لإدارة مشروع تجاري ناجح، من الضروري تتبع ساعات عمل موظفيك. ولهذا السبب، تستخدم معظم الشركات نظام تسجيل الدخول. ومن خلال بطاقة الوقت عبر الإنترنت، تقوم هذه الأنظمة بمراقبة ساعات عمل موظفيك. بمجرد تحديد تطبيق تسجيل الدخول والخروج الذي يلبي متطلبات شركتك على أفضل وجه، فإن تبسيط العمليات المتعلقة بالحضور لن يكون أمرًا صعبًا للغاية. ومع ذلك، قد لا تعرف ما الذي يجب مراعاته عند اختيار التطبيق. هذه المقالة هي دليل لكل ما تحتاج لمعرفته حول تسجيل الدخول في العمل. استكشاف معالج ساعة الوقت ل اكتشاف حلول لتتبع وقت الموظفوتحسين إدارة القوى العاملة لديك وضمان التتبع الدقيق لساعات العمل
الساعة في العمل
استنادًا إلى الأوقات التي يقوم فيها الموظفون بتسجيل الدخول والخروج من نوباتهم ، يتتبع نظام تسجيل الدخول والخروج عدد الساعات التي عمل فيها كل موظف. بعد ذلك ، يتم إنشاء الجداول الزمنية باستخدام تلك الساعات لمعالجة كشوف المرتبات من قبل أصحاب العمل. لتتبع ساعات عمل موظفيها ، تستخدم العديد من الشركات أنظمة تسجيل الدخول.
يستخدم الموظفون نظام الوقت والحضور لتسجيل الدخول والخروج في بداية ونهاية كل يوم عمل ، على التوالي.
ما هي الأنواع المختلفة لأنظمة تسجيل الوقت؟
# 1. ساعات الوقت الأساسية
يعد استخدام قلم وقطعة من الورق لملء نموذج أو استخدام بطاقات مثقبة أو ساعات ثقب يدوية أمثلة على الأجهزة الأساسية لحفظ الوقت.
# 2. أنظمة البرمجيات
أتمتة إجراءات تسجيل الدخول والخروج باستخدام برنامج تتبع الوقت. سيستخدم الموظفون إما نظام تسجيل رقمي على مدار الساعة أو جهاز مثل فوب.
# 3. القياسات الحيوية
باستخدام ماسح ضوئي يقرأ وجهك أو بصمات أصابعك أو شبكية عينك لتسجيل الدخول.
# 4. تطبيقات الساعة
تشبه تطبيقات ساعات دوام الموظفين اختيارات البرامج. ومع ذلك ، للتتبع في الوقت الفعلي ، يتم تثبيتها مباشرة على الهواتف الذكية للموظفين.
أفضل الممارسات لتسجيل الدخول والخروج
# 1. قم بإنشاء سياسة واضحة
يعد وضع مجموعة واضحة من القواعد لتسجيل الدخول والخروج أمرًا بالغ الأهمية. لتجنب الارتباك أو احتمال إساءة فهمها ، بمجرد أن يتم إثباتها ، يجب إعطاء موظفيك شرحًا واضحًا لها.
# 2. تقديم الحوافز
الطريقة الأكثر نجاحًا لتشجيع موظفيك على اتباع القواعد هي في كثير من الأحيان من خلال تقديم الحوافز. في نهاية الشهر ، يمكنك أن تقدم حافزًا صغيرًا للعامل الذي يتذكر باستمرار أن يقوم بالضرب والخروج.
# 3. اجعلها عملية بسيطة
يمكن لموظفيك تسجيل الدخول والخروج بسهولة باستخدام برنامج تسجيل الوقت. يمكنك أن تجعل من السهل على موظفيك تسجيل الحضور وتحديهم أن ينسوا الخروج من خلال تنفيذ برنامج سهل الاستخدام.
# 4. تقديم التدريب
عند استخدام نظام رقمي على وجه الخصوص ، لا يمكن لكل موظف أن يعتاد بسرعة على تسجيل الدخول والخروج. ستجد القوة العاملة لديك أسهل بكثير إذا قدمت تدريبًا شاملاً ومتكررًا في بداية التوظيف.
# 5. اتخذ إجراءات تأديبية
قد يكون اتخاذ إجراء تأديبي ضروريًا إذا كنت قد نفذت الإجراءات الأخرى ولكن لا يزال الموظفون لا يسجلون الدخول والخروج بشكل صحيح. يمكن إعطاء تحذير شفهي أولاً ، وإذا استمرت المشكلة ، يمكن اتخاذ تدابير أكثر جدية. من الضروري أن تتذكر أن القيام بذلك يجب أن يتم فقط في الحالات القصوى.
الساعة في تطبيق العمل
يُطلق على البرنامج الإلكتروني الذي يتتبع ساعات عمل موظفيك اسم تطبيق ساعة الوقت. من خلال التطبيق ، يمكن للموظفين تسجيل الدخول والخروج بسهولة ، ويحتفظ التطبيق بسجل رقمي لإدخالات الوقت هذه.
مزايا استخدام تطبيق Clock-in
# 1. إنه يحمي من سرقة الوقت في مكان العمل.
تسهّل الجداول الزمنية الورقية وبطاقات الوقت التقليدية تضخيم ساعات الموظفين ووقوع سرقة الوقت ، مما قد يؤدي إلى خسارة مالية لشركتك.
# 2. راحة.
الدوام على الورق غير مريح. يضيع وقت موظفيك في ملئهم ، ويضيع وقتك في المعالجة وإدخالهم في برنامج كشوف المرتبات. أصبحت العملية أبسط من خلال برنامج ساعة الوقت ؛ يمكن لموظفيك تسجيل الدخول بسهولة باستخدام تطبيق سطح المكتب أو الهاتف المحمول ، وسيكون لديك وصول في الوقت الفعلي إلى إدخالات وقتهم بدلاً من الاضطرار إلى معالجة جداولهم الزمنية يدويًا.
# 3. ميزات إضافية
توفر العديد من تطبيقات ساعة الوقت عددًا كبيرًا من الميزات الإضافية ، مثل برامج الحضور ، بالإضافة إلى تتبع ساعات دوام الموظفين وانتهائها. هذا يجعل من السهل تتبع الحضور ومعالجة أي مشاكل تتعلق بحضور الموظفين. كما أنه يدعم ميزات مثل تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ، والتي يمكن أن تساعد في ضمان وجود موظفيك في مواقع العمل المناسبة وفي الأوقات المناسبة ، مما يسمح لك بإدارة شركتك.
فيما يلي بعض من أفضل تطبيقات ساعة وقت الفراغ التي يجب عليك التحقق منها لعملك الصغير.
# 1. كلوكيفي
يشتمل Clockify ، وهو تطبيق مجاني لساعة الوقت ، على كشك لساعة الوقت كواحد من ميزاته العديدة. يعد هذا ممتازًا لتتبع حضور الموظفين والإجازات ووقت الإجازة بالإضافة إلى تمكين المستخدمين من تسجيل الوقت باستخدام أي جهاز يرونه مناسبًا.
يمكن لفريقك استخدام المؤقت لتسجيل الدخول باستخدام Clockify من مستعرض ويب أو جهاز محمول. كشك ساعة وقت الفراغ الذي يمكن لفريقك استخدامه لتسجيل الدخول والخروج باستخدام رقم التعريف الشخصي الفريد الخاص بهم هو ميزة أخرى مريحة يوفرها Clockify بالإضافة إلى المؤقت. كل ما عليك فعله هو تسمية الكشك الخاص بك ، وتضمين أعضاء فريقك ، وإنشاء رقم تعريف شخصي يمكن للجميع استخدامه لتسجيل الدخول متى بدأوا العمل.
سيمكن هذا الجميع من الإشارة إلى بدء نوبتهم باستخدام أجهزتهم أو الجهاز الذي تم تركه عند المدخل للعاملين في الموقع. ستكون هناك نقطة خضراء بجوار اسم كل موظف في قائمة الكشك بمجرد تسجيل الدخول.
# 2. تايم كامب
تسجيل الدخول والخروج الآلي هو خدمة يوفرها TimeCamp ، ولكن فقط بمساعدة بسيطة من متتبع الوقت. يراقب متتبع الوقت نشاط الكمبيوتر ويتغير إلى وضع الخمول بمجرد توقفه.
ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن TimeCamp لا يوفر حل كشك على مدار الساعة ، لذلك إذا اخترت استخدام تطبيق ساعة الوقت هذا ، فسيتعين على فريقك تسجيل الدخول والبدء يدويًا وإيقاف المؤقت في كل مرة يريدون تسجيل الدخول و خارجا. هناك أربعة مستويات أسعار مختلفة لـ TimeCamp: Solo (مجاني) ، Basic (5.25 دولارًا لكل مستخدم شهريًا) ، Pro (7.50 دولارًا لكل مستخدم شهريًا) ، و Enterprise (بدءًا من 450 دولارًا أمريكيًا في الشهر).
# 3. قاعدة المنزل
بالإضافة إلى ذلك ، يوفر تطبيق Homebase أدوات لتوظيف أعضاء الفريق الجدد وإعدادهم ، وجدولة الموظفين ، وتطبيق المراسلة المدمج لتحسين التواصل اليومي مع فريقك. Homebase ، مثل Clockify ، يجعل خطته المجانية متاحة لعدد لا حصر له من المستخدمين.
ستتراوح تكلفة الخطة التي تمت ترقيتها من 14 دولارًا إلى 70 دولارًا شهريًا ، على الرغم من ذلك ، إذا كنت ترغب في إضافة المزيد من الميزات إلى التطبيق (مثل إدارة الأداء ، والعمل عن بُعد والميداني ، أو قدرات الموارد البشرية).
# 4. معالج ساعة الوقت
Time Clock Wizard هو تطبيق مختلف لتتبع الوقت يوفر إصدارًا أساسيًا مجانًا ويتقاضى رسومًا إضافية كل شهر للوصول إلى العديد من الميزات المتقدمة (مثل إدارة المهام وجدولة الموظفين ووظائف كشوف المرتبات).
يحتوي الإصدار الأساسي المجاني من Time Clock Wizard على ميزات متقدمة متوفرة على الخطط التي تكلف ما بين 14.95 دولارًا و 99.95 دولارًا شهريًا.
# 5. لكمة الأصدقاء
هو برنامج ضبط الوقت على شبكة الإنترنت. يمكنك تخصيص الواجهة بالكامل. يمكنك دمج Buddy Punch مع غالبية منتجات إدارة كشوف المرتبات. يتوفر إصدار تجريبي مجاني لمدة 30 يومًا من Buddy Punch. هناك نوعان مختلفان من الأسعار المتاحة: الوقت والحضور (25 دولارًا في الشهر) والوقت والحضور + الجدولة (35 دولارًا في الشهر).
سياسة تسجيل الدخول والخروج
يُعرف تتبع وقت المغادرة من العمل باسم تسجيل الخروج. من الضروري في كثير من الأحيان إعلام صاحب العمل بانتهاء مناوبتك وترك وظيفتك. يجب أن يكون لدى أصحاب العمل نظام لتتبع ساعات عمل عمالهم. نتيجة لذلك ، تمتلك معظم الشركات سياسات فريدة. قد تغطي الإرشادات التي يستخدمونها أشياء مثل:
- الوقت الذي يمكن للعامل أن يسجل فيه دخوله أو الخروج منه.
- كيف يقومون بتسجيل الدخول أو الخروج.
- كيف يشيرون إلى فترات الراحة باستخدام نظام تسجيل الوقت
أهمية تسجيل الوقت في العمل والخروج منه
# 1. زيادة الدقة والمساءلة
عندما يكون تتبع الوقت في مكانه الصحيح ، يكون من الصعب على الموظفين الإبلاغ عن ساعات عملهم بشكل غير صحيح. لهذا السبب ، يمكن لأصحاب العمل أن يكونوا واثقين من أنهم يدفعون للموظفين مقابل الوقت المناسب وأنه يمكنهم التعامل بشكل صحيح مع العمل الإضافي.
# 2. رواتب أسهل
يمكن للشركات أتمتة عملية كشوف المرتبات الخاصة بها ، مما يجعلها أسهل وأقل عرضة للأخطاء ، من خلال وجود تتبع دقيق للوقت.
# 3. إنتاجية محسّنة
من المرجح أن يعمل الموظفون بجدية أكبر ويكونون أكثر إنتاجية عندما يدركون أن صاحب العمل يراقب عن كثب وقتهم. هذا لأنهم يدركون أن أي وقت ضائع سيضر بأجورهم.
# 4. زيادة المرونة للموظفين
قد يتمتع الموظفون ببعض المرونة في إجراءات تسجيل الحضور والانصراف. يمكن للموظف الخروج مبكرًا دون القلق بشأن فقدان الأجر ، على سبيل المثال ، إذا احتاج إلى مغادرة المكتب مبكرًا في يوم من الأيام.
متى يجب أن تقضي وقتك في العمل؟
يتعين على الموظفين الإبلاغ عن العمل قبل بدء المناوبة المجدولة.
لماذا أحتاج إلى تسجيل الدخول والخروج في العمل؟
بمساعدة هذا الإجراء ، يمكن للشركات تتبع ساعات عمل الموظفين ، والتأكد من دقة كشوف المرتبات ، والتحقق من مشكلات مثل العمل الإضافي المستمر أو التغيب المرتفع ، والمزيد.
هل يمكنني الساعة في وقت مبكر من العمل؟
لأي سبب من الأسباب ، يجب عليك أولاً الحصول على الموافقة. يحدد رئيسك الساعة التي يبدأ فيها يوم عملك.
هل سأتقاضى راتبي إذا كنت أتحرك في وقت مبكر؟
يطلب القانون من كل عامل كل ساعة أن يتقاضى أجرًا عن كل دقيقة عمل. إذا وصلت مبكرًا ، فستزيد أرباحك ، لكن سيدفع صاحب العمل سعرًا أعلى. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تصل باستمرار في وقت مبكر للعمل ، فقد يؤدي ذلك إلى دفع أجر إضافي عن العمل الإضافي ، وهو ما سيكون مكلفًا لصاحب العمل وقد يثير تساؤلات.
ماذا يحدث إذا لم تلتزم بالعمل؟
قد يختار أصحاب العمل تنفيذ الإجراءات التأديبية. اعتمادًا على مدى خطورة الجريمة ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحذير شفهي أو تحذير رسمي أو كتابي أو تعليق أو حتى فصل.
خسارة الأجور: يجوز لأصحاب العمل طرح الوقت الذي كان الموظف لا يعمل فيه من أجر الموظف. نتيجة لذلك ، قد ينخفض راتبك.
كيف يعمل نظام الساعة؟
يربط جهاز تسجيل الدخول الموظف بهم من خلال تحديد السمات المميزة لبصمة الإصبع. عند استخدام تتبع الوقت بالمقاييس الحيوية ، يتم حفظ خصائص محددة فقط - وليس بصمات الأصابع - لحماية بيانات الموظف.
وفي الختام
سواء كان عملك يستخدم ساعة زمنية أو نظامًا آخر لتتبع ساعات عمل الموظفين ، فمن الأهمية بمكان التأكد من أن كل شخص يسجل وقته في الدخول والخروج بدقة. وهذا يجعل من الممكن منع أصحاب العمل من دفع أجور العمال مقابل الوقت الذي لم يقضيه في العمل.
تأكد من أن كل فرد في فريقك يفهم البروتوكول ولوائح تسجيل الوقت. ستزيد من فرصك في إكمال الجداول الزمنية بسلاسة ودقة إذا كان كل شيء بسيطًا وواضحًا.
استخدم أفضل الممارسات ، وحدد نظامًا أكثر فعالية لعملك ، وتواصل بوضوح مع موظفيك. ستدير ساعات عملك وتبتعد عن المشكلات المتعلقة بالرواتب أو الحضور.
الأسئلة الشائعة حول الساعة في العمل
لماذا أحتاج إلى تسجيل الدخول والخروج في العمل؟
بمساعدة هذا الإجراء ، يمكن للشركات تتبع ساعات عمل الموظفين ، والتأكد من دقة كشوف المرتبات ، والتحقق من مشكلات مثل العمل الإضافي المستمر أو التغيب المرتفع ، والمزيد.
ما هي الأنواع المختلفة لأنظمة تسجيل الوقت؟
- ساعات الوقت الأساسية
- القياسات الحيوية
- نظام البرمجيات
- تطبيقات الساعة
ما هي فوائد تسجيل الوقت في العمل والخروج منه؟
- أفضل نظام الرواتب
- زيادة المساءلة
- وتحسين الإنتاجية
مقالات ذات صلة
- تسجيل الوقت في الجهاز: كيف يعمل للموظفين
- أفضل 21 نظامًا لساعة الوقت للأعمال الصغيرة (+ خيارات مجانية)
- أفضل أنظمة إدارة الحضور لمكان عملك
- سرقة الوقت: المعنى ، كيفية اكتشافها وكيفية تقليلها
- أهم 6 نصائح للإدارة الفعالة للقوى العاملة
مراجع حسابات
