في هذه الأيام ، يستخدم معظم الناس الوسائل الإلكترونية ، مثل البريد الإلكتروني والرسائل النصية ووسائل التواصل الاجتماعي ، لإجراء محادثات مع بعضهم البعض. قد يبدو قضاء الوقت في وضع القلم على الورق والتأكد من أن خطاب عملك يتبع النمط القياسي قديمًا ، ولكنه أكثر أهمية من أي وقت مضى لرواد الأعمال. يمكن أن يساعدك خطاب العمل المكتوب جيدًا في نقل وجهة نظرك ، سواء كنت تشجع شخصًا ما على قراءة تقرير ، أو تقدم نفسك لعميل محتمل ، أو تُظهر الامتنان. لا تزال الرسائل المكتوبة ضرورية لإستراتيجية التواصل الخاصة بأي شركة صغيرة. في هذه القطعة ، سنوضح لك تنسيق كيفية كتابة خطاب عمل.
ما هي رسالة العمل؟
خطاب العمل هو خطاب رسمي مكتوب بنبرة احترافية ويتم إرساله من شركة إلى أخرى. يمكن استخدام هذه الرسائل للتواصل بشكل احترافي مع العملاء والموظفين وأصحاب المصلحة وغيرهم من الأشخاص. يمكن للأفراد أيضًا استخدامها.
يمكن أن تبرز رسالة العمل المكتوبة جيدًا ، سواء كنت تحاول إبلاغ عميل محتمل عن منتجك ، أو الدخول في شراكة مع شركة أخرى ، أو حث شخصًا ما على حضور الحدث الخاص بك ، أو إرسال رسالة شكر. ومع ذلك ، فإن كتابة خطاب عمل هو مؤشر على الاحتراف والتطور ؛ ومع ذلك ، يمكن أن يكون جهدًا شاقًا إذا لم تكن معتادًا على الفكرة التي يتم توصيلها في الرسالة.
في الواقع ، قد تصيبك فكرة خطابات العمل على أنها قديمة الطراز وأجنبية.
قد تجد نفسك تتساءل عما إذا كان أي شخص لا يزال يستخدم ورقًا ذات رأسية أنيقة ومغلفًا أبيض عاديًا. ربما كان مجرد شيء من الماضي ، مع البريد الإلكتروني والرسائل النصية.
علاوة على ذلك ، ليس هناك من ينكر أن كتابة الرسائل التقليدية لا تزال تخدم غرضًا مهمًا في عالم الأعمال اليوم. في المتوسط ، يتلقى موظف المكتب 100 رسالة بريد إلكتروني يوميًا ، وفقًا للبحث.
يشير هذا إلى أن إرسال بريد إلكتروني إلى صندوق بريد شخص ما بدلاً من صندوق بريده الإلكتروني يزيد من احتمالية قراءة رسالته. يمكن أن تساعدك رسالة العمل المكتوبة جيدًا في التميز عن الآخرين سواء كنت تحاول إبلاغ عميل محتمل عن منتجك ، أو الدخول في شراكة مع شركة أخرى ، أو حث شخصًا ما على حضور الحدث الخاص بك ، أو التعبير عن الامتنان ببساطة.
ما هي أنواع رسائل عمل؟
تعتبر المراسلات التجارية أو "الرسائل التجارية" شائعة. فهي تسهل قدرة المنظمة على فهم وتوثيق تفاعلاتها مع الأطراف الخارجية. عادة ، ترسل الشركات رسائل إلى شركات أخرى. ومع ذلك ، يمكن أيضًا تسليمها إلى العميل أو المورد. يوم الشركة مليء بكتابة خطاب عمل في مجموعة متنوعة من الأساليب.
عادة ما يتبع خطاب العمل تنسيقًا قياسيًا بحيث يكون واضحًا وسهل القراءة. يجب أن تعرف وتتبع هذا الإطار إذا كنت ترغب في التواصل بشكل جيد والحفاظ على المظهر الاحترافي. يتم تمثيل سمعة الشركة في كل نوع من الاتصالات التي ترسلها. لهذا السبب تحتاج إلى التأكد من إعداد خطابات عملك بشكل صحيح. فيما يلي أنواع خطابات العمل:
# 1. خطابات المبيعات
من الآمن أن نقول إن خطابات المبيعات هي النمط الأكثر شيوعًا لرسالة العمل. الهدف من هذه الرسائل هو إخبار الشخص عن عملك وتشجيعه على فعل شيء ما.
لهذا السبب ، فإن السطر الافتتاحي لخطاب المبيعات مهم للغاية لإحداث تأثير. يمكنك تقديم تأكيد قوي أو الرجوع إلى الإحصائيات ذات الصلة. في معظم الأحيان ، يقدم خطاب المبيعات منتجًا أو خدمة للأشخاص الذين لم يستخدموها من قبل. لذلك ، يعد اتباع التنسيق الصحيح لرسالة العمل أمرًا بالغ الأهمية.
العوامل التي يجب مراعاتها أثناء كتابة خطاب المبيعات:
- قم بإنشاء فقرة أولى آسرة.
- ضع عبارة مقنعة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء تشرح ما تأمل أن يفعله العميل.
- الحفاظ على الإيجاز والوضوح.
# 2. رسائل توصية
يتم كتابة خطاب توصية من قبل محترف حول مهني آخر لتأكيد مهاراتهم وأخلاقيات العمل. تُعرف هذه الرسالة أيضًا باسم خطاب مرجعي. يمكن أن يساعد الخطاب المرجعي شخصًا ما في الحصول على وظيفة أو الالتحاق بالجامعة أو التفكير في الحصول على فرصة مهنية أخرى.
فيما يلي مكونات خطاب توصية قوي:
- أهمية الاقتراح: من أجل إثبات مصداقية الكاتب ، يجب أن توضح خطابات التوصية علاقة المؤلف بمقدم الطلب. عادةً ما يتم كتابة خطابات التوصية من قبل شخص يعرف المرشح جيدًا ، مثل زميل في العمل أو مشرف أو معلم أو مدرس.
- فحص مهارات مقدم الطلب: عادةً ما تأخذ التوصية نفسها معظم الخطاب وتقدم تفاصيل محددة عن مؤهلات المرشح وصفاته الشخصية وتطلعاته المهنية ومدى ملاءمته للوظيفة المطروحة. على هذا النحو ، من المهم أن تكون المؤهلات المهنية الموضحة هنا قابلة للتطبيق بشكل مباشر على الوظيفة أو الدورة الدراسية الموصى بها.
- أمثلة: يجب على المؤلف أن يقدم أمثلة ملموسة عن الكفاءة التي أظهرها المرشح خلال وقت عملهم معًا. يمكن الحصول على نظرة ثاقبة حول التأثير الجيد للمرشح على زملائهم وأصحاب العمل السابقين من هذه البيانات.
- الملخص والاستنتاج: يجب أن تعيد الفقرة الختامية من خطاب التوصية تحديد مؤهلات المرشح وتزويد القارئ بمعلومات الاتصال بالكاتب.
# 3. خطابات الشكوى
يعبر خطاب العمل من هذا النوع عن عدم الرضا عن خدمة أو سلعة ، كما يوحي الاسم. من السهل أن تدع عواطفك تحصل على أفضل ما لديك أثناء الحديث عن خدمة أو منتج رديء. يجب كتابة خطاب الشكوى بشكل احترافي وواضح. تريد أن تبرز رسالتك وتجعل من السهل على المستلم الرد بشكل إيجابي ، لذا تأكد من القيام بذلك.
بالإضافة إلى ذلك ، سيكون المستلم أكثر ميلًا لمساعدتك إذا أظهرت تعاطفًا معه في رسالتك.
نصائح لإنشاء خطاب شكوى فعال:
- ركز على النتيجة النهائية أثناء كتابة الرسالة.
- تحدث بحزم ولكن بأدب.
- انتبه لما تبيعه. لا تستخدم الرسالة كمنصة لمهاجمة الكاتب.
- إن التعاطف مع الشخص الآخر قد يساعد في حل مخاوفك بسرعة أكبر.
# 4. خطابات الاستقالة
إذا كنت ترغب في ترك وظيفتك الحالية ، فمن الأدب أن ترسل إلى صاحب العمل إشعارًا كتابيًا. تقبل بعض الشركات إشعار الاستقالة اللفظي ، لكن معظمها يريد منك كتابة وإرسال خطاب عمل كدليل على ترك وظيفتك.
فيما يلي العناصر الشائعة التي يجب ذكرها في خطاب الاستقالة:
- شرح أسباب ترك العمل: حدد استقالتك من الشركة رسميًا في الفقرة الأولى من هذا الخطاب.
- سبب المغادرة: بناءً على الظروف ، قد ترغب في إخبار صاحب العمل بسبب مغادرتك. إن أخذ وظيفة جديدة أو العودة إلى المدرسة أو الانتقال إلى مكان آخر كلها أمثلة.
- التواريخ: اذكر بوضوح يوم انتهاء العمل وتاريخ تسليم الخطاب. ستكون شركتك قادرة على التخطيط بشكل أفضل لمغادرتك والعثور على بديل إذا اتخذت هذا الإجراء.
- الامتنان: أحد الخيارات هو التعبير عن الامتنان لصاحب العمل السابق على الخبرة والمعرفة التي تم الحصول عليها في الوظيفة. هذا عمل احترافي يمكن أن يساعدك في المستقبل عندما تحتاج إلى إحالة من صاحب العمل.
# 5. رسالة اعتذار
البشر مسؤولون عن إدارة الأعمال ، والبشر غير معصوم من الخطأ. من الأهمية بمكان لنجاح الشركة في المستقبل أن يتم التعرف على هذا الخطأ وتصحيحه. اتخذ الخطوة الأولى في رسالتك بقول "كنت مخطئًا". بعد ذلك ، اعتذر بصدق واشرح ما سيفعله عملك لمنع حدوث أخطاء في المستقبل. عند انتهاء الرسالة ، كرر طلب العفو.
عند صياغة خطاب الاعتذار ، ضع في اعتبارك ما يلي:
- اعترف بنواقصك.
- إلى جانب إرسال خطاب اعتذار ، يجب أن تفكر في إجراء التعديلات شخصيًا.
- يجب أن تحتوي الرسالة على تعبير صادق عن الأسف.
- حدد التغييرات أو التعديلات التي سيتم تنفيذها.
# 6. خطابات الإنهاء
خطاب إنهاء الخدمة هو وسيلة مناسبة وفعالة لإنهاء توظيف الموظف. "خطاب الإنهاء" هو مصطلح شامل لخطابات مثل رسائل إنهاء الخدمة وإشعارات إنهاء التوظيف والخطابات التي تُنهي العقود.
عند كتابة خطاب الإنهاء ، تأكد من تغطية ما يلي:
- إخطار تاريخ الإنهاء: في هذه المرحلة ، يجب عليك تزويد الموظف بإشعار الإنهاء وتاريخ الإنهاء الفعلي. هذا يتجنب أي سوء فهم ويمنح العامل الوقت للاستعداد لإنهاء الخدمة.
- أسباب الإنهاء: تجنب أي سوء فهم من خلال الحفاظ على تبريرك لإنهاء الموظف غير الطوعي واضحًا وصادقًا. قدم أمثلة لدعم مطالباتك عندما يكون ذلك ممكنًا.
- التعويضات والمزايا المستقبلية: بعد ذلك ، حدد أي مكافأة نهاية الخدمة أو الامتيازات الأخرى التي سيحصلون عليها عند ترك وظائفهم. يمكن أن يشمل ذلك الراتب أو تعويض الإجازة أو المزايا الأخرى المستحقة ولكن لم يتم استلامها. أبلغهم بما سيحدث لرعايتهم الصحية والتأمين على الحياة وحسابات التقاعد أيضًا. ذكرهم بأي اتفاقيات وقعوا عليها أثناء عملية الإعداد ، مثل اتفاقية عدم الإفصاح أو غيرها من الأعمال الورقية التي قد تؤثر على مكافآتهم ودفع الفوائد.
- الخطوات التالية: في الختام ، يرجى تفصيل الخطوات التالية للموظف. قم بإخطار الموظف بأي من ممتلكات الشركة ، مثل الهاتف الخلوي والكمبيوتر المحمول والمفاتيح وشارات الهوية وبطاقات وقوف السيارات التي يتعين عليهم إعادتها. بعد ذلك ، تأكد من أنهم يعرفون كيفية الاتصال بمندوب الموارد البشرية إذا كانت لديهم أي مخاوف أخرى بشأن رواتبهم أو مزاياهم أو الخطاب نفسه.
تنسيق خطاب العمل
هناك مجموعة متنوعة من المراسلات التجارية التي قد تصادفها أثناء عملك. يمكن أن تستفيد جميع خطابات التغطية وخطابات التوصية وكل شيء بينهما من خطاب عمل مكتوب جيدًا. إذا كنت تريد أن تكون أكثر إقناعًا في كتابتك ، فإن التعرف على بنية وشكل خطاب العمل سيساعدك. ما يلي هو تنسيق خطاب العمل.
# 1. معلومات الاتصال الخاصة بك
يتضمن تنسيق خطاب العمل القياسي عنوان المرسل في الأعلى. إذا كنت لا تستخدم الورق ذي الرأسية ، فيجب كتابة عنوانك في السطر الأول من رسالتك ، فوق التاريخ. إذا كنت تريد إغلاق الرسالة بشكل صحيح ، فسيكون اسم المرسل والمسمى الوظيفي في النهاية بالفعل. مطلوب فقط رقم الشارع والمدينة والرمز البريدي. فيما يلي مثال على كيفية تقديم تفاصيل الاتصال الخاصة بك:
# 2. التاريخ
يتم تضمين تاريخ كتابة الرسالة في سطر التاريخ. إذا كانت رسالتك تتطلب عدة أيام لكتابتها ، فقم بتضمين تاريخ اكتمالها أخيرًا في سطر التاريخ. استخدم تنسيق التاريخ الأمريكي عند التواصل مع الشركات الأمريكية. (يأتي الشهر في المرتبة الأولى في الولايات المتحدة عند كتابة تاريخ. الحادي عشر من حزيران (يونيو) 2001 ، على سبيل المثال).
علاوة على ذلك ، بوصتين لأسفل من أعلى الصفحة ، قم بتدوين التاريخ. قم بضبط التاريخ أو علامة التبويب لليسار في منتصف الصفحة واكتبها ، بناءً على تنسيق الحرف الذي تستخدمه. يتطلب الأخير أن يكون عنوان المرسل مبررًا بشكل صحيح على الورق ذي الرأسية.
# 3. عنوان ورقم هاتف المستلم
يجب أن تضع مسافة فارغة بعد التاريخ على خطاب العمل. يجب إدخال تفاصيل المرسل إليه في سطر جديد. استخدم تنسيق العينة هذا لتقديم بياناتهم:
لعناية [الاسم الأول] ، [اسم العائلة] ، [الاعتماد (الشهادات) أو الدرجة (الشهادات)] ،
يمكنك التواصل معي على [رقم الهاتف] و [عنوان البريد الإلكتروني] و [المدينة] و [الولاية] و [الرمز البريدي].
# 4. فتح التحية
قم بتضمين نفس الاسم الكامل والمسمى الوظيفي للعنوان الداخلي. استخدم الاسم الأول فقط إذا كنت معتادًا على المستلم وعادة ما تشير إليه بهذا الاسم (على سبيل المثال ، "عزيزتي ماري"). في جميع الحالات الأخرى ، استخدم اللقب الشخصي واسم العائلة / العائلة مفصولين بنقطتين. بعد التحية ، تخطي سطرًا.
إذا كنت لا تعرف جنس الشخص ، فاستخدم تحية محايدة ، مثل المسمى الوظيفي له ثم اسمه. إذا لم تتمكن من تحديد جنس الشخص ، يمكنك أيضًا استخدام اسمه الكامل كتحية.
# 5. الجسم
إذا كنت تستخدم تنسيق الكتلة أو الكتلة المعدلة ، فضع مسافة واحدة على الحرف بأكمله وقم بمحاذاة الفقرات إلى اليسار. يجب وضع سطر فارغ بين كل فقرة. ضع في اعتبارك الحاجة إلى الإيجاز أثناء صياغة خطاب العمل. فكر في البدء بتحية حارة ثم ذكر النقطة الأساسية مباشرة في الفقرة الأولى. يجب أن تبدأ الفقرة التالية في إثبات سبب أهمية الحجة الرئيسية. استمر في التبرير في الفقرات التالية من خلال توفير السياق والأدلة. في الفقرة الأخيرة ، يجب أن تعيد ذكر الغرض من الرسالة ، وفي بعض الحالات ، تطلب شيئًا ما.
# 6. ختاما التحية
بعد النص الرئيسي للرسالة ، من الشائع ترك فقرة فارغة ثم اختيار تحية ختامية جيدة. بعض التحيات النموذجية التي يجب استخدامها عند إنهاء خطاب العمل هي:
- بشكل ودي
- بإخلاص
- مع الاحترام لك
- باحترام
- شكراً لك
- تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
# 7. حاويات
قم بتضمين سطر يقرأ "المرفقات" أسفل سطر التوقيع الخاص بك لإعلام المستلم بوجود مواد أخرى ، مثل السيرة الذاتية ، مرفقة بالرسالة. أحد البدائل هو الإشارة إلى محتويات الظرف عن طريق تسمية كل قطعة ورق على حدة. على سبيل المثال ، إذا كنت قد أرسلت عددًا كبيرًا من الأوراق وأردت التأكد من أن المتلقي يقرأها جميعًا ، فقد ترغب في تقديم قائمة بأسمائهم. اقرأ أيضًا خطاب الدعم: كيف تكتب خطاب دعم.
ما هي أجزاء من خطاب العمل؟
على الرغم من أن العديد من أنواع الرسائل المختلفة لها متطلبات تنسيق وتتميز بمحتوى مختلف ، فإن معظم خطابات الأعمال تشترك في بعض العناصر المشتركة. فيما يلي أجزاء من خطاب العمل.
- معلومات الإتصال
- سطر الموضوع
- التحية / التحية
- المُقدّمة
- معلومات مفصلة
- وفي الختام
- التوقيع.
كيف تكتب خطاب عمل
ومع ذلك ، لا تزال الرسائل وسيلة اتصال حيوية في قطاع الأعمال. يمكن أن تساعدك كتابة خطاب تغطية مثير للإعجاب في الحصول على وظيفة. وستحتاج إلى اقتراح جذاب لجعل شخص ما يتحدث في حدث شركتك.
غالبًا ما لا يفهم المحترفون مدى أهمية خطابات العمل المكتوبة جيدًا لأنهم يعتقدون أن هذا النوع من الاتصال قديم الطراز. لهذا السبب ، لا يستطيع غالبية الأفراد إنشاء واحدة بسيطة. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية كتابة خطاب عمل:
- قم بتضمين التاريخ والاسم والشركة والعنوان الخاص بالمستلم.
- يظهر استخدام "عزيزي" أو أي تحية رسمية أخرى أنك تأخذ نفسك وعملك على محمل الجد.
- أنشئ مقدمة آسرة.
- اشرح سبب كتابتك في نص الرسالة الرئيسي.
- يجب أن تختتم رسالتك بطلب واضح لنوع من الإجراء.
- استخدم لمسة نهائية رسمية ، مثل "مع خالص التقدير" ، لإظهار الاحتراف.
- الرجاء وضع توقيعك على الرسالة جسديا.
- املأ معلومات الاتصال الخاصة بك ، بما في ذلك اسمك وعنوانك البريدي ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني.
ما هو الغرض الأساسي من خطاب العمل؟
تُستخدم خطابات العمل عادةً لنقل المعلومات أو إعطاء التوجيهات أو طرح الأسئلة أو إجراء الطلبات أو إرجاع المدفوعات أو إصدار الأوامر أو تقديم المشورة أو إجراء التصحيحات أو طرح أسئلة جديدة. للتلخيص ، يخدم خطاب العمل في المقام الأول: الهدف الأساسي لأي خطاب عمل رسمي هو توفير المعلومات المتعلقة بعمليات الشركة.
وفي الختام
هنا في هذه المقالة ، سوف تتعلم خصوصيات وعموميات صياغة خطاب عمل احترافي. بمجرد أن تتعلم الأنواع العديدة من خطابات العمل والصيغ المختلفة لكتابتها ، ستتمكن من إعداد خطاب احترافي كلما دعت المناسبة لذلك. تعد كتابة الرسائل المهنية أمرًا سهلاً إذا تعلمت التنسيق القياسي لرسالة العمل.
أنت تعرف الآن متى يكون من الضروري كتابة عدة أنواع من خطابات العمل. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام فن الخط الخاص بك بشكل جيد.
الأسئلة الشائعة حول رسالة العمل
ما هو الغرض من خطاب العمل؟
- أكمل الصفقة
- خلق الطلب
- التوسع في الأعمال
- تأسيس العلاقة
- حل المشاكل
ما هي الخصائص التي تحدد خطاب العمل؟
- مدة هذا لا يكاد يذكر.
- الحق في هذه النقطة. إنه يجعل نقاطه واضحة تمامًا ويشجع القارئ على اتخاذ المزيد من الإجراءات.
- يظهر المجاملة.
- النغمة جادة إلى حد ما في جميع أنحاء القطعة.
- إنه خالي من الأخطاء.
إذن ، لماذا نحتاج إلى خطابات عمل ، وماذا يفعلون؟
هناك مجموعة متنوعة من الأغراض لكتابة خطاب عمل ، بما في ذلك طلب المعلومات أو اتخاذ إجراء من المستلم ، أو تقديم طلب مع البائع ، أو تصحيح سوء فهم المستلم ، أو تقديم استجابة فورية ، أو التعبير عن الأسف لارتكاب جريمة ، أو التعبير عن حسن النية.
المشاركات مماثلة
- إلى من يهمه الأمر: كل ما يجب أن تعرفه !!!
- خطاب الإنهاء: التعريف ، وكيفية كتابة واحدة والعينات
- كيفية إنشاء قائمة تسويق عبر البريد الإلكتروني من الصفر في 10 خطوات
- قرض الأعمال الصغيرة: كيفية الحصول على قرض الأعمال الصغيرة
- كيفية كتابة خطاب استئناف: خطوات وأمثلة ونماذج
الرقم المرجعي
