عندما تكون صاحب شركة صغيرة ، فإن الحصول على أموال في الوقت المحدد هو أولوية قصوى. إذا لم تقم بإعداد شروط الدفع الصحيحة مع عملائك ، فقد يؤدي ذلك إلى تأخر المدفوعات ، وضعف التدفق النقدي ، والضغط غير الضروري في عملك. لحسن الحظ ، هناك خطوات بسيطة يمكنك اتخاذها لتحسين طرق الفوترة الخاصة بك. ستدرس هذه المقالة شروط الدفع وأنواعها وأمثلة عليها وأهميتها وكيفية استخدامها في عملك.
ما هي شروط الدفع؟
عندما ترسل فاتورة إلى أحد العملاء ، تخبرهم شروط الدفع بما تتوقعه منهم في المستقبل. إنها تتيح لعملائك معرفة كيف تفضل أن يتم الدفع لك ، ومتى يحتاجون إلى الدفع لك. قد تتضمن شروط الدفع أيضًا عواقب السداد الضائع أو المتأخر. لكي يعرف عملاؤك ما يمكن توقعه ، من المهم إعداد شروط دفع واضحة. كلما كان فهمها أسهل ، كان من الأسهل على عملائك أن يدفعوا لك في الوقت المحدد.
لماذا شروط الدفع مهمة؟
تعتبر شروط الدفع مهمة لفهم مقدار الأموال التي قد تكون متاحة للمشروعات المستقبلية مثل التوسع أو التجديد أو خطوط الإنتاج الجديدة أو الحملات الإعلانية. يمكن أن تحدد هذه الشروط أقساط أقساط منتظمة ، والتي يمكن أن تساعد في موازنة رأس المال المطلوب للنفقات اليومية والشهرية. إذا فهم أصحاب الأعمال التدفق النقدي الشهري ، فقد يشعرون بضغوط أقل بشأن المدفوعات والدخل.
من يحدد شروط الدفع؟
عادة ، يحدد صاحب العمل أو رئيس المحاسبة شروط الدفع للعملاء قبل القيام بأي عمل. يتم ذلك حتى يتمكن العملاء من فهم شروط الدفع واتباعها بوضوح. عند تقدير تكاليف البناء والموارد ، قد يقرر صاحب العمل أيضًا شروط الدفع قبل فتح أبوابه.
أمثلة على شروط الدفع
عادةً ما يتم سرد شروط الدفع كاختصار في الفاتورة. فيما يلي بعض الأمثلة الأكثر شيوعًا لشروط الدفع التي يجب أن تكون على دراية بها.
- 1 مليون دينار: يمثل هذا ائتمانًا للدفع مقابل التوريدات لمدة شهر كامل.
- PIA: يشير هذا الاختصار إلى "الدفع مقدمًا" ، مما يعني أن السداد يجب أن يتم بالكامل قبل تسليم البضائع أو الخدمات.
- وكالة المخابرات المركزية: يشير هذا الاختصار إلى "نقدًا مقدمًا" ، مما يعني أنه يجب أن يتم الدفع بالكامل نقدًا قبل تسليم البضائع أو الخدمات.
- عند الاستلام: بمجرد استلام العميل للفاتورة ، من المتوقع الدفع.
- صافي 7: تعني أن السداد يجب أن يتم في غضون سبعة أيام.
- صافي 21: يجب أن يتم الدفع في غضون 21 يومًا من الاستلام.
- صافي 30: يجب أن يتم الدفع في غضون 30 يومًا من تاريخ الفاتورة. يتم أيضًا استخدام Net 60 و Net 90 وغيرها من الاختلافات في بعض الأحيان.
- نهاية الشهر (EOM): الدفع مستحق في نهاية الشهر الذي تم فيه استلام الفاتورة.
- 15،XNUMX،XNUMX مؤسسة تمويل أصغر: اليوم الخامس عشر من الشهر الذي يلي تاريخ الفاتورة هو موعد استحقاق الدفع.
- 2/10 صافي 30: يحين موعد السداد في غضون 30 يومًا ، ولكن يمكن للعملاء الحصول على خصم بنسبة 2٪ إذا دفعوا خلال 10 أيام.
- COD: هذا يعني "الدفع نقدًا عند التسليم" ، مما يعني أنه يجب دفع ثمن السلع أو الخدمات نقدًا في وقت التسليم.
اقرأ أيضا: أفضل طرق الدفع عبر الإنترنت للشركات الصغيرة في عام 2023
- CND: يشير هذا الاختصار إلى "التسليم النقدي التالي" ، مما يعني أنه يجب أن يتم الدفع قبل التسليم التالي. بالنسبة لعمليات التسليم المتكررة ، عادةً ما يتم حجز مصطلح الدفع هذا.
- CBS: يشير هذا الاختصار إلى "نقدًا قبل الشحن" ، مما يعني أنه يجب دفع الرصيد قبل شحن المنتج إلى العميل.
- CWO: يشير هذا الاختصار إلى "نقدًا مع طلب" ، مما يعني أنه يجب على العميل دفع الفاتورة بالكامل قبل إنتاج البضائع وشحنها.
- خصم تراكم: خصم مقدم على طلب كبير.
مثال على كيفية عمل شروط الدفع
دعنا نلقي نظرة على مثال لفهم سبب أهمية شروط الدفع للأمور المالية لشركتك:
افترض أنك على وشك فتح متجر جديد. يجب أن تستثمر 5,000 دولار في المعدات. لقد تلقيت مؤخرًا طلبًا كبيرًا من أحد العملاء وقدمت فاتورة بمبلغ 7,000 دولار. كما تتوقع أيضًا أن يدفع العميل الفاتورة بحلول نهاية الشهر.
ومع ذلك ، لا يدفع العميل في الوقت المحدد. نتيجة لذلك ، لا يمكنك شراء المعدات الجديدة اللازمة. أنت الآن تدفع إيجارًا لواجهة متجرك على الرغم من أنك لا تقوم بأي عمل هناك. نتيجة للتأخر في السداد ، تبدأ في خسارة المال.
يوضح هذا المثال أهمية سداد الفواتير في الوقت المناسب. إن تجميع فاتورة موجزة وسهلة الفهم سيقطع شوطًا طويلاً نحو ضمان حصولك على مستحقاتك في الوقت المحدد. نتيجة لذلك ، يمكنك الحفاظ على العمليات التجارية وتحقيق أهداف النمو الخاصة بك.
ما هي أنواع شروط الدفع؟
توافق الشركات في بعض الأحيان على الخروج عن شروط الدفع القياسية الخاصة بها وتقسيم المدفوعات أو دمجها. الأنواع الأكثر شيوعًا للاتفاقيات مذكورة أدناه.
# 1. تقسيم المدفوعات
إذا كان عملك يتعامل بانتظام مع خدمات باهظة الثمن أو سلع فاخرة أو مبيعات تذاكر كبيرة ، فيجب عليك تقديم خيارات دفع مقسمة في شروط وأحكام فاتورتك. التدفق النقدي الخاص بك هو أثمن الأصول في شركتك. قد يؤدي طلب السداد الكامل للخدمات أو العناصر باهظة الثمن إلى إيقاف العملاء.
# 2. الدفع النقدي قبل الشحن (CBS) والدفع النقدي قبل التسليم (CBD)
يمكن أن تكون منتجات الشحن عملاً محفوفًا بالمخاطر ، خاصة إذا كنت تقوم بتسليمها عبر مسافات طويلة. قد تتعرض منتجاتك للتلف أو الضياع أثناء النقل. إذا لم تتخذ الاحتياطات ولم يدفع العميل ، فقد تتعرض شركتك لخسارة صافية.
# 3. خطاب الاعتماد (LOC)
العملاء يقدرون الشركات التي تمنحهم الائتمان. هذا شائع بشكل خاص في قطاع الأعمال التجارية ، حيث قد يكون لديك عمليات شراء متكررة من نفس العملاء كل بضعة أسابيع / أشهر. ولكن كيف يمكنك تقديم هذا الامتياز لعملاء لم تعمل معهم من قبل ولم تكن لديك خبرة مهنية معهم؟
# 4. الإيداع المتداول (RD)
RD هي طريقة أخرى شائعة للدفع في قطاع B2B. إذا كانت لديك أي شكوك حول موثوقية العميل ، فيمكنك مراقبة مدفوعاته من خلال مطالبتهم بتقديم إيصال إيداع ، والذي يعمل كبطاقة آمنة مدفوعة مسبقًا يمكنهم استخدامها لإجراء عمليات شراء منك.
# 5. 50٪ دفعة مقدمة
قد يكون بعض العملاء قلقين بشأن طلب دفعة مقدمة بنسبة 50٪ ، ولكنه يسهل بشكل كبير على المشاريع طويلة الأجل. يمكنك تغطية التكاليف ذات الصلة دون إنفاق الأموال من جيبك الخاص إذا تلقيت جزءًا من السعر الإجمالي مقدمًا.
# 6. NET 30 و NET 60
بالنسبة للعملاء والشركات الجديدة على حدٍ سواء ، قد تكون رؤية "Net 30" أو "Net 60" في قالب الفاتورة أمرًا محيرًا. في الواقع ، هذا يعني أن لدى عملائك ما يصل إلى 30 أو 60 يومًا بعد استلام الفاتورة لإجراء الدفع. لتجنب الالتباس واحتمال حدوث تأخيرات في السداد ، استبدل هذه البنود بـ "30 يومًا" و "60 يومًا" في فواتيرك. ومع ذلك ، ما زلنا نوصي بتضمين تاريخ استحقاق محدد.
# 7. خصومات
إذا كنت تريد أن يدفع لك عملاؤك بشكل أسرع ، فعليك التفكير في تطبيق نظام الخصم. على سبيل المثال ، يمكنك منح العملاء خصمًا بنسبة 1٪ إذا دفعوا بالكامل خلال 7 أيام من تاريخ الاستلام ، أو خصم 2٪ إذا دفعوا في اليوم التالي. سيوفر لهم القليل من المال وقليل من الشعر الرمادي.
كيفية استخدام شروط الدفع
يمكنك التحكم في كيفية قيام عملائك بالدفع لك ووقته باستخدام شروط الدفع. تحدد هذه الشروط توقعات الدفع من البداية ، مما يمنع حدوث ارتباك في وقت لاحق.
فيما يلي بعض المؤشرات حول كيفية الاستفادة من شروط الدفع:
- طلب الدفع مقدما. قد ترغب في طلب الدفع مقدمًا في بعض الظروف. بالنسبة لمقدمي الخدمة الذين يرغبون في ضمان الدفع قبل بدء العمل ، يمكن أن يكون هذا خيارًا جيدًا.
- قم بتقديم طلب إيداع. ضع في اعتبارك طلب إيداع إذا كانت الحاجة إلى الدفع مقدمًا غير ممكنة. بالنسبة للمشاريع الكبيرة ، على سبيل المثال ، يعد طلب وديعة بنسبة 50٪ خيارًا جيدًا.
- إنشاء الخدم الشهرية. يمكنك إعداد كفيل شهري للعملاء الذين تعمل معهم بشكل منتظم. أنت توافق على مبلغ الدفع الشهري المحدد.
- حدد شروط الفاتورة. ستحتاج إلى اتخاذ قرار بشأن شروط الفاتورة إذا كنت تعمل مع العملاء داخل وخارج. يمكنك ، على سبيل المثال ، تعيين شروط الفاتورة لتكون مستحقة عند الاستلام ، أو يمكنك اختيار شروط الدفع الصافية 90. كل هذا يتوقف على ما هو الأفضل لك ولعميلك.
كيفية إعداد شروط الدفع الفعالة
إذا كنت تواجه صعوبة في دفع عملائك لفواتيرهم في الوقت المحدد ، فقد تحتاج إلى تنفيذ شروط دفع أكثر فعالية. فيما يلي سبعة اقتراحات لتحسين شروط الدفع لعملائك.
# 1. استفد من برامج المحاسبة.
للبدء ، يمكن أن يساعدك استخدام برامج المحاسبة في تبسيط عملية إعداد الفواتير والأمور المالية. باستخدام برنامج المحاسبة المناسب ، يمكنك إرسال الفواتير بشكل أسرع وبأخطاء أقل.
# 2. حدد شروط الدفع الخاصة بك بوضوح.
قبل أن تبدأ العمل مع عميل جديد ، تأكد من فهمه لشروط الدفع الخاصة بك والموافقة عليها. اشرح الشروط لعميلك شفهيًا ، وقم بتضمين شرح مكتوب في العقد الذي ترسله. سيساعد هذا في توضيح أي لبس فيما يتعلق بالمبلغ المدينون به للعملاء ومتى يحين موعد السداد.
# 3. كن مهذب.
هل تريد خدعة بسيطة لجعل عملائك يدفعون لك بشكل أسرع؟ كن مهذبًا عند إصدار فاتورة لعملائك ، وقم بتضمين الكلمتين "من فضلك" و "شكرًا" في مكان ما على الفاتورة.
# 4. توفير خيارات دفع متعددة.
هل سبق لك أن حاولت إجراء عملية شراء من أحد المتاجر لتكتشف أن المتجر لا يقبل سوى النقود؟ ضع في اعتبارك ما شعرت به عندما أدركت ذلك - هل شعرت بالانزعاج والإحباط بسبب الإزعاج؟
# 5. حدد شروط دفع أقصر.
يعد تقصير تاريخ الاستحقاق أحد أكثر الطرق فعالية لجعل عملائك يدفعون في وقت أقرب. قد يبدو الأمر واضحًا ، ولكن إذا منحت عملائك فترة طويلة من الوقت للدفع ، فعادة ما يقبلونها.
# 6. كن قابلاً للتكيف.
من الواضح أنك تريد من عملائك أن يدفعوا لك في الوقت المحدد ، ولكن عليك أيضًا أن تفهم أنك تعمل أحيانًا مع شركة أخرى ، وأن هذه الشركة قد تتعامل مع مشكلات التدفق النقدي الخاصة بها. لا تستطيع بعض الشركات ببساطة استيعاب شروط الدفع الخاصة بـ Net 14 أو حتى Net 30 وستقدر شروطًا أكثر مرونة.
# 7. تقديم خصم للدفع الفوري.
ضع في اعتبارك تقديم خصم على الدفع المبكر لعملائك. قد تكون شروطك القياسية ، على سبيل المثال ، صافي 30 ، لكن العملاء يحصلون على خصم 2٪ إذا دفعوا الفاتورة في غضون سبعة أيام.
كيف تكتب شروط وأحكام الدفع؟
اكتب شروط وأحكام الدفع على النحو التالي:
# 1. اكتب المقدمة
قم بتمييز اسم خدمتك أو منتجك أعلى مستند الشروط والأحكام. هذا مشابه للخطوة الأولى في تعلم كيفية كتابة عقد عمل. في الجزء العلوي من الشروط والأحكام الخاصة بك وفوق تفاصيل العقد ، بما في ذلك جميع الشركات التابعة والأسماء التجارية والشركات التابعة والشركات الأم.
# 2. صِف الشروط والأحكام.
اكتب الشروط والأحكام بلغة بسيطة. يجب أن تتناول الشروط والأحكام البسيطة الخاصة بمقترحاتك وموقع الويب جميع المسائل القانونية ، مما يضمن عدم مسؤوليتك.
# 3. أنشئ بيانًا يشكر فيه العملاء على أعمالهم.
قم بتضمين بيان إقرار خدمة العملاء في الشروط والأحكام الخاصة بك لضمان صحتها. على سبيل المثال ، يوافق الموقع أدناه على الشروط والأحكام المنصوص عليها هنا.
# 4. قائمة المالك القانوني
قم بتضمين معلومات حول المهام والإجراءات التي لست مسؤولاً عنها للحد من مسؤوليتك. قم بعمل قائمة بالإجراءات المحظورة حتى يكون المستخدم النهائي على علم بها.
# 5. وضع سياسة خاصة
عنصر آخر من البنود والشروط الواضحة الخاصة بك هو سياسة الخصوصية الخاصة بك. يحدد هذا القسم كيف تنوي التعامل مع معلومات العميل الحساسة. قم بتضمين معلومات حول كيفية إلغاء الاشتراك في بيع أو مشاركة معلوماتك.
# 6. أضف توقيعات كلا الطرفين وخط التاريخ
يجب تضمين خط تاريخ ومساحة لتوقيعات الطرفين في نهاية الشروط والأحكام.
أهمية شروط الدفع
ستصبح القدرة على التنبؤ بالتدفق النقدي ، والقيام بمشاريع جديدة ، والاستثمار في فرص جديدة أسهل من خلال تحديد شروط الدفع بوضوح.
وفقًا لدراسة أجراها بنك الولايات المتحدة ، إذا كنت متساهلاً للغاية بشأن شروط الدفع أو لا تتابع مع العملاء الذين لديهم أرصدة مستحقة ، فقد يتأثر التدفق النقدي لشركتك.
ما هي شروط الدفع القياسية؟
الصافي 10 ، الصافي 15 ، الصافي 30 ، الصافي 60 ، الصافي 90 هي نماذج شائعة (مكتوبة أيضًا على شكل صافي 10 أيام ، إلخ). على سبيل المثال ، يمكن تعيين شروط الدفع القياسية لمدة 30 يومًا على أنها صافي 30 يومًا أو صافي 30 يومًا ، مما يشير إلى أن الدفع مستحق على مبلغ الفاتورة بعد 30 يومًا من تسليم البضائع أو الخدمات.
كيف تقرر شروط الدفع للعملاء؟
عند اختيار شروط الدفع الخاصة بك ، ضع في اعتبارك ما يلي:
- تحقق من السجل الائتماني لكل عميل (اسحب تقرير ائتمان تجاري إذا استطعت).
- اضبط شروط الدفع بناءً على مبلغ الفاتورة.
- قم بتضمين شروط ورسوم واضحة في جميع العقود والفواتير لتجنب أي سوء فهم حول متى يجب أن تتوقع الدفع.
ما هي أفضل شروط الدفع؟
أهم شروط الدفع والفواتير:
- الدفع وقت تقديم الخدمة.
- تستحق عند الاستلام.
- يتطلب عربون.
- يتكرر.
- مطلوب إيداع 50٪.
- الدفع عند الاستلام (COD)
- تحصيل الفاتورة.
ما هو مصطلح الدفع الأكثر أمانًا؟
خطابات الاعتماد
إذا كان الطرفان على استعداد ، فقد يكون هذا أحد أكثر طرق الدفع أمانًا لكلا الطرفين.
ما هي شروط الدفع الشهرية؟
تحدد شروط الدفع كيف ومتى وكيف يدفع عملاؤك أو عملاؤك لشركتك. عادةً ما تخضع مدفوعات الفواتير لشروط الدفع. إنها اتفاقية تحدد توقعات الدفع الخاصة بك ، بما في ذلك متى يجب على العميل أن يدفع لك وغرامات المدفوعات المتأخرة.
وفي الختام
تتمثل إحدى الخطوات الأساسية في محاسبة الأعمال في إعداد عملية فوترة بشروط دفع محددة. تحدد شروط الدفع التوقعات لعملائك وتعطي الأولوية لمدفوعاتك ، مما يؤدي إلى علاقات أكثر احترافية وإنتاجية مع العملاء.
مقالات ذات صلة
- شروط الدفع الصافية 30: المعنى ، الأمثلة والأسباب التي تجعلك تستخدمها أم لا
- الفاتورة المحاسبية: التعريف ، وكيفية تسجيلها ، والبرامج المجانية
- ما هي الدفعة المقدمة وكيف تحسبها؟
- كيفية إنشاء الفاتورة: أفضل دليل لإنشاء فاتورة قياسية
- تمويل الفاتورة: التعريف ، أنواع ، إيجابيات وسلبيات
مراجع حسابات
