مستودع المستندات هو نظام تخزين الملفات حيث يمكن للمستخدمين تخزين المستندات واستردادها. إنه يسمح بسهولة الوصول إلى معلومات العمل من قبل جميع الموظفين ، بغض النظر عن الموقع أو القسم. تسمح مستودعات المستندات للمؤسسات بالتقاط وإدارة ومشاركة أي نوع من البيانات بطريقة يسهل الوصول إليها. الآن ، دعنا نلقي نظرة على برامج مستودع المستندات والمستندات الخاصة بالطالب.
ما هي مستودعات الوثائق؟
مستودع المستندات هو نظام لتخزين المستندات وإدارتها. إنه مكان يتم فيه تخزين المستندات وإدارتها والوصول إليها من قبل المستخدمين المصرح لهم.
من الأمثلة النموذجية لمستودع المستندات أي نظام يخزن الملفات في موقع واحد أو أكثر ، مثل محرك الأقراص المحلي أو خدمة التخزين بصوت عالٍ مثل Dropbox. يمكن للمؤسسات الكبيرة استخدام هذا النوع من التطبيقات لأنه يتيح لها إدارة سير العمل بسهولة أكبر مما لو كان عليها الاعتماد فقط على إرسال الملفات الفردية عبر البريد الإلكتروني من شخص لآخر
هناك نوعان أساسيان من مستودعات المستندات: مركزي (موقع فردي) وموزع (مواقع متعددة). تميل الأنظمة المركزية إلى أن تكون أسهل بالنسبة للشركات الأكبر ؛ ومع ذلك ، تسمح الأنظمة الموزعة بأوقات وصول أسرع نظرًا لوجود مواقع متعددة متاحة في وقت واحد - وهذا يأتي على حساب زيادة التعقيد عند إنشاء أقسام جديدة داخل المؤسسة لأن كل قسم سيتطلب واجهة لوحة معلومات مخصصة (UI).
SharePoint هو مستودع مستندات ، مما يعني أنه يُستخدم لتخزين المستندات وإدارتها ومشاركتها. تم إنشاء SharePoint في الأصل كنظام DMS (نظام إدارة المستندات). ومع ذلك ، فقد تطورت إلى أكثر من ذلك بكثير.
فيما يلي إحدى الطرق الرئيسية التي يمكنك من خلالها استخدام SharePoint:
- يشير نظام إدارة محتوى المؤسسة (ECM) إلى جميع الأدوات والتطبيقات المختلفة التي تستخدمها المؤسسة لتخزين بياناتها وإدارتها ومشاركتها عبر أنظمة أساسية متعددة ، مثل Microsoft Office 365 أو Google Drive. يتضمن ذلك أشياء مثل أنظمة البريد الإلكتروني مثل Gmail أو Outlook ؛ حلول تخزين الملفات مثل Box ؛ تطبيقات التواصل مثل Slack ؛ أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Skype for Business ؛ منصات الوسائط الاجتماعية مثل Facebook Messenger وما إلى ذلك.
برنامج مستودع المستندات
لأغراض المؤسسات والمنظمات الأخرى ، يشير "برنامج مستودع المستندات" إلى مجموعة من الأدوات لإدارة المستندات ومشاركتها.
تستخدم الشركات مستودعات المستندات لتخزين المستندات في موقع مركزي واحد حتى يتمكن العديد من الأشخاص من الوصول إليها في وقت واحد. ميزة استخدام مستودع المستندات هي أنه لا داعي للقلق بشأن تتبع من لديه قطعة الورق أو الملف على مكتبك - سيقوم النظام بذلك نيابة عنك!
مستودع مستندات الطالب
Student Document Repository هو برنامج يُستخدم لتخزين وإدارة مستندات الطلاب. يمكنك الاستفادة من ذلك في إدارة مستندات الطلاب ، مثل واجباتهم ومشاريعهم واختباراتهم. يحتوي مخزن مستندات الطالب أيضًا على خيار يسمح لك بوضع ملاحظاتك فيه بحيث يمكنك الرجوع إليها متى احتجت إلى ذلك.
يجب أن تجرب هذا البرنامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك قبل شرائه لأنه قد يكون هناك بعض الثغرات في عملية التثبيت إذا لم يتم بشكل صحيح.
لماذا نحتاج إلى مستودع مستندات؟
مستودع المستندات هو نظام يتيح لك تخزين المستندات وتنظيمها وإدارتها. يمكنك استخدامه لأغراض مختلفة ، مثل تخزين وإدارة مهام سير العمل الخاصة بك أو حتى إنشاء محفظة عبر الإنترنت. هناك العديد من الفوائد لاستخدام برنامج مستودع المستندات مثل:
- سهل الاستخدام
- خيارات مرنة
- قابلة لل
ما هو مستودع المستندات المركزي؟
مستودع المستندات المركزي هو قاعدة بيانات تخزن المستندات. إنها مكافئة لخزانة الملفات المركزية ، حيث يمكنك الاحتفاظ بجميع ملفاتك المهمة.
تكمن الفكرة وراء هذا النوع من النظام في أنه يمكنك الوصول إلى مستنداتك من أي مكان على أي جهاز — ولا يهم ما إذا كانت مخزنة محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو في بعض أنظمة التخزين المستندة إلى مجموعة النظراء مثل Dropbox أو Google Drive (والتي مملوكة لشركة Alphabet).
مستودع مستندات البيت
House Document Repository (HDR) عبارة عن منصة عبر الإنترنت تتيح للمستخدمين تخزين مستنداتهم وتنظيمها ومشاركتها. يمكن لأي شخص يحتاج إلى الاحتفاظ بسجل لعمله استخدام البرنامج.
أفضل جزء في House Document Repository هو أنه يحتوي على محرك بحث خاص به ، لذلك لن تضطر إلى البحث يدويًا في جميع ملفاتك قبل العثور على ما تبحث عنه. ما عليك سوى كتابة الكلمة أو العبارة ثم الضغط على مفتاح الإدخال - سيجد النظام جميع مثيلاتها في أي مستند على جهاز الكمبيوتر الخاص بك!
ما هي مكتبة المستندات؟
مكتبة المستندات هي مجموعة من المستندات المخزنة في موقع مركزي. لتخزين أي نوع من الملفات ، بما في ذلك مستندات Word أو ملفات PDF أو الصور ، يمكنك استخدام مكتبات المستندات.
تشبه مكتبة المستندات خزانة الملفات عبر الإنترنت حيث تخزن ملفاتك بحيث يمكن الوصول إليها من أجهزة ومواقع متعددة.
ما هو نظام DMS على جهاز الكمبيوتر؟
إذا كنت جديدًا في عالم إدارة المستندات ، فمن المهم أن تفهم ماهية نظام إدارة الوثائق. يقوم برنامج نظام إدارة المستندات (DMS) بتخزين واسترداد وتوزيع المستندات بكفاءة.
يمكن استخدامه من قبل أي نوع من الأعمال لتخزين المستندات مثل جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات وما إلى ذلك بخلاف ما قد يضيع عندما يكون هناك تغيير في الإدارة العليا أو أي شيء آخر متعلق بعمليات شركتك.
7 أفضل أدوات مستودع المستندات
نحن في منتصف تحول رقمي. وبينما تبحث الشركات عن طرق جديدة لإدارة وتأمين بياناتها ، فإنها تلجأ بشكل متزايد إلى مجموعة كاملة من الأدوات التي تساعدهم على فهم كيفية تخزين معلوماتهم ومشاركتها. أحد الخيارات الشائعة هو برنامج المستودعات الموثقة (DR). إليك ما تحتاج لمعرفته حول أفضل 7 أدوات DR في السوق اليوم:
# 1. الفرسكو
Alfresco عبارة عن نظام أساسي مفتوح المصدر لإدارة محتوى المؤسسة (ECM) يوفر منصة واحدة وموحدة لجميع معلومات ومستندات مؤسستك.
مع Alfresco ، يمكنك تخزين كميات هائلة من البيانات وإدارتها بأمان وسهولة. كما أنه يجعل من السهل مشاركة المحتوى عبر الفرق داخل نفس الشركة أو المؤسسات في صناعات مختلفة.
إن SharePoint عبارة عن نظام إدارة مستندات ومنصة تعاون ونظام إدارة محتوى ومحرك بحث مؤسسي يمكن استخدامه لتخزين المستندات. إنها أداة فعالة لتخزين بيانات شركتك في مكان واحد.
أفضل شيء في SharePoint هو أنه لا داعي للقلق بشأن صيانة أنظمة متعددة لأنه ينشئ مستودعًا واحدًا لجميع ملفاتك المهمة. ثاني أفضل شيء بخصوصه هو قدرته على مشاركة المعلومات مع مستخدمين أو زملاء آخرين من خلال خدمات مثل الإكسترانت أو بوابات الإنترانت مما يجعل المشاركة أسهل من أي وقت مضى!
# 3. Nuxeo
Nuxeo هو برنامج إدارة مستندات يسمح لك ببناء حلول مخصصة. يمكن لأي شخص آخر استخدامه لأنه حل مفتوح المصدر.
Nuxeo هو تطبيق قائم على الويب وبالتالي لا يتطلب أي تثبيت على جهاز الكمبيوتر أو الخادم. ستحتاج فقط إلى الوصول إلى الإنترنت لكي يعمل النظام الأساسي بشكل صحيح.
# 4. WebXtender
WebXtender هو برنامج إدارة مستندات قائم على السحابة يتيح لك إنشاء المستندات وإدارتها وتخزينها في مستودع مركزي. يمكنك استخدامه لتخزين جميع أنواع الملفات - من المستندات إلى الصور ومقاطع الفيديو - ثم الوصول إليها من أي جهاز أو موقع باستخدام تطبيق WebXtender للجوال. وهذا يجعلها مثالية للمؤسسات التي لديها عمال عن بُعد يسافرون بشكل متكرر أو يرغبون في الاحتفاظ ببياناتهم في متناول اليد في جميع الأوقات دون الحاجة إلى القلق بشأن نفقات تخزين النسخ الاحتياطي.
يقدم التطبيق ميزات متقدمة لإدارة المستندات والتعاون - بما في ذلك تعيين الإصدار (ميزة تتيح للمستخدمين رؤية التغييرات التي أجراها الآخرون) ، والبيانات الوصفية (بيانات حول أجزاء فردية من المحتوى) ، والأمان (بحيث يمكن للمستخدمين نشر العناصر الخاصة فقط) بالإضافة إلى سير العمل أتمتة بحيث يتم إكمال المهام تلقائيًا عند استيفاء معايير معينة (مثل إنشاء عملية الموافقة).
# 5. التعرف الضوئي على الحروف
OCR (التعرف الضوئي على الحروف) هي تقنية تحول صور النص إلى نص قابل للتحرير. باستخدام OCR ، يمكن تحويل صور المستندات والصور والأشياء الأخرى إلى نص يمكن استخدامه.
يعد برنامج OCR مفيدًا جدًا لأرشفة المستندات والبحث فيها ومشاركتها. يستخدم التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لتحويل الكلمات الموجودة في صورة أو مستند إلى نص قابل للتحرير.
# 6. CustomShow - برامج عروض الأعمال
CustomShow هي أداة عروض تقديمية للأعمال تتيح لك إنشاء وتحرير العروض التقديمية وعروض الشرائح والمحتويات الأخرى.
وهي متوفرة في كل من الإصدارات المجانية والمدفوعة ، الإصدار المجاني يأتي بميزات محدودة ولكنه يقدم ما يكفي لبدء البرنامج. لقد اعتبر العديد من العملاء الخيار الأفضل للمبتدئين الذين بدأوا للتو في إنشاء عروضهم التقديمية على الإنترنت أو محليًا على أجهزة الكمبيوتر / أجهزة الكمبيوتر المحمولة / الأجهزة اللوحية ، إلخ. . بالنسبة لأولئك الذين يريدون المزيد من الوظائف أكثر مما هو متاح في الإصدار المجاني ، يمكن شراء العديد من الحزم المختلفة بأسعار مختلفة اعتمادًا على مقدار الوقت (حتى عامين) الذي تريد أن تستمر فيه خطة اشتراكك قبل الوصول إلى جميع ميزاتها مرة أخرى عند انتهاء صلاحيته (سيظل بإمكانك الوصول حتى ذلك الحين).
# 7. Clearslide (SlideRocket سابقًا)
أداة العروض التقديمية لإنشاء العروض التقديمية ومشاركتها عبر الإنترنت. تم الحصول عليها من قبل Clearslide في عام 2018 ، والتي تقدم حلاً برمجيًا للعرض التقديمي يسمى ClearSlide.
Clearslide هو حل برمجي للعروض التقديمية قائم على السحابة يسمح للمستخدمين بإنشاء استطلاعات واختبارات واستطلاعات ونماذج ولوحات معلومات مباشرة داخل نافذة المستعرض الخاصة بهم. هذا يجعل الأمر سهلاً للشركات التي ترغب في تحقيق المزيد من الاستفادة من زوارها من خلال إنشاء محتوى جذاب على صفحات الويب أو الصفحات المقصودة دون الحاجة إلى تثبيت أي مكونات إضافية أو وظائف إضافية على الخادم المضيف لموقع الويب الخاص بهم.
نبذة عامة
سيساعدك أفضل برنامج لمستودع محتوى المستندات الخاصة بالمنزل والطلاب على تنظيم عملياتك وتسهيل تعاون فريقك. يمنحك أيضًا القدرة على إنشاء مستندات جديدة من داخل التطبيق ، والتي يمكن أن تكون مفيدة جدًا عند إنشاء شيء جديد يحتاج إلى تحديث مستمر. بالإضافة إلى ذلك ، هناك العديد من الميزات المختلفة المتاحة مع كل جزء من البرامج التي قمنا بمراجعتها اليوم ، مثل إمكانيات التعاون أو أنظمة الإصدار ، بحيث يعرف كل فرد في فريقك ما يحدث بالضبط في جميع الأوقات!
أفضل الأسئلة الشائعة حول برنامج مستودع المستندات
لماذا نحتاج إلى مستودع مستندات؟
يساعد استخدام مستودع المستندات في حماية معلوماتك وملفاتك عن طريق تشفير بياناتك.
ما هي إدارة السجلات الإلكترونية ERM؟
يستخدم تقنيات آلية لإدارة السجلات بغض النظر عن التنسيق.
أي DMS هو الأفضل؟
فيما يلي أفضل 5 برامج لإدارة المستندات:
- ملفات م
- تمبلافي
- eFileC Cabinet
- سجل الان.
- Hightail