يمكن للمؤسسة تحديد التزامات الامتثال وفهمها وتنفيذها بمساعدة نظام إدارة المحتوى. وبشكل أكثر تحديدًا ، يساعد نظام إدارة المحتوى في التأكد من أن الموظفين على دراية بالتزاماتهم وأن إجراءات العمل تأخذ متطلبات الامتثال في الاعتبار.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمؤسسة استخدام CMS لتقييم كيفية عملها. تشمل أنظمة إدارة الامتثال ما يلي:
- MyeasyISO
- خزانة الامتثال
- كومبوكال
- تم
- النموذج 3
- بلومبرج قبو
ما هي إدارة الامتثال؟
يشير مصطلح "إدارة الامتثال" إلى أنظمة الأعمال التي تعمل على مركزية وتوحيد وأتمتة وتبسيط العمليات والملفات والاتصالات المتعلقة بالتزام المؤسسة بتلبية المعايير الحكومية والمهنية ، فضلاً عن القوانين واللوائح اللازمة في قطاعها.
علاوة على ذلك ، من الضروري تنفيذ إدارة الامتثال لمنع شركتك من دفع غرامات باهظة.
نظام إدارة الامتثال FDIC
باستخدام نظام إدارة FDIC ، يمكن للبنك التأكد من أن الموظفين على دراية بأدوارهم في امتثال المستهلك. وهذا يعني أن هذه الأدوار يتم دمجها في العمليات وتنفيذها واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة.
ما هو FDIC وماذا يفعلون؟
تنظم المؤسسة الفيدرالية للتأمين على الودائع (FDIC) والإدارة الوطنية للاتحاد الائتماني أنظمة إدارة الامتثال في المنظمات. لكنهم يشرفون أيضًا على الاتحادات الائتمانية التي توفر تأمين الودائع للمودعين في مؤسسات الإيداع الأمريكية وتأمينها.
ومع ذلك ، تتوقع مؤسسة تأمين الودائع الفيدرالية أن تستخدم إدارة البنك ومجلس إدارته نظام إدارة الامتثال (CMS) المخصص لاستراتيجية أعماله لإدارة مخاطر الامتثال. لذلك ، يجب أن يتماشى مع نطاق وتعقيد أسواق الشركة وسلعها وخدماتها. تقوم المؤسسة الفيدرالية للتأمين على الودائع (FDIC) أيضًا بتقييم مخاطر نظام إدارة الامتثال.
مخاطر الامتثال هي إمكانية كسر أي من القواعد والقوانين التي تحكم عمليات الاتحاد الائتماني. وهي تشمل أيضًا تلك المتعلقة بقوانين الحماية المالية الفيدرالية للمستهلك الفيدرالي التابعة لمؤسسة التأمين الفيدرالية (FDIC) ونظام إدارة الامتثال. إنها تحاول تقييم مدى إدارة البنك بشكل جيد لمخاطر انتهاكات الامتثال بموجب قوانين مختلفة ، مثل قانون السرية المصرفية وقانون SAFE.
يعمل أساس نظام تصنيف إدارة امتثال المستهلك الخاص بـ FFIEC كأساس لاستراتيجية CMS المستخدمة من قبل FDIC. لذلك ، يتكون نظام إدارة الامتثال FDIC من مكونين:
- إشراف مجلس الإدارة والإدارة
- برنامج امتثال المستهلك
مجلس الإدارة والرقابة الإدارية
وفقًا لـ FDIC ، تحدد قرارات مجلس الإدارة والإدارة ما إذا كان نظام إدارة الامتثال ينجح أو يفشل. يجب على الإدارة والمجلس:
# 1. استعن بمسؤول الامتثال
تنصح المؤسسة الفيدرالية للتأمين على الودائع (FDIC) أنه يجب على مجلس الإدارة تعيين مسؤول الامتثال كأول إجراء لها عند إنشاء برنامج نظام إدارة الامتثال. قد يعمل هذا الشخص بدوام كامل أو جزئي ، أو يمكن مشاركته مع منظمة أخرى ، أو الاستعانة بمصادر خارجية.
يجب أن يفهم هذا الشخص جميع قوانين ولوائح المستهلك ذات الصلة وكذلك كيفية عمل البنك. هو / هي المسؤول عن
- وضع سياسات وإجراءات الامتثال ،
- توعية الإدارة والموظفين بقوانين وأنظمة حماية المستهلك
- مراجعة سياسات وإجراءات الامتثال.
- تحديد القضايا الناشئة أو الخصوم المحتملة
- تنسيق التعامل مع شكاوى المستهلكين
- إبلاغ مجلس الإدارة بأنشطة الامتثال ونتائج التدقيق / المراجعة
- مع الحرص على اتخاذ الإجراءات التصحيحية على وجه السرعة وعدم تكرار النتائج.
ومع ذلك ، يجب أن يتلقى التدريب والوقت والموارد اللازمة لإكمال عملهم. لا يزال مجلس الإدارة والإدارة يتحملان مسؤوليات الامتثال حتى في وجود مسؤول الامتثال. علاوة على ذلك ، لا يزال مجلس الإدارة والإدارة مسئولين في النهاية عن ضمان الامتثال ، على الرغم من أن مسؤول الامتثال لديه السلطة للقيام بذلك.
# 2. عرض القيادة.
يجب أن يناقش مجلس الإدارة والإدارة الامتثال في اجتماعاتهم وأن يوضحوا تمامًا للموظفين ومقدمي الخدمات الخارجيين (البائعين) أن الامتثال يمثل أولوية قصوى وجزءًا لا يتجزأ من العمليات اليومية. وبعبارة أخرى ، فإن ثقافة الامتثال ضرورية.
# 3. تنفيذ بيانات السياسة.
هذه الخطوط العريضة لفلسفة البنك وتكون بمثابة مبادئ توجيهية لمختلف الخطوات في العملية.
# 4. استثمر الموارد في ضمان الامتثال
يجب أن يكون تعقيد العمليات في البنك مناسبًا لهم.
# 5. راقب الغرباء.
لأن امتثال الشركاء والموردين الخارجيين هو مسؤولية مجلس الإدارة والإدارة. يجب أن يكون تقييم المخاطر والعناية الواجبة وهيكلة العقود ومراجعتها والإشراف الكافي على أنشطة الطرف الثالث جزءًا من عملية إدارة مخاطر الامتثال.
نظام إدارة الامتثال CFPB
عندما تبحث عن نظام إدارة الامتثال الخاص بك لـ CFPB ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن الأدوات المتاحة تفي بالمعايير الحالية والمستقبلية ، ومساعدة فريقك في مراقبة وإدارة الممارسات الفعلية.
ما هو برنامج CFPB وماذا يفعلون؟
مكتب حماية تمويل المستهلك (CFPB) هو أحد المنظمات الحكومية الرئيسية التي تصدر أنظمة إدارة الامتثال في المؤسسة. علاوة على ذلك ، فإن إنشائها مقصور على حماية المستهلكين. هذه وكالة تابعة لحكومة الولايات المتحدة مسؤولة عن حماية المستهلك في القطاع المالي.
وفقًا لـ CFPB ، يجب أن يكون لدى المؤسسة نظام إدارة امتثال مدمج في إطارها. ومع ذلك ، للاستمرار في الامتثال ، يجب أن يتبع النظام متطلبات معينة.
يجب ألا يقتصر نظام CMS الذي تختاره على تبسيط عملية الحفاظ على الامتثال للمعايير الحالية أو فقط مع اللوائح الفيدرالية. ولكن يجب أن يمنحك أيضًا راحة البال لأنه قادر على معالجة السيناريوهات المستقبلية ويمكنه تجميع عدد لا يحصى من اللوائح الفيدرالية والولائية والمحلية في مجموعة قواعد تضمن التزامك.
يبحث CFPB عما يلي في نظام إدارة الامتثال الخاص بك:
# 1. السياسات والإجراءات والممارسات
هناك متطلبات يجب الوفاء بها من أجل الحفاظ على نظام إدارة الامتثال. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك تأكيد أن سياساتك تتوافق مع القواعد التي يفرضها CFPB. داخليا ، يجب أن تكون على دراية بهذه المؤشرات. ومع ذلك ، يجب عليك أيضًا التحقق من بائع CMS الخاص بك للتأكد من أنه يقوم بتحديثه بشكل روتيني لجميع جوانب قطاعك ، بالإضافة إلى التأكد من معالجة الامتثال حاليًا.
يجب أن تتطابق سياساتك مع التقنيات التي تستخدمها. من أجل التعرف بسرعة على أي أخطاء أو مشاكل ومعالجتها ، يجب أن تكون الإجراءات التي تقوم بإنشائها مطلوبة وتسجيلها. أخيرًا ، سيضمن تفعيل نهج الامتثال الخاص بك أن تتماشى إجراءاتك الفعلية مع السياسات والإجراءات المعمول بها.
على سبيل المثال ، يعد تنفيذ عملية يدوية تقوم فقط بفحص نسبة معينة من الأجهزة أو الاعتماد على أمان كلمة المرور بشكل عشوائي من الأساليب الرديئة. إذا لم تتحقق من كل جهاز على حدة ، فلا يمكن ضمان مؤسستك أن الأرقام ستصمد في التدقيق.
اقرأ أيضًا: ضابط الامتثال: هل ضابط الامتثال وظيفة جيدة (+ دليل مفصل)
# 2. مجلس الإدارة والرقابة الإدارية
مع إشراف إدارة مجلس الإدارة ، فإن الشاغل الرئيسي هو إنشاء وإدارة نظام امتثال مع CFPB. يتضمن ذلك إنشاء وظائف الامتثال ، والموافقة على سياسات الامتثال ، واختيار مسؤولي الامتثال ، والمراجعة الروتينية لحالة امتثال الشركة.
# 3. برنامج الامتثال
يجب أن يكون برنامج الامتثال برنامجًا رسميًا مكتوبًا. وهذا يشمل سياسات وإجراءات مكتوبة مفصلة. يجب تنظيم الإجراءات في هيكل مرن بحيث يمكن إجراء المراجعات حسب الحاجة. يسمح هذا أيضًا للشركات بتحديث ومراجعة سياساتها مع تطور المخاطر أو إذا تم تحديد بيانات جديدة للإشارة إلى المخاطر.
# 4. تمرين
يشمل التدريب تعليمات منتظمة ومحددة وشاملة لجميع الضباط والمديرين. يجب أن تتناول مبادرات التدريب جميع جوانب قوانين الحماية المالية.
# 5. الرد على شكاوى المستهلكين
مطلوب إجراء لمعالجة شكاوى العملاء. على سبيل المثال ، يجب أن يتم تفويض طريقة الإبلاغ عن الشكاوى ، وكيفية التعامل معها ، وكيفية دمج المعلومات التي تم الحصول عليها من الشكاوى في مراجعات برنامج الامتثال والرقابة بموجب هذا الإجراء.
# 6. تدقيق الامتثال
يجب أن تكون الضوابط الداخلية لنظامك جيدة التنظيم وتركز على المخاطر. يجب أن تسمح هذه الضمانات بالمراقبة الداخلية المستمرة والاختبار المحايد ومراجعة الامتثال. لضمان التعرف على مشكلات الامتثال داخليًا وحلها على الفور ، يجب أن يكون لديك أيضًا رقابة ، وسجل لجميع النتائج ، والقدرة على مشاركة هذه التقارير مع الإدارة ومجلس الإدارة.
تدقيق الامتثال الخاص بك هو أداة للمساعدة بشكل استباقي في إنشاء عمليات أفضل عندما تكشف البيانات عن منطقة تحتاج إلى تحسين ، بالإضافة إلى مساعدتك في الاحتفاظ بسجلات جيدة ، وهو جزء كبير مما يدور حوله الأمر.
# 7. حفظ السجلات ومراجعتها
عنصر حفظ السجلات المعقد للعملية. تعد السجلات الدقيقة ضرورية للامتثال لأنها تظهر تفاني المؤسسة في اتباع القواعد واتخاذ جميع الخطوات اللازمة لتقييم وتعزيز التزامها تجاه العملاء.
ستكون الوثائق بمثابة دليل على إجراءات الامتثال الخاصة بك في حالة خضوعك للتدقيق. بالإضافة إلى توفير سجلات مكتوبة لجميع السياسات لإثبات الامتثال ، فإنه يوضح الجهد الذي بذلته شركتك في الحفاظ على السياسات التي طورتها ومراقبتها.
ماذا يحدث عندما لا تلتزم؟
عندما يتعلق الأمر بعملية الغرامة ، فإن CFPB لديه الكثير من السلطة التقديرية ، لذلك قد يكون من الصعب على الشركات التنبؤ بنوع الغرامات أو العقوبات التي قد يواجهونها. يمكن أن يفرض مكتب مراقبة حماية المستهلك (CFPB) غرامة مالية عن كل يوم تخرج فيه عن الامتثال. ومع ذلك ، يمكن أن تتراكم التكاليف بسرعة ، وقد تكون الغرامات نفسها باهظة بشكل فلكي.
نظام إدارة الامتثال OCC
مكتب مراقب العملة (أورينت) هو مكتب مستقل لوزارة الخزانة الأمريكية.
نظام إدارة الامتثال (CMS) ، وفقًا لمكتب مراقب العملة (OCC) ، هو "النهج الذي يدير به البنك مخاطر امتثال المستهلك ، ويدعم الامتثال للقوانين واللوائح المتعلقة بحماية المستهلك ، ويمنع ضرر المستهلك . "
تعد إدارة مخاطر الامتثال مجرد وظيفة واحدة لنظام إدارة المحتوى. وفقًا لـ OCC ، يعالج نظام إدارة الامتثال أيضًا مخاطر السمعة والمخاطر الاستراتيجية والمخاطر التشغيلية. نظرًا لأن المخاطر مترابطة ، فإنها تشير أيضًا إلى أن هذه القائمة ليست شاملة. تعرف على المزيد حول برنامج OCC.
ما الذي تحتاجه OCC في نظام إدارة الامتثال؟
وتفوض لجنة OCC أن كل بنك يشرف عليه "يطور ويحافظ على نظام إدارة امتثال فعال يكون مناسبًا لحجم عملياته وتعقيدها وملف مخاطرها".
يتضمن 3 مكونات رئيسية:
- إشراف مجلس الإدارة والإدارة
- برنامج الامتثال
- انتهاك القانون وضرر المستهلك
إشراف مجلس الإدارة والإدارة
يحتاج مجلس الإدارة والإدارة إلى فهم أهمية الامتثال والعواقب المحتملة لعدم تلبية التوقعات التنظيمية. أربعة مجالات رئيسية يجب معالجتها تشمل:
# 1. الإشراف والالتزام بنظام إدارة المحتوى الخاص بالبنك.
ترغب OCC في التمويل الكافي للامتثال (بما في ذلك السيطرة على البائعين الخارجيين) وكذلك الموظفين الأكفاء الذين يتحملون المسؤولية عن نظام إدارة الامتثال.
تتمثل مسؤولية مجلس الإدارة في تعزيز الامتثال ومراقبة استخدام الإدارة لنظام إدارة المحتوى وتحميل الإدارة المسؤولية. يجب أن يُظهر محضر اجتماع مجلس الإدارة أيضًا أنه تمت مراجعة البيانات المتعلقة بالامتثال.
كلها جزء من المسؤوليات اليومية للإدارة عن نظام إدارة الامتثال وفقًا لـ OCC: على سبيل المثال ،
- مراقبة إدارة مخاطر الطرف الثالث
- إدارة التغيير
- إدارة مخاطر الامتثال ،
- تحديد العيوب وإصلاحها.
يجب أن تحدد أدوار الامتثال الواضحة وتعيين لجان للإشراف على الامتثال. بالإضافة إلى ذلك ، قد يشمل ذلك تعيين مسؤول امتثال يمتلك المهارات والسلطة والموارد والاستقلالية اللازمة لإدارة الامتثال بكفاءة.
من المهم توفير فرص التدريب لموظف الامتثال وموظفي البنك. من ناحية أخرى ، تركز OCC بشكل خاص على إدارة مخاطر الطرف الثالث وتؤكد أن البنوك مسؤولة عن التأكد من أن المقاولين الذين يعملون نيابة عنها يلتزمون بجميع القوانين والقواعد والسياسات ذات الصلة. وفقًا للوكالة ، يجب أن تحتوي على ما يلي ، نقلاً عن إرشادات إدارة مخاطر الطرف الثالث من OCC:
- مراقبة اليقظة والامتثال
- مراقبة الضوابط الداخلية ،
- السياسات المتعلقة بالامتثال ،
- السلامه اولا
# 2. عمليات إدارة التغيير الفعال
يجب أن يكون لدى البنوك إجراءات معمول بها لتحديد وتقييم وتطبيق قوانين حماية المستهلك الجديدة. عند إدخال سلع أو خدمات جديدة أو تغيير السلع أو الخدمات الحالية ، ينبغي مراعاة الامتثال. على سبيل المثال:
فهم وتحديد وإدارة المخاطر الناتجة عن أنشطة أو سلع أو خدمات البنك.
يجب تحديد المخاطر وقياسها ومراقبتها وإدارتها بشكل مستمر.
تقييم المخاطر المحتملة.
لتقليل المخاطر الحالية والمستقبلية ، يجب على البنوك إجراء تقييمات للمخاطر باستخدام البيانات الكمية والنوعية. يجب أن تغطي جميع مجالات الأعمال والسلع والخدمات. في حين أن المؤسسات الأكثر تعقيدًا قد تجمع بين نتائج التقييمات المتعددة لعرض على مستوى المؤسسة ، فإن المؤسسات الأقل تعقيدًا قد تجري تقييمًا روتينيًا واحدًا فقط للمخاطر ..
ومع ذلك ، يجب على الإدارة تحديد المشكلات من تلقاء نفسها واتخاذ إجراءات سريعة لحلها.
# 3. تحديد القضايا.
تحتاج الإدارة إلى التعرف على المشكلات واتخاذ إجراءات سريعة. يجب أن تكون إجراءات تتبع المشكلات ، والتصعيد ، والحل موجودة. من المهم تحديد الأسباب الكامنة وراء المشاكل ، بما في ذلك ما إذا كانت نظامية أو لمرة واحدة ، وما إذا كانت مرتبطة بمنتج أو خدمة أو خط عمل معين.
عندما تكون هناك مشاكل ، يجب إبقاء المجلس في الحلقة وتحمله المسؤولية عن أي تصحيحات ضرورية أو مشاكل نظامية. يجب أن يكون مجلس الإدارة على دراية بالمشكلات الهامة وخطط الحل ، ويجب أن يُحاسب الإدارة على حل المشكلات والتحقق من صحة الإجراءات التصحيحية.
لماذا يعتبر نظام إدارة الامتثال مهمًا؟
نظرًا لأن العالم أصبح أكثر اعتمادًا على التكنولوجيا ، يتم تشديد معايير الصناعة والمتطلبات القانونية. نظرًا لأن عدم الامتثال يمكن أن يؤدي إلى غرامات وسقوط أمني وإلحاق الضرر بسمعة شركتك ، فإن إدارة الامتثال أمر بالغ الأهمية.
تتأكد أنظمة إدارة الامتثال الشامل (CMS) من بقاء شركتك ملتزمة بأحدث اللوائح وتساعد في منع تعطل الأعمال.
ما هي العناصر السبعة للامتثال؟
- تنفيذ سياسات وإجراءات مكتوبة
- تعيين مسؤول الامتثال ولجنة الامتثال
- إجراء تدريب وتعليم فعال
- تطوير خطوط اتصال فعالة
- إجراء الرقابة والمراجعة الداخلية
- إنفاذ المعايير من خلال إرشادات تأديبية معلنة جيدًا
- الاستجابة الفورية للمشكلات المكتشفة واتخاذ الإجراءات التصحيحية
كيف تطبق نظام إدارة الامتثال؟
- وضع واعتماد سياسات وإجراءات ومعايير سلوك مكتوبة.
- إنشاء الإشراف على البرنامج.
- توفير التدريب والتعليم الامتثال.
- إنشاء اتصال ثنائي الاتجاه على جميع المستويات.
- تطبيق نظام للمراقبة والتدقيق.
- فرض الانضباط المتسق
ما هي وظيفة إدارة الامتثال؟
إدارة الامتثال هي العملية المستمرة لمراقبة وتقييم الأنظمة التنظيمية للتأكد من التزامها بالمعايير الأمنية والقوانين الحاكمة ومعايير القطاع الأخرى.
من هو المسؤول عن إدارة الامتثال؟
في المؤسسة ، الامتثال للقوانين واللوائح هو في النهاية واجب مجلس الإدارة.
ما هي أمثلة ضوابط الامتثال؟
- المعايير والسياسات المنشورة.
- الإجراءات الموثقة.
- التدريب.
- الرصد.
- التدقيق الداخلي.
ما هي أدوات الامتثال؟
أدوات الامتثال هي منتجات برمجية تعمل على أتمتة أو تبسيط العمليات والإجراءات التي يجب على الشركات تنفيذها للامتثال لمعايير الصناعة مثل المتطلبات القانونية والأمنية والتنظيمية.
ما هي المراحل الثلاث لإدارة الامتثال؟
تشمل المراحل الثلاث لهذه العملية ما يلي:
- قائمة وتحديد المخاطر التي تتعرض لها مؤسستك.
- عمليات تدقيق ومراجعة الامتثال المنتظمة.
- إرشادات لتطبيق SOD.
وفي الختام
تعمل أنظمة إدارة الامتثال كمحور لتخزين جميع البيانات وإدارتها ومشاركتها بين أصحاب المصلحة. تتمتع المنظمات بصلاحية التحكم في وصول الموظفين إلى البيانات والحد منه ، مما يضمن أن الأفراد المصرح لهم فقط داخل المنظمة يمكنهم الوصول إلى المعلومات المخصصة لهم.
الأسئلة الشائعة
ما هي تقييمات المخاطر
للتأكد من احتمالية الخسارة في الأصل أو القرض أو الاستثمار ، فإن تقييم المخاطر هو مصطلح عام يستخدم في مجموعة واسعة من الصناعات. يعتمد العثور على العملية (العمليات) الأكثر فاعلية للتخفيف من المخاطر وتقييم قيمة استثمار معين على تقييم المخاطر. تحديد وتحليل الأحداث المحتملة التي يمكن أن تؤثر سلبًا على الأشخاص والممتلكات و / أو البيئة ؛ واتخاذ القرارات كلها مجتمعة في تقييم المخاطر ، على نطاق واسع.
ما هو امتثال المستهلك
يتعلق امتثال المستهلك في المقام الأول بتطبيق ومراعاة قوانين ولوائح حماية المستهلك. تشجع FDIC الالتزام بقوانين حماية المستهلك الفيدرالية ، وقوانين ولوائح الإقراض العادل ، وقانون إعادة الاستثمار المجتمعي من خلال أنشطة الرقابة وبرامج التوعية.
ما هي عمليات تدقيق الامتثال
يتم تقييم امتثال الشركة للقانون من خلال تدقيق امتثال CA. يتم فحص سياسات وإجراءات وعمليات وملفات ووثائق المؤسسة كجزء من تدقيق الامتثال لمعرفة ما إذا كانت تتوافق مع القواعد السارية حاليًا لهذه الصناعة.
مراجع حسابات
- برنامج OCC
- ساليسفورسي
- Ucsf
- تك تارجيت
مقالات ذات صلة
