تعتبر عمليات التحقق من الجهات المرجعية ممارسة معيارية في قطاع التوظيف وتزود أصحاب العمل بمعلومات مفيدة حول الموظفين المحتملين. يمكن أن يساعد تعلم كيفية إجراء فحوصات مرجعية عالية الجودة مدير التوظيف على تعيين موظفين استثنائيين. كان من المعتقد سابقًا أن التحدث مع مشرف المرشح أو زميله في العمل مباشرةً سيوفر مستوى معينًا من البصيرة في آفاق التوظيف المحتملة لديك. ومع ذلك ، تجري معظم الشركات فحصًا مرجعيًا عبر الهاتف ، من خلال أسئلة المقابلة ورسائل البريد الإلكتروني. قد يكون من المزعج تشغيل علامة الهاتف مع مرجع ، وعادة ما تكون المعلومات المكتسبة من مثل هذه التبادلات الموجزة غير مثيرة للإعجاب. لذا ، فإن التبديل إلى حل قائم على البريد الإلكتروني للتحقق من المراجع لا ينتج عنه المزيد من الردود فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى رؤى أفضل وأكثر قابلية للتنفيذ في موظفك المستقبلي في فترة زمنية أقصر. ستوجهك هذه المقالة حول كيفية إجراء فحص مرجعي للتوظيف باستخدام نموذج.
ما هو الفحص المرجعي؟
يتم التحقق من المرجع عندما يرسل مدير التوظيف أو ممثل الموارد البشرية (HR) رسائل بريد إلكتروني أو يتصل بأصحاب العمل السابقين للمرشح للتحدث عن تاريخ عمل المرشح. عند إجراء مقابلات مع موظفين جدد محتملين ، يميل موظفو الموارد البشرية إلى التركيز على الأداء والخبرة والمهارات السابقة للمرشح لأن هذه هي أكثر مؤشرات نجاحهم المستقبلي في الوظيفة. غالبًا ما تكون هذه إحدى الخطوات الأخيرة في عملية المقابلة قبل تقديم عرض العمل.
كيف يعمل التحقق من المرجع؟
إذا كانت الشركة تفضل إجراء فحوصات مرجعية عبر البريد الإلكتروني ، فيمكن لمدير التوظيف إرسال أسئلة مفصلة إلى أصحاب العمل السابقين للمرشح لتحديد ما إذا كانوا مناسبين لهذا المنصب. فيما يلي بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا التي يتم تناولها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتحقق من المرجع:
- خبرة المرشح قد يقوم مديرو التوظيف بفحص المرشحين بأسئلة مباشرة حول تاريخ العمل ذي الصلة. يمكن للإجابات على هذه الأسئلة أن تلقي الضوء على قدرة المرشح على النجاح في المنصب الشاغر.
- أداء المرشح غالبًا ما تكون سجلات العمل السابقة للمرشحين نقطة محورية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بفحص المراجع للمديرين. إذا كان أداء المرشح عند أو أعلى من التوقعات في المناصب السابقة ، فقد يشير ذلك إلى كيفية أدائه في المناصب المستقبلية.
- موقف المرشح ميزة أخرى مهمة قد يستفسر عنها مديرو التوظيف هي مواقف المرشحين المحتملين. على سبيل المثال ، إذا أجاب مرجع ما أن المرشح كان دائمًا في مزاج جيد ومساهم إيجابي في فرقهم ، فيمكن أن يوفر ذلك نظرة ثاقبة للموقف العام للمرشح.
- مهارات المرشح قد يستفسر مديرو التوظيف أيضًا عن المهارات المحددة للمرشح. يمكن أن يوفر ذلك لصاحب العمل معلومات حول قدرة المرشح على أداء مهام الوظيفة الأساسية.
ما الذي يبحث عنه أصحاب العمل في التحقق المرجعي؟
قد يطلب أصحاب العمل مراجع حول أدائك ، والالتزام بالمواعيد ، والعمل الجماعي. قد يُسأل أيضًا عن الراتب والترقيات والإجراءات التأديبية وسبب مغادرتك.
كيفية التحقق من مراجع البريد الإلكتروني
للتحقق من المراجع عبر البريد الإلكتروني ، اتبع الخطوات التالية:
# 1. طلب معلومات الاتصال.
اطلب قائمة بالمراجع ، بما في ذلك البريد الإلكتروني والعلاقات والشركات والمناصب. حتى إذا لم يعد المرجع في هذا الموضع ، فقد يظل بإمكانهم تقديم رسائل بريد إلكتروني جيدة للتحقق من المرجع. تأكد من أن المرشح لديه مراجع من أكثر من مكان عمل.
# 2. قم بإنشاء مسودة أولية
قم بإنشاء بريد إلكتروني للتحقق من المرجع مع أسئلة حول المرشح. يمكنك إنشاء بريد إلكتروني فريد لكل فحص مرجعي أو استخدام نموذج عام. تعد القدرة على طرح أسئلة محددة حول معرفة المرجع للمرشح ميزة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الفردية. من ناحية أخرى ، قد يساعدك استخدام نموذج التوظيف في توفير الوقت أثناء عملية التحقق من المرجع.
# 3. إعادة توجيه البريد الإلكتروني
من أجل حماية المرشح والمراجع الغفلية، يجب عليك إرسال نتائج التحقق المرجعي بالبريد الإلكتروني إلى المستلم. انتظر بضعة أيام عمل حتى يرد المرجع. بمجرد الرد ، أرسل رسالة امتنان للرد.
هل يعني الفحص المرجعي أنني حصلت على الوظيفة؟
للتحقق من المراجع لا يضمن عرض العمل. عند اتخاذ خيار التوظيف ، ستنظر اللجنة في أكثر من مجرد عمليات تحقق مرجعية لتحديد الشخص الذي سيتم تعيينه.
ما الذي يجب على أصحاب العمل ألا يفعلوه أثناء التحقق من المرجع؟
لا تسأل عن أي سبب محظور للتمييز بموجب قانون حقوق الإنسان المعمول به. إذا لم تطرح السؤال في طلب الوظيفة والمقابلة ، فلا تسأله أثناء التحقق من المراجع.
نصائح لفحص المراجع عن طريق البريد الإلكتروني
فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعد المديرين على إجراء فحوصات مرجعية أفضل عبر البريد الإلكتروني:
# 1. إعطاء معلومات عن المرشح.
يجب على مديري التوظيف تقديم معلومات حول المرشح الذي يقومون بفحص المراجع عليه في بداية التحقق من البريد الإلكتروني المرجعي. قد يسهل هذا على المرجع تحديد المرشح وتقديم معلومات حول خلفية المرشح وشخصيته. إنها لفكرة جيدة أيضًا تحديد المدة التي عمل فيها المرشح للإشارة والوظيفة التي شغلها.
# 2. حافظ على أخلاقك
من الأهمية بمكان طرح أسئلة أخلاقية حول المرشح عند إجراء فحص مرجعي عبر البريد الإلكتروني. يمكنك تحقيق ذلك من خلال طرح أسئلة تكشف عن قدرة المرشح على أداء واجبات الوظيفة الأساسية. تعتبر التفاعلات المحترمة بين مديري التوظيف والمرشحين والمراجع ضرورية لبناء الثقة واتخاذ قرارات توظيف عادلة.
# 3. قدم مطالب محددة.
كوسيلة لمعرفة المزيد عن المرشح المحتمل ، قد ترغب في طرح أسئلة مباشرة عليه. من أجل تحديد ما إذا كان من المحتمل أن يكون المرشح موظفًا مناسبًا ، اطرح أسئلة حول مجموعات مهاراته الفريدة وخبرته وأدائه. علاوة على ذلك ، من الأفضل طرح أسئلة حول الموضوعات التي ترتبط ارتباطًا مباشرًا بالمنصب الذي يتقدم إليه المرشح. على سبيل المثال ، من الأفضل للمدير الذي يتطلع إلى شغل منصب في خدمة العملاء أن يستفسر عن تجربة مقدم الطلب في التعامل مع العملاء في الأدوار السابقة.
# 4. لاحظ الطول.
يعد تقليل طول البريد الإلكتروني الذي تستخدمه للتحقق من المراجع أمرًا بالغ الأهمية أيضًا. قد تسمح رسائل البريد الإلكتروني الأقصر للمراجع بقراءة البريد الإلكتروني والرد عليه بسرعة. يمكن أن يساعد هذا أيضًا في كفاءة عملية التوظيف.
هل يمكن أن يتم رفضك بعد التحقق من المرجع؟
قد يتبع الرفض فحص مرجعي. تشير بعض التقديرات إلى أن النسبة المئوية للمرشحين المرفوضين بعد التحقق من المرجع تبلغ 20٪. من المرجح أن يتم استبعاد المرشحين الذين يقدمون مراجع خاطئة خلال عملية الفرز.
نموذج التحقق من مرجع التوظيف
إليك نموذج التحقق من مرجع التوظيف لرسائل البريد الإلكتروني التي يمكن لمديري التوظيف استخدامها:
عزيزي [اسم صاحب العمل السابق] ،
أرسل هذا البريد الإلكتروني للتحقق من مراجع [اسم المرشح] ، الذي يجري حاليًا مقابلة مع [اسم المنصب] في شركتنا. ذكر [اسم المرشح] أنه يمكنك تقديم بعض الأفكار القيمة عن تجربتهم في العمل في مؤسستك وأدرجتك كمرجع ذي صلة.
أود الاستفسار تحديدًا عن المهارات والخبرات التي أظهرها [اسم المرشح] أثناء العمل في مؤسستك. هل تعتقد أنهم قادرون على أداء [واجب الوظيفة الأساسي]؟ علاوة على ذلك ، أود الاستفسار عن موقف [اسم المرشح] أثناء العمل في مؤسستك ، لأن هذا المنصب يتطلب من الأفراد الحفاظ على عقلية إيجابية حتى تحت الإكراه.
يُرجى إعلامي إذا كان لديك أي أفكار إضافية حول ما إذا كان [اسم المرشح] مناسبًا لشركتنا.
نشكرك على وقتك واهتمامك بإكمال هذا الفحص المرجعي.
أفضل،
[اسمك]
أسئلة يجب طرحها عند إجراء فحص مرجعي
# 1. "كم من الوقت عمل المرشح لشركتك؟"
هذا سؤال كاشفة للغاية لأنه يؤكد الانفتاح. يمكن أن يساعد طول الوقت الذي يقضيه العمل لدى صاحب عمل سابق في تجميع قصة معًا. قد ترغب في معالجة المشكلة إذا كان مقدم الطلب يعمل هناك لمدة شهرين فقط ويؤكد صاحب العمل السابق ذلك. ومع ذلك ، إذا كان المرشح قد عمل هناك لفترة طويلة ، فقد يثير ذلك أفكارًا إضافية.
# 2. "هل يمكنك إعادة تعيين هذا الشخص؟"
هذا سؤال رائع لأنه يخبرك بكل ما تحتاج إلى معرفته. يمكن أن تكشف هذه الأسئلة البسيطة بنعم / لا (المغلقة) عن قدر أكبر من الاستفسارات المتعمقة. ومع ذلك ، فإنها تتطلب توضيحًا. لذا ، بينما تبدأ الإجابة بـ "نعم" أو "لا" ، يمكنك أن تسأل لماذا لمزيد من التبصر.
"هل تصنف المرشح على أنه يمكن الاعتماد عليه وجدير بالثقة؟" "ما الذي يعطيك هذا الانطباع؟"
يعد عرض الاعتمادية والموثوقية أمرًا ضروريًا في أي وضع. يمكنك الحصول على صورة أوضح لسمات شخصية المرشح عن طريق السؤال عن أمثلة محددة عن الوقت الذي فعلوا فيه ولم يوضحوها.
# 4. "ما هي نقاط القوة والضعف لدى الفرد؟"
ربما يكون هذا هو الشيء الذي طُلب من المرشح مباشرة أثناء عملية المقابلة. أفضل جزء في هذا السؤال عند جمع المراجع هو مقارنتها بإجابات المرشح. كما يمنحك فكرة أفضل عن المرشح وما يمكن أن يقدمه لشركتك من منظور مدير التوظيف.
قد تكون إحدى نقاط القوة لدى المرشحين هي بالضبط ما تبحث عنه الشركة. ومع ذلك ، فإن العيب الأكثر خطورة هو أنه ينطوي على الكثير من المخاطر. في كلتا الحالتين ، تحصل على المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ قرار.
# 5. "ما المهارات التي يحتاج المرشح إلى تحسينها من أجل الوصول إلى إمكاناتهم الكاملة؟"
هذا سؤال رائع لأنه يكشف الكثير عن المستفتى. أولاً ، يتم إعطاؤك إجابة مباشرة لأوجه القصور في مهاراتهم. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كانت هذه مهارة ضرورية للدور الذي تقوم به. بالإضافة إلى ذلك ، تتعرف على "الإمكانات الكاملة" للمرشح ويمكن أن تتخيل كيف يمكنهم تحسين شركتك.
# 6. "ما هو أعظم إنجاز للفرد أثناء العمل معك؟"
من الواضح أن هذا يؤكد الإيجابي مع التقليل من أهمية السلبية. لكن لا مشكلة. هذا سؤال رائع يجب طرحه إذا كنت تسأل أيضًا مجموعة متنوعة من الأسئلة الأخرى الثاقبة. يمكنك التعرف على أعظم الإنجازات المهنية لمرشحك من خلال طرح هذا السؤال. على سبيل المثال ، افترض أنك طلبت مرجعين يمتدان لفترة زمنية أطول. إذا كان هناك تغيير كبير بين المراجع في فترة زمنية قصيرة ، سيكون لديك مؤشر جيد على النمو المهني للمرشح.
أسئلة يجب ألا تطرحها أبدًا عندما تريد التحقق من المرجع.
الشرط الأول والأهم هو أن تلتزم بما يناسب الوظيفة التي تتقدم لها. بدلاً من توجيه أي شيء شخصي ، يجب أن يدور كل شيء حول شخصية العمل. ستكون بخير إذا اتبعت الأسئلة أدناه.
# 1. "هل لدى مقدم الطلب أي أطفال؟" "هل ينوون إنجاب المزيد من الأطفال؟"
من غير القانوني في الواقع الاستفسار عن الحالة الاجتماعية للمرشح قبل التعاقد معه. وهذا يشمل ما إذا كانوا متزوجين أو مطلقين أو غير متزوجين ، وكذلك ما إذا كان لديهم (أو يخططون لإنجاب) أطفال.
علاوة على ذلك ، من غير المناسب الاستفسار عن احتياجات رعاية الأطفال. في هذه الحالة ، فإن أفضل طريقة لتجنب أي عمل غير قانوني هي تجنب الأسئلة حول العلاقات الأسرية والشخصية ، لا سيما تلك التي تشمل الأطفال.
# 2. "هل يمارس المرشح أي دين؟" "أي دين يتبعون؟"
ضع في اعتبارك هذا: هل تؤثر ديانة المرشح على قدرته على العمل في الوظيفة؟ هذا ، مرة أخرى ، غير قانوني. يجب ألا تستفسر عن الدين أو الأعياد الدينية أو ممارسات الكنيسة وقادتها. ومع ذلك ، يمكنك الاستفسار عما إذا كان جدول المرشح يتعارض مع الساعات المعلن عنها للمنصب أم لا.
# 3. "ما هو عمر مقدم الطلب؟"
عندما يتعلق الأمر بعالم العمل ، فإن طرح سؤال مباشر حول العمر يندرج تحت فئة "غير ذي صلة". لا تريد أن تظهر أي علامات تمييز على أساس السن. ولكن إذا كان عمر مقدم الطلب يفسد الصفقة لأن الوظيفة تتطلب منه إدارة الكحول أو العمل به ، فيمكنك طرح السؤال ، "هل يمكنك تقديم دليل على عمرك؟"
تتطلب طبيعة الدور في هذا السيناريو نطاقًا عمريًا محددًا ، لذا فهو يلبي "هل هو مناسب؟" قاعدة. ومع ذلك ، لا يزال يتعين عليك محاولة تجنب طرح أسئلة مباشرة على الأشخاص حول العمر ، والعرق ، والجنسية ، والدين ، والتوجه الجنسي ، وما إلى ذلك.
هل تحقق المرجع هو الخطوة الأخيرة؟
غالبًا ما يكون الفحص المرجعي هو الخطوة الأخيرة التي يقوم بها مدير التوظيف أو المجند قبل تقديم عرض عمل لأحد المرشحين.
وفي الختام
أثبت إجراء فحص مرجعي عبر الهاتف أنه تجربة مرهقة للأعصاب أكثر من رسائل البريد الإلكتروني ، وعادة ما تكون المعلومات المستقاة من مثل هذه التبادلات الموجزة غير مثيرة للإعجاب. ومع ذلك ، إذا كنت تريد المزيد من المعلومات المحددة حول موظفك المحتمل ، فإن التحول إلى رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن يؤدي ليس فقط إلى المزيد من الردود ولكن أيضًا أفضل ، ورؤى أكثر قابلية للتنفيذ حول موظفيك المحتملين في وقت أقل. أثناء القيام بذلك ، اجعل أسئلتك مباشرة وبسيطة.
الأسئلة الشائعة حول التحقق من المرجع
كيف يتم التحقق من المرجع؟
عادةً ما يتم إجراء فحص مرجعي عبر مقابلة هاتفية مطولة أو من خلال نموذج بريد إلكتروني للتوظيف. خلال هذه العملية ، قد يقضي مسؤولو التوظيف أو مديرو التوظيف ساعات في التحقق من المراجع والبيانات.
هل الفحص المرجعي يعني عرض عمل؟
وفقًا لـ Foss ، يشير الفحص المرجعي عمومًا إلى أن مدير التوظيف على وشك تقديم عرض لمرشح ما ويريد تأكيدًا نهائيًا واحدًا بأنك مناسب لفريقهم.
كم من الوقت يستغرق التحقق المرجعي؟
يستغرق التحقق المرجعي لكل فرد من ثلاثة إلى عشرة أيام عمل في المتوسط. إذا كنت المرشح الأعلى ، فيجب أن تسمع من صاحب العمل في غضون ثلاثة إلى عشرة أيام. سوف يستغرق الأمر وقتًا أطول لتلقي رد من صاحب العمل إذا كنت الخيار الثاني أو الثالث للوظيفة.
مقالات ذات صلة
- وسيط الرهن العقاري: كيف تجد واحد
- أعمال الموضة: أفضل الأفكار ، الوظائف ، الأسماء ، الدورات (+ نصائح حول بدء التشغيل)
- اتفاقية الإيجار: النماذج والنماذج وأفضل الممارسات الأمريكية (دليل مفصل)
- قروض التمويل الأصغر: التعريف ، الأهمية ، التاريخ ، المؤسسات (+ تفاصيل ونصائح القرض)
- حفظ السجلات: أهمية حفظ السجلات بشكل صحيح
مراجع حسابات
