يُعرف الإجراء الذي وضعته الشركة لأرشفة البيانات لتلبية متطلبات الامتثال التشغيلية أو القانونية بسياسة الاحتفاظ بالبيانات ، والمعروفة أيضًا باسم سياسة الاحتفاظ بالسجلات. يمكن أن يكون استخدام نموذج لسياسة الاحتفاظ ببيانات السوق الذي يوفر بنية يجب الالتزام بها عند إنشاء السياسة مفيدًا لبعض المؤسسات. تحدد سياسات الاحتفاظ بالبيانات المتعمقة مبررات العمل للاحتفاظ ببيانات معينة بالإضافة إلى ما يجب فعله بها عندما يحين وقت التخلص منها. تعد Google و Microsoft و Apple و Twitter و Instagram أمثلة جيدة للشركات التي لديها سياسة جيدة للاحتفاظ بالبيانات تفيد الجميع. يجب عليك أولاً تحديد متطلبات سياسة الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بك قبل إنشاء أفضل الممارسات.
سياسة الاحتفاظ بالبيانات
يُطلق على الإجراء المعمول به للحفاظ على المعلومات من قبل شركة ما سياسة الاحتفاظ بالبيانات ، والتي تُعرف أيضًا باسم سياسة الاحتفاظ بالسجلات. على الرغم من ضمان السليم إدارة البيانات بموجب القوانين واللوائح القانونية المعمول بها ، فإن الهدف الرئيسي لسياسة الاحتفاظ ببيانات السوق ، كما أنها طريقة رائعة لتعزيزها إنتاجية داخل شركتك. تحدد سياسة الاحتفاظ ببيانات السوق كيفية قيام كل مؤسسة بجمع بيانات العملاء واستخدامها وتخزينها وحذفها في النهاية.
عادةً ما يتم تضمين جدول زمني للاحتفاظ بالبيانات أو إرشادات محددة للاحتفاظ بالبيانات في مثل هذه السياسات. تضع سياسة الاحتفاظ ببيانات السوق القياسية إرشادات دقيقة حول كيفية قيام الشركة بتخزين البيانات والوصول إليها وتجاهلها.
عناصر سياسة الاحتفاظ بالبيانات
# 1. المعلومات التي تجمعها
حدد البيانات التي يجب أن تجمعها في سياستك وأبلغ العملاء أو المستخدمين بممارسات جمع البيانات التي تستخدمها شركتك. سيحدد هذا نوع عملك ونوع عملك.
# 2. حقوق وامتيازات المستخدم
يمكن لكل من المستخدمين الداخليين والخارجيين الاستفادة من سياسات الاحتفاظ بالبيانات. تؤكد السياسة المصممة جيدًا أيضًا على حقوق المستخدمين ، بما في ذلك كيف يمكنهم طلب حذف بياناتهم من خوادم الشركة ومدة الاحتفاظ بها في الملف. يحق للمستخدمين تعديل معلوماتهم والوصول إليها وقتما يريدون ، وكذلك إلغاء الاشتراك في تلقي الاتصالات التسويقية مثل إشعارات الدفع ورسائل البريد الإلكتروني والنصوص.
# 3. التعامل مع المعلومات الحساسة
يمكن أن تكشف المعلومات الحساسة عن معلومات حول مجموعة متنوعة من الموضوعات ، بما في ذلك التركيبة السكانية والعرق والسياسة والدخل والعمر. على الرغم من أن جميع الشركات لا تندرج تحت هذه الفئة ، إلا أن بعضها يقع ضمن هذه الفئة ، بما في ذلك شركات المحاماة واستطلاعات الرأي وشركات أبحاث الرأي و مسح شركات الإدارة.
# 4. مدة الاحتفاظ بالبيانات
عنصر مهم آخر في سياستك هو مدة الاحتفاظ بالبيانات ، والتي يشار إليها أيضًا باسم فترة الاحتفاظ بالبيانات. يغطي هذا المدة التي يجب الاحتفاظ بها بالبيانات وما إذا كان ينبغي أرشفتها أو التخلص منها بعد ذلك الوقت.
# 5. ممارسات لحماية البيانات
من الأهمية بمكان وضع استراتيجية لحماية بياناتك المخزنة لأن انتهاكات البيانات تشكل خطرًا حقيقيًا على جميع الأعمال التجارية عبر الإنترنت. يجب أن يحدد هذا استراتيجية أمان البيانات الخاصة بك وخطتك الاحتياطية في حالة حدوث خرق.
# 6. معلومات حول نقل المعلومات الدولية
من المهم أن تكون على دراية بهذا وأي قوانين دولية سارية إذا كان لشركتك عملاء في الاتحاد الأوروبي أو دول أخرى. حتى إذا كنت مقيمًا في الولايات المتحدة ، فإن اللائحة العامة لحماية البيانات هي مثال ممتاز لقانون عالمي يمكن أن يكون له تأثير على ممارسات الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بك.
فوائد سياسة الاحتفاظ بالبيانات
إن وضع سياسة سليمة للاحتفاظ ببيانات السوق له أهمية كبيرة. فيما يلي بعض المزايا الأكثر فعالية:
# 1. الامتثال الآلي
يمكن للمؤسسات ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية التي تفرض الاحتفاظ بأنواع مختلفة من البيانات من خلال وضع سياسة. تساعد سياسة الاحتفاظ ببيانات السوق هذه الشركات في الحفاظ على الامتثال التنظيمي للقوانين العديدة والمتغيرة بشأن خصوصية بيانات الموظفين والمستهلكين. على سبيل المثال ، بغض النظر عن مكان وجود الشركة ، يجب أن تمتثل لقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا عند التعامل مع سكان كاليفورنيا.
# 2. أقل فرصة لتلقي غرامات لعدم الامتثال
حتى إذا احتفظت الشركة بجميع البيانات المطلوبة قانونًا ، فقد يستمر المدققون في طلبها ، لذلك يجب أن تكون الشركة قادرة على توفيرها. إن جعل تحديد موقع هذه البيانات أبسط وأسرع من خلال الاحتفاظ بالحد الأدنى منها فقط يقلل من احتمالية معاقبة المنظمة لفشلها في إنتاج البيانات التي يجب الاحتفاظ بها.
# 3. انخفاض تكاليف التخزين
تكلفة تخزين البيانات هي نفقات مباشرة ، وتخزين فوائد أقل للبيانات في نفقات تخزين أقل ، نتيجة للاحتفاظ بالبيانات. غالبًا ما يكون تخزين البيانات مكلفًا ، خاصة إذا احتفظت بالكثير منه لفترة أطول مما هو ضروري. يمكن أن تساعدك سياسة الاحتفاظ ببيانات السوق في تحديد ضرورة وجدوى تخزين مجموعات البيانات المختلفة من خلال معالجة أسئلة مثل ما إذا كان يجب الاحتفاظ بالبيانات ، ومقدار تكلفة القيام بذلك ، ومدة الاحتفاظ بها ، ومدى تكرارها سيحتاج إلى الوصول إليها. تتأكد أسئلة هذه السياسات من وجود إجراءات فعالة وآمنة للاحتفاظ ببيانات السوق والتخلص منها لتقليل النفقات واحتياجات التخزين في نفس الوقت.
# 4. انخفاض مخاطر التقاضي
يتم حذف البيانات التي لم تعد مطلوبة لتقليل احتمالية اكتشافها أثناء الاكتشاف القانوني واستخدامها ضد المنظمة. أيضًا ، مع تقدم البيانات في العمر ، تنخفض أهميتها ، وتتخلص سياسة الاحتفاظ ببيانات السوق من البيانات غير الضرورية. تستفيد المؤسسات من الاحتفاظ بالبيانات عن طريق تقليل مخاطر حدوث إجراء قانوني.
# 5. طمأنة العملاء بشأن الخصوصية
يرغب العملاء في معرفة أن هناك إدارة آمنة وحماية لبياناتهم. تساعدهم سياسة خصوصية البيانات القوية في تحليل كيفية تخزين بياناتهم ومعالجتها. العملاء العائدون هم في صميم عملياتك. لذلك ، يجب أن يراعي خصوصيتهم وراحة البال. هنا ، يستفيد العملاء من الاحتفاظ بالبيانات من خلال طمأنتهم بخصوصية البيانات.
#6. نجاعة
من المحتمل أن يتأثر أداء الخادم إذا كان هناك تحميل زائد للبيانات. تتيح لك سياسة الاحتفاظ بالبيانات الاحتفاظ بالبيانات الضرورية فقط ، مما يعزز كفاءة شركتك. تستفيد شركتك من خلال التميز عن المنافسة من خلال وجود سياسة الاحتفاظ بالبيانات. إن السياسة المكتوبة جيدًا تجعل عملائك سعداء ، مما يحسن تجربة المستخدم.
# 7. فقدان البيانات
عند حدوث خرق كبير للبيانات ، فإن الفشل في إزالة معلومات العملاء والعميل لمدة سنوات يمكن أن يكون له نتائج كارثية. يفيد الاحتفاظ بالبيانات الشركات من خلال منع فقدان البيانات. لا توجد شركة محصنة ضد احتمال حدوث خرق للبيانات ، بما في ذلك الجامعات والتخصصات المنصات الإعلامية الاجتماعية. سيكون لخروقات البيانات تأثير أقل على شركتك إذا كنت تحتفظ ببيانات أقل.
# 8. التأهب للطوارئ واستمرارية الأعمال
يمكن لسياسات الاحتفاظ بالبيانات القوية أن تساعد المنظمات في استعادة العمليات بعد الكوارث أو فشل النظام. يمكن للشركات أن تقلل من آثار الكارثة أو فشل النظام عن طريق الاحتفاظ بالبيانات الهامة واستعادة أنظمتها إلى حالتها السابقة. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال ضمان إمكانية الوصول إلى البيانات الحيوية عند الحاجة ، يفيد الاحتفاظ بالبيانات الشركات من خلال دعم استمرارية الأعمال. على سبيل المثال ، إذا فشلت أنظمة الشركة ، فيمكنها استخدام البيانات المحفوظة لاستعادتها إلى حالة سابقة والاستمرار في العمل كالمعتاد.
أفضل ممارسات سياسة الاحتفاظ بالبيانات
تختلف متطلبات تطوير سياسة الاحتفاظ بالبيانات اعتمادًا على المنظمة. ومع ذلك ، هناك عدد قليل من أفضل الممارسات للاحتفاظ بالبيانات التي يجب على الشركات اتباعها عند إنشاء سياسة الاحتفاظ بالبيانات. من بين هذه الممارسات المثالية:
# 1. حدد ما يحتاجه عملك
تأتي المتطلبات القانونية أولاً ، ولكن أي سياسات للاحتفاظ بالبيانات تضعها يجب أن تبسط أيضًا العمليات الحيوية للأعمال وتشجع الكفاءة.
# 2. اجعل تطوير سياسة الاحتفاظ بالبيانات بمثابة جهد تعاوني
تحتاج إلى مدخلات من مجموعة متنوعة من وجهات النظر المختلفة لتطوير سياسة الاحتفاظ بالسجلات تكون شاملة حقًا وتخدم مصالح مؤسستك بأكملها. يجب أن تتضمن الشركات المستشار القانوني الداخلي ، والفريق المالي ، والمجموعة المحاسبية ، وغيرهم مديرو والمشرفون من مختلف الأقسام.
# 3. تجنب تعقيد الأمور
عند صياغة سياسات الاستبقاء ، استخدم لغة واضحة ومصطلحات موجزة. سيؤدي ذلك إلى تحسين وضوحها للقوى العاملة وزيادة احتمالية متابعتها. وتذكر: يمكنك دائمًا البدء على نطاق صغير وإجراء التغييرات بمرور الوقت حسب الحاجة.
# 4. تحديد قواعد القانون
يجب على المؤسسات تحديد القوانين واللوائح التي تحكم الاحتفاظ بالبيانات لتضمين تلك المتطلبات في سياسة الاحتفاظ بالبيانات. يعد الامتثال للقوانين المعمول بها جزءًا واحدًا فقط من تطوير سياسة الاحتفاظ بالبيانات الناجحة. يجب أن تراعي سياسة الاستبقاء أيضًا احتياجات العمل الخاصة بالمنظمة. قد تتطلب الاحتياجات التشغيلية أن تحتفظ الشركة بالبيانات في الملف لفترة أطول مما يتطلبه القانون.
# 5. أنواع الاحتفاظ بالبيانات
عند إنشاء سياسة الاحتفاظ بالبيانات ، مع مراعاة أنواع البيانات. في أي مؤسسة ، بعض البيانات تساوي أكثر من غيرها. يجب على الشركة الامتناع عن وضع سياسة عامة للاحتفاظ بالبيانات تغطي جميع أنواع البيانات. بدلاً من ذلك ، يجب أن تحدد السياسة أنواع البيانات التي يجب أن تحتفظ بها الشركة وطول الفترة الزمنية التي يجب أن تحتفظ بها.
# 6. اختيار نظام فعال لأرشفة البيانات.
ضع في اعتبارك تنفيذ نظام أرشفة البيانات إذا دعت المتطلبات التنظيمية المنظمة إلى الاحتفاظ بأنواع معينة من البيانات في الملف لفترة أطول مما تحتاجه الشركة. يمكن للشركة تقليل تكلفة تخزين البيانات الأرشيفية بمساعدة نظام أرشفة البيانات ، والذي يمكنه أيضًا أتمتة إدارة دورة حياة البيانات وتزويدك بالموارد لتحديد موقع البيانات في الأرشيفات.
تتيح أرشفة البيانات الجيدة وضع خطة الحجز القانوني موضع التنفيذ. إذا كانت إحدى المؤسسات متورطة في دعوى قضائية ، فمن المحتمل أن تحتاج عملية إدارة دورة حياة البيانات إلى التعليق لمنع حذف البيانات التي تم استدعاؤها بمجرد مرور فترة الاحتفاظ بها.
إذا كان هناك التزام تجاه منظمة ما بالامتثال للوائح ، فربما تحتاج إلى توثيق احتياجات الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بها للوفاء بالالتزامات القانونية. قد يكون هناك الكثير من المحامين في هذه الوثيقة الرسمية. كأفضل ممارسة ، ضع في الاعتبار إنشاء نسخة أكثر وضوحًا من المستند يمكن استخدامها داخليًا لمساعدة أصحاب المصلحة في المؤسسة في فهم متطلبات الاستبقاء.
# 7. فرز كل جزء من البيانات
يمكن للمنظمة تجاهل كل المعلومات التي تعتبرها غير مهمة. ومع ذلك ، يجب أن تراعي استراتيجية النسخ الاحتياطي والاحتفاظ جميع البيانات والملفات الموجودة في جميع أنحاء البيئة وتضمينها. من خلال تصنيف البيانات ، يمكنك التأكد من أن أي معلومات خاصة ضرورية للعمليات التجارية آمنة ومن ثم تكون متاحة للمراجعة أو الاستعادة متى احتاجتها المنظمة.
# 8. مراجعة معايير الامتثال
تمتلك معظم الشركات هيئة تنظيمية واحدة على الأقل للتحكم في مدة الاحتفاظ بالبيانات ونسخها احتياطيًا والاحتفاظ بها. قد تحتاج إلى مساعدة من استشاري على دراية بجميع القواعد للبقاء ملتزمًا.
# 9. إجراء الحذف
ستصبح البيانات في النهاية غير ضرورية ، وستحتاج إلى حذفها لتوفير المال على التخزين. تحدد سياسة الحذف الشروط التي يمكنك بموجبها تجاهل البيانات دون تعريض الامتثال أو استعادة الأعمال للخطر.
ما هي أهمية الاحتفاظ بالبيانات
تتضمن إستراتيجية إدارة البيانات الشاملة للشركة سياسة الاحتفاظ بالبيانات. السياسة ضرورية لأن البيانات يمكن أن تتراكم بسرعة ، مما يجعل من الضروري تحديد المدة التي يجب أن تحتفظ بها المؤسسة ببيانات معينة. سواء استغرق الأمر ستة أشهر أو ست سنوات ، يجب على الشركة الاحتفاظ بالبيانات فقط طالما احتاجتها. يستهلك الاحتفاظ بالبيانات الذي يدوم لفترة أطول من اللازم مساحة تخزين إضافية ويزيد من التكاليف.
كيف تنشئ سياسة الاحتفاظ بالبيانات؟
نادرًا ما يكون إنشاء سياسة الاحتفاظ بالبيانات أمرًا سهلاً ، لذلك قد تجد بعض المؤسسات أنه من الأفضل الاستعانة بمصادر خارجية لعملية تطوير السياسة وتنفيذها. يمكن للمؤسسات اتباع عشر خطوات أساسية عند تطوير سياسات الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بها:
# 1. اختر شخصًا أو فريقًا ليكون مسؤولاً عن تطوير السياسة.
نظرًا للحاجة إلى الخبرة في العديد من المجالات ، لا يتم التعامل مع هذه المهمة عادةً بواسطة موظف واحد في الشركة. عادةً ما تكون عملية تطوير سياسة الاحتفاظ بالبيانات عبارة عن جهد تعاوني بين القسم القانوني للشركة وموظفي تكنولوجيا المعلومات وأصحاب المصلحة المهمين الآخرين.
# 2. اكتشف ما هي المتطلبات القانونية للمؤسسة.
يجب أن تلتزم السياسة بأي لوائح ذات صلة بالمنظمة وتفي بمتطلباتها أو تتجاوزها. حدد المتطلبات القانونية مقدمًا لأنها ستعمل كإطار عمل للسياسة.
# 3. وصف احتياجات أعمال المنظمة.
يستلزم ذلك تصنيف أنواع البيانات المختلفة وتحديد المدة التي يجب الاحتفاظ بها لكل نوع من أنواع البيانات. كجزء من عملية إدارة دورة حياة البيانات الخاصة بالمؤسسة ، عادةً ما تكون البيانات نشطة لفترة وجيزة فقط قبل نقلها إلى تخزين الأرشيف وحذفها في النهاية من الأرشيف. حدد من سيكون مسؤولاً عن مراقبة الامتثال للسياسة المتعلقة بالاحتفاظ بالبيانات.
# 4. فرز وتجميع البيانات الخاصة بك.
تختلف أنواع البيانات وإرشادات الوصول ومواقع التخزين عبر كل مؤسسة. فرز البيانات إلى فئات لتمكين فصل المعلومات الحساسة عن المعلومات العامة. لحماية البيانات الحساسة من الجهات المهددة ، يلزم وجود قوانين ودفاعات صارمة للأمن السيبراني.
# 5. تعرف على القوانين واللوائح التي تنطبق على البيانات.
دليل معايير الامتثال حيث يتم إنشاء قواعد السياسة الخاصة بك. يجب أخذ كل متطلبات الامتثال في الاعتبار لأن الانتهاكات يمكن أن تؤدي إلى غرامات باهظة.
لضمان الامتثال للسياسة ، تعرف على كيفية إجراء عمليات التدقيق الداخلي. اختر عدد المرات التي يجب فيها فحص سياسة الاحتفاظ بالبيانات وتحديثها. إنشاء طريقة لفرض السياسة من خلال العمل مع الموارد البشرية أو الإدارات القانونية للشركة.
تحديد طرق التنفيذ والإنفاذ على مستوى البرنامج لمتطلبات الاحتفاظ بالبيانات. إضفاء الطابع الرسمي على سياسة الاحتفاظ بالبيانات كتابة. عرض السياسة على الأطراف المعنية للموافقة عليها بعد صياغتها.
ما هي فترة الاحتفاظ القياسية بالبيانات؟
يُشار إلى مقدار الوقت الذي تحتفظ فيه المؤسسة بالسجلات في متناول اليد بفترة الاحتفاظ بالبيانات. يجب أن تختلف أوقات الاستبقاء لأنواع البيانات المختلفة. يجب الاحتفاظ بالبيانات فقط طالما كانت مفيدة ، وفقًا لأفضل الممارسات ... يتم استيفاء معظم اللوائح من خلال معيار الاحتفاظ الطويل المقبول عمومًا لمدة عام واحد. ولكن هناك العديد من الإرشادات المعمول بها للحفاظ على بيانات الأعمال ، اعتمادًا على القطاع الذي تعمل فيه.
- متطلبات الاحتفاظ بالبيانات بموجب القانون الفيدرالي لإدارة أمن المعلومات (FISMA) - 3 سنوات
- متطلبات الاحتفاظ بالبيانات ISO 27001 - 3 سنوات
- متطلبات الاحتفاظ بالبيانات NERC - من 3 إلى 6 سنوات
- متطلبات الاحتفاظ بالبيانات لبازل II - من 3 إلى 7 سنوات
- متطلبات الاحتفاظ بـ SOX - 7 سنوات
- متطلبات الاحتفاظ بالبيانات HIPAA - 6 سنوات
- متطلبات الاحتفاظ بالبيانات في NISPOM - من 6 إلى 12 شهرًا
لماذا نحتاج إلى سياسة الاحتفاظ بالبيانات؟
تحدد سياسة الاحتفاظ بالبيانات أغراض وطرق ومدة وطرق حذف البيانات. أصبحت القدرة على الامتثال للوائح ، وتأكيد الدفاعات القانونية ، والتعافي من الكوارث ممكنة من خلال سياسات الاحتفاظ بالبيانات ، والتي تعتبر ضرورية لإدارة البيانات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم المساعدة في إبقاء المعلومات الحيوية في متناول الموظفين.
ما هي سياسة الاحتفاظ بالمستندات الجيدة؟
يعمل اعتماد المؤسسة لمجموعة من الإجراءات المعروفة باسم سياسة الاحتفاظ بالمستندات كدليل لكيفية حفظ المستندات والسجلات وأنواع المعلومات الأخرى المهمة وحفظها وإتلافها. يمكن لعملك تجنب المشكلات القانونية والتوتر والاكتشاف المكلف من خلال وجود سياسة قوية للاحتفاظ بالمستندات.
سواء استغرق الأمر ستة أشهر أو ست سنوات ، يجب على الشركة الاحتفاظ بالبيانات فقط طالما احتاجتها. يستهلك الاحتفاظ بالبيانات الذي يدوم لفترة أطول من اللازم مساحة تخزين إضافية ويزيد من التكاليف.
ما هو الفرق بين الاحتفاظ بالبيانات وأرشفة البيانات؟
يصف الاحتفاظ بالبيانات المدة التي تحتفظ بها الشركة التي جمعت البيانات بالمعلومات. يُعرف التخزين المتعمد للبيانات بتنسيق يجعل من السهل على المتعاونين الوصول إليها مرة أخرى باسم أرشفة البيانات. يُعرف فعل حذف البيانات بشكل آمن ومسؤول بالتخلص من البيانات.
أرشفة البيانات تركز على حفظ البيانات بأمان والتي تعتبر ذات قيمة للأعمال بشكل دائم أو على المدى الطويل. في غضون ذلك ، يطور الاحتفاظ بالبيانات مجموعة من الإرشادات التي تحدد المدة التي يجب أن تحتفظ بها الشركة بالبيانات قبل أن تحتاج إلى التخلص منها أو نقلها إلى أرشيف.
كم من الوقت يجب عليك الاحتفاظ ببيانات العملاء؟
لم يتم تحديد الحد الأدنى أو الحد الأقصى لأوقات الاحتفاظ ببيانات العملاء والموردين من خلال اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). ينص القانون على أنه يجب عليك الاحتفاظ بالبيانات فقط طالما كانت مطلوبة للغرض الذي حصلت عليها من أجله.
وفي الختام
تحكم سياسة الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بالشركة كيفية تخزين البيانات لأغراض الامتثال أو لأغراض تنظيمية وكذلك كيفية التخلص منها بعد تحقيق الغرض منها. يجب أن تحدد سياسة الاحتفاظ بالبيانات ، مهما كانت أساسية ، أنواع السجلات والبيانات التي سيتم الاحتفاظ بها ، ومدة الاحتفاظ بها ، ونوع نظام التخزين أو الأجهزة التي سيتم استخدامها. عادة ما يتم تحديد كل هذه العناصر من خلال اللوائح التي تحددها الهيئة التنظيمية التي تشرف على الصناعة.
مقالات ذات صلة
- معدل الاحتفاظ: ما هو ، الصيغة ، كيفية حسابها والفرق
- الاحتفاظ بالعملاء: التعريف والاستراتيجيات والسعر والصيغ والأهمية
- الاحتفاظ بالعمل: التعريف والاستراتيجيات والاعتمادات الضريبية والمعدلات
مراجع حسابات
