أنظمة إدارة الحالة هي تطبيقات برمجية تمكّنك من تتبع جميع بيانات العميل المطلوبة لتقديم برامج وخدمات فعالة. بعض الشركات لا تنفذ أو لديها إدارة حالات في شركاتها. تنفيذه سوف ينمو عملك. يوجد ايضا برنامج لشركات الهجرة لكن هذه المقالة ستتخصص في أنظمة إدارة قضايا البرمجيات القانونية لشركات المحاماة.
ما هي أنظمة إدارة الحالة؟
برنامج إدارة الحالة هو نظام رقمي يسمح للشركات بتتبع المعلومات وتخزينها في موقع مركزي أثناء إعداد التقارير عنها أيضًا. تتوفر معلومات الحالة لمجموعة واسعة من المستخدمين ، مما يسمح لأصحاب المصلحة بالتعاون في القضايا وتبادل المعلومات في بيئة آمنة.
يمكن تثبيت نظام إدارة الحالة على شبكة محلية أو يمكن الوصول إليه عبر الإنترنت. يعد برنامج إدارة الحالات المستند إلى الويب هو الأكثر شيوعًا لأنه متاح على مدار 24 ساعة في اليوم وسبعة أيام في الأسبوع ، ويمكن الوصول إليه من أي مكان متصل بالإنترنت. إنها تمكّنك من جمع كميات هائلة من المعلومات التي يمكن الوصول إليها بسهولة وسرعة (أكثر من أنظمة الملفات الورقية أو Excel). يمكنهم أيضًا أتمتة بعض مهام تحليل البيانات ، مما يوفر لك الوقت ويقلل من الأخطاء.
برنامج نظام إدارة الحالة هو أداة رقمية تسمح للشركات بإدارة الحالات. تستلزم إدارة الحالة الاحتفاظ بسجلات مفصلة حول حادثة معينة وتوجيه كل تلك السجلات في مسار محدد. توفر أنظمة إدارة الحالات المختلفة وظائف مختلفة. كما أنها تختلف وفقًا للصناعة التي تهدف إلى دعمها.
أنظمة إدارة القضايا القانونية
أنظمة إدارة القضايا القانونية (LCMS) هي أدوات رقمية تستخدمها مكاتب المحاماة لإدارة وتنظيم القضايا القانونية والعملاء. إنه يتيح سير عمل أكثر انسيابية وفوترة أكثر كفاءة ، وتتبع الوقت ، وعمليات إدارة المستندات ، مما يسمح لك بالتركيز على العمل القابل للفوترة.
يمنحك برنامجها أيضًا نظرة عامة على قضايا مكتب المحاماة والتفاصيل المرتبطة بها ، مثل المواعيد النهائية والمستندات والملاحظات والفواتير وما إلى ذلك. يتم تصنيف برامج أنظمة إدارة القضايا القانونية إلى ثلاثة أنواع. إنهم يفعلون؛
# 1. برنامج إدارة الحالة في مكان العمل
يتم تثبيت الحلول المحلية واستضافتها على الخوادم أو أجهزة الكمبيوتر في مكتبك ؛ هذا يعني أن كل مستخدم نهائي يحتاج إلى ترخيص ، وأنت ، بصفتك مالك مكتب المحاماة ، مسؤول عن جميع جوانب صيانة النظام الأساسي وأمن البيانات والتوافر.
# 2. برنامج إدارة الحالة العامة
تتم معالجة بعض مشكلات الخادم والصيانة التي أثارتها البرامج القانونية المحلية من خلال الجانب المستند إلى مجموعة النظراء لبرنامج إدارة الحالة العام. ومع ذلك ، لا يتم تصميم كل الحلول المستندة إلى السحابة وفقًا لمتطلبات شركة الإصابة الشخصية الخاصة بك.
قد تساعدك حلول برامج أنظمة إدارة القضايا القانونية هذه في بعض جوانب إدارة حالات الإصابة الشخصية الخاصة بك ، ولكنها لن توفر إدارة الحالات المحددة والمخصصة التي تحتاجها.
# 3. برنامج إدارة الحالة الذي يركز على الممارسة
تعتمد أنظمة إدارة القضايا القانونية هذه على السحابة وتركز على الممارسة ، مما يمنحك أفضل ما في العالمين. تعد الإصابة الشخصية مجال ممارسة محددًا ومتخصصًا للغاية ، حيث تتماشى جوانب الحالات على وجه التحديد مع مطالبات الإصابة ؛ يجب أن تعكس برامج إدارة الحالات لشركات محاماة الإصابات الشخصية هذا. يستلزم ذلك مراعاة تدفقات عمل محددة ، ونماذج ، وترتيبات رسوم الطوارئ.
أنظمة إدارة القضايا لشركات المحاماة
يمكن أن تكون مكاتب المحاماة فوضوية إلى ما لا نهاية في بعض الأحيان. يجب على المحامين والمساعدين القانونيين وموظفي الدعم تنظيم وتحليل وإدارة جميع جوانب القضايا المتعددة.
هناك العديد من خيارات أنظمة إدارة القضايا (CMS) المتاحة لشركات المحاماة. يجب عليك اختيار البرامج المصممة خصيصًا لمتطلباتك الخاصة. تختلف كل شركة محاماة عن غيرها ، وقد تختلف تفضيلات المحامين. لحسن الحظ ، هناك خيارات أدناه تتيح لك تخصيص أنظمة إدارة القضايا لشركات المحاماة الخاصة بك وفقًا لمتطلباتك المحددة.
# 1. CASEPeer
تمكّنك أدوات CASEpe المدمجة القوية من تقييم سير عمل مؤسستك باستمرار ، وتحديد فرص تطوير الموظفين ، والتواصل بشكل أكثر فعالية بشأن حالات العملاء ، وزيادة الإنتاجية والنتائج. الغرض منه هو فقط لشركات محاماة الإصابات الشخصية. يتضمن هذا النظام المستند إلى السحابة ميزات تنظيمية وموفرة للوقت مثل:
- أدوات لتتبع الطلبات والعروض والامتيازات والرسوم والتكاليف في التسوية
- طلب اكتشاف مخصص وتتبع الاستجابة
- تقويم متكامل
- قانون التقادم والإخطارات الآلية
# 2. فاين فاين
إنه قابل للتخصيص بدرجة كبيرة ويسمح لك بالاحتفاظ بجميع الملاحظات والمستندات واتصالات العميل والتقويمات في مكان واحد. تشمل الميزات الأخرى:
- يمكن تعدد المستخدمين.
- قدرة العملاء على إرسال الرسائل النصية والبريد الإلكتروني
- إدارة المهام والمواعيد النهائية
- وهو متوافق مع أكثر من 2,000 برنامج.
- خيار جيد لإدارة المستندات.
# 3. أشعل
إنه حل شامل لشركات المحاماة المتوسطة والكبيرة. ومع ذلك ، فهو مبني أيضًا على منصة Salesforce الشهيرة ، والتي يتم استخدامها للأتمتة والتحليلات من قبل العديد من الشركات. ويشمل:
- أمان قوي
- أتمتة المهام
- يمكن تخصيص لوحة القيادة لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية.
# 4. قضيتي
Mycase هو حل برمجي لإدارة الحالات يتضمن إدارة المستندات وتتبع الوقت والفواتير وتحصيل المدفوعات والتقويم. يوفر إصدارًا تجريبيًا مجانيًا لمدة 10 أيام للسماح لك باختبار البرنامج وتحديد ما إذا كان مناسبًا لممارستك أم لا. بعض ميزاته الرئيسية هي كما يلي:
- واجهة مستخدم بسيطة ومباشرة.
- بدلاً من الاضطرار إلى إضافة خيارات ، يتضمن هيكل تسعير بسيط جميع الميزات.
- التوقيعات الإلكترونية غير محدودة.
# 5. كليو مانجمنت
تعد الفواتير وإدارة جهات الاتصال وإدارة المستندات والتقويم والمحاسبة وإدارة المهام والمدفوعات عبر الإنترنت وتتبع الوقت من بين الميزات المتاحة. إنه قابل للتكيف ويقدم حلولًا قابلة للتخصيص للشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء. تشمل النقاط البارزة في Clio ما يلي:
- بوابة العميل لمشاركة المستندات الآمنة.
- تعرض المخططات الزمنية للمسائل القانونية من أجرى التغييرات ومتى تم إجراؤها.
- هناك وحدة منفصلة لإدارة العلاقة بين العميل / العميل.
# 6. أعمال المحاكمة
يُعد Trialworks حلاً مستندًا إلى السحابة تم تطويره بواسطة محامي المحاكمة ويتضمن ميزات مثل تلقي القضايا المتنقلة وإدارة المستندات والتقويم وإدارة المحاكمة. بعض الخصائص المميزة هي كما يلي:
- أدوات موجهة نحو التقاضي
- استنادًا إلى نظام Microsoft Office الأساسي المعروف
- متوفر كبرنامج للاستخدام على شبكة محلية أو كخدمة قائمة على السحابة.
- تتوفر خدمات تحويل قواعد البيانات (كخدمة منفصلة)
تستخدم Law Ruler الآن أنظمة إدارة القضايا لشركات المحاماة ، والتي يمكن الوصول إليها من خلال Office 365 لسير العمل السهل. تتيح لك تحليلات لوحة المعلومات التفصيلية مراقبة حالة الحالة والعملاء المتوقعين وأداء التسويق. تشمل الخصائص الأخرى ما يلي:
- حاسبات التسوية مدمجة.
- رسائل نصية وتذكيرات بالبريد الإلكتروني مؤتمتة
- برنامج الاتصال المدمج الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي
تعمل إدارة الحالات الفعالة على تحسين خدمة العملاء والخدمات القانونية. عندما لا داعي للقلق بشأن الخدمات اللوجستية اليومية لإدارة الحالات ، فلديك المزيد من الوقت لتكريسه لعملائك والعمل على قضاياهم.
برامج أنظمة إدارة الحالة
يتم تبسيط الاستيعاب وتتبع الحالات وإعداد التقارير من خلال أنظمة برامج إدارة الحالة. وهي تركز جميع معلومات الحالة من أجل توفير مصدر واحد للمعلومات المحدثة عن الحالات النشطة. يتضمن برنامج إدارة الحالات الأكثر تقدمًا أيضًا أداة لإعداد التقارير لجميع البيانات المتراكمة لإدارة المخاطر والوقاية منها.
تسمح أنظمة برامج إدارة الحالة لمؤسستك بتخزين جميع بيانات العميل وتتبعها في مكان واحد. يتم تضمين معلومات الاتصال وملاحظات الحالة وجدولة المواعيد والتاريخ واتصالات العميل والفواتير.
متطلبات برامج أنظمة إدارة الحالة
إلى جانب إدارة الحالات البسيطة ، فإن أفضل برامج دعم العملاء تذهب إلى أبعد الحدود. من الواضح أن هذا اعتبار مهم عند اختيار منصة سحابية ، ولكن يجب أن يكون في حده الأدنى بدلاً من الميزة الرئيسية. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب البحث عنها عند اختيار نظام أساسي لخدمة العملاء قائم على السحابة.
# 1. إدارة دورة حياة الحالة القابلة للتخصيص
كل عمل له متطلبات مميزة. يمكن تصميم نظام إدارة الحالات وفقًا لاحتياجات أي عمل تجاري. يجب وضع القواعد المنطقية في مجموعة من الوظائف من أجل التكيف مع الاحتياجات المحددة للمنظمة. تعتبر قوالب النماذج القابلة للتخصيص كبيرة لإنتاج الحالات في الوقت الحقيقي وتخزينها وإدارتها.
# 2. اندماج
يجب أن يكون الحل قادرًا على الاتصال بالأنظمة الخارجية عبر واجهات برمجة تطبيقات مرنة ، مما يسمح للمستخدمين بإنشاء اتصال ثنائي الاتجاه في الوقت الفعلي بين النظام الأساسي والتطبيقات والشبكات ذات الصلة.
# 3. تقدم تحليلي
يجب تقديم التقارير والتحليل الشامل بواسطة الحل. على عكس التقارير التقليدية أحادية البعد ، تمكّنك تحليلات الذكاء التنبئي من اتخاذ إجراء بشأن رؤيتك بشكل أسرع. باستخدام محرك تحليلات قوي ، يجب أن تكون قادرًا على الاتصال والاستعلام عن مصادر بيانات متعددة ، مما يمنحك طرقًا جديدة لتصور بياناتك ومؤشرات الأداء الرئيسية. كل هذا يعني أنه يمكنك توقع الاحتياجات وإجراء التعديلات وفقًا لذلك.
# 4. خدمة العملاء الفردية
تمكن معظم أنظمة إدارة الحالات العاملين في مجال المعرفة من التفاعل مع العملاء عبر القناة التي يختارونها. تعد تطبيقات البريد الإلكتروني والهاتف والمراسلة وبرامج الدردشة الحية جميعها خيارات.
يمكن أيضًا الوصول إلى ملفات تعريف العملاء على الفور ، إلى جانب جميع المعلومات ذات الصلة والتفاعلات السابقة. يمكن أن يشعر العملاء بالتقدير عندما يكون لدى ممثلي خدمة العملاء كل هذه المعلومات في متناول أيديهم.
# 5. منصة مع قنوات متعددة
يعمل نظام إدارة الحالات العالمي مع مجموعة متنوعة من الأجهزة. السجلات آمنة للبيانات ، ويمكن الوصول إلى المعلومات عبر هواتف Android و iOS و Windows والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر. بغض النظر عن الوسيط ، فإن جميع البيانات قابلة للمزامنة على الفور مع قاعدة البيانات المركزية.
# 6. مساعدات الإنتاجية
يجب أن تعمل منصة خدمة العملاء أيضًا على تعزيز الإنتاجية من خلال التشغيل الآلي والتصنيف والسماح لك بالتحديث المجمع وإغلاق العديد من الحالات في وقت واحد.
# 7. بوابات الخدمة الذاتية
يمكن للعملاء الوصول إلى بوابات الخدمة الذاتية لأنهم يستطيعون حل المشكلات بأنفسهم. ومع ذلك ، تشتمل هذه البوابات عادةً على مقالات إعلامية أو صفحة أسئلة وأجوبة أو صفحة مجتمع أو منتدى. هذه البوابات هي أيضًا مكونات مهمة لخدمة العملاء.
ما هي مزايا تطبيق نظام إدارة الحالة؟
وهي تشمل ؛
- خدمة عملاء محسنة وشخصية.
- حل القضية يتسم بالكفاءة بسبب التعاون الفعال
- التحديثات في الوقت الحقيقي والوصول السريع إلى المعلومات
- يتم تمكين الوصول عن بعد من خلال إدارة البيانات المركزية.
- يتم تقليل الأعمال الورقية مع حفظ السجلات الرقمية.
- الشفافية المحسنة ومسارات التدقيق
ما هي الأدوار الخمسة الأساسية لإدارة الحالة؟
يؤدي مدير الحالة الوظائف الأساسية للتقييم والتخطيط والتيسير والدعوة والمراقبة والتقييم بالتعاون مع العميل ومهنيي الرعاية الصحية الآخرين المشاركين في رعاية العميل.
ما المشكلة التي تحلها إدارة الحالة؟
إدارة الحالة هي عملية تعاونية تقوم بتقييم وتخطيط وتنفيذ وتنسيق ومراقبة وتقييم الخيارات والخدمات لتلبية الاحتياجات الصحية للأفراد من خلال الاتصال والموارد المتاحة من أجل تعزيز جودة النتائج الفعالة من حيث التكلفة.
من خلال الدعوة والتقييم والتخطيط والاتصال والتعليم وإدارة الموارد وتسهيل الخدمة ، تساعد إدارة الحالة العملاء في تحقيق العافية والاستقلالية.
ما هي الأنواع الأربعة لإدارة الحالة؟
ضمن هذا التعريف ، تتكون الإدارة الناجحة للحالة من أربعة مكونات رئيسية: الاستيعاب ، وتقييم الاحتياجات ، وتخطيط الخدمة ، والرصد والتقييم. لضمان نجاح العميل ، يجب على مؤسسات الخدمة البشرية من جميع الأحجام تنفيذ هذه المكونات الأربعة بشكل صحيح.
ما هي بعض الأمثلة على إدارة الحالة؟
هم انهم؛
- توجه الموظف
- معالجة المطالبات
- الموافقات والطلبات
- تتبع الأخطاء ورسائل الخطأ
- طلبات الخدمات
ما هو برنامج إدارة القضايا القانونية؟
يمكن لشركات المحاماة أتمتة سير العمل اليومي باستخدام برنامج إدارة القضايا القانونية ، والذي يمكنه رؤية المهام وتتبع الوقت القابل للفوترة وإنشاء تقويم. هذا يساعد الشركات في زيادة الإنتاجية وتعظيم الإيرادات ، وبالتالي توسيع مشاريعهم.
برنامج إدارة الحالة متاح للشراء من قبل الشركات كمكون مستقل أو "الأفضل من نوعه" أو مكونًا متكاملًا لمنصة إدارة ممارسات أوسع (حيث يتم تجميع وظائف إدارة الحالة مع الآخرين ، مثل تطبيقات الفوترة القانونية أو تطبيقات إدارة المستندات القانونية). عادةً ما يتم التعامل مع غالبية العمليات التجارية للشركة ، بما في ذلك المحاسبة وإعداد التقارير وحتى التسويق ، من خلال حلول إدارة الممارسة. على النقيض من ذلك ، تركز أنظمة إدارة الحالة على المتطلبات الداخلية للشركة للتعامل مع بيانات الحالة والعميل وأرشفتها. يمكن أن يختلف تعقيد هذه الأنظمة ، حيث سنناقش بمزيد من التفصيل في القسم أدناه.
يجب على العملاء الذين يشترون برنامج إدارة الحالات المستقل التأكد من اتصال المنتج ببرامج أخرى تستخدمها الشركة ، مثل نظام إدارة المستندات أو نظام المحاسبة القانونية.
ما هو مدير الحالة؟
ينظم مدير الحالة جميع الخطوات التي يجب أن يتخذها حادث أو حدث أو طلب أو تحقيق لتحقيق هدفه أو إيجاد حل. إنهم مسؤولون عن فحص حالة معينة وتخطيطها وتنفيذها وتقييمها والإبلاغ عنها من البداية إلى النهاية.
تشمل مسؤوليات مدير الحالة ما يلي:
- تقييم المخاطر المرتبطة بحادث أو عميل أو موظف معين قبل تسجيله كحالة
- تطوير استراتيجية مخصصة حسب النتيجة المرجوة
- تضمين مساعدة إضافية من متخصصين وخبراء أعمال آخرين في سير العمل ، أو ربط الأشخاص بمقدمي الخدمات الخارجيين
- تتبع الأطر الزمنية للحالة والمعالم وتحديثات الحالة العامة
- تقييم نتيجة القضية وإنشاء تقارير للشركة
ما هي بعض وقائع الاستخدام لإدارة الحالة؟
ظهرت ثلاثة أساليب عمل على أنها مناسبة بشكل خاص لاستراتيجية إدارة الحالة. من بينها ، على سبيل المثال لا الحصر:
- إدارة الحالة الاستقصائية
- إدارة طلب الخدمة
- إدارة الحوادث
هل تتطلب شركتي نظام إدارة الحالة؟
للإجابة على هذا السؤال ، فكر واسأل نفسك:
- ما هي إجراءات التعامل مع الحالات الحالية في مؤسستك؟
- هل يمنحون موظفيك المطلعين الحرية والمرونة التي يحتاجونها لخدمة عملائك بأفضل طريقة ممكنة؟
- هل يتمتع موظفوك بإمكانية الوصول إلى عرض كامل لجميع البيانات التي يحتاجونها لإنهاء مهمتهم ، مما يمكنهم من معالجة المشكلات؟
إذا كانت الإجابة "لا" ، في هذه الحالة ، قد ترغب في التفكير في استخدام برنامج لإدارة الحالات.
وفي الختام
يساعد نظام إدارة الحالات الجيد الشركات على النجاح في جميع جوانب العمل. بدون إدارة الحالات في عملك ، قد تواجه انتكاسات ، وقد لا تنمو شركتك. ومع ذلك ، لتجنب ذلك ، يجب أن يكون لديك نظام جيد لإدارة الحالات. تتناول هذه المقالة معلومات حول "نظام إدارة الحالة".
الأسئلة الشائعة حول أنظمة إدارة الحالة
كم عدد نماذج إدارة الحالة الموجودة؟
بالنسبة للمنظمات غير الربحية ، هناك ثلاثة نماذج رئيسية لإدارة الحالات وسبعة نماذج فرعية إجمالية. من الأهمية بمكان لأي شركة أن تفكر فيها وتحدد كيف يمكن أن يؤثر كل منها على الرفاهية العامة لعملائها.
ما هي المهام الست الأساسية لإدارة الحالة؟
- تحري.
- التقييم.
- تقييم المخاطر
- التخطيط.
- التنفيذ.
- تقييم النتيجة.
كيف يمكنك إشراك العملاء في إدارة الحالات؟
شجع العميل على تحديد أهداف لنفسه. ضع في اعتبارك الإنجازات قصيرة الأجل وطويلة الأجل. تأكد من أنك لا تدفع أهدافك أو أهداف وكالتك تجاه العميل ، بل تشجعه على السعي وراء أهدافه.
مقالات ذات صلة
- أفضل برنامج لإدارة السياسات: 2023 مراجعات
- برنامج تتبع المشروع: مراجعات لأفضل 25 برنامجًا لتتبع المشروع
- برنامج إدارة المحفظة: أفضل برامج الاستثمار في عام 2023
- أنظمة إدارة علاقات العملاء: التعريف ، الأمثلة وأفضل الاستراتيجيات
- محلل أنظمة الأعمال: الراتب ، الوصف الوظيفي ، المهارات ، الدرجة العلمية
- أفضل 15 برنامج تسويق للشركات الصغيرة في عام 2023
مراجع حسابات
