غيّر جائحة COVID-19 الطريقة التي تعمل بها أماكن العمل. مع ارتفاع اتجاه العمل عن بعد والمزيد من العمال الذين يختارون العمل من المنزل أكثر من أي وقت مضى ، تحولت بعض الشركات الكبرى إلى نموذج دائم للعمل من المنزل.
ومع ذلك ، لا تستطيع كل شركة تحمل ذلك ، وكانت هناك محادثات حول أماكن العمل المختلطة.
وفقًا لتقرير هارفارد بيزنس ريفيو ، يخطط أكثر من 90 ٪ من أصحاب العمل لذلك قم بالتبديل إلى نموذج العمل الهجين لموظفيهم. ومع ذلك ، يدعي نفس التقرير أيضًا أنه إذا لم تسر الأمور بشكل إيجابي ، فقد تغير الشركات مسارها وتطلب من الموظفين العودة إلى المكتب بدوام كامل.
ما يعنيه هذا هو أن المكتب التقليدي لن يختفي في أي وقت قريب ، وما زلنا بعيدين عن نظام عمل رقمي بالكامل.
أحد مخاطر العودة إلى المكتب هو الأعمال الورقية المادية التي يتعين على كل شركة التعامل معها. تعتبر ملفات ووثائق المكتب المادية هذه ضرورية لتدفق العمل بشكل فعال.
ومع ذلك ، فإن الفرز عبر المستندات المادية ليس سهلاً مثل كتابة "CTRL + F" أو استخدام خيار البحث على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لذلك ، من الضروري فرز هذه المستندات بكفاءة لتحقيق إنتاجية أفضل في العمل.
إليك بعض النصائح والحيل البسيطة التي ستساعدك في الحفاظ على نظام إدارة ملفات رائع في العمل. باستخدام هذه النصائح ، ستتمكن من العثور على الملف الذي تريده وعندما تحتاج إليه. دعونا نلقي نظرة.
استخدم نظام فرز ملائم
هناك العديد من أنظمة الفرز الموجودة والتي تم تصميمها لتسهيل إدارة الملفات للشركات. إن أبسط طريقة لفرز ملفاتك ومستنداتك هي التأكد من أنها في المكان المناسب وبالترتيب الصحيح بمجرد الانتهاء منها.
تميل الشركات عادةً إلى فرز مستنداتها وملفاتها بترتيب أبجدي ، وهو أسهل شيء يمكن القيام به. إنه نفس النظام الذي تتبعه المكتبات حول العالم لفرز كتبهم. في طريقة الفرز هذه ، يحصل كل نوع من الملفات أو المجلدات على مساحته الخاصة ، سواء على المكتب أو الخزانة.
لا يتعلق الفرز بمدى براعتك في ترتيب الأشياء ولكن إعادة الأشياء إلى حيث تنتمي. ما عليك سوى تسمية ملفاتك أبجديًا ووضعها في المكان الذي تنتمي إليه عند الانتهاء من استخدامها.
استخدم الترميز اللوني للفرز الفعال
لقد ثبت أن الإشارات المرئية هي الأكثر فاعلية ، ونفس أعمال الفرز أيضًا. من أفضل طرق الفرز التي تستخدمها معظم الشركات ترميز الملفات والمستندات بالألوان. قم بتسمية ملفاتك بألوان للدلالة عليها بناءً على الفئة والأهمية. ستكون قادرًا على التعرف بشكل أسرع بهذه الطريقة.
استفد من المجلدات أو المجلدات الملونة لفرز مستنداتك. تعتبر الملاحظات اللاصقة الملونة هي الأفضل لتلوين الصفحات الفردية أو أقسام الملف. يمكنك اختيار أي لون لتمييز مستند أو فئة ملف. استخدم ألوانًا مميزة وجريئة بدلاً من ظلال مختلفة من نفس اللون لإبراز مستنداتك أو ملفاتك.
ضع علامة على المستندات بشكل مناسب
في حالة عدم شعورك بالراحة تجاه الترميز اللوني أو الفرز لسبب ما ، يمكنك استخدام إشارات مرئية أخرى لفرزها. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في وجود طوابع لفئات مختلفة ، مثل ختم معتمد، ختم معلق ، ختم مكتمل ، وما إلى ذلك
يمكنك ببساطة ختم كل ملف في الزاوية لتصنيفه ، والحصول على مساحة منفصلة لكل تصنيف.
هناك شركات في السوق تصنع طوابع مخصصة للأعمال التجارية بأي تصميم أو مادة. حتى أن هناك طوابع ذاتية التحبير ونمطية ، والتي تحتوي على نص أو أبجديات قابلة للاستبدال. ما عليك سوى تغيير النص وختم المستندات وحركها في المجلد أو الملف الخاص بها.
افصل بين المستندات المختلفة
من الجيد دائمًا أن يكون لديك رف منفصل أو مساحة لأنواع مختلفة من المستندات والملفات. مع وجود مسافات منفصلة مثل هذه ، لست مطالبًا بتلوينها أو فرزها بأي طريقة. فقط تأكد من وضع الملف أو المجلد على الرف الصحيح بعد الاستخدام.
إنها تقنية تستخدمها مكاتب الشركات الكبرى والبنوك والمؤسسات التعليمية منذ زمن بعيد. مع عدم وجود قيود على المساحة ، فهذه هي أفضل طريقة لفرز وإدارة كميات هائلة من الملفات والمستندات بشكل فعال. مع وجود مساحة مخصصة لملفات معينة ، يصبح من السهل معرفة مكان البحث.
أخيرًا ، تأكد من عدم الاحتفاظ بالمستندات القديمة والمهملة في نفس الخزانة أو الرف مثل المستندات الحالية. خصص مساحة للأرشيف وضع المستندات القديمة في هذه المساحة.
هذه بعض من أفضل تقنيات إدارة الملفات التي ستساعدك على تحقيق الكفاءة في مكان العمل.
مقالات ذات صلة
