تخضع كل شركة في ولاية أوريغون ، حتى تلك التي لديها شخص واحد فقط ، لقانون الإجازة المرضية للولاية ، والذي يتطلب ما يصل إلى 40 ساعة إجازة مرضية لكل موظف في كل سنة تقويمية. قد تكون الإجازة المرضية غير مدفوعة الأجر حسب حجم وموقع شركتك ، بينما يلتزم بعض أصحاب العمل بتقديم إجازة مرضية مدفوعة الأجر. على الرغم من أن قانون الإجازة المرضية في ولاية أوريغون ليس معقدًا كما هو الحال في ولايات أخرى ، مثل كاليفورنيا ، فلا يزال يتعين عليك التأكد من امتثال شركتك. إليك كل ما تحتاج لمعرفته حول إجازة أوريغون المرضية وقانون PTO.
كيف يعمل قانون الإجازة المرضية في ولاية أوريغون
تُحسب الإجازة المرضية في ولاية أوريغون على أنها ساعة واحدة من الإجازة المرضية لكل 30 ساعة عمل ، بحد أقصى 40 ساعة. يمكنك منح المزيد من الوقت المرضي وفقًا لتقديرك ، ولكن تأكد من أنه ينطبق على جميع الموظفين. للامتثال للوائح الإجازة المرضية في ولاية أوريغون ، يجب أن تكون على دراية بقضايا مثل الإجازات المدفوعة مقابل الإجازات غير المدفوعة ، واستحقاق الموظف ، والاستخدام المصرح به للوقت المرضي ، والجمع بين الإجازة المرضية والإجازة مدفوعة الأجر (PTO).
مقابل الإجازة المرضية المدفوعة مقابل الإجازة المرضية غير مدفوعة الأجر
يجب على أرباب العمل في ولاية أوريغون الذين لديهم عشرة موظفين على الأقل منح إجازة مرضية مدفوعة الأجر. إذا كان لديك ما لا يقل عن ستة موظفين وكان عملك أو أي موظف موجودًا في بورتلاند ، فيجب عليك منح إجازة مرضية مدفوعة الأجر. إذا كان لديك عدد أقل من الموظفين ، فقد تقرر جعل الوقت المرضي غير مدفوع الأجر ؛ ومع ذلك ، فإن جعل الوقت المرضي مدفوع الأجر قد يكون ميزة جذابة لشركة صغيرة.
قد تتغير مستويات التوظيف في بعض الشركات ، وخاصة الأعمال الموسمية التي لا توظف موظفين بدوام كامل طوال العام. إذا كان هذا ينطبق على مؤسستك ، فيجب عليك حساب المتوسط اليومي لأي فترة 20 أسبوعًا في العام السابق. يجب دفع وقتك المرضي إذا كان لدى شركتك متوسط يومي يبلغ 10 موظفين أو أكثر (ستة أو أكثر في بورتلاند).
أهلية الموظف واستحقاقه
يحق للموظفين من جميع الأنواع - بدوام كامل وبدوام جزئي وموسمي - الحصول على ما يصل إلى 40 ساعة إجازة مرضية في السنة من شركتهم. (تتطلب هذه اللائحة من الموظفين بدوام كامل العمل ما لا يقل عن 40 ساعة في السنة ؛ قد يكسب الموظفون بدوام جزئي والموظفين الموسمي أقل.) ومع ذلك ، كما هو الحال مع معظم القضايا القانونية ، هناك استثناءات. عندما لا تكون مضطرًا لمنح إجازة مرضية للموظف ، ضع في اعتبارك السيناريوهات التالية:
- عندما يكون الموظف في إجازة مرضية بموجب قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) ،
- عندما يكون الموظف هو والد مالك الشركة الصغيرة أو زوجته أو ابنه
- عندما يتم تسجيل عامل في برنامج تدريب العمل الفيدرالي أو الحكومي
- عندما يتم تسجيل الموظف في برنامج دراسة العمل
- عندما يكون الموظف متعاقدًا مستقلاً
وفقًا لقانون ولاية أوريغون ، لا يلزمك منح إجازة مرضية فور تعيين موظف جديد. يمكنك مطالبة موظفيك بالعمل معك لمدة 90 يومًا على الأقل قبل أن يكونوا مؤهلين للحصول على إجازة مرضية ، كما يمكنك مع العديد من المزايا الأخرى.
عندما يترك الموظف شركتك ، لا يلزمك دفع أي وقت مرضي متراكم وغير مستخدم ، ما لم يكن لدى مؤسستك سياسة تتطلب منك القيام بذلك. مهما كانت سياسة شركتك ، يجب عليك الالتزام بها في جميع الأوقات.
استخدامات الوقت المرضي المسموح به
قد يستخدم موظفوك الإجازة المرضية لمجموعة متنوعة من الأسباب المعتمدة مسبقًا ، بما في ذلك الرعاية الذاتية والحالات المتخصصة التي يرعون فيها الآخرين.
قد يأخذ موظفوك إجازة مرضية للأغراض التالية:
- المواعيد مع الأطباء
- الشفاء من الاصابة
- المرض أو المرض
- مرض العقل
- الثكل
- العنف المنزلي والتحرش والاعتداء الجنسي والحوادث الأخرى ذات الصلة
يمكن للموظفين أيضًا أخذ إجازة مرضية عندما لا يكونون مرضى أو مصابين من أجل:
- رعاية أحد أفراد الأسرة المريض أو المصاب
- اصطحب أحد أفراد أسرتك لزيارة الطبيب أو فحص الصحة العقلية.
- اعتني بطفل مريض أو مصاب.
- اعتني بشاب أغلقت مدرسته أو رعايته النهارية بسبب حالة طوارئ صحية عامة.
الإجازة المرضية مقابل قانون PTO في ولاية أوريغون
ترغب بعض الشركات في تسهيل الأمور على نفسها من خلال الجمع بين سياسات PTO والإجازات المرضية في سياسة واحدة. يمكنك القيام بذلك طالما أن سياسة PTO الخاصة بك تفي بالحد الأدنى من متطلبات الإجازة المرضية في ولاية أوريغون. هذا لا يعفيك من الالتزام بمنح إجازة إضافية كما هو مطلوب بموجب قانون ولاية أوريغون أو القانون الفيدرالي.
في حين أن دمج سياسات الإجازات في سياسة واحدة واسعة يمكن أن يكون مفيدًا في الولايات التي ليس لديها لوائح مماثلة لوائح أوريغون ، فإننا لا نقترح ذلك في ولاية أوريغون. من المثالي وضع سياسة PTO منفصلة بحيث يمكنك على الفور تعديل سياسة الإجازة المرضية الخاصة بك إذا تغير قانون ولاية أوريغون. في ولاية أوريغون ، قد يكون الجمع بين هذه القواعد مسموحًا به بشرط أن تزود موظفيك بعدد غير محدود من PTO.
المتطلبات الأساسية لصاحب العمل
بالإضافة إلى منح موظفيك وقتًا مرضيًا ، يجب عليك الاحتفاظ بسجلات دقيقة لتراكم أوقاتهم المرضية واستخدامها ، وتزويدهم بمعلومات حول حقوقهم ، وتزويدهم بتحديثات متكررة عن رصيد وقتهم المرضي.
الإشعار والنشر
يُعد وضع ملصقات الامتثال في أماكن بارزة حول مكتبك إحدى الطرق لضمان الامتثال لقوانين التوظيف والموارد البشرية. يتضمن قانون الوقت المرضي في ولاية أوريغون متطلبات مماثلة ، مثل نشر بطاقة الوقت المرضي حيث يمكن للموظفين رؤيتها بسهولة. يجب أن يحتوي الملصق على معلومات أساسية حول حقوق الإجازات المرضية الخاصة بهم.
ومع ذلك ، إذا كانت مؤسستك بعيدة ، يمكنك وضع إشعار على شبكتك الداخلية ، أو لوحة الإعلانات الإلكترونية ، أو حتى إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني على مستوى الشركة. إذا قمت بإصدار نشرة إخبارية داخلية منتظمة ، فقم بتوفير ارتباط إلى ملصق شركتك ، بالإضافة إلى أي احتياجات امتثال أخرى ، في كل رسالة.
بيانات رصيد وقت المرض
يُطلب من أرباب العمل في ولاية أوريغون بموجب القانون تزويد الموظفين ببيانات ربع سنوية توضح بالتفصيل مبلغ الإجازة المرضية التي جمعوها وقضوها. يمكنك إتاحة هذه المعلومات في كل مكان ، وإذا كنت تستخدم برنامج كشوف المرتبات ، فيمكنك تضمينها مع كل كعب رواتب ، بما يلبي متطلبات القانون.
طلب التوثيق
كن حذرًا عند طلب المستندات التي تفيد بأن موظفًا كان غائبًا بسبب مرض أو رعاية فرد مريض من العائلة. في حين أن طلب العمل الورقي عندما يأخذ الموظف إجازة مرضية قد يبدو ذكيًا ، يمكنك القيام بذلك فقط في المواقف التالية:
- إذا تغيب الموظف لأكثر من ثلاثة أيام متتالية ،
- إذا كان من المتوقع أن يكون الوقت المرضي للموظف أكثر من ثلاثة أيام عمل متتالية (جراحة ، علاج طبي) ،
- إذا فشل الموظف في تقديم إشعار مناسب أو معقول بإجازته المرضية (10 أيام إذا كانت متوقعة ، أو معقولة للمرض أو الإصابة) ، فيجوز لصاحب العمل إنهاء توظيف الموظف.
- إذا كان لديك أساس صالح للتشكيك في استخدام الموظف للإجازة المرضية (التغيب الشديد ، وإساءة استخدام PTO) ،
الحصول على أجر الإجازة المرضية وحسابها
عند وضع سياسة إجازة مرضية في ولاية أوريغون ، يجب عليك ضمان الامتثال للقانون من خلال مطالبة الموظفين بتجميع الوقت ودفعه بشكل صحيح. يمكنك تجميع وقت الموظف بطريقتين: المبلغ الإجمالي أو المبلغ المقطوع.
الحصول على إجازة مرضية
كما ذكرنا سابقًا ، يستلزم استحقاق الوقت المرضي حساب ساعة واحدة على الأقل من الوقت المرضي لكل 30 ساعة عمل. يمكنك التوقف عن تجميع الوقت المرضي بمجرد حصول الموظف على 40 ساعة في بنك الوقت المرضي. يمكنك الاستمرار في تجميع الساعات لموظفيك إذا كانت سياسة الإجازات المرضية لشركتك أكثر ليبرالية من معايير الدولة.
حتى إذا طلبت من الموظفين البقاء في العمل لمدة 90 يومًا قبل أن يتمكنوا من الاستفادة من الوقت المرضي ، فإن استحقاقهم يبدأ في اليوم الذي يبدأون فيه. هم مؤهلون لاستخدام الوقت المرضي بمجرد الانتهاء من 90 يومًا كحد أدنى.
بينما يسمح هذا النظام للموظفين بالحصول على إجازة مرضية بناءً على ساعات عملهم ، إلا أنه يتطلب مجهودًا إداريًا إضافيًا. وهذا يزيد أيضًا من احتمال حدوث أخطاء إدارية أو حسابات خاطئة.
إجازة مرضية دفعة واحدة
يستلزم خيار المبلغ المقطوع منح الموظفين إجازة مرضية كاملة يحصلون عليها كل عام في الأول من يناير. ستوفر لك هذه الطريقة الوقت الذي تقضيه في القسم الإداري.
عيب المبلغ المقطوع هو عندما يبدأ الموظفون قبل 1 يناير. ستحتاج إلى تقسيم وقت المرض حسب تاريخ البدء في هذه الحالة. لذلك ، إذا عرضت 40 ساعة من الإجازات المرضية كل عام وبدأ مجند جديد في 1 يوليو (منتصف الطريق من العام) ، فيجب عليك تقسيم وقت المرض إلى النصف أو 20 ساعة. حتى مع هذه الخطوة الإضافية ، نعتقد أن المبلغ الإجمالي هو الطريقة الأفضل والأقل كثافة من الناحية الإدارية لحساب الإجازة المرضية.
حساب الدفع
إذا كانت مؤسستك مطالبة بدفع أجور الموظفين مقابل الإجازة المرضية ، فيجب عليك دفع أجورهم العادية. إذا كان الموظفون بالساعة يحصلون على أجر واحد فقط ، فيجب أن تمنحهم أجرهم المعتاد بالساعة مقابل كل ساعة يتغيبون فيها بسبب المرض. استخدم المتوسط المرجح لمعدلات أجر الموظف بالساعة إذا كان لديهم أكثر من معدل أجر واحد.
يجب أن يُدفع للموظفين الذين يتقاضون رواتب كامل المبلغ المكتسب أثناء الإجازة المرضية. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يتقاضى راتبًا أسبوعيًا قدره 2,500 دولار أمريكي ويأخذ إجازة مرضية ليوم واحد ، فيجب أن تدفع له 2,000 دولار كدخل منتظم بالإضافة إلى 500 دولار ليوم واحد من الإجازة المرضية.
إذا قمت بتعيين موظفين لا يتقاضون راتباً أساسياً ، فيجب أن تدفع لهم على الأقل الحد الأدنى للأجور عن كل ساعة إجازة مرضية يأخذونها. إذا أعطيت الموظفين المفوضين راتباً أساسياً ، فيجب أن تدفع لهم المعدل الذي يساوي أجرهم بالساعة أو الحد الأدنى للأجور ، أيهما أعلى.
في حين أن العمل الإضافي والمكافآت والإكراميات والأجور الأخرى التي تزيد عن المعدل الأساسي للموظف لا تدخل في حسابات رواتب الإجازات المرضية ، فإن الأجر التفاضلي المتغير يفعل ذلك ، لذا تأكد من أنك تحسب بشكل مناسب إذا كان لديك موظفون يندرجون في هذه الفئة.
الاحتفاظ بالموظف
تمكن ولاية أوريغون الموظفين من تحمل ما يصل إلى 40 ساعة مرضية في السنة. يمكن لأصحاب العمل أيضًا الحد من تراكم الإجازات المرضية إلى 40 ساعة في السنة والحد الأقصى لإجمالي رصيد الإجازات المرضية لكل موظف عند 80 ساعة. لديك خيار زيادة هذه القيود حسب تقديرك.
لذلك ، إذا لم يأخذ الموظف أي إجازة مرضية في العام السابق ، يمكنه الاستمرار في العمل لمدة 40 ساعة. يمكنك إيقاف استحقاقها بمجرد إكمال 40 ساعة للعام. إذا استفادوا من الوقت المرضي وانخفض رصيدهم إلى أقل من 80 ساعة ، فيجب إعادة تشغيل استحقاقهم. حتى إذا كان لديهم أكثر من 40 ساعة من الوقت المرضي في نهاية العام ، يمكنك قصر فترة التبييت على 40 ساعة.
الاعتبارات القانونية
قاعدة الوقت المرضي في ولاية أوريغون بسيطة للغاية ، لكنها لا تزال تتطلب الانتباه إلى التفاصيل لتجنب الوقوع في الامتثال. إذا قمت بحساب الدفع بشكل خاطئ أو انتهكت الحقوق القانونية للموظف ، فقد تواجه غرامات وعقوبات حكومية ، بالإضافة إلى دعاوى قضائية للموظفين.
العقوبات والغرامات
الأجور الجزائية قانونية في ولاية أوريغون. قد يؤدي عدم دفع الوقت المرضي للموظف بشكل صحيح إلى دفع أجر جزائي يصل إلى ثمانية أضعاف معدل الأجر المعتاد للموظف. حتى الأخطاء الطفيفة في كشوف المرتبات يمكن أن تؤدي إلى هذه النتيجة الضخمة.
كما تسمح ولاية أوريغون بفرض غرامة قدرها 1,000 دولار على كل مخالفة. لذلك ، إذا كان لديك ثلاثة موظفين يأخذون إجازة مرضية ولكن فريق كشوف المرتبات الخاص بك فشل في حساب راتب الإجازة المرضية بشكل صحيح ، فإن شركتك لن تدين لهؤلاء الموظفين فقط بثمانية أضعاف معدل أجرهم المعتاد عن كل ساعة إجازة مرضية ، ولكنك ستدين بذلك أيضًا. الدولة مدينة بغرامات قدرها 3,000 دولار.
مطالبات الموظفين
أرباب العمل الذين ينتهكون قواعد الإجازة المرضية ، سواء عن قصد أو عن غير قصد ، يواجهون عقوبات شديدة في ولاية أوريغون. يمكن أن تكون دعاوى الموظفين مكلفة للغاية بالنسبة للشركات ، سواء من الناحية المالية أو من حيث السمعة.
عندما يطلب موظف إجازة مرضية ، لا تقم بالانتقام منه أو مضايقته أو تأديبه أو فصله. قد يؤدي اتخاذ أي من هذه الأنشطة إلى مضايقة أو قضية إنهاء غير مشروعة من أحد الموظفين.
قد يكون لديك أساس معقول للتساؤل عن استخدام الموظف للإجازة المرضية إذا كان قد أخذ إجازة طويلة أو أساء استخدام سياسات أخرى. ومع ذلك ، احرص على توثيق هذه المخاوف من أجل الحصول على دليل على وجود مشكلة حقيقية.
الحفاظ على التناسق والاحتفاظ بالسجلات
احتفظ بسجلات دقيقة في جميع المشكلات المتعلقة بالموارد البشرية. الحفاظ على الامتثال القانوني من خلال الاحتفاظ بسجل للوقت المرضي المتراكم الذي يقضيه كل موظف على الأقل كل ثلاثة أشهر. احتفظ بأي سجلات تتعلق بالإجازة المرضية للموظف أيضًا. نظرًا لأنها سجلات طبية ، يجب عليك الاحتفاظ بها منفصلة عن ملف الموظفين العاديين ووضعها في ملف سري مع وصول محدود.
كن عادلاً ومتسقًا مع سياسة الإجازة المرضية الخاصة بك ، سواء من حيث مقدار الوقت الذي تمنحه وكيف تستجيب للموظفين الذين يتغيبون. تذكر أن ما تفعله لموظف واحد يجب أن يتم للجميع.
هل يوجد في ولاية أوريغون قانون إجازة مرضية مدفوعة الأجر؟
يحق لجميع الموظفين في ولاية أوريغون الحصول على إجازة مرضية بموجب قانون الولاية. إذا كان لدى صاحب العمل 10 موظفين أو أكثر (6 أو أكثر إذا كان لديهم موقع بورتلاند) ، فيحق لك الحصول على إجازة مرضية مدفوعة الأجر. وبخلاف ذلك ، فإن الوقت المرضي محمي ولكن لا يتم تعويضه.
ما هو قانون أوريغون الجديد للإجازة المرضية؟
سيُطلب من الشركات الخاصة التي لديها موظف واحد أو أكثر في ولاية أوريغون توفير ما يصل إلى 12 أسبوعًا من الإجازة المدفوعة خلال فترة 12 شهرًا تبدأ في 1 يناير 2023.
هل تنقلب الأيام المرضية في ولاية أوريغون؟
نعم ، يتعين على الشركات بموجب القانون السماح للموظفين بترحيل ما يصل إلى 40 ساعة من الإجازات المرضية غير المستخدمة إلى العام المقبل.
هل يمكن لصاحب العمل أن يسأل لماذا تتصل بالمرضى؟
إذا اتصل العامل بالمرض ، فيجوز لصاحب العمل الاستفسار عن سبب غيابه.
هل يمكنهم قول لا إذا اتصلت بالمرض؟
سواء أحببوا ذلك أم لا ، يجب على الرؤساء ألا يرفضوا طلبك للحصول على إجازة مرضية.
ختاما،
معظم الشركات قادرة على تجنب انتهاك قانون الإجازة المرضية في ولاية أوريغون. للتأكد من أنك جزء من هذه المجموعة ، اعرف وفهم ما يجب عليك تقديمه لكل موظف وكيفية تجنب أي مشاكل.
مقالات ذات صلة
- كيفية إنهاء العمل: طلب إجازة الغياب
- منح الأعمال الصغيرة في أوريغون: أفضل قوائم 2023 (دليل كيفية التقديم)
- ضريبة الدخل في أوريغون: كل ما يجب أن تعرفه
- عقد الموظف: أمثلة ودليل ونموذج
مراجع حسابات
