كيفية كتابة خطاب عمل: أمثلة ودليل لكتابة الاقتراح والشكوى والمقدمة

كيفية كتابة خطاب العمل
رصيد الصورة: فوربس

سواء كنت ترسل عرضًا ترويجيًا للمبيعات أو تتابع مقابلة عمل ، فإن معرفة أفضل تنسيق لكتابة خطاب عمل هو مهارة جيدة جدًا يمكن للمرء أن يمتلكها. سوف تستكشف هذه المقالة كل جزء من المعلومات التي تحتاج إلى معرفتها وكيفية كتابة خطاب عمل جيد ، وعرض عمل ، وكيفية كتابة خطاب تعريف عمل ، وشكوى. دعنا ننتقل إلى المرحلة التالية.

ما هو خطاب اقتراح العمل؟

خطاب اقتراح العمل هو مستند يستخدمه الأفراد في تقديم دعوة للشركات بين الشركات. بالإضافة إلى ذلك ، فهو شكل من أشكال الاتفاق الذي يبرمه فرد أو شركة إلى شركة أخرى لتوريد وبيع منتج أو خدمة معينة لهم مع بعض المزايا المحددة والمطبقة بشكل جيد.

يمكن استخدام خطاب مقترحات الأعمال من أجل:

  • تزويد المنظمات بخدمات التسويق
  • استفسر واطلب رعاية
  • لاقتراح شراكة
  • اقتراح التعاون الداخلي بين الشركات.
  • لتزويد المنظمات بالحلول في شكل سلع وخدمات.

 كيف تكتب خطاب عمل

إن كيفية كتابة خطاب عمل جيد هو مهارة عظيمة لا يمتلكها معظم الناس. تقدم رسالة العمل الجيدة رسالتك بأسلوب مصقول جيدًا. علاوة على ذلك ، يتم استخدام خطاب العمل للطلبات الرسمية ورسائل الغلاف والكثير لنقل أفكار الأشخاص حول أعمالهم. قم بتصوير الإجراء الرسمي المرفق في خطاب العمل ، ولا يزال من الممكن نقله وكتابته بنبرة ودية لأنها تتضمن مقدمات قصيرة قبل القيادة إلى السبب الرئيسي للخطاب. فيما يلي الخطوات وكيف ينبغي هيكلة خطاب العمل الخاص بك لتعزيز إمكانية القراءة للمستلمين.

كيف تكتب رسالة عمل خطوة بخطوة؟

  • الافتتاح: أدخل عنوانك والتاريخ. تأكد أيضًا من إضافة عنوان الاسم والشركة واسم المستلم. تأكد من عدم إضافة عنوانك إذا كنت تستخدم ورقة ذات رأسية تحمل اسمك بالفعل.
  • التحية: إذا لم يكن لديك أدنى فكرة عن جنس المستلمين ، فاستخدم اسمهم الكامل ، مثل "Dear Favor agu". أخيرًا ، أضف نقطتين في نهاية تحيتك.
  • النص الأساسي: أول شيء يجب عليك فعله في فقرتك هو تقديم نفسك وتوضيح النقطة الأساسية في كتابة الرسالة. 
  • الخاتمة: أغلق رسائلك باستخدام الاستنتاج الرسمي الموصى به والذي يتضمن "لك حقًا" "مع خالص التقدير" أو "مع أطيب التحيات". اختر تنسيق إغلاق احترافي.
  • التوقيعات: تأكد من تخطي أربعة أسطر بعد أن تكون قد أغلقت واكتب اسمك. تأكد أيضًا من تخطي سطر آخر ثم اكتب عنوان وظيفتك واسم شركتك.
  • المرفقات: تأكد أخيرًا من سرد وإرفاق كل مستند تريد إرفاقه برسالتك. أنهِ رسالتك بدعوة قوية للغاية للعمل.

ما هي التنسيقات الثلاثة لرسالة العمل؟

لا يتعلق الأمر بكتابة رسائل مختلفة فحسب ، بل يتعلق أيضًا بكيفية نقل مشاعرنا وعلاقاتنا في مقالاتنا الكتابية. سواء كنت تكتب خطاب اقتراح عمل أو شكاوى أو مقدمة ، فإليك التنسيقات الثلاثة لخطابات العمل التي يجب أن تعرفها وكيفية كتابتها جيدًا. هؤلاء هم:

  • الكتلة الكاملة: يمكن استخدام خطاب عمل بنمط الكتلة بالكامل في كل من الرسمية وأيضًا استخدامه في مواقف العمل غير الرسمية. من أمثلة قوالب خطابات الأعمال ذات التنسيق الكامل اسمك وعنوانك ورقم هاتفك وتاريخ اليوم واسم المستلم والشركة والعنوان.
  • شبه الكتل: هذا التنسيق أقل رسمية من نمط الكتلة الكاملة ويشبه تنسيق الكتلة المعدل. من حيث الجوهر ، يمكن استخدامه في جميع المواقف تقريبًا وهو أفضل تنسيق يمكن استخدامه إذا وجدت تنسيقات أخرى محيرة أو عندما لا تعرف التنسيق الذي يجب استخدامه.
  • الكتل المعدلة: يعتبر خطاب العمل بتنسيق الكتلة المعدل أقل رسمية من خطاب العمل بنمط الكتلة الكاملة. هذا النمط هو أفضل خطاب عمل تستخدمه لشخص تربطك به علاقة عمل جيدة.

ما هي الأجزاء السبعة لرسالة العمل؟

خطاب العمل هو خطاب رسمي مكتوب إلى المنظمات إما من قبل فرد أو من قبل منظمة. هذه هي الأجزاء السبعة الواردة في خطاب العمل وهناك:

  • العنوان: يحتوي على عنوان المرسل مع التاريخ المناسب المرفق به على السطر. في بعض الأحيان ، من المهم جدًا إضافة سطر قبل التاريخ مصحوبًا برقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني.
  • عنوان المستلم: تأكد من إضافة عنوان الشخص الذي ترسل رسالتك. تأكد دائمًا من إضافة أسماء عناوينهم إذا كنت تعرفهم.

التحية (التحيات): تأكد من جعل رسالتك رسمية للغاية. إذا لم تكن متأكدًا تمامًا من أسماء الملكية المراد استخدامها أو جنسها ، فابدأ واستخدم أسمائها الأولى ولكن بطريقة رسمية.

  • النص الأساسي: نص الرسالة هو الجزء الأكثر أهمية في كل خطاب عمل. لذا ، اجعلها موجزة وواضحة تمامًا.
  • إغلاق مجاني: هذه ملاحظة قصيرة جدًا تُنهي رسالتك. أكثر أنواع الإغلاق المجانية استخدامًا هي عبارة "لك بصدق" "لك بإخلاص" وما إلى ذلك.
  • سيغنيتشر
  • المرفقات: تُظهر المستندات المصحوبة بالرسالة. يمكن أن يكون المستند أي شيء مثل فاتورة أو مسودة أو شيك أو إيصال.

ما هو أبسط خطاب عمل؟

أسهل خطاب عمل هو تنسيق الكتلة الكاملة. في خطاب العمل الكامل الكتلة ، يبدأ كل شيء من الهامش الأيسر. بالإضافة إلى ذلك ، هذا التنسيق فعال للغاية وعملي. 

كيف تقوم بتنسيق خطاب عمل في كندا؟

يتم تنسيق خطاب العمل في كندا بطريقة تمكن القراء من التأكد من وصول الرسالة إلى الشخص المناسب. 

  • اكتب التاريخ والشهر والسنة.
  • معلومات الاتصال الخاصة بالمستلمين.
  • أضف اسم المستلم والمسمى الوظيفي والشركة وعنوان الشركة أسفل التفاصيل

أشياء يجب تجنبها في خطابات الأعمال؟

أخطاء صغيرة يرتكبها الناس أثناء كتابة خطاب رسمي وهذه الأشياء هي ما يجب على كل فرد تجنبه بأي ثمن. هناك:

  • استخدام العامية
  • الاختصارات
  • كلمات غير قياسية 
  • استخدام علامات الترقيم الخاطئة

كيفية كتابة اقتراح خطاب العمل

للتأكد من تنسيق خطاب اقتراح العمل بشكل مناسب ، إليك خطوات حول كيفية كتابته بشكل صحيح.

# 1. إنشاء رأس عمل جيد

تأكد من كتابة جزء من معلومات الاتصال الصحيحة في الجزء العلوي من رسالتك متبوعًا بالتاريخ. تأكد أيضًا من إضافة معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم. احذر ، إذا كنت ترسل عرضًا عبر البريد الإلكتروني ، فاستخدم سطر موضوع مع اسمك والغرض العام بدلاً من استخدام عنوان العمل.

# 2. خاطب المستلم بطريقة مناسبة

لكتابة وتقديم أفضل خطاب اقتراح عمل ، تأكد من تضمين تحية رسمية باستخدام العنوان المناسب للمستلم ، مثل "دكتور" "السيد" و "السيدة" 

# 3. قم بتضمين تفاصيل الخلفية

تأكد من تضمين موضوع اقتراحك في فقرتك الأولى ، وقدم شرحًا جيدًا للحدث أو المشروع الذي تعمل عليه.

# 4. يجب تحديد الغرض من رسالتك بشكل صحيح.

يجب أن يكون الغرض من رسالتك مكتوبًا بعناية ووضوح في الفقرة التالية ، واذكر أسباب اقتراحك وأثبت مطالبتك.

# 5. يجب تضمين طلب للمتابعة 

حدد الفوائد التي يمكن أن يجنيها المستلم من منتجاتك أو خدمتك مع تحديد وقت محدد لمزيد من الاتصال.

# 6. أغلق رسالتك

هذا هو الجزء الثاني حتى الجزء الأخير من رسالتك ، لذا يجب أن تشكر المستلم وتدعو جهة اتصال للإجابة على الأسئلة. تأكد أيضًا من الإغلاق بأكثر الطرق رسمية باستخدام "تحياتي" أو "بصدق" متبوعة بفاصلة وتوقيعك واسمك المطبوع أدناه.

# 7. قم بتضمين الدعم

تأكد من إضافة معلومات إضافية حول عملك (السلع والخدمات) وما يميلون إلى اكتسابه منه. إرفاق أي سجل مبيعات.

 كيف تكتب خطاب تعريف العمل

خطاب تعريف العمل هو طريقة تقدم المؤسسات من خلالها نفسها إلى أفضل العملاء أو المستثمرين أو غيرها من المنظمات والأفراد لوصف نوع الخدمات التي يقدمونها والسلع التي يقدمونها.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن وصف مقدمة خطاب العمل بشكل أفضل على أنها منصة للأعمال التجارية ، حيث تكتب المنظمة إلى شركة أخرى ، ومن الأعمال إلى العملاء. هناك طرق مناسبة لكيفية كتابة خطاب تعريف عمل جيد يجب عليك اتباعه لمنح المستلم الأفضل. كما أنه يضمن إمكانية القراءة. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية كتابة خطاب تعريف العمل وهناك:

  • حدد كل المعلومات والغرض من رسالتك.
  • قم بإجراء مسح مناسب للسوق أو الشركة قبل التواصل أو الكتابة إليهم.
  • حدد في كتاباتك احتياجات المستلم الخاص بك ولماذا يحتاج إلى خدمتك أو منتجك.
  • حاول أن تبدأ رسالتك ببيان قوي وقوي. قلب الرجل ينعكس في كلماته. لذا ، تأكد من البدء بجذب الكلمات لأن هذا هو المكان الذي تجذب انتباه القارئ.
  • أضف التفاصيل ذات الصلة والغنية بالمعلومات.
  • اجعل رسالتك بسيطة وخالية من المصطلحات. يجب أن يكون قصيرًا وواضحًا للقراء لتحسين قابلية القراءة.
  • قبل أن تغلق رسالتك ، أنشئ وسيلة مثل دعوة للعمل يمكن للناس من خلالها الرجوع إليك بعد قراءة رسالتك.
  • أغلق رسالتك.
  • بعد أن تنتهي من كتابة وإغلاق رسالتك ، تأكد من تدقيقها. تحقق من وجود أخطاء. تأكد أيضًا من تهجئة اسم المستلم جيدًا.
  • أخيرًا ، أرسل رسالتك إلى المستلمين. 

أمثلة على كيفية كتابة خطاب عمل

فيما يلي مثال ممتاز لكيفية كتابة خطاب عمل جيد ومقروء.

  • سواء كان ذلك في الجزء العلوي من خطاب عملك أو على ترويسة النموذج الخاص بك ، تأكد من تضمين اسمك ، ومنصبك ، ومؤسستك ، وعنوانك ، ورقم هاتفك المحمول ، وعنوان بريدك الإلكتروني.
  • تأكد من إضافة تاريخ في الجزء العلوي من المراسلات الخاصة بك.
  • أضف أيضًا معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم
  • ابدأ رسالتك بتحية مثل "عزيزي السيد / السيدة / دكتور". (اسم العائلة).
  • بعد التحية ، قم بصياغة نص عملك أو أي خطاب رسمي آخر باستخدام أسطر ذات مسافة واحدة.
  • تأكد من إنهاء رسالتك بختام رسمي وتوقيعات.

كيف تكتب رسالة شكوى تجارية؟

يشرح خطاب شكوى العمل التحدي الذي قد يواجهه المرء والطرق المناسبة التي تريد أن تتعامل بها المنظمة معه. أثناء كتابة شكواك ، تأكد من أن تكون واضحة وأكثر تفصيلاً. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية كتابة خطاب شكوى خاص بالعمل.   

  • قدم أساسيات الشكوى ، من أقلها إلى آخرها. بالإضافة إلى ذلك ، كن محددًا.
  • اروي قصتك. كذلك ، تجنب كتابة خطاب تهديد وغاضب.
  • قدم بيانًا مناسبًا للمؤسسة حول الكيفية التي تريد بها معالجة مشكلتك.
  • كن حساسًا ومعقولًا جدًا. 
  • تقديم شكوى.
  • تأكد من كتابة عنوانك في رسالتك.
  • أضف المدينة التي تعيش فيها ، وقم بتضمين كل من الولاية وعنوان البريد الإلكتروني إذا كنت ترسل رسالتك عبر البريد الإلكتروني.
  • أيضا ، أضف تاريخا.

نبذة عامة

باختصار ، ليست هناك حاجة لأن تخدش رأسك بعد الآن بشأن ما تكتبه في خطاب العمل لأننا أنصفنا ذلك في هذه المقالة. لكتابة خطاب عمل مثالي ، يجب أن تضع ذلك في الاعتبار. تعرف على التنسيق المناسب للاستخدام ، والورق المناسب للاستخدام ، والكلمات الصحيحة ، والمعلومات ، والتاريخ ، وما إلى ذلك 

ما هي رسالة الغلاف: كيفية كتابتها وتوجيهها

نظام إدارة الشكاوى: ميزات يجب البحث عنها

خطاب العرض: المعنى ، الوظيفة والقالب

خطاب عرض الوظيفة: كيفية كتابته ، والقالب ، وما لا يجب فعله

الرقم المرجعي

edu.gcfglobal.org

indeed.com

الكتابة

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً
5 طرق لتجنب رفض مطالبة التأمين على الحياة
تفاصيل أكثر

5 طرق لتجنب رفض مطالبة التأمين على الحياة

جدول المحتويات إخفاء تأكد من أن سياستك سارية المفعول قدم معلومات دقيقة في تطبيقك حافظ على سياستك محدثة تقرير ...