القدرة على رؤية الصورة الكبيرة مفيدة في معظم مجالات الحياة ولكن عندما يتعلق الأمر بعملك ، فمن الضروري أن تأخذ نظرة شاملة للأشياء. في هذه الأيام ، من السهل البقاء على اطلاع دائم بأموال عملك وتتبع جميع معاملاتك بمساعدة دفتر الأستاذ العام.
ما هو دفتر الأستاذ العام؟
دفتر الأستاذ العام هو سجل لجميع المعاملات السابقة للشركة ، ويتم تنظيمه حسب الحسابات. تحتوي حسابات دفتر الأستاذ العام على جميع معاملات الدائن والمدين التي تؤثر عليها. تحتوي أيضًا على معلومات مفصلة عن كل معاملة ، مثل التاريخ والوصف والمبلغ ويمكن أن تحتوي أيضًا على معلومات وصفية حول المعاملة.
كيف يعمل دفتر الأستاذ العام؟
دفتر الأستاذ العام هو أساس النظام الذي يستخدمه المحاسبون لتخزين وتنظيم البيانات المالية المستخدمة في إعداد الصفقات. يتم ترحيل المعاملات إلى حسابات دفتر الأستاذ الفرعي الفردية كما هو محدد في مخطط حسابات الشركة.
يتم بعد ذلك إنهاء المعاملات أو تلخيصها في دفتر الأستاذ العام ويقوم المحاسب بإنشاء ميزان مراجعة يعمل بمثابة تقرير عن رصيد كل حساب دفتر أستاذ عام. يتم فحص ميزان المراجعة بحثًا عن الأخطاء وتعديله عن طريق ترحيل الإدخالات الإضافية المطلوبة. ثم يتم استخدام رصيد العينة المعدل لإعداد البيانات المالية السنوية.
كيف يعمل دفتر الأستاذ العام مع محاسبة القيد المزدوج
حساب دفتر الأستاذ العام هو الجزء الرئيسي من دفتر الأستاذ العام. يسجل حساب دفتر الأستاذ العام جميع المعاملات لهذا الحساب. المعاملات المتعلقة بالعناصر المختلفة لـ محاسبة، بما في ذلك الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات والمكاسب والخسائر.
تستخدم الشركات التي تستخدم طريقة محاسبة القيد المزدوج دفتر أستاذ عام. وهذا يعني أن كل معاملة مالية تؤثر على ما لا يقل عن اثنين من حسابات دفتر الأستاذ العام وكل عملية ترحيل تحتوي على خصم مباشر واحد على الأقل ومعاملة ائتمانية واحدة. يتم تسجيل المعاملات المكررة ، المعروفة باسم إدخالات دفتر اليومية ، في عمودين مع إدخالات الخصم على اليسار وإدخالات الائتمان على اليمين. يجب أن يكون هناك رصيد لإجمالي كل ترحيلات الدائن والمدين.
المعادلة المحاسبية التي تستند إليها محاسبة القيد المزدوج هي كما يلي:
حقوق المساهمين = الأصول − الخصوم
يتبع الرصيد هذا التنسيق ويعرض معلومات مفصلة على مستوى الحساب. على سبيل المثال ، في الميزانية العمومية ، يتم سرد حسابات الأصول المتعددة ، بما في ذلك النقد والحسابات المدينة ، في قسم "الأصول الجارية".
تعتمد طريقة الإدخال المزدوج على متطلبات معادلة المحاسبة التي تقضي بأن المعاملات التي تم ترحيلها إلى الحسابات الموجودة على يسار علامة المساواة في الصيغة يجب أن تساوي العدد الإجمالي للحركات التي تم ترحيلها إلى الحساب (أو الحسابات) على اليمين. حتى إذا ظهرت المعادلة بشكل مختلف (مثل الأصول = الخصوم + حقوق الملكية) ، فإن قاعدة الميزانية العمومية تنطبق دائمًا.
هناك المزيد ادارة مالية الاستراتيجية التي قد تحتاج إلى معرفتها.
أمثلة على دفتر الأستاذ العام
بعض الأنشطة المالية الأكثر شيوعًا المسجلة في دفتر الأستاذ العام هي:
- الودائع في حساباتك المصرفية
- حسابات المسؤولية بما في ذلك الذمم الدائنة التجارية والذمم التجارية الدائنة والمخصصات وودائع العملاء
- تم إجراء الشيكات لمقدمي خدمات متعددين لتغطية نفقات التشغيل
- كشوف المرتبات لموظفيك
- حسابات حقوق المساهمين مثل الأسهم العادية والأرباح المحتجزة ومخزون الخزانة وإجمالي الدخل المتراكم الآخر
- ضرائب الدخل المدفوعة للوكالات الحكومية والفيدرالية
- نشاط المبيعات ونشاط المدين ذي الصلة
- سجل المدفوعات الواردة من العملاء والعملاء
- تعديلات المخزون مثل استلام المنتج أو تعديل مستويات المخزون
- استلام الفواتير وترحيلها
- أي مساهمات للمالك في الأعمال أو انسحابات من المالك
- أي إدخال دفتر يومية يستخدم لتسجيل المعاملات مثل الفوائد والرسوم المصرفية.
لماذا أحتاج إلى دفتر الأستاذ العام؟
في الواقع ، الأمر متروك دائمًا لك ولمستشارك المالي لتحديد ما هو مناسب لشركتك الصغيرة. إذا كنت تتساءل ، فهناك سبعة أسباب مقنعة قد تدفعك لاستخدام دفتر الأستاذ لمشروعك الصغير:
- يوفر سجلاً دقيقًا لجميع المعاملات المالية.
- يساعدك على إنشاء توازن اختباري وبالتالي موازنة كتبك
- اجعل الإقرارات الضريبية سهلة لأن لديك نفقاتك ودخلك في مكان واحد
- تقارير الإيرادات والمصروفات الفعلية حتى تتمكن من تتبع النفقات
- يساعدك على اكتشاف المعاملات غير العادية على الفور
- يساعدك على تحديد (ووقف) الاحتيال
- يساعد في إنشاء بيانات مالية مهمة ضرورية لتقييم ربحيتك وسيولتك وصحتك المالية العامة. يتضمن ذلك بيان التدفقات النقدية وبيان الدخل والميزانية العمومية.
ما هو أفضل برنامج محاسبة لعرض دفتر الأستاذ العام الخاص بي
يمكن أيضًا لأي تطبيق برنامج محاسبة يدعم محاسبة القيد المزدوج إنشاء تقرير دفتر أستاذ عام. فيما يلي عدد قليل من التطبيقات البرمجية التي تتمتع بإمكانيات رائعة لإعداد تقارير دفتر الأستاذ العام.
غنوكاش
يعتبر GnuCash فريدًا من نواح كثيرة. إنه برنامج مجاني مفتوح المصدر يمكنك تنزيله وتثبيته على سطح مكتب أو محطة عمل أو كمبيوتر محمول. GnuCash هو نظام مستخدم واحد وبالتالي فهو مناسب تمامًا للشركات الصغيرة أو الشركات التي تحتاج إلى مستخدم واحد فقط.
يقدم GnuCash خيارات رائعة لإعداد التقارير مع تقارير مفصلة ونشطة وخاملة بالإضافة إلى تقرير دفتر الأستاذ العام الشامل. تقدم التقارير القليل من التخصيص ، ولكن هناك العديد من التقارير المتاحة التي من غير المحتمل أن تكون التخصيص مشكلة.
باعتباره تطبيقًا مفتوح المصدر ، فإن GnuCash مجاني تمامًا. ما عليك سوى زيارة موقع GnuCash لتنزيل التطبيق على سطح المكتب أو محطة العمل أو الكمبيوتر المحمول.
FreshBooks
FreshBooks هي طريقة رائعة للشركات الصغيرة لإدارة دفتر الأستاذ العام. يقدم حاليًا أربعة خيارات للخطة من شأنها أن تساعد في تسهيل الانتقال إلى خطة أكثر قوة. تم تصميم FreshBooks ليكون سهل التنقل ، مما يسهل على المستخدمين الجدد التنقل.
سطح المكتب QuickBooks
يوفر QuickBooks Desktop خيارات رائعة لإعداد تقارير دفتر الأستاذ العام للشركات الصغيرة والمتنامية. إنه مصمم لمكتب المستخدم الفردي وكذلك للشركات المتنامية متعددة المستخدمين ويقدم ثلاث خطط للاختيار من بينها.
تقدم QuickBooks أيضًا خيارات إعداد تقارير رائعة أخرى مع أكثر من 100 تقرير قياسي في QuickBooks Pro ، بينما تأتي خطة Premier و Enterprise مع أكثر من 150 تقريرًا. يمكنك الوصول إلى قوالب التقارير الموجودة في تطبيقات سطح المكتب QuickBooks ، ويمكنك بسهولة تخصيص تقرير دفتر الأستاذ العام ليشمل فقط الحسابات التي تريد عرضها.
يمكنك أيضا أن تتعلم كيفية إدخال شيك مرتجع في Quickbooks
قالب دفتر الأستاذ العام المجاني
الغرض الرئيسي من هذه النماذج هو تسجيل جميع النفقات المتكبدة خلال فترة زمنية معينة. مع أسلوب فريد وخلفية إبداعية ، تعد هذه القوالب مفيدة جدًا وبالتالي فهي مناسبة جدًا للمستخدمين.
كيف أقوم بإنشاء نموذج دفتر الأستاذ العام؟
يتطلب إنشاء نموذج بسيط لدفتر الأستاذ العام الكثير من البحث الميداني المكثف قبل التمكن من استخلاص النتائج المرجوة. هنا بعض النصائح:
- تصميم مخطط قالب مناسب
- أرسل أي معلومات مطلوبة تعمل بشكل جيد لصالح العملاء
- ضع مخططًا مناسبًا لإظهار المعلومات للجمهور
- يجب أن تكون القوالب المصممة سهلة الاستخدام وفعالة للغاية في نهجها.
- ارسم مخططًا مناسبًا لحساب النفقات التي تشمل الضرائب والرسوم الأخرى.
- كما يتضمن بيانات عن أسعار الفائدة التي تم تطبيقها على مقدار الأسهم في الديون.
فيما يلي نماذج مجانية لورقة دفتر الأستاذ. هذه القوالب المصممة بخبرة هي من بين القوالب الأعلى تصنيفًا في السوق. بفضل التصميم المستقبلي والملمس اللافت للنظر ، تعد هذه القوالب منتجة للغاية وبالتالي تفيد العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي كل نموذج من هذه القوالب على جميع المعلومات التي يمكنهم تحسينها للأعمال. انقر فوق الزر أدناه للتنزيل.
قالب ورق دفتر الأستاذ العام
قالب دفتر الأستاذ العام القابل للطباعة
قالب ورق دفتر الأستاذ
وفي الختام
دفتر الأستاذ العام هو المستند الرئيسي لجميع المعاملات المالية لشركتك. قد يكون فهم كيفية عملها أمرًا مربكًا في البداية ، لكن لا يجب أن يكون كذلك. كل ما عليك فعله هو فهم المبادئ الأساسية لمحاسبة القيد المزدوج ومعادلة المحاسبة الأساسية وكيفية نقل إدخالات دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ العام.
بمجرد أن تفهم وتستخدم دفتر الأستاذ ، سترى مدى قوته. يقدم العديد من الفوائد المقنعة لعملك. ربما الأهم من ذلك ، أنه الأساس لإعداد البيانات المالية ، والتي تعتبر حيوية لتقييم شؤونك المالية.
المادة ذات الصلة
- ما هي درجة الرافعة المالية: نظرة عامة ، المعادلة ، الأهمية
- ما هي الإدارة المالية الإستراتيجية؟ - وظائفها وأهميتها
- أيام البيع معلقة - كل ما تحتاج إلى معرفته
- مصاريف تعديل الخسارة (LAE): المعنى ، كيف يعمل LAE
- نسبة الكتاب إلى السوق: التعريف والصيغة والحسابات
