تقرير المصاريف: المعنى ، البرنامج وكيفية التعبئة

تقرير المصاريف

قد يتحمل الموظفون في أي شركة نفقات تجارية يجب عليهم دفعها من جيوبهم الخاصة. وهذا يشمل كل شيء من رسوم السفر ومآدب الغداء للعملاء إلى اللوازم المكتبية والمعدات التكنولوجية. سيقدم الموظفون تقرير المصاريف لطلب السداد عن أي مبلغ دفعوه لأن هذه النفقات يتم تكبدها نيابة عن الشركة. ستعلمك هذه المقالة كل ما تحتاج لمعرفته حول تقارير ملخص النفقات ، بما في ذلك ما تحتويه ، وسبب ضرورتها ، والأهم من ذلك ، كيفية ملء هذا التقرير باستخدام برنامج ونموذج.

تقرير المصروفات عبارة عن قائمة مصنفة ومفصلة للمصروفات المتكبدة نيابة عن المؤسسة. يساعد هذا التقرير صاحب العمل أو الفريق المالي في تحديد مقدار الأموال التي تم إنفاقها ، وما تم شراؤه ، ومقدار التكلفة المستردة. فوائد تقارير النفقات ، ومع ذلك ، لا تقتصر على مطالبات السداد. كما أنها تجعل من الأسهل على الشركات تقديم الإقرارات الضريبية والمطالبة بالتخفيضات الضريبية واستكمال عمليات التدقيق.

ما هو تقرير المصاريف؟

عندما يطالب موظف بسداد نفقات الشركة التي دفعها بأمواله الخاصة ، يتم تحديد هذه النفقات على ورقة أو مستند رقمي يسمى تقرير المصاريف. عادةً ما يتم ترتيب هذه النفقات حسب الفئات ، مثل اللوازم المكتبية أو وجبات الغداء أو الأميال. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تفصيلها بحيث يتم سرد العديد من الكيانات ورسومها. يتيح ذلك إجراء المزيد من عمليات التدقيق الدقيقة أثناء عملية الموافقة بدلاً من مجرد تحديد المبلغ الإجمالي للنفقات المتكبدة. عادةً ما يتم تضمين الإيصالات المرتبطة لكل معاملة مفصلة في تقرير المصروفات.

ما الذي يتضمنه تقرير ملخص المصاريف؟

تأتي تقارير المصاريف في أشكال متنوعة. العديد منها تراكمي ، ويعرض إجمالي الإنفاق لشركة أو قسم خلال فترة محددة (شهر أو ربع أو سنة ، على سبيل المثال). يمكن أيضًا أن تكون تقارير المصروفات أكثر تفصيلاً ، وتحدد النفقات الفردية لموظف أو مشروع معين. تتكون هذه التقارير من:

  • تاريخ دفع المصروفات
  • ما إذا كان يمكن عزو المصاريف إلى عميل أو مشروع معين.
    المدفوع لأمره أو البائع الذي ذهب إليه المال
  • المبلغ المدفوع بالكامل ، بما في ذلك الضرائب والعمولات والرسوم
  • فئة المصاريف أو نوعها

قد تتضمن التقارير ملاحظات بشأن المبلغ الإجمالي المدفوع أو عناصر محددة ، مثل سبب تكبد التكلفة أو أي تكاليف لاحقة متوقعة مرتبطة بنفس العميل أو المشروع ، بالإضافة إلى هذه التفاصيل السطحية.

لماذا تقارير المصاريف ضرورية

تعد تقارير المصروفات مهمة لأنها تسمح للمديرين بتتبع نفقات الشركة أو قسم معين أو فريق معين - لا سيما التكاليف المرتبطة بعميل أو مشروع معين.

بالإضافة إلى مساعدة الإدارة ، تسمح تقارير المصروفات للموظفين بالتعويض عن نفقات الأعمال الشخصية مثل السفر أو الترفيه عن العملاء أو العملاء المحتملين.

تستخدم تقارير المصروفات بشكل متكرر للأغراض التالية:

  • قسم المراقبة والإنفاق التجاري بالإضافة إلى التدفق النقدي الإجمالي
  • استقطاع المصروفات من إجمالي الإيرادات لحساب الأرباح
  • دفع أجور الموظفين مقابل نفقات العمل المشروعة
  • تتبع النفقات المرتبطة بخط إنتاج أو مشروع معين أو عميل

تستخدم تقارير المصروفات لمجموعة متنوعة من الأهداف من قبل الشركات المختلفة. يستخدم المستشارون والمحامون ، على سبيل المثال ، هذه التقارير بشكل متكرر لتتبع الإنفاق المرتبط بعميل معين ، بينما تدير مؤسسات التصنيع النفقات المتعلقة بخطوط إنتاج معينة. يتم استخدامها من قبل مندوبي المبيعات للإبلاغ عن نفقات السفر والترفيه والحصول على تعويض عنها.

ما هو تقرير المصاريف الشهري؟

يتم إصدار تقارير المصروفات عادةً على أساس شهري أو ربع سنوي أو سنوي. يسرد تقرير المصاريف الشهري جميع عمليات الشراء الضرورية التي قامت بها الشركة على مدار الشهر.

لخصم النفقات من ضرائب الشركة ، يتم استخدام تقرير المصاريف السنوي بشكل متكرر. وبالتالي ، سيتم استخدام تقرير المصاريف الشهري لأغراض إضافية ، مثل تحديد ما إذا كان إنفاق الشركة ضمن ميزانيتها. يمكن استخدام تقرير المصاريف الشهري لتحديد كيفية تقليل التكاليف أو إلغاؤها لزيادة الربح في أوقات المشاكل المالية.

ما يعتبر نفقة؟

في أي وقت ينفق فيه ممثل الأعمال الأموال لغرض تجاري ، يعتبر ذلك بمثابة مصروفات. قد يكون الحصول على معدات أو خدمة أو أي شيء آخر. ومع ذلك ، يجب أن تكون النفقات عبارة عن نفقات شركة مشروعة ، خاصة في حالة الموظفين الذين يسعون إلى السداد. العديد من الشركات لديها قوانين قوية حول هذا الموضوع ، لذلك يجب أن يكون الموظفون على دراية بهذه السياسات قبل تقديم النفقات.

برنامج تقرير المصاريف

يجوز للشركات إدارة وتتبع "T&E" أو "سفر العمل والنفقات" بسهولة أكبر باستخدام برنامج تقرير المصاريف. يمكن لبرمجيات إدارة النفقات تحسين الالتزام بمعايير إنفاق الشركات ومساعدة الشركات في وضع الميزانية والتنبؤ بالنفقات المستقبلية من خلال زيادة وضوح إنفاق الموظفين.

فيما يلي قائمة بأهم برامج تقرير ملخص النفقات:

# 1. FreshBooks

FreshBooks هي أداة محاسبة على شبكة الإنترنت مصممة للشركات الصغيرة. تقدم FreshBooks أيضًا مجموعة واسعة من الشركات ، بما في ذلك الاستشارات التسويقية والقانونية والتجارية والحرف والخدمات المنزلية وتكنولوجيا المعلومات (IT).

تعد الفواتير وتتبع النفقات وتتبع الوقت وإعداد التقارير وإدارة الدفع من أهم وظائف FreshBooks. يمكن للمستخدمين تخصيص فواتيرهم ، وتلقي المدفوعات عبر الإنترنت ، وإعداد تذكيرات الدفع التلقائي. يمكن تتبع المصروفات عن طريق ربط الإيصالات بالفواتير ، وتحديد النفقات المتكررة ، وتصوير الإيصالات.

# 2. ساب كونكور

Concur هو تطبيق برمجي لإدارة النفقات والسفر قائم على السحابة يساعد المديرين التنفيذيين على إدارة تكاليف سفرهم. يمكن للمديرين التنفيذيين للشؤون المالية تتبع الإنفاق المرتبط بالسفر والتدفقات النقدية.

تساعد أداة السفر والتكاليف في Concur في الحجز والموافقة على الرحلات ودفعها. علاوة على ذلك ، يقوم البرنامج بأتمتة جمع بيانات صورة الاستلام وتحميل تقارير النفقات للموافقة عليها.

# 3. زيرو

Xero هو نظام محاسبة قائم على السحابة للمؤسسات الصغيرة والنامية. أيضًا ، يربط Xero الشركات الصغيرة بمستشارين موثوق بهم ويمنح المالكين وصولاً سريعًا إلى وضعهم المالي. يمكن الوصول إلى Xero من أي جهاز به اتصال إنترنت نشط لأنه حل قائم على الويب.

يمكن للشركات الصغيرة فحص تدفقاتها النقدية ومعاملاتها وتفاصيل الحساب من أي مكان بفضل القدرات المحاسبية المتطورة لشركة Xero. يتم استيراد جميع المعاملات المصرفية وتشفيرها تلقائيًا. يساعد دفع الفواتير عبر الإنترنت في تتبع النفقات والبقاء على رأس الفواتير المستحقة ، مع تعزيز الاتصالات مع البائعين الذين يقدمون منتجات الأعمال الحيوية. باستخدام Xero ، يمكن أيضًا التحكم في الإنفاق الشخصي من خلال عرض الجوال والموافقة على كل إيصال.

# 4. كويكبووكس اون لاين

يمكن لمستخدمي QuickBooks Online تنزيل وتسوية معاملات بطاقات الائتمان ، مما يسمح للشركات بإدارة الجداول الزمنية الأسبوعية وتتبع الودائع المصرفية.

أيضًا ، Quickbooks Online هو برنامج محاسبة قائم على الويب يدير جميع جوانب الشؤون المالية للشركة. يمكن التعامل مع مسك الدفاتر ، وكشوف المرتبات ، وإدارة الفواتير ، والتسوية المصرفية ، وتتبع النفقات ، وإعداد التقارير المالية ، وإدارة الضرائب ، والمهام الأخرى بمساعدة البرنامج.

كيف تملأ تقرير المصاريف

الغرض الأساسي من ملء تقرير المصاريف هو تحديد المصروفات المراد تضمينها. يمكن أن يعتمد هذا على المستفيد ، أو فئة الإنفاق (نوع الإنفاق) ، أو المشروع أو العميل الذي تم ربط المصروفات به. أو يمكن أن تستند إلى الموظف الذي تكبد المصاريف.
يمكن إنشاء تقرير المصاريف بعدة طرق مختلفة.

  • حدد المصاريف التي تريد تضمينها في تقريرك.
  • قم بتضمين المعلومات أعلاه في قائمة النفقات التي تفي بالمعايير الخاصة بك.
  • اجمع كل نفقات التقرير الخاص بك.
  • أضف ملاحظات بخصوص المصاريف المتكبدة أو المجاميع المدفوعة.
  • يعتمد تاريخ التقرير ورقمه وعنوانه على محتوياته.

كيفية إنشاء تقرير المصاريف

إذا كنت تستخدم برامج محاسبة الأعمال الصغيرة مثل QuickBooks Online أو Xero أو FreshBooks ، فمن المحتمل أنك تدرك أنه لا يمكنك إنشاء أو ملء تقرير المصاريف في هذه الأنظمة والأنظمة المماثلة.

بدلاً من ذلك ، تعاونت غالبية حزم برامج محاسبة الشركات الصغيرة مع تطبيقات تقارير المصروفات التابعة لجهات خارجية المصممة صراحةً لمراقبة الإنفاق وإنتاج تقارير المصروفات. يمكنك أيضًا استخدام قالب Microsoft Excel أو أحد القوالب المجانية المتوفرة على الإنترنت.

اعتمادًا على عملك ، وبرنامج المحاسبة الذي تستخدمه ، ومدى الأتمتة التي تريد أن تكون العملية ، هناك مجموعة متنوعة من الطرق لإعداد أو ملء تقرير المصاريف. بغض النظر عن الأدوات التي تستخدمها ، فإن أهم شيء هو إنشاء واحدة.

# 1. استفد من قالب عبر الإنترنت.

يتم استخدام قالب تقرير المصاريف القياسي ، مثل النموذج الذي يوفره Excel ، من قبل العديد من الشركات الصغيرة. يمكن تنزيل قوالب Excel بسهولة وتسمح لك بإدخال بيانات العنصر في الأعمدة المناسبة ، حيث سيتم حسابها تلقائيًا.

يعد جدول بيانات Excel هذا مفيدًا جدًا للشركات الصغيرة التي ترغب في تتبع النفقات دون إنفاق الأموال على برامج إضافية.

تعتبر فئات مصروفات الأعمال الافتراضية في النموذج مفيدة ويمكن تعديلها بسهولة إذا لزم الأمر. إذا كانت لديك نفقات إضافية لا تتناسب مع هذه الفئات ، فيمكنك دائمًا إضافة عمود آخر.

بالطبع ، يجب إدخال المعلومات الموجودة في جدول البيانات في برنامج المحاسبة الخاص بك للتعامل مع أي مدفوعات للموظفين وضمان أن نفقات عملك دقيقة ومحدثة.

# 2. استفد من برامج المحاسبة.

في حين أن برامج المحاسبة مهمة في عملية إدارة النفقات ، فإن معظم منتجات برامج محاسبة الأعمال الصغيرة الموجودة في السوق اليوم لا تتضمن ميزة تسمح للمستخدمين بإعداد تقارير المصروفات. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام أحد تطبيقات إدارة النفقات العديدة التابعة لجهات خارجية والتي تم إنشاؤها خصيصًا لهذا الغرض.

# 3. استفد من برامج إدارة النفقات.

يتكامل Certify مباشرة مع QuickBooks Online ، بينما يتفاعل Abacus مع QuickBooks Online و Sage و Xero.
ReceiptBank هو برنامج آخر منخفض التكلفة لإدارة النفقات يقوم بأتمتة عملية إنشاء التقارير بالكامل. حتى Zoho لديه تطبيق إدارة النفقات الذي يعمل جنبًا إلى جنب مع Zoho Books.

تتمثل ميزة استخدام برنامج الجهة الخارجية هذا في الأتمتة التي يوفرونها لعملية إعداد تقرير المصاريف.
تهدف هذه البرامج إلى إنجاز المهام التالية:

  • إيصالات الصور
  • التوفيق بين التكاليف والمؤسسات المالية
  • إنتاج تقارير المصروفات تلقائيًا
  • قم بالتوجيه إلى الشخص المناسب للحصول على الموافقة

تقرير مصاريف النموذج

طريقة سهلة لتتبع الإنفاق باستخدام قالب تقرير المصاريف. ولكن ، عندما ينمو حجم النفقات في مؤسستك ، ستحتاج إلى التحديث إلى برنامج تتبع النفقات الذي يوفر الوقت.

  • يتوفر قالب تقرير مصاريف Excel مجاني من Microsoft Office.
  • يساعدك سجل الأميال لبرنامج Excel في تتبع الأميال التي قطعتها وسدادها.
  • يتم تعقب نفقات رحلتك وإضافتها باستخدام قالب تقرير المصاريف المباشر القابل للطباعة هذا.
  • قالب تقرير مصاريف Word و PDF سهل الاستخدام

كيف تكتب تقرير المصاريف الأساسي؟

كيف تصنع ورقة حساب؟

  • اختر نموذجًا أو برنامجًا لتتبع النفقات.
  • حسب الحاجة ، قم بتحرير الأعمدة والفئات (مثل الإيجار أو الأميال).
  • تضمين النفقات والرسوم المفصلة.
  • مجموع كل شيء.
  • قم بإرفاق أو حفظ الإيصالات ذات الصلة.
  • أرسل التقرير عبر البريد الإلكتروني أو اطبعه.

ما هي عملية تقارير المصاريف؟

كيف تعد تقارير المصروفات لشركتك الصغيرة

  • وضع سياسة.
  • بناء نموذج تتبع حساب.
  • احتفظ بالإيصالات في مكان منفصل.
  • تحقق من إنفاقك مرتين.
  • لخص نفقاتك وإيصالاتك.
  • الموافقة على التقارير بسرعة والتعامل مع عمليات السداد.
  • أفضل 5 ممارسات لإعداد تقارير النفقات في شركتك.

ما هو تقرير المصاريف اليومية؟

يمكن للموظفين تتبع إنفاقهم في نهاية اليوم باستخدام نموذج تقرير المصاريف اليومية. سواء كنت تدير فريقًا صغيرًا أو مكتبًا كبيرًا ، سيساعدك نموذج تقرير المصاريف اليومية على موقع الويب الخاص بك على توفير الوقت والمال.

ماذا تسمي تقرير المصاريف؟

يوضح النموذج المعروف باسم تقرير المصروفات تفاصيل التكاليف المرتبطة بإدارة شركة. قد تطلب شركة صغيرة تقارير النفقات من موظفيها لتعويضهم عن النفقات المتعلقة بالعمل مثل الغاز أو الطعام.

ما هو الغرض من تقارير المصروفات؟

يساعد هذا التقرير صاحب العمل أو الفريق المالي في تحديد مقدار الأموال التي تم إنفاقها ، وما تم شراؤه ، ومقدار التكلفة المستردة.

ما هي أهمية تقرير المصاريف؟

تعد تقارير النفقات ضرورية لفهم الوضع المالي لشركتك. تكشف تقارير المصروفات عن مقدار الأموال التي يتم إنفاقها عبر الشركة بأكملها أو القسم أو المشروع. يمكن للموظفين أيضًا الاستفادة منها في الحصول على تعويض عن النفقات المتعلقة بالعمل.

وفي الختام

لفهم الشؤون المالية لشركتك بشكل كامل ، يجب أن تفهم أولاً كيفية إنفاق أموالك. تساعد تقارير المصروفات في تتبع جميع الأموال الواردة. يمكن أن توفر لك هذه التقارير عرضًا دقيقًا لمقدار الأموال التي يتم إنفاقها داخل شركتك. للتأكد من صحة سجلاتك ، يجب عليك أولاً فهم ماهية تقارير المصروفات ، وكيفية استخدامها ، وما هو مدرج فيها ، وسبب أهميتها.

مراجع حسابات

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً