يساعد مساعدو الإدارة المديرين والعاملين الآخرين والزائرين من خلال أداء مجموعة واسعة من المسؤوليات لضمان حسن سير المكتب ونجاح جميع الاتصالات بين الشركة وأصحاب المصلحة الخارجيين. تشرح هذه المقالة واجبات ومهارات وراتب مساعد إداري. كما يقدم بعض النصائح حول شكل أسئلة مقابلة مساعد المسؤول ، حتى تتمكن من معرفة كيفية الاستعداد لمثل هذه المقابلة. اقرأ وحيدا!
من هو مساعد الادارية؟
يحتاج المهني الإداري إلى دعم من مساعد إداري للحفاظ على تنظيم وإنهاء الأعمال المنزلية التي توفر وقتهم للتعامل مع واجبات أكثر تعقيدًا. إنهم مسؤولون عن ترتيب اجتماعات المسؤولين ، وتحية الزوار ، وصياغة الأعمال الورقية نيابة عنهم. فيما يلي بعض الأشياء المتوقعة من مساعد المسؤول:
- التعامل مع الطلبات والاستفسارات الإدارية لكبار المديرين
- عمل المواعيد وحفظها باستخدام البرامج الإدارية
- تنظيم الاجتماعات وتسجيل محاضرها كاملة
الوصف الوظيفي للمساعد الإداري
نحتاج إلى شخص يمكنه التوفيق بين مهام متعددة في وقت واحد مع الحفاظ على الطاقة الإيجابية وقدرات الاتصال القوية. يجب أن يكون مقدمو الطلبات قادرين على التعامل مع الأنشطة المكتبية ، وتقديم المساعدة المهذبة والمهنية عبر الهاتف والبريد والبريد الإلكتروني ، وإجراء الحجوزات أو ترتيبات السفر ، وأن يكونوا حاضرين في مكان العمل للإدارة وجميع الزوار.
يجب أن يكون المرشحون على صواب مع كونهم طيبين ومهنيين ويقظين للنجاح كمساعد إداري. يجب أن يكونوا دائمًا مستعدين ومستجيبين ومستعدين لمواجهة أي صعوبات وجهاً لوجه. سيكون للمساعد الإداري المختص مهارات اتصال قوية في الكتابة والتحدث. أولاً وقبل كل شيء ، يهتم المساعد الإداري الجيد باحتياجات الآخرين.
واجبات مساعد المشرف
المسؤوليات والمهام الرئيسية لمركز المساعد الإداري في مساعدة الآخرين. حتى في نفس الوظيفة ، يمكن أن تتغير مسؤولياتهم بشكل كبير من يوم لآخر. قد يقومون بعدة وظائف في أي يوم ، مثل:
- استقبال وتوجيه المكالمات الهاتفية
- ضع الخطط والمواعيد.
- حدد مواعيد الاجتماعات وسجل محاضرًا دقيقة
- أرسل رسائل البريد الإلكتروني والملاحظات والخطابات والفاكسات والنماذج والاتصالات.
- تساعد في إنشاء التقارير المستحقة بانتظام
- إنشاء نظام ملفات والاحتفاظ به
- مراجعة قواعد ولوائح المكتب والتمسك بها.
- ضع طلبًا لمستلزمات مكتبية وابحث عن بائعين جدد وصفقات
- الحفاظ على قوائم الاتصال
- قم بإجراء حجوزات السفر.
- التوفيق بين تقارير النفقات وتقديمها
- تقديم المساعدة العامة للزوار
- العمل كنقطة اتصال للعملاء ، داخليًا وخارجيًا.
- إدارة الطلبات والاستفسارات من كبار المديرين من خلال التنسيق مع المساعدين الإداريين التنفيذيين وكبار المسؤولين.
مهارات مساعد المشرف
مطلوب مجموعة واسعة من القدرات والشهادات من مساعد إداري حتى يتمكن من تنفيذ مسؤولياته العديدة. أثناء كونه دورًا داعمًا ، يجب أن يكون المساعد الإداري قادرًا على التواصل بشكل فعال واتخاذ القرارات السليمة. يجب أن يتمتع كل مساعد إداري بالمهارات الفريدة التالية من بين مهارات أخرى:
# 1. التواصل الكتابي
تتطلب كل مهنة تقريبًا مهارات اتصال قوية. تغطي هذه القدرات كل شيء بدءًا من إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى إنشاء منشورات على وسائل التواصل الاجتماعي خاصة بالشركة. أثناء كتابة الرسائل أو الخطب أو المذكرات لأحد المديرين التنفيذيين ، فإن امتلاك مهارات اتصال كتابية قوية يساعد على زيادة جودة المراسلات المكتبية. تتطلب كتابة رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الأعمال ، من بين التنسيقات الأخرى ، قواعد نحوية جيدة ونبرة احترافية ، كأمثلة على قدرات الاتصال الكتابي.
# 2. التواصل اللفظي
قد يقدم المساعدون الإداريون الدعم لمكتب كامل ويجب أن يكونوا قادرين على التواصل مع زملاء العمل والمديرين يوميًا. أثناء التحدث مع العملاء أو المشاركة في الاجتماعات أو إجراء محادثات هاتفية أو شخصية ، تصبح القدرات اللفظية مفيدة. تتضمن أمثلة مهارات الاتصال اللفظي الانتباه ، والتفاعل بشكل فعال ، واستخدام اللهجة المناسبة للظروف.
# 3. منظمة
امتلاك مهارات تنظيمية جيدة أمر ضروري لمساعدي المكاتب. كثيرًا ما يتعامل المساعدون الإداريون مع الكثير من المسؤوليات والمعلومات في وقت واحد. يجب أن يكون الدعم المباشر للمساعدين الإداريين للمديرين التنفيذيين قادرين على إدارة التقويمات الخاصة بهم أيضًا. تعد القدرة على تنظيم الملفات وتحديد موقعها بسرعة وكفاءة أمرًا ضروريًا للعديد من وظائف المساعد الإداري ، سواء كانت البيانات مخزنة في خزانة ملفات فعلية أو على جهاز كمبيوتر.
# 4. إدارة الوقت
يعد الالتزام في الوقت المحدد وتنظيم وقتك حتى تتمكن من إنهاء الواجبات المخصصة لك مثالين على إدارة الوقت. كثيرًا ما يكون للمساعدين الإداريين قوائم مهام طويلة ، لذلك يحتاجون إلى أن يكونوا مديري وقت جيد إذا كانوا يريدون القيام بعملهم بحلول الموعد النهائي. يصل خبراء إدارة الوقت في الوقت المحدد ، والوفاء بالمواعيد النهائية ، وإعادة ترتيب الأولويات عند ظهور مشاكل غير متوقعة ، وجدولة أيامهم ليكونوا منتجين.
# 5. انتبه للتفاصيل
إذا كنت تولي اهتمامًا وثيقًا للتفاصيل ، فقد تكتشف فقدان التوقيعات ، وإنهاء المهام في الموعد المحدد ، وإنشاء اتصالات عمل خالية من الأخطاء. عند الاتصال في المكتب ، يجب مراعاة عناوين البريد الإلكتروني والتفاصيل الأخرى بعناية. يجب أن يكون المساعدون الإداريون قادرين على إدخال البيانات الصحيحة بشكل متكرر عند أداء مهام إدخال البيانات. يمكن استخدام الاهتمام بالتفاصيل من قبل المساعد الإداري عند فحص الرسائل وإعداد التقارير وتنفيذ المهام العادية.
# 6. حل المشاكل
تصبح القدرة على حل المشكلات مفيدة جدًا عندما تتغير الخطط أو تظهر صعوبات جديدة. من المحتمل أن يواجه مساعد المسؤول المشغول صعوبات غير متوقعة. يمكنهم حل التحديات بسهولة إذا كانت لديهم مهارات تفكير إبداعية وسريعة وقابلة للتكيف. يكون الشخص الذي يحل المشكلات ذكيًا أيضًا على استعداد لطلب المساعدة والعمل مع زملائه في الفريق لإيجاد حلول للمشكلات. يتم دعم حل المشكلات بشكل كبير من خلال المناقشة والتسوية والمرونة.
#7. تقنية
يجب أن يكون لدى الشخص الذي تكون وسيلة إنتاجه الأساسية هي الكمبيوتر بعض الأسس في المبادئ والممارسات التكنولوجية. يجب أن تكون مجموعات Office مثل Microsoft Office ، والتي تتضمن معالجات النصوص وجداول البيانات وأدوات النشر ، مألوفة للمساعدين الإداريين. علاوة على ذلك ، يمكن أن يُطلب منهم إرسال رسائل الفاكس أو مسح الأوراق ضوئيًا أو إدخال البيانات في نظام CRM. سيساعدك التعرف على أنظمة التشغيل والبرامج والمتصفحات على النجاح كمساعد إداري في المكتب.
#8-الاستقلال
القدرة على العمل بشكل مستقل هو اسم آخر لهذه المهارة. يجب أن تكون قادرًا على استيعاب المعلومات ، والالتزام بالاتجاهات ، وإنهاء المهام بقليل من الإشراف. يعد الاعتماد على الذات أحد الأصول للمساعدين الإداريين لأنهم غالبًا ما يعملون كموظف دعم وحيد في المكتب.
متطلبات مساعد المشرف
فيما يلي متطلبات مساعد المسؤول التي يمكنك التحقق منها لمعرفة ما إذا كنت مناسبًا لمنصب مساعد المسؤول:
- حاصل على درجة جامعية في مجال مماثل.
- خبرة إدارية سابقة.
- مهارات جيدة في الكتابة والكمبيوتر.
- انتبه جيدًا إلى التفاصيل.
- قد يكون من الضروري أو الأفضل أن تكون ثنائي اللغة.
- أطمح إلى أن تكون استباقيًا وتساعد الناس على قضاء وقت ممتع.
راتب مساعد إداري
مع تقدم الحياة المهنية ، يمكن للمساعد الإداري أن يكسب عيشًا مريحًا. على الرغم من أن أجر البداية لمساعد إداري جديد على مستوى سكرتير قد يكون منخفضًا مثل 7.25 دولارًا في الساعة ، فإن أجر المساعد الإداري بالساعة في الولايات المتحدة عادة ما يكون حوالي 15.42 دولارًا. يمكن للمساعدين الإداريين التنفيذيين الذين لديهم تدريب وخبرة مكثفة أن يكسبوا ما يصل إلى 30.25 دولارًا في الساعة.
أسئلة مقابلة مساعد المشرف
لا يمكن الاستعانة بمساعد إداري رائع إلا إذا كان مدير التوظيف على دراية بالمتقدمين المحتملين ، ويمكنهم التعرف عليهم ، المعرفة المطلوبة ، والخبرة ، وسمات الشخصية. يبدو الأمر سهلا بما فيه الكفاية. ومع ذلك ، وكما سيخبرك أي مدير موارد بشرية ، فإن هذا أصعب بكثير مما يبدو. مقابلة العمل هي الطريقة الأكثر فاعلية لاستكمال المكون الثاني من المعادلة ، وهو تقييم المرشح. يجب أن تعكس أسئلة المقابلة الخاصة بمساعدي الإدارة الطبيعة متعددة الأوجه للوظيفة والأهمية التي توضع على كل من القدرات المادية واللينة لتلبية احتياجات المنظمة. فيما يلي بعض أسئلة مقابلة مساعد المسؤول التي يمكنك التحقق منها:
# 1. مساعد إداري أسئلة مقابلة حول ثقافة مكان العمل
يتطلب توظيف الأشخاص الذين يتناسبون مع ثقافة شركتك الكفاءة. تأكد من التعبير عن ثقافة مؤسستك بوضوح وطرح الأسئلة التي ستكشف ما إذا كان العميل المحتمل مهتمًا بالعمل في مكان مشابه لوضعك.
- ما الذي تتخيله عندما تفكر في شركتنا؟ ترغب في العمل هنا ، لماذا؟
- لماذا تريد العمل في الادارة؟
- ما الفوائد المحتملة التي تراها لمساعد إداري داخل المؤسسة؟
- ما نوع مكان العمل الذي تجده أكثر ملاءمة لنجاحك؟
- لماذا قررت التوقف عن العمل كمساعد إداري في شركتك السابقة؟
# 2. فحص مهارات وخبرات محددة
ربما لا تبحث عن سكرتيرات وموظفي استقبال لا يفعلون شيئًا سوى كتابة الهاتف والرد عليه كما فعل أسلافهم. خذ بعض الوقت للنظر في القدرات التقنية التي تحتاجها في مساعد إداري ، مثل الكفاءة في معالجة الكلمات و Excel ، سواء كنت تبحث عن خبرة في صناعة معينة ، وما إذا كانت مهارات التخطيط أو الاتصال أو الشراء أو خدمة العملاء مفيدة في هذا الموقف.
- لماذا تعتقد أنك ستكون مساعدًا إداريًا جيدًا ، ولماذا تعتقد أنك ستكون مناسبًا جيدًا لهذا المنصب المحدد؟
- ما هي القدرات الفريدة التي لديك والتي يمكن أن تساعدك على النجاح في عملك؟
- ما مدى ثقتك في قدرتك على استخدام (هذا التطبيق)؟
- يرجى تقديم أمثلة لاستخدامك للتطبيق المرتبط بالعمل. ما هي أحدث الميزات التي تعرفها؟
- في رأيك ، ما هو أعظم إنجاز مهني حققته حتى الآن؟ ما هو أكبر خطأ فادح في عملك؟
# 3. تأملات في العلاقات والشخصيات
أثناء عملهم لمساعدتك وبقية الفريق ، قد يواجه المساعدون الإداريون مجموعة متنوعة من الشخصيات والمتطلبات المتنافسة. هل تقدر أن تجد شخصًا مسترخيًا أو شخصًا أكثر حزما؟ محترم؟ حل المشاكل؟ دبلوماسي؟ اطرح استفسارات للتأكد مما إذا كان مقدم الطلب يمتلك الصفات التي تبحث عنها في الموظف.
- أي نوع من المديرين يشجعك على الأداء الأفضل؟
- هل يمكنك تقديم مثال على النقد المفيد الذي تلقيته من المدير؟ ما هي التعديلات ، إن وجدت ، التي أجريتها ردًا على هذا النقد؟
- هل سبق لك أن قدمت تقريرًا إلى عدة مشرفين في وقت واحد؟ في هذه الحالة ، كيف تمكنت من تحقيق التوازن بين أولويات الجميع؟
- هل تمانع في مشاركتي معي حالة تعارض قمت بمعالجتها كمساعد إداري؟
- من هو أصعب زميل في العمل تعاملت معه على الإطلاق؟ ما هي الإجراءات التي اتخذتها في تلك العلاقة؟
# 4. تعمق أكثر في أساليب العمل
لا يعرف المديرون في كثير من الأحيان أسلوب عمل المرشح إلا بعد أن يبدأوا العمل لديهم ، ولكن لا يزال من المهم معرفة كيفية توجيههم ، وكيفية تواصلهم ، وكيف يرغبون في تنظيم أيامهم ، وما إذا كانوا قابلين للتكيف أم لا ، يمكن الاعتماد عليه ، وفعال ، وجيد في تعدد المهام ، وما إلى ذلك.
- هل يمكنك وصف يوم نموذجي في وضعك الحالي أو السابق؟
- هل سبق لك أن قدمت تقريرًا إلى عدة مشرفين في وقت واحد؟ في هذه الحالة ، كيف تمكنت من تحقيق التوازن بين أولويات الجميع؟
- عندما يُعطَى مشروعًا كبيرًا لإدارته ، ماذا تفعل أولاً؟ بأي طريقة سترتبها؟
- هل يمكنك شرح مشروع صعب عملت عليه في الماضي وكيف تعاملت معه؟
- هل ستستبدل أو تغير أي أدوات أو معدات أو ممارسات في أحدث وظيفة لك أو وظيفتك الحالية؟ ما هي التعديلات ، إن وجدت ، التي يمكنك إجراؤها ، ولماذا؟
ما الذي يجعل مساعد إداري جيد
سيكون للمساعد الإداري المختص صوت واضح ولطيف وسلوك ودود عند تحية المتصلين. سواء كانوا يتحدثون عبر الهاتف أو بشكل خاص مع العملاء أو زملاء العمل ، فهم مهذبون ويستخدمون قواعد نحوية جيدة.
مع من يعمل مساعد المشرف؟
إذا كان المساعد الإداري لا يقدم تقاريره مباشرة إلى الرئيس التنفيذي أو مدير تنفيذي آخر ، فعادة ما يقدم تقاريره إلى المدير العام. في الشركات الصغيرة ، يخدم غالبية المساعدين الإداريين جميع موظفي المكاتب وكذلك المديرين والموظفين في مختلف الإدارات.
متطلبات التعليم والتدريب المساعد الإداري
يجب أن يكون المساعد الإداري حاصلاً على شهادة الثانوية العامة أو دبلوم المعادلة العامة على الأقل. يمكن أيضًا تقديم التدريب في هذه المجالات عبر وكالات مؤقتة. تتوفر دورات في معالجة الكلمات وعمليات المكتب العامة في المدارس المهنية وكليات المجتمع ويمكن أن تكون مفيدة جدًا للطلاب حديثي التخرج من المدرسة الثانوية. تجعل درجة البكالوريوس مساعدي الإدارة أكثر قابلية للتسويق لأنها تثبت أنهم تلقوا تعليماً جيداً يتضمن دورات دراسية في الكتابة والرياضيات.
هل مساعد المشرف منصب رفيع؟
هناك عدد كبير من المناصب الإدارية الأعلى مرتبة من ذلك المساعد الإداري. المساعدون التنفيذيون ، وفي بعض الحالات ، المساعدون الشخصيون نوعان من المناصب المساعِدة التي تجلس فوق المساعدين الإداريين في عمود الطوطم.
ما هي المهارات الثلاث المطلوبة من قبل مساعد إداري؟
فيما يلي المهارات الثلاث المطلوبة من قبل مساعد إداري:
- الاتصالات المكتوبة.
- التواصل اللفظي.
- منظمة.
ما هو الاسم الآخر لمساعد إداري؟
مسؤول المكتب ومنسق البرنامج ومساعد المكتب ومساعد البرنامج وأخصائي خدمة العملاء وموظف الاستقبال وممثل خدمة العملاء ومندوب المبيعات هي وظائف وعناوين وظيفية مماثلة لتلك الخاصة بمساعد إداري.
ما هي أنواع المسؤولين الأربعة؟
فيما يلي الأنواع الأربعة للمسؤولين:
- مسؤولي الشبكة.
- مسؤولي قاعدة البيانات.
- مسؤولو الخادم / الويب.
- مسؤولي أنظمة الأمن.
افكار اخيرة
وظيفة المساعد الإداري داعمة في المقام الأول. إنهم مسؤولون عن تنظيم المعلومات ومشاركتها مع زملائهم في العمل ، فضلاً عن تلقي المكالمات الهاتفية وأداء المهام الإدارية الأخرى. إنها وظيفة مربحة للغاية ، فلماذا لا تذهب إليها؟
مقالات ذات صلة
- ما هي قوة المبيعات: المعنى ، البرامج ، التدريب والإدارة
- مساعد إداري افتراضي: الوظائف والخدمات والشركات والمتطلبات وكل ما تحتاجه.
- خدمات المساعد الافتراضي: أفضل خدمات المساعدة الافتراضية
- ما هو المساعد الافتراضي: معنى الخدمات والراتب
- ماذا يفعل المساعد التنفيذي؟ الوصف الوظيفي والأدوار والراتب (مُحدَّث عام 2023)
مراجع حسابات
