إدارة كشوف المرتبات هي وظيفة أساسية لأي شركة ، مهما كانت كبيرة أو صغيرة. يعد تعويض الموظفين الدقيق وفي الوقت المناسب أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على مكان عمل منتج ، وقد يساعد نظام كشوف المرتبات المُدار جيدًا الشركات الصغيرة على الوفاء بهذا الالتزام وتجنب الغرامات الشديدة المحتملة من دائرة الإيرادات الداخلية والدول الفردية. أدى تعقيد وأهمية معالجة كشوف المرتبات إلى قيام العديد من الشركات بتوظيف مساعدة خارجية. ومع ذلك ، لإعداد نظام موثوق ، يجب عليك أولاً اختيار جوانب معالجة كشوف المرتبات التي ستتعامل معها داخليًا وأيها ستستعين بمصادر خارجية. بعد ذلك ، يمكنك الحفاظ على التحكم في كشوف المرتبات عن طريق الاحتفاظ بالسجلات محدثة وتتبع ساعات عمل الموظفين بحيث تكون معالجة كشوف المرتبات مسألة بسيطة ودقيقة. في هذه المقالة ، سنشرح كيفية إدارة كشوف المرتبات للشركات الصغيرة مع إبراز كيفية عملها مع Intuit و Quickbooks.
ماذا تعني إدارة الرواتب؟
يشير مصطلح "إدارة كشوف المرتبات" إلى العملية الإدارية لتتبع البيانات المالية المتعلقة بموظفي المؤسسة والإبلاغ عنها ، بما في ذلك ساعات عملهم وأجورهم وأي ضرائب مقتطعة سارية.
ومع ذلك ، قد تكون إدارة كشوف المرتبات صعبة ومحفوفة بالمخاطر بسبب الطبيعة الحساسة لبيانات الموظفين ، وتعقيد حسابات الضرائب ، وإمكانية الإيداع المباشر في الحسابات المصرفية للموظفين. وبالتالي ، يتطلب الامتثال القانوني أن تعرف كيفية إدارة كشوف المرتبات بشكل صحيح.
ما هي عملية كشوف المرتبات في الموارد البشرية؟
إذا كنت مسؤولاً عن الموارد البشرية أو كشوف المرتبات ، فأنت تعلم مدى أهمية التأكد من حصول الموظفين على رواتبهم في الوقت المحدد وبدقة. خطأ واحد هو كل ما يتطلبه الأمر للإضرار بمصداقية المنظمة وفقدان ثقة موظفيها. ومن ثم ، فإن التعامل مع كشوف المرتبات بشكل صحيح هو مسؤولية مهمة.
يشير مصطلح "معالجة كشوف المرتبات" إلى عملية صرف الأموال للعمال ، مع مراعاة تصنيفهم وراتبهم وأي استقطاعات قابلة للتطبيق. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه ينطوي على دفع ضرائب العمل والإبلاغ عنها إلى HMRC.
ومع ذلك ، فإن مشاركة الموارد البشرية في معالجة كشوف المرتبات تختلف باختلاف النظام والمؤسسة. إذا كانت إحدى المؤسسات تستخدم خدمة كشوف المرتبات ، فقد لا يضطر قسم الموارد البشرية إلى القلق بشأن الكثير ، بينما إذا كانوا يستخدمون برنامج كشوف المرتبات ، فقد يكون قسم الموارد البشرية مسؤولاً عن رواتب الجميع.
بغض النظر ، يجب أن يتم ذلك في الوقت المناسب بما يتوافق مع المتطلبات المعمول بها وجدول الدفع الخاص بالمنظمة.
نظرًا لعواملها المتغيرة العديدة ، بما في ذلك جداول الرواتب وتصنيفات الموظفين والترقيات والإنهاءات ، قد يكون من الصعب التعامل مع معالجة كشوف المرتبات.
ومن ثم ، لمنع الخطأ الأكثر فعالية ، من الضروري أن تكون هناك نقاط تفتيش في مكانها في المراحل الحاسمة من معالجة كشوف المرتبات.
ما هي أساسيات كشوف المرتبات؟
كشوف المرتبات هي التعويض الذي تدين به الشركة لعمالها لفترة زمنية محددة وفي يوم محدد. قد يشمل إجراء كشوف المرتبات الأساسية ؛
- تتبع ساعات عمل الموظفين
- معرفة الراتب والأجور ، و
- صرف الأموال بشيك أو إيداع مباشر.
ما هي أنواع كشوف المرتبات؟
هناك أربعة أنواع أساسية لجدول الرواتب ولكل منها مزاياها وعيوبها ، مما يساعد على تحديد الإستراتيجية الأكثر ملاءمة لشركة معينة.
هم انهم؛
- أسبوعيا
- كل أسبوعين
- نصف شهري
- شهرياً
إدارة كشوف المرتبات للشركات الصغيرة
تعد معالجة كشوف المرتبات بشكل عام واحدة من أكثر مهام الأعمال صعوبة وإرهاقًا واستهلاكًا للوقت لأصحاب الأعمال الصغيرة. من ناحية أخرى ، إنها أيضًا واحدة من أهمها. يمكن أن تؤدي مشكلات الرواتب إلى خفض معنويات الموظفين ، وتبديد موارد الشركة الحيوية ، وجعل حتى الشركات الأكثر ازدهارًا تركع على ركبتيها.
وبالتالي ، من الضروري للشركات الصغيرة أن تدير بشكل فعال كشوف رواتبها في الوقت المناسب. ويتوافق مع المتطلبات المعمول بها وجدول الدفع الخاص بالمنظمة.
هناك العديد من الطرق التي يمكن للشركات الصغيرة من خلالها إدارة كشوف المرتبات. بغض النظر عن ذلك ، فإن الإجراء بأكمله يشمل جمع معلومات الموظفين وإدخالها بدقة في ملف أو مستند. يجب إعداد كل شيك أجر لكل فترة دفع ، مع ضرورة إجراء حسابات ضريبية دقيقة. التأكد من حصول موظفيك والهيئات الحكومية ذات الصلة على رواتبهم في الوقت المحدد وبدقة هو نهاية العملية. فيما يلي الطرق الثلاث للتعامل مع كشوف المرتبات أو إدارتها.
# 1. المعالجة اليدوية
هنا ، لطباعة الشيكات أو إرسال ودائع مباشرة ، ستحتاج إلى إكمال جميع حسابات كشوف المرتبات ومعالجتها بنفسك. أيضًا ، سيتعين عليك اكتشاف إستراتيجية لتتبع سجلات الرواتب والمدفوعات بنفسك.
# 2. برامج الرواتب
بمساعدة أحد برامج الرواتب العديدة المتاحة ، يمكنك تبسيط معالجة كشوف المرتبات. يمكن أن يساعدك هذا في توفير المال وتقليل عبء العمل الإداري ودفع رواتب موظفيك وسلطات الضرائب في الوقت المحدد.
# 3. الاستعانة بمصادر خارجية لخدمة الرواتب
أخيرًا ، قد يكون لديك خدمة كشوف المرتبات تعتني بكل شيء نيابة عنك. سيهتم الموفر بكل ما يتعلق بإدارة قاعدة بيانات الموظفين في البرنامج الخاص بك ومعالجة كشوف المرتبات في الموعد المحدد. تبدأ الأسعار من 40 دولارًا شهريًا وترتفع من هناك ، مع مصاريف إضافية لكل عامل. نظرًا للطبيعة الفردية لاحتياجاتك ، تصر العديد من الشركات على الاتصال بهم أولاً قبل أن يتمكنوا من تقديم تقدير لخدماتهم.
إن إخطار خدمة كشوف المرتبات للموظفين الجدد والتأكد من توفر الأموال اللازمة في حسابك المصرفي هو كل ما هو مطلوب للتعامل مع كشوف المرتبات الخاصة بك بهذه الطريقة. إنها الطريقة الأقل كثافة في العمالة ، مما يتيح لك التركيز على جوانب أخرى لتشغيل أو توسيع شركتك.
كيفية إدارة كشوف المرتبات للشركات الصغيرة
إذا كنت تبحث عن طرق لإدارة عمليات كشوف المرتبات الخاصة بك ، فإليك تلميحات حول كيفية إدارة الشركات الصغيرة لكشوف رواتبهم!
# 1. التقدم بطلب للحصول على رقم هوية صاحب العمل
من الضروري الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) قبل أن تتمكن من البدء في دفع رواتب الموظفين (EIN). يعمل رقم تعريف صاحب العمل (EIN) الخاص بك كمعرف فريد لشركتك بنفس الطريقة التي يعمل بها رقم الضمان الاجتماعي (SSN) لك كفرد.
تطلب العديد من السلطات إدخال رقم تعريف صاحب العمل (EIN) قبل أن يتمكن صاحب العمل من القيام بأشياء مثل التقدم بطلب للحصول على ترخيص أو تقديم ضرائب على كشوف المرتبات أو حتى فتح حساب مصرفي. سيحدد موقع المقر الرئيسي لشركتك ما إذا كنت تحتاج إلى رقم تعريف صاحب العمل الحكومي (EIN) أم لا بالإضافة إلى رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي الخاص بك.
# 2. تعيين حالة الراتب ودفع التردد
بصفتك صاحب عمل ، لديك عدد من الخيارات المهمة ، بما في ذلك عدد المرات التي تدفع فيها للموظفين وكذلك نوع الأجور التي يتلقونها. دعنا نتعمق قليلاً في هذا ؛
يشير تكرار الدفع ، الذي يسمى أحيانًا جدول الدفع ، إلى توقيت وانتظام مدفوعات الموظفين. تأكد من أنك لا تقصر عن الحد الأدنى للأجور في موقعك عن طريق التحقق من القوانين الفيدرالية وقوانين الولاية. الأسبوعية ونصف الشهرية والشهرية هي بشكل عام الأمثلة المختلفة لفترات الدفع. مهما كان ما تقرره ، فإن الأهم هو أن تكون متسقًا وتسديد الدفعات في الوقت المناسب.
من ناحية أخرى ، تتضمن حالة الراتب تحديد مبلغ راتب الموظف. تعد كل من الأسعار بالساعة (للعمال غير المعفيين) وترتيبات الرواتب خيارات قابلة للتطبيق (للموظفين المعفيين). تتأثر حالة التعويض المناسبة بشكل كبير بوظيفة الموظف والاحتياجات المحددة لشركتك الصغيرة.
# 3. تعلم واتبع القوانين المتعلقة بالأجور
في أي حال ، يجب عليك التأكد من أن مؤسستك تلتزم بجميع اللوائح المحلية والوطنية المعمول بها. هذا يستلزم أن تكون أنت (أو أي شخص في شركتك) على دراية بمسؤولياتك النقدية والقانونية كصاحب عمل.
علاوة على ذلك ، ادفع المبلغ المناسب من الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية ، بالإضافة إلى ضرائب الدخل لكل عامل. وهذا يشمل FICA (الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية) والضرائب الأخرى المتعلقة بالتوظيف. يجب عليك التحقق من نظام كشوف المرتبات الخاص بك لضمان الدفع في الوقت المحدد والسداد المناسب لجميع الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من أن ودائع ضريبة الرواتب الخاصة بك تتم على أساس ثابت ووفقًا لالتزاماتك الضريبية.
# 4. إنشاء إجراء كشوف المرتبات
عادة ما يتضمن نظام كشوف المرتبات أي برنامج يسهل عملية حساب وإدارة رواتب الموظفين. غالبًا ما توجد ثلاثة احتمالات:
- كتيب
- الاستعانة بمصادر خارجية
- تطبيقات الكمبيوتر
بغض النظر عن الأمر الذي تقرره ، من الضروري التفكير مليًا في عدد من المشكلات قبل تسوية نظام كشوف المرتبات لشركتك. ومن ثم ، ضع في اعتبارك ما يلي في جميع الأوقات:
- الميزانية
- عدد الموظفين
- ثقة. ما مدى تأكدك من أنه يمكنك إدارة كشوف المرتبات بدقة؟
# 5. وصف ووضع إجراءات وسياسات كشوف المرتبات الخاصة بك
يعد توحيد إجراءات كشوف المرتبات أمرًا ضروريًا قبل معالجة كشوف رواتبك الأولى. هذا يضمن أن جميع الأطراف المشاركة في عملية كشوف المرتبات ، من الإدارة العليا إلى الموارد البشرية إلى الموظفين ، على نفس الصفحة فيما يتعلق بفترة الرواتب ومبالغ شيكات الرواتب المتوقعة والإجازة المدفوعة والمزايا الأخرى.
# 6. تتبع الوقت مع برنامج مخصص
إذا كنت تدفع لموظفيك على أساس كل ساعة ، فإن نظام ضبط الوقت ضروري لمراقبة كفاءتهم وتحديد تعويضاتهم. من الأهمية بمكان تصميم نظام مراقبة للوقت سهل الاستخدام ومن الصعب أيضًا لعبه. هناك عدد من الخيارات للتعامل مع جداول الوقت ، بما في ذلك الأنظمة الأساسية المتكاملة التي يمكنها المزامنة مع برنامج كشوف المرتبات للحصول على أدق البيانات الممكنة.
# 7. مراقبة التدفق النقدي الخاص بك
إن نفاد الأموال قبل التمكن من دفع رواتب الموظفين هو أسوأ كابوس لكل صاحب عمل. ستساعدك مراجعة التدفق النقدي الخاص بك على معرفة السبب الذي يجعلك تبدو دائمًا ناقصًا في كشوف المرتبات.
كان عدم وجود ما يكفي من المال لدفع رواتب موظفيك أسوأ كابوس لأصحاب الأعمال بشكل عام. إذا وجدت أنك تعاني من نقص مزمن في وقت الرواتب ، فإن تحليل التدفق النقدي الخاص بك قد يكشف عن السبب الأساسي. يمكن رصد مشكلات الرواتب ، مثل زيادة عدد الموظفين أو دفع مبالغ زائدة ، من خلال المراقبة الدقيقة للتدفق النقدي. علاوة على ذلك ، قبل اللجوء إلى تدابير جذرية مثل حجب الأجور أو تقليص الحجم ، من الأفضل محاولة تأخير دفع البائع أو تحصيل مدفوعات العملاء المستحقة خلال الأوقات المالية الصعبة.
# 8. قم بتعيين منسق أو مدير كشوف المرتبات
لا عجب أن العديد من الشركات تختار الخيار الأسهل والأكثر موثوقية. توظيف مدير رواتب محترف ، بالنظر إلى تعقيد كشوف المرتبات ، خاصة للشركات المتوسطة إلى الكبيرة.
لماذا لا توظف شخصًا أكثر كفاءة ومهارة في معالجة كشوف المرتبات بحيث يمكنك تخصيص المزيد من الوقت لتنمية عملك؟ إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في كشوف المرتبات ولكن ليس لديك أموال لموظف في الدفاتر بدوام كامل ، فابحث عن عمال متعاقدين أو أعط الوظيفة لموظف حالي أثبت أنه موثوق وقادر.
# 9. الاحتفاظ بسجلات الرواتب والموظفين آمنة
هناك لوائح معمول بها على المستوى الفيدرالي ومستوى الولايات تحدد المدة التي يجب أن يحتفظ بها المرء ببيانات كشوف المرتبات ومكان الاحتفاظ بها في حالة طلب السلطات الوصول إليها. يجب على المرء الاحتفاظ ببطاقات الوقت على سبيل المثال لمدة لا تقل عن عامين. بينما يجب الاحتفاظ بسجلات الرواتب المتعلقة بالأموال المدفوعة للموظفين لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات. هناك أيضًا لوائح معمول بها بشأن التصرف النهائي في مستندات كشوف المرتبات.
ما هي 4 أجزاء من كشوف المرتبات؟
الأجور والرواتب والعمل الإضافي ومدفوعات الإجازات والعطلات المدفوعة والإكراميات والمكافآت وسداد الرسوم الدراسية والعمولات كلها جزء من جدول الرواتب. أثناء معالجة كشوف المرتبات ، يجب على الشركات تحديد والإبلاغ عن كل من الأرباح الإجمالية والصافية لكل موظف (بعد خصم الضرائب المقتطعة ومساهمات المزايا)
ما هي 5 خطوات كشوف المرتبات؟
تشمل خطوات معالجة كشوف المرتبات ؛
- تحديد رقم هوية صاحب العمل.
- جمع بيانات ضريبة الموظفين ذات الصلة
- اختيار جدول الدفع
- تقدير الأجر الإجمالي
- تحديد الاستقطاعات لكل موظف
- تحديد راتبك الصافي ، ثم دفع موظفيك.
ماذا يجب أن يفعل مدير الرواتب؟
مدير الرواتب مسؤول عن الإشراف على جميع جوانب نظام كشوف المرتبات للشركة لضمان دفع أجور جميع الموظفين في الوقت المحدد وبشكل صحيح ووفقًا لجميع القوانين واللوائح المعمول بها.
هل يدير الموارد البشرية كشوف المرتبات؟
قد تندرج كشوف المرتبات ضمن اختصاص الموارد البشرية (HR) ، والتمويل (المالية) ، أو قد تكون وحدتها المستقلة التابعة مباشرة إلى الرئيس التنفيذي (CEO).
إدارة Quickbooks كشوف المرتبات
إذا كنت حاليًا من مستخدمي QuickBooks عبر الإنترنت وتبحث عن برنامج لإدارة كشوف المرتبات الخاصة بك ، فإن QuickBooks Payroll يعد خيارًا رائعًا. إنه مخصص للشركات التي يعمل بها ما يصل إلى 50 عاملاً أو مقاولاً ، ولكنه قد يضم في الواقع ما يصل إلى 150 عاملاً. يمكن للبرنامج معالجة كشوف المرتبات على الفور وتقديم ودائع مباشرة في يوم العمل المحدد أو التالي. كما أنه يتفاعل بسلاسة مع QuickBooks Online. تسمح الخطط الثلاث المتاحة للمؤسسات بالتبديل بسهولة بين المستويات مع تغير احتياجاتهم وتوسيعها. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر خيار إضافة مدخرات التقاعد والتأمين الصحي إلى اشتراكك.
ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة مختلفًا عن QuickBooks Online أو إذا امتدت قوة العمل لديك إلى أكثر من ولاية واحدة ، فقد ترغب في التحقق من الخيارات البديلة. اعلم أيضًا أن برنامج المحاسبة الوحيد الذي يعمل مع QuickBooks Payroll هو QuickBooks Online. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تدير موظفين في أكثر من مجرد ولاية ، فقد تحتاج إلى دفع رسوم الإيداع الضريبي الشهرية الإضافية.
كيف تدير كشوف المرتبات مع QuickBooks؟
QuickBooks Payroll هو حل لكشوف المرتبات قائم على السحابة يمكّن الشركات (الصغيرة أو الكبيرة) من دفع رواتب الموظفين وإدارة مزايا الموظفين وأيضًا تقديم ضرائب الرواتب كلها في مكان واحد. من خلال حساب ضرائب الرواتب الفيدرالية والولائية وتقديمها ودفعها تلقائيًا ، يوفر البرنامج الوقت.
يمكنك أتمتة معالجة كشوف المرتبات للعمال بمجرد إعداد كل شيء. باستخدام Quickbooks عبر الإنترنت ، يمكنك إدارة كشوف المرتبات تلقائيًا. ومع ذلك ، إذا كنت تفضل ذلك ، يمكنك معالجته يدويًا ، إما على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو باستخدام تطبيق الهاتف المحمول.
وفي الختام
من أجل ضمان حصول موظفيهم على رواتبهم بدقة وفي الوقت المحدد وأن شركتهم تمتثل لجميع متطلبات الضرائب والتوظيف ، يجب على أصحاب العمل إدارة كشوف المرتبات.
أي عمل يحتاج إلى معالجة وإدارة كشوف المرتبات. عندما تدير نظام كشوف المرتبات بشكل فعال ، يمكن أن يساعد الشركات الصغيرة على سبيل المثال في الحفاظ على مكان عمل منتج وتجنب غرامات مصلحة الضرائب والدولة. تقوم العديد من المنظمات بالاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة كشوف المرتبات نظرًا لتعقيدها. لإنشاء نظام جدير بالثقة ، يجب عليك أولاً تحديد مهام معالجة كشوف المرتبات التي يجب الاستعانة بمصادر خارجية فيها وأي مهام يجب إدارتها داخليًا.
مقالات ذات صلة
- نظام PAYROLL: التعريف والبرمجيات والدليل
- كشوف رواتب الأعمال الصغيرة: أفضل خدمة في المملكة المتحدة لبرامج الرواتب
- خدمات الموارد البشرية للشركات الصغيرة: وظائف وأمثلة لخدمات الموارد البشرية
- 17 أفضل أنظمة PAYROLL للأعمال الصغيرة 2023 ، محدث !!!
- تكلفة خدمات PAYROLL والضرائب
- مستلمات النفقات: ما هو وكيف تصنعه وأفضل التطبيقات
الرقم المرجعي
