في عالم الأعمال ، هناك أفضل الممارسات وإجراءات التشغيل القياسية وأنواع عديدة من العمليات. تساعد العمليات في الحفاظ على النظام وتوفر قواعد لسير العمل بسلاسة. هم الذين يحافظون على استمرار الأعمال التجارية.
تعد إدارة عمليات الأعمال (BPM) من أهم الأدوات التي يمكن للشركة استخدامها. استمر في القراءة لتتعلم كل ما تريد معرفته عنه ، بما في ذلك تعريفه ، وأنواعه ، وفوائده ، وتطبيقاته.
ما هي إدارة عمليات الأعمال (BPM)؟
إدارة عمليات الأعمال (BPM) عبارة عن مجموعة من أدوات وحلول BPM التي تساعد المؤسسات في تحقيق المرونة من خلال أتمتة العمليات والإدارة والتحسين. الغرض من تقنية BPM هو دفع التحسين المستمر وقابلية التوسع والكفاءة التشغيلية في المؤسسة من خلال تحليل وتحسين وتحسين العمليات التجارية الشاملة للمساعدة في تحقيق أهداف العمل الاستراتيجية ، مثل تحسين إطار عمل تجربة العملاء.
يتم تعريف إدارة عمليات الأعمال (BPM) أيضًا على أنها نظام تنظيمي تتراجع فيه الشركة خطوة إلى الوراء وتفحص كل هذه العمليات بشكل فردي وجماعي. يقيم الظروف الحالية ويقترح مجالات للتحسين من أجل إنشاء منظمة أكثر كفاءة وفعالية.
كل قسم في الشركة مسؤول عن تحويل بعض المواد الخام أو البيانات إلى شيء آخر. قد يكون كل قسم مسؤولاً عن عشرة أو أكثر من الإجراءات الأساسية.
ما هو BPM ليس كذلك
- إدارة عمليات الأعمال BPM ليس جزءًا من البرنامج. تتوفر أدوات BPM للمساعدة في تنفيذ العمليات التجارية القياسية والآلية. HappyFox Workflows ، على سبيل المثال ، يساعد الشركات في أتمتة العمليات التجارية المعقدة ومتعددة الخطوات والمتكررة. من ناحية أخرى ، فإن BPM ليست منتجًا برمجيًا في حد ذاتها.
- إدارة المهام ليست BPM. إدارة المهمة أو المشروع هي إدارة أو تنظيم مجموعة من الأنشطة. يمكن أن تساعد برامج إدارة المشاريع مثل Microsoft Project أو Jira أو Asana أو Trello في إدارة المهام والمشاريع المخصصة. من ناحية أخرى ، تهتم إدارة عمليات الأعمال بشكل أساسي بالإجراءات المتكررة والمستمرة التي تلتزم بنمط أو إدارة عملية يمكن التنبؤ بها.
ماذا تفعل إدارة العمليات التجارية؟
يمكن أن تتسبب إجراءات الشركات السيئة في إحداث فوضى إذا تركت غير منظمة وغير منظمة. لا يرى الأفراد سوى جزء صغير من عملية أكبر. يمكن لعدد قليل من الأشخاص فحص ومعرفة النتائج الكاملة لعملية الأعمال ، بما في ذلك المكان الذي تبدأ فيه وتنتهي ، والبيانات المهمة المطلوبة ، وأي اختناقات وعدم كفاءة.
العمليات الفوضوية غير المُدارة تضر بالأعمال وتؤدي إلى واحد أو أكثر من السيناريوهات التالية:
- ضاع الوقت
- المزيد من الأخطاء الفادحة
- زيادة اللوم
- ندرة البيانات
- الموظفون غير الراضين
يمكن للمؤسسات تحسين عملياتها باستخدام إدارة عمليات الأعمال والتأكد من تنفيذ جميع العمليات بسلاسة.
خطوات دورة حياة BPM لإدارة عمليات الأعمال
الخطوة رقم 1: التصميم
تحتوي معظم العمليات على نموذج لجمع البيانات وسير عمل لمعالجة البيانات. قم بإنشاء النموذج الخاص بك وحدد من سيكون المسؤول عن كل مهمة في سير العمل.
الخطوة رقم 2: قم بإنشاء نموذج
قم بإنشاء تمثيل رسومي للإجراء. إصلاح التفاصيل مثل المواعيد النهائية والشروط لتوفير صورة واضحة لتسلسل الأحداث وتدفق البيانات خلال العملية.
الخطوة رقم 3: اختبر
نفّذ الإجراء عن طريق اختباره أولاً مع مجموعة صغيرة ثم طرحه على جميع المستخدمين. تأكد من أن المعلومات الهامة لا يمكن الوصول إليها إلا لمن يحتاجونها.
الخطوة رقم 4: راقب الأشياء.
راقب العملية أثناء تقدمها عبر خط الأنابيب. لضمان المراقبة الناجحة للعملية ، استخدم المقاييس الصحيحة لتقييم التقدم ، وتحديد الكفاءة ، وتحديد اختناقات العملية.
الخطوة رقم 5: التحسين
لاحظ أي تعديلات يلزم إجراؤها على النموذج أو الإجراء الخاص بك لجعلها أكثر كفاءة أثناء الفحص. ضع في اعتبارك خطوات لتحسين عمليات الشركة.
أفضل ممارسات إدارة عمليات الأعمال
ظهرت العديد من أفضل الممارسات لـ BPM ، وهي طريقة معقدة لتحسين العملية ، بمرور الوقت. يمكن للمؤسسات استخدام الإرشادات التالية لإدارة عمليات الأعمال الخاصة بهم بكفاءة:
# 1. ضع أهدافًا وغايات محددة.
من الأهمية بمكان تحديد النتائج المرجوة للعملية التجارية والتأكد من أن العملية تتماشى مع الأهداف العامة للمؤسسة.
# 2. إشراك أصحاب المصلحة في العملية.
يمكن لإشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين في تصميم وإدارة العمليات التجارية أن يساعد في تأمين عملية الشراء والدعم.
# 3. توثيق العملية وتحليلها
يمكن أن يساعد توثيق إجراءات الأعمال الشركات على فهم كيفية عمل الأشياء ، وتحديد فرص التحسين ، وقياس التقدم بمرور الوقت.
# 4. الاستفادة من نهج النمذجة العملية.
تعد المخططات الانسيابية و BPMN مثالين على مناهج نمذجة العمليات التي يمكن أن تساعد الشركات على رؤية وفهم عملياتها ، فضلاً عن تحديد الاختناقات وأوجه القصور المحتملة.
# 5. مراقبة وتقييم أداء العملية باستمرار
يجب على المنظمات مراقبة وقياس أداء عملياتها التجارية على أساس منتظم ، باستخدام هذه المعلومات لاكتشاف ومعالجة أي عيوب أو صعوبات.
# 6. استثمر في التكنولوجيا لأتمتة العمليات وتحسينها.
يمكن للمؤسسات استخدام الأتمتة والتكنولوجيا لتبسيط عملياتها وتحسينها ، وتقليل الطلب على العمل اليدوي وزيادة الإنتاجية.
# 7. تعزيز ثقافة التطوير المستمر.
يمكن أن يساعد الترويج لثقافة التحسين المستمر الشركات في الحفاظ على رشاقتها وقابليتها للتكيف ، فضلاً عن ضمان أن عملياتها تتطور باستمرار لتلائم الاحتياجات المتغيرة.
ما هي فوائد استخدام إدارة عمليات الأعمال؟
تساعد إدارة عمليات الأعمال المؤسسات في التحرك نحو التحول الرقمي الشامل وتحقيق أهداف تنظيمية أكبر. فيما يلي بعض المزايا الأساسية لتطبيق BPM في عملك:
# 1. مرونة الأعمال المعززة:
لمواكبة ظروف السوق ، يجب تغيير إجراءات العمل الخاصة بالمؤسسة وتحسينها. تمكن BPM الشركات من وقف العمليات التجارية ، وإجراء التعديلات ، وإعادة تشغيلها. يتيح تغيير تدفقات العمل وإعادة استخدامها وتكييفها أن تصبح العمليات التجارية أكثر استجابة ويوفر للشركة رؤى أفضل حول تأثيرات تغييرات العملية.
# 2. تكاليف أقل وعائدات أعلى:
يزيل حل إدارة عمليات الأعمال الاختناقات ، مما يؤدي إلى توفير كبير في التكلفة بمرور الوقت. يمكن أن يؤدي ذلك إلى فترات زمنية أقصر لمبيعات المنتجات ، مما يوفر للعملاء وصولاً أسرع إلى الخدمات والمنتجات ، ويؤدي إلى زيادة المبيعات والإيرادات. قد تقوم حلول BPM أيضًا بتخصيص وتتبع الموارد لتقليل الفاقد وخفض التكاليف وزيادة الإيرادات.
# 3. زيادة الكفاءة:
تكامل العمليات التجارية لديه القدرة على تحسين كفاءة العملية من البداية إلى النهاية ؛ باستخدام المعلومات الصحيحة ، قد يراقب مالكو العمليات التأخيرات عن كثب ويوفرون موارد إضافية حسب الحاجة. تساهم الأتمتة والقضاء على المهام المتكررة في زيادة الكفاءة في عملية الأعمال.
# 4. رؤية أكبر:
يسمح برنامج BPM بالأتمتة مع مراقبة معلمات الأداء المهمة في الوقت الفعلي. يؤدي هذا الانفتاح المتزايد إلى إدارة أفضل والقدرة على تعديل الهياكل والإجراءات بشكل فعال أثناء تتبع النتائج.
# 5. الامتثال والسلامة والأمن:
يضمن نظام BPM الشامل التزام الشركات بالمعايير واتباع القانون. من خلال تسجيل الإجراءات بشكل صحيح وتبسيط الامتثال ، قد تعمل BPM أيضًا على تحسين تدابير السلامة والأمن. نتيجة لذلك ، يمكن للشركات حث موظفيها على حماية أصول الشركة مثل المعلومات الخاصة والأصول المادية من سوء المعاملة أو الفقد أو السرقة.
متى يجب على المؤسسات تنفيذ إدارة عمليات الأعمال؟
فيما يلي بعض الأمثلة على العمليات التجارية حيث سيؤدي نشر BPM إلى تحقيق عائد استثمار مرتفع.
- تتطلب العمليات الديناميكية تعديلات في الامتثال التنظيمي ، مثل التحول في إدارة معلومات المستهلك استجابة للتغيرات في التشريعات المالية أو الخصوصية.
- تتطلب العمليات التجارية المعقدة التنسيق والتنسيق عبر العديد من وحدات العمل أو الأقسام أو الأقسام الوظيفية أو مجموعات العمل.
- عمليات مهمة حرجة قابلة للقياس تعمل على تحسين مؤشر الأداء المهم بشكل مباشر.
- استكمال إجراءات العمل التي تحتاج إلى استخدام تطبيق قديم واحد أو أكثر.
- إجراءات العمل لها استثناءات يجب التعامل معها يدويًا و / أو في الوقت المناسب.
ما هي الأنواع المختلفة لإدارة عمليات الأعمال؟
يتم تصنيف أنظمة BPM وفقًا للغرض الذي تخدمه. الفئات الثلاث لإدارة عمليات الأعمال هي كما يلي:
# 1. BPM مركزية التكامل
بدون الكثير من التدخل البشري ، يتعامل هذا النوع من نظام إدارة عمليات الأعمال مع الإجراءات التي ترتد إلى حد كبير بين أنظمتك الحالية (على سبيل المثال ، HRMS ، CRM ، ERP). تقدم حلول إدارة عمليات الأعمال التي تركز على التكامل عدة موصلات ووصول إلى واجهة برمجة التطبيقات (API) لتمكين إنشاء عمليات سريعة الحركة.
# 2. BPM المرتكز على الإنسان
يشير BPM المتمحور حول الإنسان إلى العمليات التي يقوم بها البشر في الغالب. هذه في كثير من الأحيان العديد من الموافقات والواجبات المنجزة من قبل الأشخاص. تتفوق هذه الحلول في توفير واجهة سهلة الاستخدام وإشعارات بسيطة وتتبع سريع.
# 3. وثيقة تتمحور حول BPM
عندما يكون المستند (على سبيل المثال ، عقد أو اتفاقية) في قلب العملية ، فإن حلول إدارة عمليات الأعمال هذه ضرورية. إنها تسمح بتوجيه المهام وتنسيقها والتحقق منها وتوقيعها أثناء تقدمها خلال سير العمل.
ستكون معظم أنظمة إدارة عمليات الأعمال قادرة على الجمع بين مكونات كل هذه العناصر ، على الرغم من أن كل منها سيتخصص عادةً في مجال واحد.
أمثلة على إدارة عمليات الأعمال
# 1. الموارد البشرية
هل شعرت يومًا أن إجراءات الإعداد لشركتك معقدة وفوضوية بشكل مفرط؟ هل يقوم قسم الموارد البشرية بجعل المرشحين يملأون النماذج الورقية التي ترهقهم؟ هذا بسبب عدم فهم قسم الموارد البشرية لفكرة إدارة عمليات الأعمال (BPM).
يتيح لك استخدام إدارة عمليات الأعمال أتمتة عمليات الموارد البشرية الخاصة بك من البداية إلى النهاية ، مما يوفر لك المال والوقت والنماذج الورقية. فيما يلي بعض الأمثلة عن كيفية مساعدة إدارة عمليات الأعمال لقسم الموارد البشرية في تحسين عملياته:
- الموافقة على الجداول الزمنية للموظفين بسرعة أكبر.
- يمكنك إعداد الموظفين الجدد بسهولة
# 2. مبيعات
في معظم الشركات ، يقضي فريق المبيعات وقتًا طويلاً في التنسيق مع فريق الحسابات المدينة (AR) من أجل تصفية فواتير المبيعات. حتى الأخطاء الصغيرة في الفواتير يمكن أن تعرقل وظائف مندوبي المبيعات المهنية. هذا هو المكان الذي تأتي فيه إدارة عمليات الأعمال ، لأنها تعمل على أتمتة عملية الموافقة على الفواتير ، وتزيل إمكانية حدوث أخطاء يدوية وتوضيحات متبادلة بين البائعين وفريق AR.
فيما يلي بعض الأمثلة حول كيف يمكن لإدارة عمليات الأعمال أن تساعد قسم المبيعات على تبسيط عملياته:
- قلل من طول دورة سير عمل دورة المبيعات.
- يجب إرسال عروض الأسعار والفواتير في الوقت المحدد.
# 3. تمويل
كل يوم ، يغمر فريق الشؤون المالية بالنماذج الورقية ورسائل البريد الإلكتروني لأن أي شيء ينطوي على أموال يجب أن يمر عبرها. على سبيل المثال ، إذا رغب فريق إدارة الأصول في شراء 50 جهاز كمبيوتر ، فإنهم يرسلون عرض أسعار البائع إلى الفريق المالي للموافقة عليه. هذا مثال واحد فقط.
ضع في اعتبارك عدد رسائل البريد الإلكتروني والنماذج الورقية التي يتلقونها من فرق متعددة على أساس يومي. من الصعب عليهم إدارة كل هذه الأشياء بدون وجود نظام. يديرون كل هذا باستخدام برنامج إدارة عمليات الأعمال (BPM). فيما يلي مثالان في القسم المالي حيث تكون إدارة عمليات الأعمال في متناول اليد:
- يمكن الموافقة على طلبات السفر بنقرة واحدة.
- قم بإنشاء تدفقات عمل مخصصة لظروف محددة.
أتمتة إدارة عمليات الأعمال (BPM)
يعد برنامج BPM الاحترافي الذي يشتمل على أفضل التقنيات مثل RPA والذكاء الاصطناعي وتعدين العمليات ، بالإضافة إلى نمذجة العمليات الخالصة ، أساسًا أوليًا لأتمتة عمليات الأعمال الكاملة ، والتي تعد عنصرًا حاسمًا في التحول الرقمي. أدوات تعدين العمليات ، على سبيل المثال ، تكتشف الأتمتة وإمكانية التحسين في وقت مبكر من خلال تمكين الشفافية الموضوعية عبر تقييمات العمليات القائمة على الأدوات.
أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) هي تقنية لأتمتة سير العمل من خلال جعل الروبوتات البرمجية تتولى المهام الرتيبة. تسمح أدوات أتمتة العمليات الروبوتية بإنشاء مواد منظمة لهذا الغرض ، بالإضافة إلى تكوين برامج الروبوت لإجراء المعاملات والتواصل مع الأنظمة الرقمية الأخرى.
يؤدي تطبيق هذه التقنيات الجديدة إلى فوائد تنافسية كبيرة مثل زيادة سرعة العملية وتوفير التكاليف وتحسين جودة العملية واستخدام العمالة بشكل أكثر كفاءة. ومع ذلك ، لتجنب أتمتة المهام غير المجدية ، يجب تقييم نموذج العملية بشكل شامل ، مع تطبيق حلول أتمتة خاصة بالعملية بدلاً من الروبوتات المستقلة الفردية.
يجب أن تحتوي كل تقنية مختصة لإدارة عمليات الأعمال على الميزات التالية:
الآن بعد أن فهمت سبب الحاجة إلى نظام BPM ، إليك قائمة بالصفات التي يجب أن يتمتع بها نظام إدارة عمليات الأعمال الجيد.
- تطبيق رسم تخطيطي للعملية المرئية
- مصمم النماذج بوظيفة السحب والإفلات
- التحكم في الوصول على أساس الأدوار
- دعم للأجهزة المحمولة
- ميزات المسؤول قوية للغاية
- SSO (تسجيل دخول أحادي)
- التوافق مع أنظمة البرامج الموجودة
- التحليلات والتقارير
- أداء قاعدة مستخدم كبير
- مقاييس الأداء للعملية
هل تشبه BPM إدارة المهام أو المشاريع؟
تختلف إدارة عمليات الأعمال عن إدارة المهام (التي تركز على المهام الفردية) أو إدارة المشاريع (التي تتعامل مع التدفقات لمرة واحدة أو التدفقات غير المنتظمة).
إدارة المهام هي عملية ترتيب أو تنظيم مجموعة من الإجراءات التي تنشأ عن المشروع. غالبًا ما تكون هذه التعهدات لمرة واحدة وغير متكررة. يتم استخدام برامج إدارة المشاريع مثل "Microsoft Project" عندما تكون هذه المشاريع جيدة التنظيم ، كما هو الحال في أعمال البناء. تعد Trello و Asana و Kissflow Project أدوات ممتازة لإدارة المهام في المشاريع المخصصة.
تهتم إدارة عمليات الأعمال بشكل أكبر بالعمليات المتكررة والمستمرة التي تتبع نمطًا يمكن التنبؤ به ، بدلاً من إدارة العمليات.
وفي الختام
غالبًا ما تكون العمليات التجارية القابلة للتشغيل الآلي هي تلك التي يتم تشغيلها بواسطة حدث معين. على سبيل المثال ، قد يؤدي تقديم تقرير المصاريف إلى بدء تسلسل محدد مسبقًا للأحداث التي تبلغ ذروتها في حصول الموظف على تعويض في حسابه المصرفي.
في المقابل ، تعد إدارة عمليات الأعمال (BPM) طريقة منهجية لتحسين عمليات الشركة. عندما يتم تنفيذه بنجاح ، يفهم الجميع كيف يمكنهم مساعدة المنظمة على تحقيق أهدافها. هذا يؤدي إلى فريق أكثر سعادة وإنتاجية ، مما يؤدي إلى عملاء أكثر سعادة ، وإيرادات أعلى ، وتكاليف أقل.
- أدوات إدارة العمليات: المعنى ، المجاني ، وأفضل أدوات إدارة العمليات
- أفضل برنامج لإدارة السياسات: 2023 مراجعات
- أتمتة المبيعات: المعنى ، المنصات والفوائد
- أفضل برنامج تسويق للأتمتة: الميزات والأسعار
- قسم التسويق: نظرة عامة ، الهيكل ، الأدوار ، التوقعات (+ نصائح مجانية)
مراجع حسابات
