من الصعب الحفاظ على أمان البيانات عند مشاركة مئات وآلاف المستندات ومراجعتها وتمييزها بانتظام. عندما يمر المستند بأيادي متعددة ، تزداد فرص خرق أمن البيانات ، ويرجع ذلك أساسًا إلى خطأ بشري وضعف أنظمة الأمن السيبراني. هذا يطرح في النهاية تحديات أمام الإدارات القانونية والامتثال في المنظمة.
يعد توظيف غرف البيانات الافتراضية أحد أكثر الطرق فعالية لفرز مشكلات الامتثال. ويرجع ذلك أساسًا إلى أن موفري غرف البيانات الافتراضية المعتمدين يلتزمون بصرامة بحماية البيانات الدولية والمحلية ومعايير الأمن السيبراني.
تدور مناقشة اليوم حول كيفية مساعدة برنامج غرفة البيانات عبر الإنترنت في عملية الامتثال الخاصة بك. هنا مقدمة موجزة عن برنامج غرفة البيانات.
ما هو برنامج غرفة البيانات؟
برنامج غرفة البيانات ، المعروف أيضًا باسم غرفة البيانات الإلكترونية ، هو مستودع بيانات معتمد عبر الإنترنت لتخزين وإدارة المستندات القانونية والمالية والمتعلقة بالشركات. إذا تم تعريف غرف البيانات الافتراضية بمصطلحات أوسع ، فهي مزيج من تقنيات متعددة تتناول ثلاثة مجالات رئيسية للأعمال.
# 1. مخزن البيانات
جميع خدمات غرفة البيانات الافتراضية هي في الأساس مستودعات للمستندات حيث يمكن لجميع أنواع المهنيين والشركات تخزين بياناتهم للاستخدام المؤقت أو الدائم. ومع ذلك ، فإن برنامج غرفة البيانات لا يتعلق فقط بتخزين البيانات - تقدم التكنولوجيا حل كامل لإدارة البيانات. ومع ذلك ، يمكنك مشاركة المستندات مع مستخدمين آخرين في غرفة البيانات ، وتنظيم البيانات وفقًا لاحتياجاتك ، والتحكم الكامل في تدفق البيانات في ro البياناتom.
# 2. التعاون عبر الإنترنت
لا تقدم مستودعات البيانات عبر الإنترنت عادةً أدوات تعاون عبر الإنترنت ، لكن غرفة البيانات الافتراضية تفعل ذلك. يمتلك برنامج غرفة البيانات الإلكترونية المتطور أدوات تعاون متعددة ، بما في ذلك برامج الدردشة ، وأدوات مؤتمرات الصوت والفيديو ، والتعليقات التوضيحية الخاصة أو العامة ، والمحادثات الجماعية ، ووحدات الأسئلة والأجوبة ، والمستندات المشتركة ، والاستطلاعات الحية.
# 3. إدارة المشاريع وعقد الصفقات
تأتي نسبة كبيرة من استخدام غرفة البيانات الافتراضية من عقد الصفقات. تستخدم الشركات والمؤسسات والشركات الأخرى برامج غرفة البيانات عبر الإنترنت بانتظام لأنشطة مثل التقاضي وجمع الأموال وتجارة العقارات والعناية الواجبة والعروض العامة الأولية والشراكات الاستراتيجية وعمليات الدمج والاستحواذ.
5 نصائح للامتثال الناجح
# 1. حدد ما يجب تخزينه والاحتفاظ به ومدة ذلك
معرفة ما يجب تخزينه ، ومدة الاحتفاظ به ، وكيفية تخزين البيانات هو أول تحد كبير للشركات. ذلك لأن تخزين البيانات دون داعٍ يمكن أن يضيف عبئًا ، ويمكن أن يكون الخطأ البسيط مكلفًا للغاية.
الطريقة الأكثر فاعلية لحل هذه المشكلة هي الاستعانة بمستشار قانوني أثناء تطوير سياسة رسمية وقابلة للدفاع عن الاحتفاظ بالبيانات للبيانات الرقمية والورقية. تأكد من أن السياسة تتناول نوع البيانات التي يجب تخزينها ومدة تخزينها. قد يبدو الأمر بسيطًا للغاية ، ولكنه قد يقلل من فرص عمليات التدقيق غير الناجحة والكشف غير المقصود عن البيانات السرية.
لا تساعد غرف البيانات الافتراضية في إدارة البيانات الرقمية فحسب ، بل تقلل أيضًا من الحاجة إلى المستندات الورقية.
# 2. دمج الحلول الرقمية في سياسة إدارة البيانات الخاصة بك
إذا كنت لا تزال متمسكًا بالوثائق الورقية ، فأنت بالفعل معرض للمخاطر. من السهل سرقة المستندات الورقية ، وهي أكثر عرضة للكوارث الطبيعية. أيضًا ، إذا كنت تحتفظ بنسخة احتياطية رقمية ، فإنك تضيف المزيد من النفقات إلى أرباحك.
في هذه الحالة ، يمكن أن يساعدك استخدام الحلول الرقمية مثل غرف البيانات الافتراضية في نظام إدارة البيانات في التغلب على تحديين رئيسيين:
- إلغاء أو تقليل الحاجة إلى المستندات الورقية.
- تقليل النفقات غير الضرورية المتكبدة على النسخ الاحتياطي للبيانات.
ذلك لأن VDRs يمكن الوصول إليها بسهولة من الهواتف المحمولة أو الأجهزة المحمولة الأخرى ، ويحتفظ بائعو غرف البيانات بنسخة احتياطية من جميع بياناتك مجانًا.
# 3. تطوير أمان البيانات من البداية إلى النهاية
يعد أمن البيانات مكونًا أساسيًا ومتطلبًا تنظيميًا ، خاصة بالنسبة للمؤسسات العامة والمؤسسات المالية التي تتعامل مع بيانات العملاء الحساسة. يعد نظام أمان البيانات من البداية إلى النهاية ضروريًا للامتثال. ومع ذلك ، يجب أن تبدأ عملية حماية البيانات من تسجيل البيانات ويجب أن تمر عبر مشاركة البيانات حتى التخلص منها.
يساعدك برنامج غرفة البيانات في الحفاظ على أعلى مستويات الأمان من البداية إلى النهاية. على سبيل المثال ، يمكنك منع المتسللين من الوصول إلى غرفة البيانات عبر التفويض متعدد العوامل والتحكم في تدفق البيانات بمساعدة التحكم في الوصول إلى المستندات. علاوة على ذلك ، توفر غرف البيانات العديد من المستندات ، والوصول ، وتدابير أمان البنية التحتية. تشمل أهمها التشفير من طرف إلى طرف وعرض السياج والتنقيح والأذونات الدقيقة والعلامات المائية الرقمية والمزيد.
# 4. مواكبة اللوائح والسياسات الجديدة
تتطور ممارسات الأعمال ، وكذلك الامتثال والسياسات التنظيمية. إذا كنت لا تواكب ديناميكيات الامتثال المتغيرة ، فقد ينتهي بك الأمر إلى مواجهة عواقب وخيمة.
هذا هو المكان الذي تكون فيه غرف البيانات الافتراضية هي الأفضل بسبب امتثالها الصارم لمعايير إدارة البيانات والأمن السيبراني الداخلية والمحلية. تشمل أكثرها شيوعًا ISO 27081 و ISO 27001 و FINRA و GDPR و SOC2 والمزيد.
# 5. قم بإعداد قائمة التحقق من العناية الواجبة كلما دعت الحاجة
يعد إعداد قائمة تحقق العناية الواجبة أمرًا مهمًا للغاية في حالات الاندماج أو الاستحواذ أو التدقيق أو جمع الأموال أو العروض العامة الأولية. سواء كانت تدقيقًا (إلزاميًا للشركات العامة) أو العناية الواجبة القانونية أو المالية ، فإن قائمة التحقق من العناية الواجبة تضمن عدم تخطي أي شيء وتسهيل الأمور على المراجعين أو الفرق القانونية.
يقدم بعض من أفضل مزودي غرف البيانات من أجل العناية الواجبة قوائم التحقق من العناية الواجبة الجاهزة. يمكن تعديلها وفقًا لاحتياجاتك الخاصة أو استخدامها كما هي. تشمل الشركات التي تقدم قوائم التحقق من العناية الواجبة الجاهزة للاستخدام iDeals و DealRoom و Merrill Data site والعديد من الشركات الأخرى.
كلمات أخيرة
يمكن أن يؤدي اعتماد حلول إدارة البيانات المتطورة ، وتطوير آلية أمان البيانات من البداية إلى النهاية ، ومواكبة التغييرات التنظيمية إلى تسهيل الامتثال التنظيمي. يمكن أن تساعدك غرفة البيانات الافتراضية في جميع الإجراءات المذكورة أعلاه. ما عليك سوى اتباع نصائحنا لتنفيذ برنامج غرفة البيانات الافتراضية بنجاح ، وجني فوائد هذه التقنية لعملية الامتثال الخاصة بك!
