الرقابة الداخلية هي النظام والسياسة والعملية التي تضعها الشركة لضمان دقة البيانات المالية والمحاسبية ، وتشجيع المساءلة ، وتجنب الاحتيال. تقدم لك هذه المقالة ماهية الرقابة الداخلية ، والمحاسبة ، والأمثلة ، وإطار عمل كوسو.
الرقابة الداخلية: نظرة عامة
منذ فضائح المحاسبة في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين ، أصبحت الرقابة الداخلية وظيفة تجارية مهمة لكل شركة في الولايات المتحدة. بعد تنفيذها ، تم وضع قانون Sarbanes-Oxley لعام 2000 لحماية المستثمرين. خاصة من الاحتيال المحاسبي ولتحسين دقة ومصداقية الإفصاحات التجارية. ومن ثم ، جعل الإدارة مسؤولة عن إعداد التقارير المالية وإنشاء سجل تدقيق. كان لهذا تأثير كبير على حوكمة الشركات. علاوة على ذلك ، فإن المديرين الذين عقدوا العزم على فشلهم في إنشاء وإدارة الرقابة الداخلية بشكل مناسب يواجهون عواقب جنائية كبيرة.
تعتمد وجهة نظر المدقق التي تأتي مع بيان الدخل على مراجعة العمليات والسجلات التي تم استخدامها لإنشائها. وفي الوقت نفسه ، سيقوم المدققون الخارجيون بفحص أنظمة محاسبة الشركة. والرقابة الداخلية كجزء من عملية تدقيق وتقدم رؤية لفعاليتها.
ما المزيد؟
يقوم التدقيق الداخلي بتقييم الضوابط الداخلية للشركة ، والتي تشمل أنظمة حوكمة الشركة وأنظمة المحاسبة. بالإضافة إلى ذلك ، فهي تضمن اتباع القواعد واللوائح. أن تكون التقارير والبيانات المالية دقيقة وفي الوقت المناسب. ويتم الحفاظ على الكفاءة التشغيلية من خلال اكتشاف المشكلات وإصلاح الثغرات قبل اكتشافها في التدقيق الخارجي. تزداد أهمية عمليات التدقيق الداخلي في عمليات الشركة وحوكمة الشركات.
على الرغم من عدم وجود نظامين للرقابة الداخلية متماثلين ، إلا أن العديد من الأفكار الرئيسية المتعلقة بالأمانة المالية والمعايير المحاسبية قد وضعت أساليب إدارة قياسية. على الرغم من أن الرقابة الداخلية قد تكون مكلفة ، إلا أن التنفيذ الفعال للرقابة الداخلية يمكن أن يساعد في تبسيط العمليات وتعزيز الكفاءة التشغيلية ومنع الاحتيال.
بصرف النظر عن سياسات وإجراءات المنظمة ، يمكن تقديم ضمان كبير فقط بأن الرقابة الداخلية تعمل وأن المعلومات المالية دقيقة. علاوة على ذلك ، فإن الحكم البشري يحد من كفاءة الرقابة الداخلية. لأسباب تتعلق بالكفاءة التشغيلية ، قد تمنح الشركة في كثير من الأحيان العمال رفيعي المستوى سلطة إلغاء الضوابط الداخلية ، ويمكن التهرب من الضوابط الداخلية من خلال التواطؤ.
أنواع الرقابة الداخلية
فيما يلي أنواع الرقابة الداخلية وشرحها.
يمكن أن تكون الضوابط أولًا وقائيًا ورادعًا للاحتيال والأخطاء ، أو ثانيًا ، استقصائيًا ، لتحديد المشكلات بعد حدوثها. بالعمل معًا ، يمكنهم تعزيز أنشطة الأعمال الجارية من خلال حل المشكلات الحالية ومنع المشكلات المستقبلية.
الرقابة الداخلية الوقائية
عمليات الرقابة الداخلية الوقائية ، والتي تشمل التوثيق التفصيلي ومعايير التفويض. وذلك لمحاولة منع حدوث الأخطاء أو الاحتيال في المقام الأول. أحد المكونات الأساسية لهذه العملية هو فصل المهام. مما يضمن عدم وجود أي شخص في مكان يسمح له بالتصريح أو التسجيل. أو أن يكون مسيطرًا على معاملة مالية والأصل المرتبط بها. تشمل الرقابة الداخلية تفويض الفاتورة والتحقق من النفقات. علاوة على ذلك ، تتضمن الضوابط الداخلية الوقائية أيضًا تقييد الوصول المادي إلى المعدات والمخزونات والعملة والأصول الأخرى.
المباحث الرقابة الداخلية
السيطرة المباحث هي عملية بديلة للقبض على الأشياء. أو الأحداث التي تفتقدها خط الدفاع الأول. ومع ذلك ، فإن أهم نشاط هنا هو المصالحة. وهو يستخدم لتحليل مجموعات البيانات واتخاذ الإجراءات المناسبة عند وجود تباينات مادية. أخيرًا ، تعد عمليات التدقيق الخارجية من شركات المحاسبة وعمليات التدقيق الداخلية للأصول مثل المخزون أمثلة على الضوابط الاستقصائية.
أمثلة على محاسبة الرقابة الداخلية
فيما يلي أمثلة الرقابة الداخلية المحاسبية.
# 1. فصل الواجبات: أمثلة على الرقابة الداخلية
يحدث هذا عندما يكون هناك فصل في مسؤوليات العمل بين الموظفين المختلفين من أجل الحد من خطر الخطأ أو السلوك غير المناسب.
# 2. القيود المادية: أمثلة للرقابة الداخلية
عندما تكون البنية التحتية والمخزون والأوراق المالية والنقد وغيرها من الأشياء الثمينة محمية ماديًا. ومع ذلك ، يمكن تحقيق ذلك من خلال استخدام الأقفال أو الخزائن أو غيرها من القيود البيئية. علاوة على ذلك ، فإن الوصول محدود لمن لديهم السلطة اللازمة.
# 3. المصالحات
للتأكد من صحة معلومات المعاملة وجميع المعاملات بشكل صحيح في المستند. يتم إجراء المقارنات بين السجلات المماثلة التي يحتفظ بها مختلف الموظفين. علاوة على ذلك ، يعد إجراء تسوية من كشوف الحسابات المصرفية للتحقق من السجل / السجلات أحد الأمثلة. تسجيل
# 4. السياسات والعمليات
السياسات والعمليات والوثائق التي تقدم التوجيه والتعليم لضمان الأداء المتسق عند المستوى الضروري من الجودة المعمول بها. ومن ثم ، ينبغي توفير هذه على جميع المستويات التنظيمية. الأقسام وكذلك الجامعة / التنظيمية.
# 5. مراجعة المعاملات والأنشطة
تساعد مراجعات المدير للمعاملة والعملية والتقارير الموجزة في تتبع الفعالية مقابل الأهداف والغايات. أيضًا تحديد المشكلات وتحديد الاتجاهات وما إلى ذلك. تشمل الأمثلة الخاصة: مقارنة بيانات الميزانية بالتكاليف الفعلية على أساس شهري. افحص بيانات نشاط المكالمات الهاتفية للمكالمات الهاتفية الشخصية أو غير المتعلقة بالعمل. يقوم الموظفون بمراجعة بطاقات الوقت الخاصة بهم وساعات العمل الإضافية.
# 6. التحكم في معالجة المعلومات
بشكل أساسي ، عند معالجة المعلومات ، يتم تنفيذ عدد من الرقابة الداخلية لضمان صحة المعاملات واكتمالها وترخيصها. علاوة على ذلك ، يتم إجراء تعديل الشيكات أو المقارنة مع ملفات الرقابة أو المجاميع المعتمدة على البيانات المدخلة. بالإضافة إلى ذلك ، يتم احتساب المعاملات رقميًا ، وتتم إدارة إجماليات الملفات. وأيضًا مطابقتها مع الأرصدة السابقة وحسابات المراقبة. الوصول إلى البيانات والملفات والبرامج مقيد ، وكذلك تطوير أنظمة جديدة وإدخال تغييرات على الأنظمة الموجودة.
# 7. القوالب
إضفاء الطابع الرسمي على الأوراق المالية يعزز الاتساق ، مما يجعل التدقيق عملية أسهل. على الرغم من أن بعض التقارير ، مثل الميزانية العمومية أو بيان الأرباح والخسائر ، لها أسلوب مشترك. قد تختلف الأوراق الأخرى بشكل كبير بين فرق العمل. علاوة على ذلك ، فإن تطوير واستخدام نفس القوالب للتقديرات والفواتير وأوامر الشراء وطلبات التمويل والإيصالات وتقارير النفقات يضمن إمكانية مقارنة العناصر المماثلة أثناء المراجعة. يعد تبسيط هذه العناصر أحد ضوابط الرقابة المحاسبية الداخلية الرئيسية التي غالبًا ما تتجاهلها الشركات في سعيها لاعتماد أنظمة تحكم أكثر وضوحًا.
# 8. موازين المراجعة
المحاسبة باستخدام القيد المزدوج تضمن أن الدفاتر متوازنة باستمرار. ومع ذلك ، لا يزال من الممكن حدوث الأخطاء والاحتيال في نظام محاسبة القيد المزدوج ، ولهذا السبب يجب استخدام موازين المراجعة بهذه الطريقة. أرصدة المراجعة هي نوع من الرقابة المحاسبية التي تضيف الاستقرار إلى النظام. من خلال الاحتفاظ بسجل داخلي للائتمان والخصم ، يسمح للمنظمات باكتشاف المشاكل في وقت مبكر.
# 9. نسخ إحتياطي للبيانات
أكثر أنظمة الرقابة المحاسبية الداخلية التغاضي عنها هي النسخ الاحتياطية للبيانات. نظرًا لأن البيانات المالية الدقيقة تتطلب اتصالًا تقنيًا بين الأنظمة الأساسية ، فإن فقدان المدخلات المالية يمكن أن يؤدي إلى تحريف التقارير وعمليات التدقيق المشوشة. علاوة على ذلك ، عندما تفشل التكنولوجيا ، يمكن أن تفقد التقارير السابقة والبيانات الهامة ، مما يتسبب في تأخير الإبلاغ ويؤثر على مهام المحاسبة الأساسية.
عندما تفشل خوادم الكمبيوتر ، فإن النسخ الاحتياطي للملفات الرقمية على السحابة يحمي البيانات من الضياع.
معلومات بارزة
لا جدوى من تنفيذ ضوابط محاسبية فعالة ما لم يتم تدريب العمال على التصرف عند اكتشاف مشكلة أو سلوك مشتبه فيه. يجب تطوير الإجراءات الرسمية لتثقيف الموظفين حول كيفية التعامل مع المشاكل عند ظهورها. علاوة على ذلك ، عندما يكون هناك اشتباه في وجود خطأ أو نية خبيثة ، يجب أن يعرف جميع العمال من يمكنهم إخبارهم ونوع الاستجابة التي يجب توقعها. علاوة على ذلك ، يجب تأمين هوياتهم نتيجة لذلك.
المعنى الكامل لـ COSO
أنشأت لجنة المنظمات الراعية التابعة للجنة تريدواي (COSO) إطار عمل COSO لتقييم الرقابة الداخلية في عام 1992. ومن ثم ، كان هذا النموذج واسع النطاق باعتباره الإطار المعترف به عمومًا للرقابة الداخلية. ويُنظر إليه عمومًا على أنه المعيار الذهبي الذي تحكم الشركات بموجبه على فعالية أنظمة الرقابة الداخلية الخاصة بها.
إطار الرقابة الداخلية COSO
داخلي يُعرّف التحكم نموذج إطار COSO بأنه "عملية يتم تنفيذها من قبل مجلس إدارة الكيان والإدارة والأشخاص الآخرين لتقديم يقين معقول لتحقيق الأهداف في ما يلي. الكفاءة والفعالية في العمليات ، وموثوقية التقارير المالية ، وأخيراً الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها.
تعمل المكونات الخمسة الأساسية لنظام الرقابة الداخلية الفعال معًا لدعم مهمة الكيان واستراتيجياته وأهداف العمل ذات الصلة:
# 1. مراقبة البيئة
- حافظ على نزاهتك ومثلك الأخلاقية.
- تأكد من الالتزام بالإتقان.
- الاستفادة من مجلس الإدارة ولجنة المراجعة.
- تسهيل أيديولوجيا وأسلوب عمل الإدارة.
- إنشاء هيكل تنظيمي.
- تحديد تفويض السلطة والواجب.
- الاستفادة من سياسات وإجراءات الموارد البشرية.
# 2. تقييم الخطر
- أولاً ، قم بإنشاء أهداف على مستوى الشركة.
- ثانيًا ، قم بتضمين أهداف على مستوى العملية.
- ثالثًا ، إجراء تحديد وتحليل للمخاطر.
- أخيرًا ، يجب إدارة التغيير.
# 3. الأنشطة تحت السيطرة
أولاً وقبل كل شيء ، التزم بالسياسات والإجراءات ، ثم تعزيز الأمان (التطبيق والشبكة) ، وإدارة عملية تغيير التطبيق ، والاستعداد لاستمرارية الأعمال / النسخ الاحتياطية ، والاستعانة بمصادر خارجية.
# 4. الاتصال والمعلومات
تقييم جودة المعلومات وتقييم فعالية الاتصال.
# 5. يراقب
راقب الموقف باستمرار ، وقم بإجراء تقييمات منفصلة ، وأعلن عن أي عيوب.
من خلال القيادة الموجهة والقيم المشتركة والثقافة التي تؤكد على المسؤولية عن السيطرة. علاوة على ذلك ، تعمل هذه المكونات معًا لوضع الأساس لرقابة داخلية قوية داخل المنظمة. علاوة على ذلك ، يتم تحديد المخاطر العديدة التي تواجهها الشركة ومراجعتها بشكل منتظم على جميع المستويات وفي جميع الوظائف. علاوة على ذلك ، يتم التخطيط لجهود المراقبة والإجراءات الأخرى في وقت مبكر للتعامل مع المخاطر الرئيسية وتقليلها. المعلومات ضرورية للتعرف على المخاطر وتحقيق أهداف العمل التي يتم توزيعها عبر المؤسسة عبر القنوات القائمة. أخيرًا ، يتم مراقبة النظام بأكمله بانتظام ، ويتم معالجة الأعطال في الوقت المناسب.
ما هي خمس ضوابط داخلية موجودة؟
يتكون إطار الرقابة الداخلية من خمسة عناصر متصلة: بيئة الرقابة ، وتقييم المخاطر ، وإجراءات الرقابة ، والمعلومات والاتصالات ، والمراقبة.
ما الذي يخدم أهداف الرقابة الداخلية؟
تهدف الضوابط الداخلية إلى إيقاف الأخطاء والمخالفات وتحديد المشكلات وضمان اتخاذ الخطوات الصحيحة لإصلاحها.
ما هي الرقابة الداخلية الأكثر أهمية؟
يعد الفصل بين الأدوار ، والإذن المناسب للمعاملة والنشاط ، والتوثيق المناسب وحفظ السجلات ، والسيطرة المادية على الأصول والبيانات ، وفحوصات الأداء المستقلة من بين إجراءات الرقابة الأكثر أهمية.
ما هي فوائد الرقابة الداخلية؟
تقلل الضوابط الداخلية من مخاطر الاعتماد المفرط على عدد قليل من الموظفين الرئيسيين من خلال جعل الشركة مدفوعة بالعملية بدلاً من الأشخاص. يمكن أن تساعدك الضوابط الداخلية في العثور على التداخلات في إجراءات التشغيل والامتثال ، مما يوفر لك الفرصة لتبسيط أعمالك.
من هو المسؤول عن الرقابة الداخلية؟
يجب وضع الضوابط الداخلية من قبل الإدارة. يجب أن تحافظ الإدارة على قواعد وإجراءات كافية من أجل الحفاظ على ضوابط داخلية فعالة. شارك هذه الإرشادات والسياسات.
ما هي قائمة مراجعة الرقابة الداخلية؟
قائمة مراجعة الرقابة الداخلية هي أداة يمكن أن يستخدمها مجتمع الحرم الجامعي لتقييم وتحسين الضوابط الداخلية ، وتشجيع الممارسات التجارية الفعالة والفعالة ، وتعزيز الامتثال في قسم أو وحدة وظيفية.
وفي الختام
الرقابة الداخلية هي النظام والسياسة والعملية التي تضعها الشركة لضمان دقة البيانات المالية والمحاسبية ، وتشجيع المساءلة ، وتجنب الاحتيال.
