دور المساعد التنفيذي هو منصب رفيع المستوى داخل المنظمة. إنه منصب مهم حيث أن المساعدين التنفيذيين يدعمون المديرين التنفيذيين رفيعي المستوى ويساعدونهم في الجدولة وإدارة عملياتهم اليومية ، وبالتالي ضمان عمل الشركة بسلاسة. يتضمن الوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي التعامل في وقت واحد مع واجبات مختلفة ، والتي يمكن أن تكون متطلبة ومرهقة.
إذا كنت ترغب في العمل كمساعد تنفيذي ، فيجب أن تعرف ما هي أدوارهم وواجباتهم ، والمهارات المطلوبة ، وما هو نطاق الراتب ، وما الذي يجعل المساعد التنفيذي مختلفًا عن الأدوار الإدارية الأخرى.
من هو المساعد التنفيذي؟
يشرف المساعد التنفيذي ، المعروف غالبًا باسم المسؤول التنفيذي ، على الاتصالات والجداول الزمنية لمديري الأعمال الأساسيين. قد تشمل مسؤولياتهم أيضًا تجميع أوراق الاجتماع ، والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها ، وتلقي المكالمات وإجرائها ، وتنظيم سفر العمل للمديرين التنفيذيين.
يجب أن يكون المساعدون التنفيذيون ماهرين بما يكفي لمساعدة المدير التنفيذي في القضايا التشغيلية والارتقاء بالمنظمة إلى مستوى أعلى. إنهم يعملون بشكل وثيق مع المديرين التنفيذيين رفيعي المستوى ، وفي كثير من الأحيان ، يكونون مسؤولين عن الحفاظ على المعلومات السرية وضمان سير عمليات المدير التنفيذي بسلاسة.
الوصف الوظيفي لمساعد تنفيذي
يتضمن الوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي أداء المهام الكتابية الأساسية للعمل بنجاح. ومن ثم ، فإنهم يركزون على دعم المديرين التنفيذيين رفيعي المستوى والتعامل مع المهام المعقدة. يؤدون واجبات مختلفة ولديهم مهارات محددة للنجاح في هذا الدور.
ما هي واجبات المساعد التنفيذي؟
يقدم المساعدون التنفيذيون المساعدة الإدارية لرجال الأعمال التنفيذيين حتى يتمكنوا من إكمال المهام الأساسية ومشاريع الشركة. تشمل واجبات المساعد التنفيذي ما يلي:
- التعامل مع اتصالات المدير التنفيذي ورؤية تلك المعلومات المهمة يتم تمريرها.
- إنهم يشرفون على الجدول اليومي للمدير التنفيذي ، والذي يتضمن جدولة الاجتماعات ، والتحقق من المواعيد ، وكذلك إجراء ترتيبات النقل.
- تدريب الموظفين الإداريين الآخرين على سياسات الشركة وأفضل الممارسات.
- يقوم المساعدون التنفيذيون بإعداد البيانات المالية والتقارير والمذكرات والفواتير والخطابات والمستندات الأخرى ذات الصلة.
- إدارة سجلات الشركة ووثائقها وتقاريرها عن طريق حفظها واسترجاعها حسب الحاجة.
- كما يقومون بجمع وتحليل البيانات لإنتاج المستندات التي ستراجعها مجالس الإدارة واللجان والمديرين التنفيذيين ويقدمونها.
- يساعدون في عملية التحضير للاجتماعات وأيضًا تدوين ملاحظات دقيقة أثناء الاجتماعات.
متطلبات المساعد التنفيذي
هناك عدة متطلبات لمنصب المساعد التنفيذي. يشملوا:
- الحصول على شهادة الثانوية العامة وأي شهادة أخرى ذات صلة
- يجب أن يتمتع بكفاءة متقدمة في الاتصال المنطوق والكتابي أيضًا على المستوى المهني.
- القدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية
- معرفة شاملة بمجموعة MS Office بالكامل
- القدرة على تحديد أولويات المهام اليومية بشكل فعال.
- يجب أن يمتلك مهارات قوية في صنع القرار وحل المشكلات
ما هي أفضل 3 مهارات لمساعد تنفيذي؟
المهارات الثلاث العليا التي يحتاجها المساعد التنفيذي لأداء المهام الإدارية هي كالتالي:
# 1. مهارات تنظيمية
يجب على المساعدين التنفيذيين التعامل مع العديد من المهام والمعلومات ، مما يستلزم مهارات تنظيمية ممتازة. كما أن المهارات التنظيمية الجيدة تمكن الأفراد من إدارة وقتهم بشكل فعال ، والوفاء بالمواعيد النهائية ، وتحديد المعلومات على الفور ، وضمان عمليات سلسة وفعالة.
# 2. مهارات التواصل
لكي تكون مساعدًا تنفيذيًا فعالاً ، من الضروري أن تكون لديك مهارات اتصال قوية. وهذا يشمل التواصل المهني من خلال كل من الوسائل المكتوبة واللفظية والحصول على فهم قوي لاتفاقيات القواعد والكتابة. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري أن تكون قادرًا على تكييف نغمتك لتناسب الموقف المحدد في متناول اليد.
# 3. مهارات التعامل مع الآخرين
كمساعد تنفيذي ، من الأهمية بمكان أن تكون لديك مهارات قوية في التعامل مع الأشخاص لإنشاء علاقات إيجابية مع المديرين التنفيذيين والزملاء والعملاء. أيضًا ، السمة المرغوبة للمساعد هي أن يكون أنيقًا ، وقادرًا على تقديم النقد البناء والمساعدة لرئيسه ، وقادرًا على إقامة علاقات جيدة مع مجموعة متنوعة من الأشخاص.
بالإضافة إلى المهارات الثلاث الأولى ، هناك مهارات أخرى ضرورية يجب أن يتمتع بها المساعدون التنفيذيون ، مثل:
- مهارات القيادة
- الخبرات التقنية
- سعة الحيلة
- القدرة على تعدد المهام
- التوجيه الذاتي والاستباقية
- إدارة الوقت
مساعد تنفيذي مقابل مساعد إداري
يتضمن الوصف الوظيفي للمساعد الإداري والتنفيذي أداء مهام مثل الرد على الهواتف ، والحفاظ على الجداول الزمنية ، وتحرير المستندات ، وإعداد التقارير. ومع ذلك ، يختلف دور المساعد الإداري والمساعد التنفيذي في تعقيد واجباتهم الإدارية ومستوى المسؤولية.
مساعد اداري
يقوم المساعدون الإداريون بمهام إدارية مختلفة. إنهم يدعمون المكتب أو القسم بأكمله ، ويتعاملون مع المزيد من الوظائف التنظيمية للمكتب بأكمله ، ويتلقون المهام المفوضة من المشرفين ، ويركزون على الإدارات أو العمليات بأكملها.
أمثلة على المهام التي يقوم بها المساعدون الإداريون: إدارة تقويم غرفة الاجتماعات ، والرد على رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى حساب الشركة ، والترفيه عن جميع العملاء والزوار في المقدمة ، وما إلى ذلك.
مساعد تنفيذي
يتولى المساعدون التنفيذيون مهام أكثر تقدمًا وتعقيدًا لكبار المديرين التنفيذيين والمديرين التنفيذيين وكذلك مهام إدارة المشروع. تشمل مسؤولياتهم إجراء البحوث ومراجعة الوثائق والإشراف على الموظفين الكتابيين الآخرين. أيضًا ، يركزون على أشخاص ومواقف محددة. إنهم يعملون بشكل مستقل واستباقي مع إشراف ضئيل أو بدون إشراف.
أمثلة على المهام التي يقومون بهاt: إدارة تقويم سفر المسؤول التنفيذي ، وتوجيه المراسلات لشخص معين ، وأخذ عميل رئيسي لتناول الغداء قبل الاجتماع مع المدير التنفيذي ، وما إلى ذلك.
هل المساعد التنفيذي منصب رفيع؟
منصب المساعد التنفيذي هو منصب رفيع المستوى داخل المنظمة. في كثير من الأحيان ، يعملون في شراكة مع مسؤول تنفيذي لتحديد فرص العمل ، وإجراء محادثات ، والبحث عن حلول للمشاكل. بشكل عام ، يساعدون المديرين التنفيذيين في إيجاد الحلول وتقليل عبء العمل اليومي.
على الرغم من أنهم غالبًا ما يقومون بنفس المهام مثل المساعد الإداري ، إلا أنهم في موقع أعلى لأنهم يستطيعون أيضًا توفير استباقية وخبرة تكتيكية إضافية لدورهم.
ما هو المستوى التالي بعد المساعد التنفيذي؟
لا يوجد مستوى تالي محدد بعد المساعد التنفيذي. يعتمد المستوى التالي على الأهداف المهنية الفردية والهيكل التنظيمي. ومع ذلك ، هناك بعض الأدوار التي يمكن أن يطمح إليها المساعدون التنفيذيون ؛ تشمل ما يلي:
- رئيس الأركان (CoS) - رئيس الأركان (CoS) هو منصب أكثر استراتيجية وعالي المستوى يعمل في كثير من الأحيان باعتباره الشخص الأيمن للسلطة التنفيذية ويشرف على مختلف المشاريع والأنشطة. ومع ذلك ، اعتمادًا على الشركة ، قد لا يكون الراتب الخاص بمنصب CoS أكثر من راتب مساعد تنفيذي.
- المدير العام - مدير المكتب مسؤول عن إدارة الأنشطة اليومية للمكتب ، بما في ذلك تعيين الموظفين الإداريين وفصلهم ، وإنشاء الميزانيات ، وتنفيذ إجراءات المكتب. يمكن للمساعدين التنفيذيين التقدم إلى هذا المنصب إذا كانوا يرغبون في الانتقال إلى الإدارة.
- مستشار لتوسيع نطاق العمليات التنفيذية: يعمل شخص في هذا المنصب مع الرؤساء التنفيذيين المؤسسين في القطاعات التي تحركها المهام لمساعدتهم على توسيع نطاق أعمالهم. قد يكون من الضروري تغيير التركيز من الواجبات الإدارية إلى المشورة الاستراتيجية والإدارة التشغيلية.
يمكن للمساعدين التنفيذيين الانتقال إلى مناصب أخرى ، بما في ذلك إدارة المشاريع أو الموارد البشرية أو التسويق. علاوة على ذلك ، عند التخطيط لإحراز تقدم في حياتك المهنية ، يجب أن تتبع مسارًا مهنيًا يكمل اهتمامات الشخص ومهاراته.
هل المساعد التنفيذي أعلى من المدير؟
يختلف الوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي والمدير. يعمل المساعد التنفيذي مع عدد صغير فقط من المديرين التنفيذيين للإدارة العليا ، بينما يخدم مديرو المكاتب الاحتياجات الأوسع لجميع الموظفين أو أعضاء الفريق.
بينما يكون المديرون مسؤولين عن الإدارة اليومية للفريق بأكمله أو قسم صغير ، نادرًا ما يشارك المساعدون التنفيذيون في العمليات اليومية للأعمال. ومع ذلك ، فإن المساعدين التنفيذيين والمديرين يقدمون تقاريرهم إلى المديرين التنفيذيين ، لكن المديرين لديهم دور أوسع يمكن أن يشمل تنفيذ السياسات والاستراتيجيات عبر المنظمة بأكملها.
هل المساعد التنفيذي للرئيس التنفيذي عمل جيد؟
أن تكون مساعدًا تنفيذيًا للرئيس التنفيذي هو عمل جيد. المساعدون التنفيذيون الذين يعملون مباشرة مع الرئيس التنفيذي سوف يطورون المهارات القيادية والإدارية. أيضًا ، يمكنهم الحصول على راتب أعلى من المساعدين التنفيذيين الذين يعملون في مناصب إدارية أخرى أقل ، خاصة في شركة أو مؤسسة مزدهرة.
ماذا يريد الرئيس التنفيذي في مساعد تنفيذي؟
في حين أن كل يوم قد يجلب تحديات جديدة ومختلفة للمساعدين التنفيذيين ، فإن الرئيس التنفيذي يبحث عن مساعدين تنفيذيين بمزيج من المهارات والصفات لدعمهم في إدارة عمليات الشركة بشكل فعال. تتضمن بعض الصفات والمهارات التي يبحث عنها الرئيس التنفيذي في المساعد التنفيذي ما يلي:
- التنظيم وجدولة المواعيد: مهارات تنظيمية قوية لإدارة جدول الرئيس التنفيذي ، والإشراف على مشاريع العملاء ، والحفاظ على وثائق الشركة
- الثقة: القدرة على دعم الرئيس التنفيذي وتمكينه والوقوف إلى جانبه ، وتطبيق المعرفة والذكاء في أوضاع العالم الحقيقي
- توقع الاحتياجات والتفضيلات: القدرة على التنبؤ والتخطيط لمتطلبات الرئيس التنفيذي دون الاعتماد باستمرار على اتجاههم
- خبرة في الجدولة: مهارات تنظيمية وجدولة لا تشوبها شائبة لتحسين وقت الرئيس التنفيذي والحفاظ على الإنتاجية عند مستويات عالية ، والعمل كحارس لإعطاء الأولوية للاجتماعات والأحداث الأساسية
- شراكة استراتيجية: القدرة على العمل كشريك استراتيجي قيم في مساعدة الرؤساء التنفيذيين على توجيه الشركات نحو أهدافهم ، وتقديم مدخلات بشأن القضايا الحاسمة ، وتنفيذ مشاريع خاصة.
- النزاهة والسرية: نزاهة ممتازة وحرية تقديرية لحماية المعلومات الحساسة والشخصية المتعلقة بالمنظمة وأصحاب المصلحة. أيضًا ، يجب أن يكون المساعدون التنفيذيون قادرين على تمثيل الرئيس التنفيذي خلال الاجتماعات غير الحرجة.
هل يمكن أن يصبح مساعد تنفيذي الرئيس التنفيذي؟
الجواب على ذلك سيكون نعم. يمكن للمساعدين التنفيذيين أن يصبحوا رئيسًا تنفيذيًا داخل المؤسسة ، ولكن الانتقال يتطلب اكتساب مهارات إضافية ومعرفة صناعية وخبرة.
هل المساعد التنفيذي وظيفة مرهقة؟
يمكن أن تكون أدوار المساعدين التنفيذيين متطلبة ومرهقة. يمكن أن تصبح المسؤوليات التي يجب عليك القيام بها هائلة وتؤثر على صحتك العقلية. مثل كل وظيفة ، ستكون هناك أيام جيدة وأيام سيئة ، لذلك من المهم أن تأخذ إجازة لتعتني بنفسك.
لماذا أتوقف عن العمل كمساعد تنفيذي؟
هناك عدة أسباب وراء استقالة المساعدين التنفيذيين من مناصبهم.
# 1. الركود الوظيفي
يشعر بعض المساعدين التنفيذيين بأنهم عالقون في أدوارهم ويقلقون من أن يتم تصنيفهم في العمل الإداري لمهنهم. قد يبحثون عن فرص أخرى تسمح بالنمو الشخصي والمهني.
# 2. الاستياء من العمل
قد يصاب المساعدون التنفيذيون بالإحباط من المهام الوضيعة وأن تدور حياتهم العملية حول الأنشطة اليومية لشخص آخر. قد يقودهم ذلك إلى السعي وراء وظائف توفر المزيد من الحرية والإبداع.
# 3. بيئة العمل المجهدة
غالبًا ما يعمل المساعدون التنفيذيون لساعات طويلة ، ويتبعون جداول رئيسهم ، وقد يُطلب منهم التواجد خلال الساعات الفردية. وبالتالي ، يسبب الإرهاق والرغبة في توازن أفضل بين العمل والحياة.
# 4. اسباب شخصية
قد يترك المساعدون التنفيذيون أدوارهم لأسباب شخصية ، أو التعليم الإضافي ، أو فرص التغيير الوظيفي غير المتاحة في شركتهم الحالية.
إجمالاً ، تختلف خبرات المساعدين التنفيذيين اعتمادًا على شخصيتهم ، والسلطة التنفيذية التي يدعمونها ، وقدرتهم على التكيف مع الدور.
راتب مساعد تنفيذي
قد يختلف نطاق الراتب للمساعد التنفيذي اعتمادًا على عوامل مثل الصناعة والموقع الجغرافي والخبرة. قد يحصل المساعد التنفيذي على راتب يتراوح بين 50,000 و 95,000 دولار سنويًا في الولايات المتحدة.
متوسط الراتب للمساعد التنفيذي القياسي للمدير التنفيذي أو المدير التنفيذي الأول من نفس المستوى في الولايات المتحدة هو 60,361،57 دولارًا ، بمتوسط 56٪ من المساعدين التنفيذيين للمدير التنفيذي بين 141 ألف دولار و XNUMX ألف دولار.
مقالات ذات صلة
- المدير التنفيذي للأعمال: التعريف ، المدرب ، التطوير ، الجمعيات ، والراتب
- خدمات المساعد الافتراضي: أفضل خدمات المساعدة الافتراضية
- مسؤول المبيعات: المعنى ، الواجبات ، الراتب ، المهارات والمؤهلات
مراجع حسابات
