هل تحتاج إلى اقتراحات لتنظيم حدث؟ لقد وصلت إلى الموقع المناسب. على مر السنين ، حضرنا العديد من الأحداث التي استضافتها مجموعات مختلفة. لدينا أيضًا الكثير من أفضل الممارسات التي يمكنك استخدامها ، حتى عندما لا نتمكن من سرد جميع التفاصيل التي ستحتاج إلى وضعها في الاعتبار (غالبًا ما يعتمد ذلك على نوع الحدث!). سنرشدك خلال الخطوات المتضمنة في التخطيط للأحداث في منشور المدونة هذا.
ما هي خطة الحدث؟
تُعد خطة الحدث بمثابة خارطة طريق لجميع عناصر الحدث.
يتم تنسيق هذه المكونات وفقًا لأهداف وغايات SMART (محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً) وإطار زمني. ننصح بالعمل للخلف من تاريخ الحدث الخاص بك لتحديد الجدول الزمني الخاص بك (جدول العمل الخلفي!).
عندما تستعد لليوم المهم ، يمكن لمخطط الحدث الخاص بك أن يعمل كدليل لإبقائك على المسار الصحيح. مهما كان حدثك كبيرًا أو صغيرًا ، فإن الخطة الناجحة تتضمن نفس العناصر الحاسمة ، والتي سننتقل إليها في الجزء التالي.
ما هي خطوات التخطيط لحدث؟
إدارة الحدث تتطلب الكثير. قد يكون من الصعب تتبع جميع التفاصيل الصغيرة عندما يكون هناك الكثير من الأجزاء المتحركة. هناك الكثير من الأمور التي يجب مراعاتها ، بدءًا من اختيار الموقع والمتحدثين وحتى التأكد من إرسال ملاحظات الشكر وقيادة حدث ما بعد الحدث لاستخلاص المعلومات.
فيما يلي بعض الخطوات المحددة في ترتيب حدث.
# 1. تطوير أهداف الفعالية وأهدافها
إن تحديد هدف وهدف واضح هو المرحلة الأولى. ما هي الأهداف التي تفكر بها لترتيب هذا الحدث؟
# 2. تشكيل فريق
لإدارة جميع الترتيبات الخاصة بأي حدث ، يلزم بذل جهد جماعي متضافر. اختر عضوًا رئيسيًا في اللجنة لقيادة الحدث وتعيين رؤساء لجان فرعية محددة. يمكن تغطية المكان والمتحدثين والترفيه والدعاية والرعاة والنقل وإدارة المتطوعين وغيرها من المجالات من قبل اللجان الفرعية.
# 3. حدد التاريخ
قبل الانتهاء من تاريخ الحدث الخاص بك ، تأكد من مراعاة ما يلي.
امنح نفسك متسعًا من الوقت للتنظيم ؛ من الناحية المثالية ، يجب أن يكون هذا ما بين أربعة وستة أشهر ، اعتمادًا على تفاصيل الحدث الخاص بك.
- كن على دراية بالعطلات
- تجنب الأحداث الكبيرة أو العطل المدرسية
- تحقق من التواريخ مع الحضور المهمين (المتحدثين الرئيسيين / مقدمي العروض ، الزوار المهمين ، أصحاب المصلحة).
# 4. العلامة التجارية لحدثك
يجب أن تحدد موضوعًا موضعيًا ومميزًا إذا كنت تريد أن يبرز حدثك. فكر في موضوع واسع وجذاب لحدثك ، وامنح الاسم بعض التفكير الجاد. خاصة في وسائل الإعلام على الإنترنت ، يمكن أن تكون مصدر جذب رئيسي للانتباه. ضع في اعتبارك أهدافك للحدث عند الخروج باقتراحات الأسماء. أنشئ سطرًا ترويجيًا - عبارة ترويجية موجزة وجذابة تلخص المناسبة. قم بإنشاء شعار لتمثيل الحدث الخاص بك. يمكن وضع العلامات التجارية على القمصان وزجاجات المياه والحقائب وغيرها من العناصر بمساعدة الشعار. يمكن صنع الشعار بسهولة باستخدام أداة تصميم الرسوم المجانية عبر الإنترنت Canva.com.
# 5. ضع خطة شاملة
جميع عناصر الفعالية ، بما في ذلك:
- اختيار الموقع والتخطيط وتقديم الطعام (العقود ، التصاريح ، التأمين ، اختيار الوجبات ، متعهد تقديم الطعام ، إلخ)
- المتحدثون / المقدمون (التحديد والتحقق واللوجستيات والإدارة) (التحديد والتأكيد واللوجستيات والإدارة)
- الأنشطة / الترفيه
- الترويج والدعاية دون اتصال بالإنترنت والإنترنت (صفحة الويب ، الترويج عبر الإنترنت ، تقويم الأحداث ، البرامج المطبوعة ، العلاقات الإعلامية ، اللافتات ، وسائل التواصل الاجتماعي ، إلخ)
- إدارة الرعاة والشركاء
- إدارة المتطوعين
- تذكر أن الأشخاص يتطوعون لأسباب متنوعة (الأزرار الساخنة) ، مثل الرغبة في إحداث فرق ، أو فرصة مقابلة أشخاص جدد اجتماعيًا ، أو الرغبة في التعلم أو تجربة شيء جديد. قد تؤدي تجارب المتطوعين الجيدة إلى مزيد من التطوع. لن يتطوعوا مرة أخرى وسيخبرون الآخرين إذا كانت لديهم تجربة مروعة. تأكد من أن المتطوعين لديك لديهم شعور بالدفء والمشاركة. يجب أن يعتقدوا أن جهودهم كانت جديرة بالاهتمام وأنها كانت مفيدة.
# 6. تحديد العمليات الإدارية
كيف ستتبع المتحدث والضيف والميزانية وقوائم التسجيل؟
# 7. تحديد وإنشاء الشراكات والرعاية
هل هناك أي أعمال تجارية قد تتعاون معها أو تقترب من رعايتها للمساعدة في التكاليف وتعزيز المشاركة؟ عندما تقوم بتضمين أفراد أو مؤسسات أخرى في الحدث الخاص بك ، فإن لديهم مصلحة راسخة في المساعدة في الدعاية وضمان نجاح الحدث.
قد ترغب في التفكير في:
البحث عن رعاة أعمال للمساعدة في دفع بعض تكاليف الحدث. يمكن أن يشمل ذلك كل شيء من الشركات المحلية التي قد تكون قادرة على التبرع بالسلع أو الخدمات ، مثل الزهور للطاولات ، وعناصر أكياس الهدايا ، وما إلى ذلك ، إلى المنظمات العالمية التي قد ترغب في رعاية وجبة ، أو تقديم جائزة الباب ، أو توفير عنصر المزاد الصامت الكبير.
انضم إلى مجموعات الأحياء التي يمكن أن توفر موقعًا أو تساعد في التخطيط للحدث أو تعيين موظفين له.
# 8. قم بإنشاء خطة دعاية
حتى مع وجود المتحدثين الأكثر روعة أو تشكيلة الترفيه ، ما زلت بحاجة إلى العلاقات العامة لجذب الحضور. الخطوة الأولى في الترويج للحدث هي إشعار أو صفحة على موقع الويب الخاص بك ، متبوعًا بتذكير في رسالتك الإخبارية أو بريدك الإلكتروني لحفظ التاريخ ، متبوعًا بدعاية خارج الإنترنت وعبر الإنترنت ، والعلاقات الإعلامية ، والتواصل المستمر لتعزيز التسجيل. بدون شكر ما بعد الحدث ، وإقرارات الراعي ، والقصص التي تسلط الضوء على الرسائل الرئيسية للحدث أو نجاح جمع التبرعات ، لا توجد استراتيجية مكتملة.
# 9. ضع ميزانية
يجب تضمين تقديرات لجميع المكونات الهامة المضمنة في الخطة الرئيسية للحدث الخاص بك في ميزانيتك. لا تنسى أن تضع في اعتبارك نفقات السفر الخاصة بالمتحدثين أو المقدمين.
# 10. تقييم الحدث
كيف ستعرف ما إذا كان حدثك ناجحًا؟ هل تستخدم أرقام الحضور لقياس النجاح؟ كم جمعت؟ الرسالة؟ كيف أشركت الجمهور أو الأعضاء؟ عندما تحدد أهدافك وغاياتك لأول مرة ، يجب أن تفكر في كيفية تقييم الحدث لقياس نجاحك.
ما هي المراحل السبع للتخطيط للحدث؟
يتطلب تنظيم احتفال في مكان العمل ، سواء كان حفل عطلة أو غداء سنوي للعملاء ، الكثير من التحضير وقليلًا من الحظ. يمكن أن تساعدك هذه الاقتراحات السبعة في تقليل التوتر والتأكد من أن الحدث الخاص بك هو حدث خاص حقًا.
# 1. ابدأ في وقت أبكر مما تعتقد أنه ضروري.
حتى إذا كان تاريخ الحدث يبدو بعيدًا ، فستحتاج إلى اتخاذ الكثير من الإجراءات الصغيرة على طول الطريق للبقاء على المسار الصحيح. إذا كانت منظمتك تعقد اجتماعات سنوية ، فيمكنك البدء في التخطيط للأساسيات ، مثل المكان وجدول الأعمال ، بمجرد انتهاء الاجتماع السابق ، بينما لا تزال الدروس المستفادة مما نجح وما لم ينجح. إذا كنت تنظم حفلة عطلة ، فإن التحقق من توفر المكان خلال الصيف قد يساعدك في الحصول على اختيارك الأفضل وربما يؤهلك للحصول على خصم لإجراء حجز مبكر. يقلل البدء مبكرًا من احتمالية فقدان التفاصيل المهمة ويوفر لك الوقت لإجراء التغييرات.
# 2. إنشاء تقويم رئيسي.
قم بعمل قائمة بالخطوات التي يجب اتخاذها بعد الحصول على التعليقات الأولية من صاحب العمل وأصحاب المصلحة الآخرين. على نطاق واسع ، يمكن أن يستلزم ذلك النظر في المواقع المحتملة ، وإعداد الطعام ، وإرسال استمارات التسجيل ، وإعداد وسائل النقل. قدم تعليمات أكثر تفصيلاً ومواعيد نهائية بعد كل منها. على سبيل المثال ، يجب أن تنظر في إمكانياتك ، وزيارة أفضل اختياراتك ، ومعرفة ما الذي سيتم تقديمه وما لن يتم تقديمه قبل إجراء حجز للمكان (على سبيل المثال ، معدات الصوت والصورة). عند الانتهاء من كل مهمة ، اشطبها من القائمة ، وعند الضرورة ، أضف مهامًا جديدة.
# 3. كوِّن فريقًا.
تجنب محاولة إدارة كل التخطيط بنفسك. بدلاً من ذلك ، أعطِ مهامًا متخصصة بناءً على نقاط قوة كل شخص. هل عمل أي شخص في فريقك في صناعة الخدمات الغذائية؟ اطلب منه أن يبحث في خيارات تقديم الطعام. زميل عمل من أسفل القاعة يعزف في فرقة غلاف على الجانب. اطلب أن تكون مسؤولة عن تنظيم الترفيه. حدد توقعات وتواريخ استحقاق واضحة ، وقم بجدولة اجتماعات منتظمة لرصد التقدم.
# 4. مساومة مع الموردين على الأسعار.
قد تكون هذه الخطوة بسيطة إذا كنت تستخدم نفس البائعين باستمرار لأنك قد تكون مؤهلاً للحصول على خصم. يمكن أن يؤدي تنظيم وظيفتك في يوم أو وقت خارج أوقات الذروة أيضًا إلى توفير التكاليف. تعرف على نوع الخصم الذي يمكنك الحصول عليه إذا كنت بحاجة إلى أكثر من غرفة فندقية واحدة للضيوف من خارج المدينة ؛ في كثير من الأحيان ، تقوم الفنادق بتكوين غرفة إذا قمت بإجراء قدر معين من الحجوزات. احصل على عروض أسعار من العديد من البائعين للخدمات التي تحتاجها ، حيث يمكن أن يساعدك ذلك في المساومة: على سبيل المثال ، إذا كان مقدم الطعام الذي يمتلك أفضل قائمة يعلم أن لديك عروض أسعار أرخص ، فيمكنه أن يكون مستعدًا لخفض أسعاره.
# 5. ضع في اعتبارك "ماذا لو".
استعد مسبقًا للعقبات المحتملة. سيكون من الرائع أن يستضيف المطعم الجديد العصري في المدينة تجمع عطلتك. يعد السؤال بأدب عن عدد الأحداث الأخرى المجدولة في نفس الليلة أمرًا مهمًا لأنه قد يؤثر على مستوى الرعاية التي تتلقاها مجموعتك. أو ربما تنظم نزهة عائلية إلى متنزه قريب. التحقق من وجود أنشطة لجميع الأطفال ؛ لا تريد أن يشعر الصغار بالحزن لأنهم لا يستطيعون ركوب الألعاب.
# 6. احصل عليه في الكتابة.
لتجنب أي مفاجآت في يوم الحدث ، اقرأ عقود البائع بعناية. لا تضع أي افتراضات ؛ يجب ذكر كل ما تتوقع استلامه صراحة. تأكد من أن العقد ينص بوضوح على أن البائع سوف يقوم بتفكيك الخيمة والكراسي التي تستأجرها ، على سبيل المثال. يجب أن تغطي عقودك أيضًا الحالات الطارئة ، مثل من سيتدخل إذا مرض منسق الأغاني الذي حجزته.
# 7. استمتع!
حان الوقت للتراجع خطوة إلى الوراء ورؤية عملك الشاق يؤتي ثماره بمجرد وصول اليوم الكبير ويتم إعداد كل شيء وتشغيله دون أي عوائق. قدِّر اللحظة ، ولكن كن على دراية أيضًا بالتغييرات المحتملة التي يمكنك إجراؤها في المستقبل. وتذكر دائمًا التعبير عن الامتنان لكل من ساهم في نجاح الحدث.
ما هي المراحل الست للتخطيط لحدث ما؟
التخطيط هو مفتاح الحدث الناجح. من السهل الشعور بالإرهاق لأن هناك العديد من العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار. للتأكد من أن فعاليتك تعمل بنجاح وتبقى في حدود ميزانيتك ، اتبع الخطوات الست الخاصة بنا.
# 1. حدد أهدافك وأهدافك.
من المهم أن تأخذ مقعدًا وتفكر في أهدافك للحدث قبل النظر في المواقع المحتملة. هل تحاول التماس التبرعات؟ أو الإعلان عن إطلاق منتج معين؟ هل تريد 40 أو 400 ضيف؟
أن تكون خاصًا بجمهورك أمر بالغ الأهمية أيضًا. سيكون التخطيط والميزنة أسهل بالنسبة لك إذا كنت على دراية بأهدافك الرئيسية ولديك معايير محددة لقياس التقدم.
# 2. ضع ميزانية
إنفاق المزيد هنا وهناك أمر بسيط عندما تريد أن يكون كل شيء لا تشوبه شائبة. لكن قبل أن تدرك ذلك ، يمكن أن يتراكم هذا ما يصل إلى مئات أو حتى آلاف الدولارات على الميزانية. يمكنك التحكم بشكل أفضل في إنفاقك من خلال وضع ميزانية واقعية ومرنة.
يجب تضمين هذه المكونات الأساسية في ميزانيتك:
- يشمل تأجير المكان أي مصاريف أخرى مثل التأمين.
- تقديم الطعام: وجبات خفيفة ووجبات وقت الراحة.
- نفقات الموظفين: تغطي الإعداد والتنسيق والتنظيف.
- سواء كان DJ أو دعوة ضيوف خاصين للتحدث.
- تأجير A / V: اعتمادًا على الموقع ، قد تحتاج إلى استئجار معدات إضافية. جهاز عرض ، على سبيل المثال.
- الديكور: إذا كان للحدث موضوع ما ، فقد تحتاج إلى شراء ديكور إضافي أو استئجاره.
- التسويق: إذا كان لديك الأموال ، فمن الجيد إنشاء ميزانية للتسويق لأن الترويج لحدثك ضروري لنجاحه.
- الطوارئ: بغض النظر عن مدى حرصك على الاستعداد لحدثك ، ستظهر حتماً تكاليف غير متوقعة. لتوفير شبكة أمان ، بما في ذلك 10٪ طوارئ.
# 3. الجدول الزمني للحدث والتخطيط
إن إعطاء المرء لنفسه وقتًا كافيًا هو أهم جزء في الإعداد. عندما يتم الضغط عليك من أجل الوقت ، يبدو أن الوقت يمر بسرعة كبيرة. من الناحية المثالية ، يجب أن تسمح لنفسك بـ 4-6 أشهر للتحضير لأحداث أكبر وتنفيذها.
تحقق من وجود أي تعارضات محتملة إذا كان التاريخ متغيرًا. لا تريد حجز موقع فقط لتعرف أن حدثك يتعارض مع عطلة دينية مهمة أو أن متحدث ضيف مهم لن يكون متاحًا في ذلك اليوم.
ننصح بوضع خطة رئيسية وجدول زمني يتضمن جميع تواريخ الاستحقاق الحاسمة في الفترة التي تسبق الحدث لضمان سير كل شيء بسلاسة. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تسهيل تعيين المهام لفريقك. يمكن تضمين كل من تقديم التراخيص ، وبوالص التأمين ، وتأكيد أي متحدث ضيف ، والتواريخ الحاسمة للتسويق والإعلان ، والدعوات المرسلة ، والموعد النهائي لـ RSVP ، وتقويم مفصل لليوم الفعلي في الجدول الزمني الخاص بك.
# 4. الشراكه
قد تفكر في التعاون مع مجموعات أخرى للرعاية اعتمادًا على طبيعة الحدث وحجمه. قد يساعدك هذا في توفير المال بينما يساعد أيضًا في جهودك التسويقية والترويجية.
تأكد من التأكيد على قيمة واضحة للشركات التي تطلبها لرعاية الحدث الخاص بك. ستزداد فرصك في النجاح إذا كان بإمكانك تقديم حجة قوية للرعاية.
# 5. ترقية وظيفية
حان الوقت لنشر الخبر عن مناسبتك الآن بعد أن بدأت الاستعدادات. حتى لو كان لديك أكثر المتحدثين روعة ، فلن يظهر أحد إذا لم يكن على علم بالحدث.
قم بتضمين تواريخ مهمة في الجدول الزمني للحدث الخاص بك وإنشاء خطة علاقات عامة وتسويق. يجب أن تتضمن إستراتيجيتك التسويقية ما يلي:
- إعلان على صفحة الويب عن الحدث.
- الرسائل الإخبارية وتفجيرات البريد الإلكتروني.
- منشورات وسائل التواصل الاجتماعي التي تمت جدولتها.
- الصحافة ووسائل الإعلام ، بما في ذلك البيان الصحفي الخاص بك.
# 6. التقط صورا وفيلم لتوثيق المناسبة.
من المهم توثيق الحدث الخاص بك ونجاحه بعد كل التحضير والعمل الجاد. للتأكد من أن صورك من أعلى مستوى ودقة ، استعن بمصور محترف.
يمكن تضمين هذه الصور في متابعة ما بعد الحدث ، والتي يمكن أن تتضمن أيضًا بيانًا صحفيًا حول الحدث وملاحظات شكر لأي رعاة ومشاركين. كما أن هذه الصور قد تساعد في الدعاية للأحداث القادمة. يمكن بسهولة حفظ الصور ومقاطع الفيديو ومشاركتها مع مجموعة Vista.
يمكنك إضافة أعضاء الفريق أو الحاضرين بمجرد إنشاء المنطقة للحدث الخاص بك. يتم حفظ جميع صورك في مكان واحد ، حيث يمكن الوصول إليها وترتيبها بسهولة.
ما هي المكونات الثلاثة الأساسية للتخطيط للحدث؟
يختلف التخطيط لحدث ما عن استضافة حفلة نموذجية. سواء كان الحدث رفيع المستوى أو خاصًا ، يدخل فيه الكثير من الإعداد والتطوير والتنظيم. في نهاية الليل ، يأمل كل مدير حدث في حدث ناجح ، لكن تحقيق هذا الهدف ليس دائمًا بالأمر السهل. يتطلب التخطيط لحدث جيد العوامل الثلاثة التالية:
# 1. ضع هدفًا مع أهداف وميزانية.
ضع أهدافًا وأهدافًا ، والأهم من ذلك ، ميزانية تغطي جميع جوانب الحدث قبل أن تبدأ في أحلام اليقظة حول موضوع ما. ما هي أهدافك لهذه المناسبة؟ هل تحاول جمع الأموال؟ هل هناك منتج يستحق اهتماما خاصا؟ ما الذي يعتبره العميل نجاح الحدث؟ وجود هدف في الاعتبار سيجعل تنظيم ما تبقى من الحدث أسهل بكثير.
لماذا يعد إنشاء الميزانية أمرًا حيويًا؟ تحتاج إلى معرفة مكان تعيين حد للإنفاق ، بالنسبة للمبتدئين. حتى بينما لا يزال بإمكانك إنجاز الكثير بميزانية محدودة ، يجب ألا تنظم حدثًا لا يلبي رغبات العميل وقدراته المالية. قم بعمل ميزانية للبند بحيث يتم تسجيل كل خطوة ويظل إنفاقك ضمن الحدود المقبولة.
# 2. اختر موقعًا وعقد عقود البائع
يدرك الجميع أنه لا يمكنك استضافة حفلة بدون مكان يستوعب جميع ضيوفك. وينطبق الشيء نفسه على أحداث الأعمال / الشركات الهامة والقليلة. اعتمادًا على المفهوم العام والميزانية والحيوية التي تريدها للحدث ، قد يكون العثور على المكان المثالي أمرًا صعبًا. في حين أن إطلاق المنتجات يجب أن يكون أكثر تشاركًا وجاذبية ، فإن اختيار منشأة قائمة بها قاعات احتفالات ضخمة سوف يتحدث عن ثراء أجواء أكثر رقيًا. يمكن أن يبدأ التخطيط للتصميم بشكل جدي بعد أن يكون لديك المكان.
يعد استخدام عقود البائعين عنصرًا مهمًا في التحضير للحدث. بمجرد أن يكون لديك موقع ، يجب أن تبدأ في تخطيط القائمة والمظهر العام لمنطقة الحدث. لإنشاء حدث مثالي ، يجب عليك استخدام جهات الاتصال الخاصة بك في الطعام والإضاءة والموسيقى / منسقي الأغاني والبياضات والزهور وحتى تصميم الكعك. على الرغم من أن العديد من مواقع الأماكن ستقدم بعض هذه الخدمات ، اعتمادًا على المنتج النهائي الذي يحتاجه العميل ، لا يزال بإمكانك توظيف جهات الاتصال الخاصة بك. إن منح عملائك خيارات للاختيار من بينها يمكن أن ينتج عنه أحيانًا أفضل النتائج لأنهم شاركوا في الإستراتيجية بأكملها.
# 3. العلامة التجارية
تعتبر أحداث التسويق ضرورية لعملائك لأن الحضور يحتاجون إلى أن يكونوا على دراية بتفاصيل الوقت والموقع للمشاركة. تعتبر العلامة التجارية مهمة لأنك تريد أن يلاحظ الحدث الخاص بك وأن يبرز من بين الحشود. فكر في أسماء الأحداث المختلفة ، والسمات ، وحتى تصميمات الشعارات لمنح الحضور طعمًا وتجربة مميزة. أنشئ شعارًا للحدث يجمع بين أهداف العميل وإثارة ما سيحدث هناك ليقطع الميل الإضافي.
أرسل حفظًا للتاريخ إذا كنت ترتب حدثًا مسبقًا (ستة إلى اثني عشر شهرًا) بحيث يكون لدى الضيوف الوقت لوضع علامة على تقاويمهم. يمكن بعد ذلك إرسال دعوة رسمية كمتابعة مع اقتراب الحدث. إذا كان الحدث يتعلق بإطلاق منتج ، فلا تنس إبرازه في الدعوة. تعد الدعوة أيضًا فرصة رائعة للترويج للموضوع العام للحدث.
أحيانًا ما يكون تعيين مدير حدث يمكنه التعامل مع جميع جوانب التخطيط من الفكرة إلى النهاية هو أفضل نهج لضمان نجاح الحدث. قم بعمل قائمة بكل ما تحتاج إلى القيام به وشطب العناصر أثناء تنقلك إذا كنت تنوي التعامل مع التخطيط للحدث بنفسك.
ما هي خمسة عناصر إدارة الحدث؟
فيما يلي العناصر الخمسة لإدارة الحدث: المفهوم ، والتنسيق ، والتحكم ، والتتويج ، والإغلاق. لكن ماذا يقصدون؟
# 1. مفهوم
المفهوم يأتي أولاً. يؤسس تصور الحدث الخاص بك الأساس الذي سيتم بناؤه عليه. عند القيام بذلك ، يجب أن تأخذ في الاعتبار:
من سيحضر ومتى وأين وماذا سيحدث في هذا الحدث الخاص بك كلها أسئلة مهمة؟
لا تقم باختصار التفاصيل هنا. تعمق في كل من الموضوعات المذكورة أعلاه وخذ الوقت الكافي لفهم كل جانب من جوانب الحدث الخاص بك. ما هو الهدف الرئيسي من الحدث الخاص بك ، لتبدأ؟ ما هي النتيجة؟ يحتاج جمهورك إلى فهم هذا الغرض والارتباط به. بعد أن تحصل على هذا ، يمكنك البدء في التفكير في جمهورك ، وكيفية الاتصال بهم ، وكيفية إشراكهم.
تتيح لك معرفة "لماذا" و "من" شق طريقك في "متى" و "أين". يمكن أن يكون مكان الحدث الخاص بك غير منطقي إذا كان جمهورك المستهدف يتركز في تلك المنطقة ، إما عن طريق الإقامة أو العمل. أو ، إذا كانوا يمثلون قطاعًا عرضيًا من السكان أو نشاطًا تجاريًا واحدًا ، فقد يكون هناك عام أكثر ملاءمة أو أقل انشغالًا مما سيساعد في زيادة الحضور.
# 2. تنسيق
يمكن أن يبدأ التخطيط بعد أن يكون لديك مفهومك. نظرًا لأنه من المحتمل أن يكون هناك الكثير من العناصر التي تحتاج إلى تغطيتها ، فمن المحتمل أن تكون هذه إحدى أطول الخطوات في العملية.
ستفحص ما يلي خلال مرحلة التنسيق:
- اختيار موضوع
- إنشاء ميزانية موثوقة
- عمل جدول
- تبحث عن موقع
- تنظيم متعهدو الطعام والديكور
- الترتيب للترفيه أو المحاضرين أو الأحداث الأخرى
- شراء المعدات
- ترتيب النقل والسكن
- تقييم المخاطر والأمن
- خطط للطوارئ
القائمة الواردة أعلاه ليست كاملة بأي حال من الأحوال. اعتمادًا على حجم وطبيعة الحدث الخاص بك ، يمكن أن يكون أقصر أو أطول. لكن المفتاح هو أنه يجب عليك التأكد من تغطية جميع القواعد الخاصة بك طوال مرحلة التنسيق من العملية.
# 3. مراقبة
التحكم في الحدث يستلزم ذلك على وجه التحديد. الحفاظ على السيطرة. أبق الأمور تحت السيطرة واتبع استراتيجيتك بأكبر قدر ممكن من الدقة. من الممكن أن تضيع الوقت أو المال أو كليهما على الموارد التي لا تدعم "لماذا" قمت بإنشائها في مرحلة المفهوم إذا بدأت في الانحراف عن المسار وانحرفت عن المسار.
عندما تبدأ التخطيط ، سيكون من المفيد إنشاء جدول زمني وتحديد أهداف محددة لما يجب القيام به ومتى وبواسطة من. راقب الجائزة وتأكد من أن لديك صورة واضحة لما سيبدو عليه الحدث الخاص بك قبل أن تفعل أي شيء آخر لأنه ، مع إدارة الأحداث ، لا يمكنك أبدًا أن تكون متحكمًا للغاية.
# 4. الذروة
نختتم الحدث. اليوم الكبير الفعلي. حان الوقت لبدء العرض الآن بعد أن نجح حدثك. لكن وظيفتك كمدير للحدث لا تنتهي عندما يبدأ الحدث. في الواقع ، لقد بدأت للتو.
يعد التواصل مع الموردين والبائعين والموظفين ، والاهتمام الدقيق بالأطر الزمنية ، والفحوصات الأمنية ، والإعداد في الوقت المناسب جزءًا من مرحلة الذروة. تتعلق مرحلة الذروة ، مثل مرحلة التحكم ، بتوجيه السفينة في الاتجاه الصحيح ووضع تدابير احتياطية في مكانها في حالة انحرافها عن مسارها.
# 5. اغلق
بعد انتهاء الحدث ، تبدأ مرحلة الإغلاق. التأكد من أن الموقع نظيف ومنظم ، والتواصل مع الموظفين ، وإغلاق الأمور مع أي متعهد ، وترفيه ، وما إلى ذلك.
يمتد Closeout أيضًا إلى إدارة ما بعد الحدث ، مثل الحصول على تعليقات من العملاء ، وتقييم أدائك ، وشكر الحضور والموظفين ، وفحص الميزانية ، وما إلى ذلك. حتى لو كنت ترغب ببساطة في أخذ قيلولة طويلة بعد الحدث ، إدارة ما بعد الحدث سيمكنك من تقييم ما إذا كنت قد حققت أهدافك وكيف يمكنك ذلك ، وكذلك كيف يمكنك تحمل الزخم من ذلك إلى الأمام.
نبذة عامة
تتطلب إدارة الأحداث ونجاح التخطيط بعض المواهب. في مراحل مختلفة من الإجراء ، تلعب مهارات مثل الاهتمام الدقيق بالتفاصيل والبراعة والقدرة على التحمل والتفكير الاستراتيجي. لهذا السبب ، من الأهمية بمكان التعامل مع إدارة الأحداث باستخدام إستراتيجية سليمة ستمكنك من السفر (في بعض الأحيان) على طريق وعرة والخروج على الجانب الآخر دون إصابات نسبيًا ، والاستمتاع بمجد حدث ناجح.
مقالات ذات صلة
- تسويق الحدث: الدليل النهائي لتسويق الأحداث
- التخطيط للمناسبات: أساسيات وخدمات التخطيط للمناسبات
- تخطيط حدث الشركة: ما هو ، الوظائف ، الراتب والأفكار
- أدوات إدارة الحدث: المعنى ، الأنواع ، وكيفية استخدامها
- 21+ أكثر أفكار الأعمال الصغيرة نجاحًا في عام 2023 (دليل مفصل)
مراجع حسابات
