حتى في العالم الرقمي ، لا يزال من المهم الاحتفاظ بنسخة ورقية من مستندات عمل معينة. نريد أن نكون قادرين على الوثوق بالعالم الرقمي ، وفي الغالب نستطيع ذلك ، لكن الأمور تسوء من وقت لآخر. مع توفر النسخ الورقية السبعة التالية لك ، يمكنك الاسترخاء مع العلم أن أهم المستندات لها نسخة احتياطية مادية في حالة عدم حدوث أي شيء لملفاتك الرقمية.
# 1. عائدات الضرائب
الحصول على نسخ ورقية من عائدات الضرائب مهم للغاية. على الرغم من أنه يمكن تدمير سجلات الإقرارات الضريبية غالبًا بعد سبع سنوات ، يجب عليك التأكد من أن لديك نسخًا من الإقرارات الضريبية التي يمكنك الاعتماد عليها منذ لحظة إنشائها.
# 2. الفواتير والإيصالات
إذا كان لديك ما يعتبر عملاً "فعليًا" ، فمن الضروري أن تحتفظ بالإيصالات والفواتير لعدة أشهر على الأقل. بشكل عام ، أمام العملاء ما يصل إلى أربعة أشهر من تاريخ الشراء للاعتراض على معاملة أو تقديم شكوى بطريقة أخرى ، لذلك من المهم جدًا الحصول على نسخ ورقية من هذه الفواتير لمزيد من راحة البال.
# 3. أي مستندات ذات تواقيع أصلية
نظرًا لأن الكثير من الأعمال التجارية أصبحت رقمية بشكل صارم في الوقت الحالي ، فإن النسخ المطبوعة لا تقلق عادةً أو تركز عليها بقدر ما كانت عليه من قبل. ومع ذلك ، فإن التصاريح أو الوثائق الأخرى ذات التوقيعات الأصلية أو الأختام هي أشياء تريد الاحتفاظ بها. بالتأكيد ، يمكنك الاعتماد على النسخ أو التقليد الرقمي ، لكن لا شيء يتفوق على الصفقة الحقيقية.
# 4. الوثائق المطلوبة ليتم عرضها بموجب القانون
عندما تمتلك شركة ، ستكون دائمًا كذلك تخضع للقوانين واللوائح المتعلقة بأوراقك. تراخيص العمل هي أحد الأشياء التي قد ترغب في الحصول على نسخة ورقية منها. من الأسهل بكثير الحصول على نسخة ورقية من الوثائق المطلوبة إذا كان لديك زائر أكثر من البحث في قاعدة البيانات الخاصة بك على الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح الوصول السريع لأي شخص يقوم بإجراء تدقيق.
# 5. أي اتفاقيات تشغيل
اتفاقيات التشغيل تلخص بشكل أساسي من هو المسؤول. إذا حدث أي شيء غير مرغوب فيه ، يمكن أن تساعدك نسخة مادية من اتفاقية التشغيل في الحصول على المساعدة التي تحتاجها في وقت قصير أو بدون وقت وتوضح من يتخذ قرارات العمل الكبيرة داخل الشركة.
# 6. الكشوف المصرفية ومعلومات الرواتب
عند النظر إلى شركة من منظور مالي ، فإن هذه الأنواع من المستندات هي الأكثر أهمية. في حالة حدوث أي تناقضات ، يمكنك الاطمئنان إلى وجود نسخ مادية متاحة لك للاعتماد عليها ، بالإضافة إلى نسخ عبر الإنترنت. لا يجب أن يشغل هذا مساحة كبيرة أيضًا - استخدم ملف طاولة القطع الرقمية وقم بتخزين نسخك في مجلد واحد كبير.
# 7. الوثائق الدولية
على الرغم من أن أنظمة الملفات الرقمية هي القاعدة في معظم الدول الغربية ، فقد لا تكون هي نفسها بالنسبة للبلدان الأخرى ، لذلك من المهم الاحتفاظ بنسخ مادية من أي مراسلات مالية مع دول أجنبية. قد يكون من المفيد الحصول على نسخ رقمية ونسخ مادية فقط لجعل الاتصالات الدولية أسهل قليلاً أيضًا.
كما ترى ، حتى في العالم الرقمي ، لا تزال هناك بعض المستندات التجارية التي من الضروري الاحتفاظ بنسخة ورقية منها - سواء كان ذلك مطلوبًا بموجب القانون ، أو كممارسة جيدة.
