نظرًا لأن الرسائل الرسمية تعتبر سجلات رسمية ، يجب كتابة الرسائل الرسمية بعناية. يختلف مفهوم الخطاب الرسمي من نواحٍ عديدة ويتم تقديمه في هذا المنشور ، إلى جانب إرشادات لصياغة الخطاب. لذلك ، من خلال معرفة المزيد عن الأشياء التالية ، يمكنك تحسين مدى جودة كتابة الرسائل الرسمية. في هذا المنشور ، ستتعرف على الأنواع المختلفة للرسالة الرسمية ، وتنسيق الكتابة لحكومة الولايات المتحدة الأمريكية ولأغراض الطلب
تنسيق الرسالة الرسمية
يتم كتابة الخطاب الرسمي بنبرة رسمية جيدة التنظيم ويتبع قواعد معينة لكيفية تنسيقه. تعد الكتابة إلى مدير ، أو مدير موارد بشرية ، أو موظف ، أو مدير كلية أو مدرسة ، أو مدرس ، وما إلى ذلك ، إحدى الطرق المهنية لاستخدام هذه الرسائل. ولكن لأسباب خاصة ، لا نرسل رسائل رسمية إلى أصدقائنا أو عائلتنا أو غيرهم من الأقارب المقربين.
عند كتابة خطاب رسمي ، يجب الالتزام ببعض القواعد. بالإضافة إلى ذلك ، يجب كتابة الحروف بأسلوب رسمي للغاية. سيتم إرسال محتوى الرسالة بطريقة رسمية بسبب التنسيق المستخدم. لنقل الفكرة التي تريد إيصالها للقارئ ، يجب كتابة كل جملة بعناية.
أنواع الخطابات الرسمية
هناك العديد من أنواع الرسائل الرسمية ، كما قيل سابقًا ، وهي مقسمة عادةً إلى الفئات التالية:
- الرسائل التجارية
- طلب خطابات
- رسائل إلى الصحف
# 1. رسائل عمل
يجب أن تكون كتابة الأعمال مختصرة ودقيقة ومباشرة. لا مكان للقصة في خطاب العمل. قبل أن تبدأ في كتابة خطاب عمل ، هناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار.
- استخدم اللغة اليومية العادية للتعبير عن حجتك بوضوح بدلاً من المصطلحات المبهرجة أو العدوانية للغاية.
- لا تستخدم أبدًا لغة خاصة بالصناعة في خطاب العمل.
- يجب استخدام الاختصارات بأقل قدر ممكن.
- يتم استخدام العديد من تنسيقات العناوين ، اعتمادًا على المستلم والغرض من الرسالة.
- عند تقديم طلب كتابيًا ، يجب أن تتوخى أقصى درجات الحذر لتحديد العناصر المطلوبة بوضوح وإيجاز ، بالإضافة إلى الجودة والكمية المرغوبة.
- عند الرد على خطاب عمل ، لا تنس أبدًا تضمين التاريخ والمراجع (إن وجدت).
تتضمن الرسائل الرسمية / التجارية رسائل من أصحاب العمل إلى الموظفين وكذلك على العكس من ذلك ، ورسائل لطلب العناصر واستبدالها ، وخطابات ذات أهمية بالغة لمسؤول في منصب أعلى ، وخطابات شكوى ، وما إلى ذلك.
# 2. خطابات الطلب
تتضمن خطابات التطبيق النموذجية خطابات طلب التوظيف. قبل كتابة خطاب الطلب وبعده ، تأكد من دقة التفاصيل التالية:
- ابدأ دائمًا بمقدمة موجزة تشير إلى ما إذا كان مقدم الطلب يستجيب لإعلان عبر الإنترنت أو إعلان عن مهمة مطبوعة.
- قم بتضمين عمر مقدم الطلب والتعليم والتاريخ الوظيفي.
- ستظهر لصاحب العمل أنك تريد حقًا العمل في تلك المنظمة المعينة بإخبارهم بذلك.
- قدم المراجع أيضًا حتى تتمكن الشركة من تحديد مستوى الموظف الذي تريده.
يجب أن تتبع خطابات التوظيف هيكل الخطابات الرسمية أو التجارية المناسبة.
# 3. رسائل إلى الصحف
يجب أن تكون هذه الرسائل دائمًا موجهة إلى "المحرر" ويجب أن تكون موقعة "لك بإخلاص". تثير الرسائل الموجهة إلى المحرر قضايا يجب لفت انتباه السلطات العليا إليها. يجب أن تكون هذه الرسائل صادقة ومهنية. تأكد من صحة اسمك وعنوانك ، وأنك تكتب الخطاب لسبب محترم. لن تطبع أي صحيفة خطابات مجهولة المصدر.
تنسيق الخطاب الرسمي الحكومي
للتعبير عن آرائك بشكل فعال حول الأمور التي تؤثر على مجتمعك أو ولايتك أو أمتك ، اكتب خطابًا إلى أحد أعضاء الحكومة. يمكن العثور على العنوان البريدي الرسمي للقائد المطلوب عبر الإنترنت. نظرًا لأن آداب التعامل المناسبة تختلف من مسؤول إلى مسؤول ، فقم بإجراء بحثك على البروتوكول الخاص بالمسؤول المحدد الذي ترسل إليه الخطاب. فيما يلي تنسيق كتابة خطاب رسمي حكومي:
# 1. معالجة الرسالة
في تنسيق كتابة خطاب حكومي رسمي ، يجب أن يذكر الشخص الذي تخاطبه بالرسالة. هنا ، قم بتضمين اسم الممثل والمسمى الوظيفي والعنوان البريدي. اكتب الحرف بدقة وبشكل مقروء في منتصف الظرف. ثم ختم المغلف. ضع ختمًا في الزاوية العلوية اليمنى من الظرف. إذا كنت تتوقع ردًا من هذا المسؤول الحكومي ، فيرجى كتابة اسمك بالكامل وعنوان المرسل في الزاوية العلوية اليسرى من الظرف.
# 2. مراقبة السلوك المناسب
يجب أن تبدأ رسالتك بشكل صحيح مع التحية ويجب أن تنتهي بشكل مناسب أيضًا. اعتمادًا على مستوى الحكومة ، قد يوظف هذا الشخص فريقًا من الأمناء للبحث في صندوق بريده عن المراسلات المهمة. استخدم الاسم الأخير للممثل والمسمى الوظيفي عند مخاطبته. ومع ذلك ، إذا كان هناك شخص واحد فقط في هذا المنصب ، فلا يمكنك مخاطبته إلا من خلال ألقابه (على سبيل المثال ، رئيس مجلس النواب ، أو رئيس البلدية ، أو الرئيس). يجب عليك استخدام الاسم الأخير لتوضيح من تتحدث إليه إذا كان هناك أكثر من شخص يشغل منصبًا في نفس الوقت (مثل عضو في مجلس الشيوخ أو قاضٍ أو ممثل).
قم ببعض الأبحاث واكتشف كيف وجه أشخاص آخرون رسائل إلى هذا المسؤول الحكومي المحدد. تقدم بعض مجموعات النشطاء ومواقع العرائض في الواقع إرشادات شاملة حول كيفية الاتصال بصانعي القرار الرئيسيين لسبب معين. بالإضافة إلى ذلك ، قد تتمكن من إرسال بريد إلكتروني إلى الممثل.
# 3. كتابة رسالة مقنعة
قبل إرسال رسالتك ، تأكد من أن هذا المسؤول الحكومي لديه سلطة التصرف بناءً عليه. لا تطالب بإفراط. لا تطلب أبدًا من موظف حكومي إكمال مهمة لا علاقة لها بمجال عمله. بعد التراجع ، فكر فيما إذا كانت هناك طريقة أفضل لحل مشكلتك.
اعتمادًا على أقدميتهم ، قد يتلقى الموظفون الحكوميون عشرات إلى مئات الرسائل يوميًا. قد يقوم المسؤول حتى بتوظيف خبراء فرز الرسائل لتحديد الرسائل القليلة المختارة التي تصل إليهم بالفعل. في رسالتك ، كن متفهمًا وموجزًا وحديثًا. في سطر الموضوع أو الجملة الأولى ، قم بالإشارة إلى موضوع مدرج على جدول أعمال المسؤول.
تأكد من أن رسالتك مناسبة. هل تحتاج حقًا إلى التنفيس ، أم أنك مجرد درامي؟ يرجى أن تكون مؤدبًا ومختصرًا قدر الإمكان في طلبك. لا تكن مسيئًا أو مبتذلاً. ينتشر الاحترام بسرعة.
تنسيق الرسالة الرسمية للطلب
نظرًا لأن خطاب الطلب الرسمي هو اتصال عمل رسمي ، فيجب تنظيمه بصيغته. ابدأ الخطاب بتقديم نفسك واستخدام التحية المناسبة للمتلقي. لتمرين ذاكرة المستلم ، اذكر اسمك وقسمك وأي تفاعلات سابقة قد تكون لديك معهم. يمكنك الاستمرار في مناقشة القضية والهدف من الرسالة. استخدم لغة ومفردات واضحة في المقدمة.
استخدم دائمًا ورقة ذات رأسية احترافية عند كتابة طلب عمل. إذا لم يكن بالقرب منك ، فاكتب اسم شركتك وعنوانك ورقم هاتفك في أعلى منتصف الصفحة. اتبع هذا التنسيق لكتابة خطاب طلب رسمي:
# 1. يجب إضافة التاريخ والعنوان.
في خطابات الأعمال ، تكون الرؤوس عادةً هي التاريخ والعنوان. قم بتضمين اسم المستلم والمسمى الوظيفي والعنوان أولاً. يجب وضع كلتا بتات المعلومات إلى اليسار. يمكن كتابة التاريخ بعد عنوان المستلم أو في الجزء العلوي الأيسر من الرسالة. قد تضطر إلى الالتزام بالتنسيق إذا كان قياسيًا في العمل.
# 2. قم بتضمين الاقتباس والموضوع.
سطر واحد تحته ، أضف الرقم المرجعي والموضوع. يعد سطر موضوع خطاب العمل أمرًا بالغ الأهمية لجذب انتباه القارئ وقيادته إلى محتوى نص الرسالة. اجعلها مختصرة — لا تزيد عن ست إلى ثماني كلمات.
# 3. تحية
أدخل تحية في هذا المجال. يتفق معظم الناس على أن جميع المراسلات التجارية يجب أن تبدأ بكلمة "Dear". إذا كان المتلقي من كبار المديرين التنفيذيين ، يمكنك أيضًا استخدام محترم. استخدم دائمًا الدكتور ، أو السيد ، أو السيدة ، أو السيدة عند مخاطبة المتلقي بطريقة احترافية. بعد التحية ، استخدم الاسم الثاني للشخص.
# 4. اكتب المقدمة
في الفقرة الافتتاحية ، قد تحدد هويتك وعملك. في السطر التالي ، دع المتلقي يعرف ما إذا كنت قد تحدثت إليه بالفعل. ضع طلبك في الفراغ بعد ذلك. يمكن أن تشكل الفقرة الافتتاحية ثلاث أو أربع جمل.
# 5. أضف فقرات أخرى.
قد تحتوي هذه الجمل أيضًا على تفاصيل الطلب. إذا كانت هناك حاجة إلى معلومات إضافية لدعم طلبك ، فيمكنك تضمينها في فقرات منفصلة أو في سطر واحد. على سبيل المثال ، أود أن أطلب إجازة لمدة ثلاثة أيام من [تاريخ] إلى [تاريخ].
# 6. قم بتضمين ملخص
بعد تبرير شامل للطلب ، يمكنك إضافة المزيد من المعلومات ذات الصلة. قد تذكر شيئًا على غرار ما نريد أن نسمع منك في أقرب وقت ممكن لأن هذه أولوية بالنسبة لنا. إن قول ، "اسمحوا لي أن أعرف إذا كنتم تريدون أي معلومات إضافية ،" مقبول بنفس القدر. تجنب استخدام الكلمتين "الآن" و "اعتبر هذا أمرًا ملحًا".
# 7. أضف اشتراكًا
نظرًا لحقيقة أنه يدعم النغمة الرسمية للخطاب ، يعد هذا عنصرًا مهمًا في خطاب العمل. ضع عبارات مثل "شكرًا لك" و "مع احترام صادق" و "عباراتك" في جملك. تجنب قول أي شيء مثل "وداعا الآن" أو "أراك" في بداية المحادثة.
# 8. ضع توقيعك
وقع اسمك بشكل مقروء وكامل. في خطابات الأعمال ، وخاصة الصفحة الأولى ، تجنب استخدام الأحرف الأولى. يجب أن يظهر اسمك الكامل بخط عريض بعد التوقيع.
# 9. إشارة إلى المرفقات
إذا كنت تقوم بتضمين أي وثائق داعمة ، أضف Encl: إلى اليسار. يمكن ترقيم المواد المرفقة. تأكد من أن المرفقات بالترتيب الصحيح ، كما هو محدد في الرسالة.
تنسيق الرسالة الرسمية الولايات المتحدة الأمريكية
إذا لم تكن قد كتبت خطاب عمل من قبل أو قمت بذلك بشكل دوري ، فقد يكون من المخيف أن تكتبه بشكل صحيح. عند التقدم لوظيفتك الأولى ، على سبيل المثال ، قد يُطلب منك كتابة خطاب تغطية. في الولايات المتحدة الأمريكية ، يعد تنسيق الكتلة الكامل وتنسيق الكتلة المعدل هما الأسلوبان الأكثر استخدامًا لمراسلات الرسائل الرسمية.
- تنسيق الكتلة الكامل: يتم محاذاة كل مكون من حرف مكتوب بالكامل في كتل إلى اليسار ، ويمثل الهامش الأيسر بداية كل سطر. استخدم هذا النمط إذا لم تكن متأكدًا لأنه أكثر رسمية.
- تنسيق الكتلة المعدل: يستخدم تنسيق كتلة معدل مع نقل بعض مكونات الحروف إلى اليمين. في هذه الأيام ، تتطلب غالبية المواقف هذه الطريقة.
دعنا نقسم تنسيق كتابة خطاب رسمي إلى المسؤولين في الولايات المتحدة ، لكل من تنسيق الكتلة الكامل والمعدل:
# 1. اختر بين "Full Block Format" و "Modified Block Format".
لا ينبغي الجمع بين أي من هؤلاء. الكتلة الكاملة ، حيث يتم محاذاة كل شيء إلى اليسار ، هي الأكثر رسمية من التنسيقين. ومع ذلك ، في العصر الحديث ، تعمل الكتلة المعدلة ، حيث يتم نقل بعض الأجزاء إلى اليمين ، بشكل جيد في معظم المواقف.
# 2. يجب أن يتضمن عنوانك.
للحصول على تنسيق كتلة كامل وتنسيق كتلة معدل ، يجب أن يكون عنوانك على اليسار. ضع علامة تبويب على النص بدلاً من تبريره لليمين.
# 3. يشمل التاريخ.
بغض النظر عن التنسيق الذي تختاره ، يجب أن يكون التاريخ مضبوطًا على اليسار وأن يتم وضعه أسفل العنوان مباشرةً. أشر إلى "15 مايو 2008" كتابةً.
# 4: قد ترغب في إضافة خط مرجعي
اكتب "Re:" قبل السطر المرجعي إذا كنت تكتب إلى شركة كبيرة أو إذا تم توجيهك للقيام بذلك. اترك سطر الموضوع إذا كنت تستخدم سطرًا مرجعيًا.
# 5. يجب أن يحتوي على اسم المستلم وعنوانه.
في جميع الأشكال ، يجب ترك هذا الأمر مبررًا. في حالة انفصال الرسالة عن الظرف ، من الضروري ذكر الاسم الكامل والعنوان (وهو ما يحدث عادة في مكتب كبير). تأكد من وضع اسم المستلم وعنوانه بحيث يمكن رؤيتهما في النافذة إذا كنت تستخدم مغلف نافذة.
# 6. قم بتضمين التحية.
يجب أن يأتي القولون بعد التحية ، والمعروف أيضًا باسم التحية. (على سبيل المثال: "عزيزي السيد جونز: دافع دائمًا عن اليسار".
# 7. ضع في اعتبارك تضمين سطر الموضوع
يتزايد استخدام سطور الموضوع ، على الرغم من أنها غير مطلوبة. يجب أن يوضح سطر الموضوع للقارئ ماهية الرسالة بمجرد إلقاء نظرة خاطفة عليها. في تنسيق الكتلة المعدل ، يمكن ضبطه إلى اليسار أو توسيطه.
# 8. اكتب الرسالة بنفسها.
يجب أن يكون نص رسالتك مضبوطًا على اليسار ، ومباعدًا واحدًا ، ومائلًا (بجميع التنسيقات). بدلاً من ترك مسافة بادئة للفقرات ، استخدم سطرًا فارغًا بينها. استخدم لهجة رسمية عند كتابة المراسلات التجارية.
# 9. يجب أن يكون له إغلاق مناسب.
استخدم ختامًا رسميًا معروفًا مثل "مخلص لك" أو "مع أطيب التحيات" لإنهاء رسائلك (خيار جيد لشخص تعرفه بالفعل). هذا متبوع بفاصلة.
# 10. ”أضف اسمك
في الفقرة الأخيرة ، اكتب اسمك بعد ترك مساحة لتوقيعك. يمكنك إضافة المسمى الوظيفي واسم صاحب العمل إلى السطر الموجود أسفل اسمك ، إذا كان ذلك مناسبًا.
ما هو شكل الخطاب الرسمي؟
يجب تضمين عنوان المرسل ، والتاريخ ، وعنوان المستلم ، والموضوع ، والتحية ، ومحتوى الرسالة ، ونهاية المجاملة ، وأخيراً التوقيع بالاسم (بأحرف كبيرة) والتسمية في خطاب احترافي.
ما هو أفضل تنسيق لرسالة رسمية؟
تنسيق الرسائل الرسمية:
- عنوان المرسل.
- البيانات.
- اسم / تسمية المرسل إليه
- عنوان المرسل إليه.
- تحية.
- موضوع.
- الجسم [المحتوى والمقدمة والاستنتاج]
كيف تبدأ خطاب رسمي رسمي؟
"عزيزي السيدة أو السيد اسم العائلة" ، تحية نموذجية مستخدمة في المراسلات التجارية. يمكنك استخدام ذلك في التحية إذا كنت تعرف أسماءهم الأولى والأخيرة.
ما هي الأنواع الأربعة للرسائل الرسمية؟
تنسيقات الرسائل الرسمية:
- الاستفسار رسالة
- خطاب طلب.
- رسالة شكوى
- خطاب الرد على الشكوى.
- خطاب تسويقي.
- خطاب بيع.
- خطاب الاسترداد
ما هي الأجزاء السبعة للرسالة الرسمية؟
يتفق معظم الخبراء على أن خطاب العمل يتكون من المكونات السبعة التالية:
- عنوان المراسلة.
- البيانات.
- موقع المستلم.
- تحية
- الجسم.
- التوقيع والختام.
- حاويات.
مقالات ذات صلة
- إلى من يهمه الأمر: كل ما يجب أن تعرفه !!!
- خطاب عرض الوظيفة: كيفية كتابته ، والقالب ، وما لا يجب فعله
- خطاب الدعم: كيف تكتب خطاب دعم
- لماذا تعد كتابة رسائل الأعمال مهمة جدًا في عالم اليوم؟
- فئات نفقات الأعمال: أفضل فئات نفقات الأعمال لعام 2023 التي يجب مراعاتها
مراجع حسابات
