يساعد نظام المحاسبة الشركات على تتبع أنشطتها المالية وإدارتها. يتم تضمين المبيعات والاستحواذ والأصول والمطلوبات. ومع ذلك ، في هذه المقالة ، سوف تفهم ما هي أنظمة المحاسبة بما في ذلك الأنظمة المحوسبة وعبر الإنترنت ، وأخيراً هي إجراءات الضوابط الداخلية التي يجب اتخاذها لتحقيق نتائج فعالة.
نظم المحاسبة
ومع ذلك ، فإن نظام المحاسبة هو مجموعة من العمليات المحاسبية المرتبطة باللوائح والضوابط. وبالتالي فإن الهدف من نظام المحاسبة هو تسجيل معاملات الشركة وتلخيصها لتجميع النماذج وتقديم تقارير لصانعي القرار لرصد وتقييم وتحسين العمليات.
على الرغم من أن نظام المحاسبة يمكن أن يكون ورقيًا بالكامل ، إلا أن هذا يحدث غالبًا فقط في الشركات الصغيرة للغاية. تعتمد حلول المحاسبة الجاهزة بشكل عام على أي إجراءات مطلوبة لإدخال البيانات في البرنامج.
محتويات النظام المحاسبي
يغطي نظام الامتثال عمومًا المجالات الوظيفية الرئيسية للمؤسسة ، مثل شراء السلع والخدمات ، ومبيعات السلع والخدمات ، والمدفوعات للموظفين مقابل الأجور المكتسبة ، وأنشطة التمويل مثل تحصيل الديون ، وبيع الأسهم ، و دفع الفائدة للمقرضين. ومن ثم ، فإن جميع مكونات نظام المحاسبة تشمل المحاسبة والفواتير وحسابات القبض والأصول الثابتة والمخزون وكشوف المرتبات. لا يزال اعتمادًا على عدد المعاملات المنجزة ، قد يتم تعيين موظفين محاسبة متخصصين لكل من الوحدات السابقة.
أنواع نظم المحاسبة
# 1. المحاسبة الإدارية
ومع ذلك ، يوفر هذا النوع من المحاسبة للمديرين المعلومات التي يحتاجونها لتخطيط العمليات ومراقبتها. أمثلة على المحاسبة الإدارية هي محاسبة التكاليف و محاسبة بسيطة. وبالتالي ، فإن محاسبة التكاليف هي إجراء لتتبع التكاليف التي تتكبدها الشركة للمعاملات والمعاملات المختلفة. تحقق المحاسبة اللينة في الإجراءات لتحديد كيفية تقليل التكاليف وإزالة الهدر أثناء زيادة التقييم.
# 2. محاسبة المخزون
يمكنك أيضًا تتبع مستويات المخزون والتخطيط لها والعمليات الأخرى ذات الصلة. يعد تتبع الباركود و RFID أيضًا من أكثر تقنيات محاسبة المخزون استخدامًا.
# 3. المحاسبة الخاصة بالصناعة
هذه الكلمة إذن تشير إلى نظام متخصص في قطاع معين. على سبيل المثال ، يختلف نظام شركة مبيعات كثيرًا عن نظام نظام المحاسبة القانونية. ومع ذلك ، لكل منها مجموعة احتياجاتها الخاصة التي تتكيف مع القطاعات المختلفة.
# 4. محاسبة غير هادفة للربح
هذا النوع من المحاسبة له مجموعة احتياجاته الخاصة. وهي تنطوي في الغالب على ضمان توزيع الأموال بالطريقة الصحيحة ؛ وكذلك يجب أن يكون النظام قادرًا على إنتاج تقارير المصروفات.
لذلك فإن نظام المحاسبة هو نظام يستخدم لترتيب المعلومات المالية في الشركة. قد لا يزال يدويًا أو محوسبًا. السبب الرئيسي الذي يجعلك لا تزال تستخدم نظام المحاسبة هو تتبع التكاليف والدخل والأنشطة الأخرى. في الأساس ، راقب جميع الحقائق التي تؤثر على الشؤون المالية للشركة.
نظم المحاسبة المحوسبة
لقد مرت الأيام التي كان المحاسبون يسجلون فيها المعاملات المحاسبية عن طريق دفاتر الأستاذ وأقلام الرصاص. ومع ذلك ، فقد اعترفت الشركات مؤخرًا بالتخطيط الاقتصادي والتنبؤ بأجهزة الكمبيوتر الحديثة. شركات المحاسبة تحتضنهم الآن. نتيجة لذلك ، تستخدم العديد من الشركات ، بدءًا من قائمة Fortune 100 وحتى متاجر الشخص الواحد ، المحاسبة المحوسبة.
ومع ذلك ، فإن نظام المحاسبة المحوسب هو نظام معلومات محاسبية يعالج معاملات وأحداث الأنظمة المالية وفقًا لـ مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) للإبلاغ على أساس المستخدم.
مميزات نظام المحاسبة المحوسبة
1. وظيفة لطيفة جدا ودقيقة
2. الحاجة إلى عمل أقل وضيعة
3. كفاءة التكلفة والوقت
4. أقل احتمال الخطأ والإغفال
5. إنشاء تقارير MIS كاملة في الوقت الحقيقي
مزايا نظم المحاسبة المحوسبة
- على عكس العمل اليدوي ، عادةً ما تكون المحاسبة التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر نظيفة ودقيقة وقابلة للقراءة.
- تعمل أجهزة الكمبيوتر على تحسين كفاءة الموظفين وبالتالي من خلال تسريع حفظ السجلات وإعداد التقارير. لذلك يتم توفير الوقت.
- لا يزال بإمكان أجهزة الكمبيوتر المحاسبية توفير قدر أكبر من التحكم والمعلومات.
- تقلل المحاسبة المحوسبة أيضًا من مهام المحاسبة المتكررة والمستهلكة للوقت
- يسهّل برنامج المحاسبة أيضًا الوصول إلى البيانات المحاسبية بأمان خارج المكتب. هذا صحيح بشكل خاص عند استخدام المحاسبة عبر الإنترنت.
- البيانات المالية التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر هي أيضًا دقيقة للغاية.
- يعمل برنامج المحاسبة أيضًا على تبسيط عملية إنشاء الحساب.
- وبالتالي ، فإن سجلات بيانات هذا النظام آمنة.
عيوب نظم المحاسبة المحوسبة
- فشل النظام مثل هجمات البرامج الضارة وصعوبات دائرة الكمبيوتر.
- على الرغم من أن التدريب على أنظمة المحاسبة المحوسبة مكلف للغاية في كثير من الأحيان.
- وبالمثل لا مفر من التأخير.
- معظم أنظمة المحاسبة تفتقر أيضًا إلى القدرة على اكتشاف الأخطاء غير المتوقعة.
أنواع برامج المحاسبة
يتم استخدام برامج المحاسبة من قبل المتخصصين في جميع أنحاء العالم. وبالتالي يتم تصنيفها إلى ثلاثة أنواع هي:
1. البرامج الجاهزة
ومع ذلك ، تم تصميم هذا البرنامج لجميع المستخدمين ولا يحتوي على أي ميزات أو تغييرات من شأنها أن تفيد فئة سكانية معينة. حلول البرمجيات الجاهزة مناسبة أيضًا للشركات ذات أحجام المحاسبة الدنيا.
يعد برنامج التحضير أقل تكلفة ويستهلك موارد أقل للنظام. تحتوي هذه البرامج أيضًا على منحنى تعليمي ديناميكي وسهل.
2. البرامج المخصصة
وبالتالي ، فإن برنامج المحاسبة المخصص هو برنامج مُعد مسبقًا تم تغييره لتلبية احتياجات العملاء المحددة. هذه المبادرات شائعة في الشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم. برامج المحاسبة المخصصة لها نفقات تركيب وصيانة أعلى من أنظمة المحاسبة التقليدية. في معظم الحالات ، يجب على المستخدمين دفع رسوم التخصيص للحصول على خدمات البائع.
يؤدي استخدام مثل هذه الأداة المحاسبية إلى زيادة أمان البيانات وتسهيل الصيانة. قبل استخدام برنامج التوظيف المهني هذا ، يجب أن يخضع المستخدمون لتدريب مناسب.
3. برامج مخصصة
يتم إنشاء برنامج محاسبة مخصص لأعمال محددة. يتضمن نظام المعلومات الإدارية مثل هذه البرامج. عادةً ما يتم إنشاء هذه التطبيقات للشركات الكبيرة فقط وتتطلب تدريبًا متخصصًا قبل أن يتمكن المستخدمون من استخدامها بنجاح.
أنظمة المحاسبة عبر الإنترنت
وبالتالي ، فإن المحاسبة عبر الإنترنت هي تطبيق لتكنولوجيا الإنترنت والإنترنت لوظيفة محاسبة الأعمال. كما أنه ليس له معنى واضح ويشير فقط إلى التطورات المحاسبية التي أصبحت ممكنة بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر والشبكات.
# 1. Wave (أفضل برنامج مجاني)
Wave هي عبارة عن نظام أساسي رائع لبرامج المحاسبة للأعمال التجارية الصغيرة القائمة على الخدمة والتي تحتاج فقط إلى إرسال الفواتير الأساسية ولا تحتاج إلى تخزين المخزون أو إجراء كشوف المرتبات. لذلك ستغطي الميزات المجانية لبرنامج Wave جميع الاحتياجات المحاسبية للعديد من المستقلين والشركات القائمة على الخدمات ، مما يجعله أفضل برنامج مجاني في مراجعتنا.
مزايا الموجة لأنظمة المحاسبة على الإنترنت
- تتوفر المحاسبة والفواتير ومسح الإيصالات مجانًا.
- لا توجد حدود على المعاملات أو الفواتير.
- باستخدام حساب واحد ، يمكنك أيضًا إدارة العديد من المؤسسات.
- لا توجد قيود على عدد الأشخاص الذين يمكنهم الاستفادة من الخدمة.
- تطبيق للهواتف الذكية والأجهزة اللوحية
# 2. QuickBooks على الإنترنت (الأفضل بشكل عام)
QuickBooks Online هو أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة. لا يستخدم غالبية محترفي محاسبة الأعمال الصغيرة QuickBooks عبر الإنترنت فحسب ، بل هناك موارد تدريب ومنتديات غير محدودة عبر الإنترنت لتلقي الدعم إذا لزم الأمر. يمكن أيضًا الوصول إلى جميع ميزات المحاسبة بسهولة على لوحة معلومات واحدة لضمان محاسبة أكثر سلاسة وفعالية.
مزايا أنظمة المحاسبة عبر الإنترنت QuickBooks
- قابلة لل
- يشيع استخدامها من قبل المحاسبين المحترفين
- التكامل مع التطبيقات من الأطراف الثالثة
- سحابة المستندة إلى
- تطبيقات الجوال
# 3. FreshBooks
بالنسبة لمعظم الشركات القائمة على الخدمات ، يعد إصدار الفواتير أمرًا بالغ الأهمية. بخلاف برامج المحاسبة الأخرى ، يتيح لك FreshBooks تخصيص المزيد من الفواتير. لا يقتصر الأمر على إرسال الفواتير واستلامها فحسب ، بل يمكنه أيضًا التعامل مع مسك الدفاتر الأساسي للشركة. وبالتالي ، يساعد برنامج المحاسبة هذا الشركات القائمة على الخدمة في إرسال المقترحات والفواتير وتحصيل الودائع وتتبع الوقت المستغرق في المشاريع وتلقي المدفوعات.
مزايا أنظمة المحاسبة عبر الإنترنت FreshBooks
- تستند سحابة
- تكامل تطبيقات الطرف الثالث
- بأسعار معقولة
- واجهة سهلة الاستخدام
هناك موصلات تطبيقات تابعة لجهات خارجية لـ Shopify و Gusto و Stripe و G Suite والأنظمة الأساسية الأخرى. يمكن أيضًا تخصيص فواتير FreshBooks وتعديلها بالكامل للحصول على مظهر ومظهر احترافيين. لا يزال FreshBooks رائعًا لإعداد ميزانية المشروع وإرسال التقديرات وتحصيل المدفوعات.
# 4. زيرو
وجود المحاسبين الخبراء Xero للشركات لإرشادك خلال العملية ، يمكن أيضًا رفع تجربة المحاسبة السحابية والأداء لعملك. Xero هو الحل الأفضل للمؤسسات الصغيرة التي تبحث عن برامج محاسبة سهلة نسبيًا في تحليلنا. لذلك ، يحتوي البرنامج على واجهة مستخدم بسيطة ويتصل بسهولة بخدمة كشوف المرتبات لجهة خارجية. وبالتالي مع تكامل Xero's Stripe و GoCardless ، يمكن للعملاء الدفع للشركات عبر الإنترنت.
مزايا أنظمة المحاسبة عبر الإنترنت Xero
- سحابة المستندة إلى
- تطبيقات الجوال
- تكامل الرواتب مع Gusto
- سوق تطبيقات الطرف الثالث
- إدارة بسيطة للمخزون
أنظمة الرقابة الداخلية والمحاسبة
الضوابط الداخلية هي السياسات والإجراءات المعمول بها لضمان استمرار موثوقية الأنظمة المحاسبية. الدقة والاعتمادية أمران حاسمان في صناعة المحاسبة. ومع ذلك ، بدون وجود سجلات محاسبية دقيقة ، لا يمكن للمديرين اتخاذ قرارات مالية مستنيرة تمامًا ، وقد تحتوي التقارير المالية على أخطاء. يتم تجميع طرق الرقابة الداخلية في المحاسبة في سبع فئات ، كل منها مصمم لمنع الاحتيال وتحديد الأخطاء قبل أن تصبح مشاكل.
فيما يلي إجراءات الضوابط الداخلية وأنظمة المحاسبة في نظام المحاسبة ، فلنلق نظرة عليها على التوالي.
# 1. فصل المهمات
تتضمن الأدوار المنفصلة توزيع المساءلة عن مسك الدفاتر والودائع وإعداد التقارير والتدقيق. كلما تم تقسيم المهام ، قل احتمال قيام فرد واحد بالاحتيال. قد تخدم مشاركة المسؤوليات بين شخصين أو أكثر أو مطالبة زملاء العمل بمراجعة الإجراءات الحاسمة نفس الغرض في الشركات الصغيرة مع عدد قليل من موظفي المحاسبة.
# 2. الوصول إلى الضوابط الداخلية لأنظمة المحاسبة
يمكن أن تساعد كلمات المرور وعمليات الإغلاق وسجلات الوصول الإلكترونية في إبعاد المستخدمين غير المصرح لهم عن نظام المحاسبة مع توفير وسيلة في الوقت نفسه لمراجعة نشاط النظام لتحديد مصدر الأخطاء أو التناقضات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد تتبع الوصول القوي في منع محاولات الوصول الاحتيالية.
# 3. تدقيقات الأصول المادية
وتشمل هذه الحسابات النقدية والأصول المادية الأخرى المحفوظة في نظام المحاسبة ، مثل المخزون والمواد والأدوات. العد المادي ، عن طريق تجنب السجلات المحوسبة تمامًا ، يمكن أن يكشف عن تناقضات لم يتم اكتشافها سابقًا في أرصدة الحسابات. يمكن عد النقود في محلات البيع بالتجزئة بانتظام أو ربما عدة مرات في اليوم. يجب إكمال المشاريع الأكبر حجمًا ، مثل حساب المخزون يدويًا ، بشكل أقل تكرارًا ، ربما مرة واحدة في السنة أو على أساس دوري.
# 4. توحيد التوثيق المالي
يمكن توحيد مستندات المعاملات المالية ، بما في ذلك الفواتير وطلبات المواد الداخلية وإيصالات المخزون وتقارير نفقات السفر ، للمساعدة في الحفاظ على الاتساق في حفظ السجلات طوال الوقت. عند تحديد مصدر تناقض النظام ، قد يؤدي استخدام تنسيقات المستندات القياسية إلى تسهيل التحقق من السجلات السابقة. قد يؤدي عدم الاتساق خلال هذه المراجعة إلى التغاضي عن العناصر أو إساءة فهمها.
# 5. أرصدة المحاكمة اليومية أو الأسبوعية
من خلال التأكد من أن الدفاتر متوازنة باستمرار ، يعزز نظام محاسبة القيد المزدوج الاعتمادية. ومع ذلك ، فإن الأخطاء لديها القدرة على زعزعة استقرار نظام القيد المزدوج في أي وقت. يمكن أن يوفر حساب موازين المراجعة على أساس يومي أو أسبوعي نظرة ثاقبة منتظمة لحالة النظام ، مما يتيح الكشف والفحص السريع للتشوهات.
# 6. مطابقات النظام المحاسبي على أساس منتظم
يمكن أن تضمن التسويات المحاسبية التي يتم إجراؤها على أساس الحاجة إلى المعرفة أن الأرصدة في نظام المحاسبة الخاص بك تتطابق مع الأرصدة في حسابات الكيانات الأخرى ، مثل البنوك والموردين وعملاء الائتمان. تتطلب التسوية المصرفية ، على سبيل المثال ، مقارنة الأرصدة النقدية لنظامك المحاسبي وسجلات الودائع والإيصالات مع كشوف حسابك المصرفي. قد تكشف الاختلافات بين الأنواع المختلفة من الحسابات التكميلية عن مشاكل أو تناقضات في حساباتك الخاصة ، أو قد تكون نتيجة أخطاء ارتكبتها شركات أخرى.
من خلال مطالبة مديرين محددين بالموافقة على أنواع معينة من المعاملات ، يمكن تحميل السجلات المحاسبية للمساءلة من خلال إثبات أن المعاملات قد تم عرضها وفحصها والموافقة عليها من قبل السلطات المختصة. على سبيل المثال ، قد يؤدي طلب الموافقة على المدفوعات والنفقات الرئيسية إلى ردع الموظفين غير الأخلاقيين عن الانخراط في إجراءات احتيالية واسعة النطاق باستخدام نقود الأعمال.
ما هي أنواع المحاسبة الأربعة؟
- المحاسبة الإدارية
- محاسبة المخزون
- المحاسبة الخاصة بالصناعة
- محاسبة غير هادفة للربح
ما هو نظام المحاسبة الأساسي؟
يشار إلى عملية تسجيل المعاملات المالية للشركة بالمحاسبة الأساسية. ويستلزم تقييم وتلخيص والإبلاغ عن هذه المعاملات إلى المنظمين ومنظمات الرقابة والسلطات الضريبية. المحاسبة هي واحدة من أهم الوظائف في أي شكل من أشكال الأعمال عمليا.
ما هي الأنظمة المستخدمة في المحاسبة؟
- Wave (أفضل برنامج مجاني)
- Quickbooks على الإنترنت (الأفضل بشكل عام)
- FreshBooks
- Xero
ما هو مثال على نظام المحاسبة؟
يعد برنامج المحاسبة عبر الإنترنت ، والذي يُطلق عليه أيضًا برنامج المحاسبة "السحابي" ، أكثر أنواع أنظمة المحاسبة الآلية شيوعًا. برنامج المحاسبة عبر الإنترنت هو نظام يساعد في أتمتة أجزاء من دورة المحاسبة ، مثل تسجيل إدخالات دفتر اليومية.
هل اكسل نظام محاسبة؟
يعد QuickBooks و Microsoft Excel من أكثر أنظمة المحاسبة شيوعًا ، إلا أنهما يعملان بشكل مختلف ، ويتكلفان بشكل مختلف ، ويتناسبان مع هيكل عملك بشكل مختلف.
