تتخذ مجالس إدارة الشركات قرارات جماعية لتحسين الشركة ولحماية مصالح أصحاب الأعمال. في إعدادات مجلس الإدارة التقليدية ، التقى أعضاء مجلس الإدارة في اجتماعات طارئة لمجلس الإدارة ، أو اجتماعات الجمعية العمومية العادية. لقد تغير ذلك بشكل كبير في عالم الشركات الحديث ، وتتواصل الإدارة بشكل أكثر انتظامًا.
من الصعب على الشركات ترتيب المزيد من الاجتماعات المادية للمديرين وأعضاء مجلس الإدارة الآخرين. لهذا السبب هناك زيادة هائلة في الطلب على منصات الاتصال عبر الإنترنت مثل غرف البيانات الافتراضية.
كيف تستخدم اللوحات برنامج غرفة البيانات الافتراضية أو عبر الإنترنت لاتصالات اللوحة؟ فيما يلي دليل مفصل حول برنامج غرفة البيانات لإدارة اتصالات اللوحة.
ما هو برنامج غرفة البيانات الافتراضية؟
غرفة البيانات الافتراضية (VDR) أو غرفة البيانات الإلكترونية عبارة عن مستودع مستندات رقمي مع إدارة مشاريع متقدمة وأدوات اتصال عبر الإنترنت. بمعنى آخر ، غرف البيانات الافتراضية هي أنظمة أساسية لإدارة البيانات الافتراضية حيث يمكنك تخزين البيانات ومشاركتها وتوزيعها والتواصل بشكل مختلف.
على عكس حلول إدارة الاجتماعات ، تعد غرف البيانات أدوات أعمال متعددة الأغراض تعمل على أتمتة الاجتماعات وتخزين المعلومات بشكل آمن التي يمكن مشاركتها أو الوصول إليها عند الحاجة.
هذا هو السبب في استخدام غرف البيانات الافتراضية في إدارة الاستثمار ، وعمليات الدمج ، والاستحواذ ، والتجارب السريرية ، وجمع الأموال ، والعقارات ، وإدارة مستندات مجلس الإدارة.
| من بين العديد من حالات الاستخدام الأخرى ، تعد اتصالات اللوحة أحد الاستخدامات الأكثر شيوعًا لغرف البيانات. يمكنك معرفة كيف تسهل غرف البيانات الافتراضية إدارة مجلس الإدارة هنا: https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
لماذا غرف البيانات الافتراضية مهمة لمجالس الشركات؟
# 1. اجتماعات مجلس إدارة أفضل وأسرع
لا تزال الإدارة الفعالة لاجتماعات مجلس الإدارة تمثل تحديًا للإدارة. يتعين عليهم استخدام أجزاء متعددة من البرامج لعقد مؤتمرات الصوت والفيديو ، وتخزين البيانات ، وإدارة المهام ، وإعداد كتاب اللوحة.
تمنح غرف البيانات الرقمية الإدارة رفاهية إدارة كل شيء في مكان واحد. إليك كيف يساعد برنامج غرفة البيانات في إدارة اجتماعات مجلس الإدارة:
- VDRs لها قوالب قابلة للتخصيص لإعداد جداول أعمال الاجتماع ثم إرسالها إلى كل مشارك متوقع.
- يمكن للمشاركين في الاجتماع الوصول إلى أي مستند مباشرة من مستودع VDR.
- يمكن للمستخدمين استخدام ملف وضع مقدم لتقديم عروضهم من خلال الدعم المرئي.
- يمكن للإدارة سجل الاجتماع لاستخدامها في المستقبل.
- تسمح لك VDRs بأتمتة ملفات أخذ الملاحظات .
- يمكن للمشاركين يدلي بأصوات و التوقيع على وثائق إلكترونيًا في VDRs
- أداة الأسئلة والأجوبة في VDRs مفيد لجلسات الأسئلة والأجوبة في الوقت الفعلي.
- مدير المهام يساعد في تعيين وإدارة وتتبع أداء المستخدمين.
- منشئ محاضر الاجتماعات بأتمتة إعداد الدقائق وتوزيعها.
# 2. إدارة البيانات المركزية
نظرًا لأن برنامج غرفة البيانات عبر الإنترنت عبارة عن تقنية قائمة على السحابة ، فإن اللوحات تستخدمها كمستودع مستندات مركزي. إدارة البيانات المركزية يضمن أن جميع المستندات اللازمة للحكم موجودة في مكان واحد. يمكن تخزين كتب مجلس الإدارة ، وأدلة السياسات ، ومحاضر الاجتماعات وجداول الأعمال ، والبيانات المالية ، ومقترحات الاندماج والاستحواذ ، وما إلى ذلك ، في مكان واحد لأعضاء مجلس الإدارة.
أيضا ، يمكن للإدارة تصنيف البيانات بأي طريقة مفضلة ، ويمكن لمستخدمي VDR الوصول إليه من أي مكان وفي أي وقت. يمتلك أفضل مزودي غرف البيانات الافتراضية في السوق تطبيقات الجوال المخصصة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. يقدم العديد من مزودي غرف البيانات الوصول دون اتصال إلى مستندات VDR.
# 3. مراقبة الوثائق
يعد التحكم بنسبة 100٪ في المستندات عاملاً آخر يميز غرف البيانات الافتراضية عن الأنظمة الأساسية الأخرى لإدارة الاجتماعات. يمكن لإدارة VDR ضبط ملفات أذونات الوصول إلى الملف لأعضاء مجلس الإدارة أو المستثمرين أو أعضاء اللجان وفقًا لذلك.
على سبيل المثال ، يمكن منع استخدام المواد شديدة السرية أو شديدة الحساسية من الاستخدام غير المصرح به من خلال عرض السياج خاصية. يحد من المستخدمين من عرض المستند ؛ لا يمكنهم مسح هذا الملف أو تحريره أو التحكم فيه أو حفظه أو حذفه أو طباعته أو تصويره. تشمل ميزات حماية المستندات العلامات المائية الرقمية ، وتقطيع المستندات ، وتشفير البيانات ، وإلغاء الوصول إلى المستندات.
# 4. الاتصال وتبادل البيانات في الوقت الحقيقي
بصرف النظر عن اجتماعات مجلس الإدارة ، تكون مشاركة البيانات أسرع وأكثر أمانًا في غرف البيانات الافتراضية. يمكن لأعضاء مجلس الإدارة التعاون مع مرؤوسيهم في غرف البيانات. يمكنهم مشاركة الملفات وتحريرها والتعليق عليها وتوزيعها في الوقت الفعلي.
تسمح VDRs أيضًا تحميل ومشاركة المستندات المجمعة؛ يمكن للمستخدمين أيضًا جدولة المستندات ليتم مشاركتها في تاريخ لاحق.
غرف البيانات لها رسل الدردشة يمكن للمستخدمين استخدامها للمحادثات الفردية والمحادثات الجماعية. تشمل أدوات الاتصال الأخرى استطلاعات الرأي الحية والبريد الإلكتروني المخصص.
# 5. أمن وشفافية المنصة
بالإضافة إلى التحكم في المستندات ، فإن أمان النظام الأساسي لغرفة البيانات الافتراضية لا يعلى عليه. ميزات مثل عاملين إذن القضاء على فرص الداخلين غير المصرح لهم في VDR. يمكن إدارة غرفة البيانات على الفور احذف أي جهاز من VDR وأي ملف تم حفظه أو تنزيله من النظام الأساسي.
تحافظ خدمات غرف البيانات الحديثة على شفافية كل شيء سجلات التدقيق. هذه تقارير تدقيق مفصلة توفر تفاصيل كاملة عن أنشطة غرفة البيانات.
كلمات أخيرة
تنشئ غرف البيانات الافتراضية منصة مركزية للوحات حيث يمكنهم إدارة اجتماعاتهم ومشاركة المستندات وتخزينها بسلاسة وأمان والتواصل في الوقت الفعلي وحماية بياناتهم المهمة من تسرب البيانات أو السرقة.
