المنظمات القياسية لديها إجازة مدفوعة الأجر (PTO) يمكن للموظفين استخدامها أو اختيار عدم استخدامها. اعتمادًا على نوع العمل الذي تقوم به والشركة التي تعمل بها ، يمكنك استخدام نموذج أو قالب شركتك لطلب إجازتك. إذا كنت بحاجة إلى إجازة من العمل لأي سبب ملموس ، فسيتعين عليك ببساطة طلب الحصول على موافقة صاحب العمل والحصول عليها. النبأ السار هو أنه سيتم الموافقة على طلبك إذا كان السبب الخاص بك مهمًا بدرجة كافية. ولكن بعد ذلك ، يمكن لصاحب العمل أيضًا أن يرفض طلبك. لتجنب ذلك ، تحقق من هذه النصائح التي أثبتت جدواها حول كيفية طلب إجازة بشكل صحيح والحصول على الموافقة.
ما هو طلب الإجازة؟
طلب الإجازة هو طلب رسمي معتمد غياب بعذر من العمل. بعبارات أبسط ، إنه عمليا طلب رسمي للموظف أن يأخذ بعض الوقت من العمل. اعتمادًا على سياسة المنظمة ، قد يوافق صاحب العمل أو لا يوافق على الطلب.
ما أسباب طلب الإجازة؟
بشكل عام ، هناك عدة أسباب تجعل الموظفين يطلبون إجازة. فيما يلي بعض من أكثرها شيوعًا ؛
- العطلات
- وقت شخصي
- إجازة قصيرة الأمد أو طويلة الأمد
- أمومة أو أبوة
- إجازة طبية
- واجب هيئة المحلفين
استمارة طلب إجازة موظفين
في منظمة قياسية ، من المفترض أن يقوم الموظف الذي يرغب في الحصول على غياب معذور من الإدارة بفعل ذلك مع نموذج طلب الإجازة. استمارة طلب الإجازة هي وثيقة رسمية تستخدم لتقديم طلب للحصول على إجازة من العمل. موظف يملأ الاستمارة مع توضيح سبب الغياب ويقدمها للموظف. في حين أنه من الصحيح أنه يحق للموظف الحصول على إجازة مدفوعة الأجر ، لا يزال بإمكان صاحب العمل الإصرار على رفض الطلب. إذا كان الأمر كذلك ، فإن المجاملة تتطلب من أصحاب العمل أو مديري الموارد البشرية تقديم ملاحظاتهم حول ما إذا كان الطلب قد تمت الموافقة عليه أم لا في أقرب وقت ممكن.
ما هي أفضل ممارسات طلب الإجازات للمؤسسة؟
فيما يلي أفضل الممارسات في إعداد طلب إجازة المنظمة ؛
- ضع سياسة توجه طلبات الإجازة في المنظمة.
- يجب أن توفر السياسة إرشادات حيث تندرج طلبات إجازة العديد من الموظفين في نفس الفترة.
- وضع سياسة معيارية تمنح الطلبات وفقًا لمدى تافهة الأمر.
دليل حول كيفية طلب إجازتك
أولاً ، عليك أن تفهم أنه طلب. هذا يعني ببساطة أن صاحب العمل حر في منح الإذن أم لا ، سواء أكان إجازة مدفوعة الأجر أم لا. فيما يلي خطوات مثبتة حول كيفية طلب نموذج الوقت الخاص بك باستخدام نموذج ؛
# 1. راجع دليل الموظف للحصول على إرشادات الإجازة
كل منظمة قياسية لديها دليل موظف يحدد طلبات الإجازة وكيف سيتم القيام بها. لا توجد قاعدة تلزم المنظمات بالالتزام بعدد أيام الإجازة التي اقترحتها الولايات المتحدة. توافق الولايات المتحدة على 10 أيام في غضون عام كإجازة ، وهذا يستثني حوالي 8 أيام عطلة تقع في غضون عام. إذا لم تكن قد طلبت إجازة من قبل ، فمن المستحسن مراجعة سياسات دليل الموظف الخاص بشركتك قبل طلب إجازتك.
لماذا من المهم أن تقوم بمراجعة دليل موظف شركتك قبل تقديم طلبك؟
ستساعدك مراجعة سياسة شركتك في معرفة عدد الأيام التي تسمح بها في ظل ظروف معينة. ستتعرف أيضًا على القواعد التي توجه إجازة مدفوعة الأجر (PTO) والإجازة غير مدفوعة الأجر داخل المنظمة. إذا كان لديك إجازة كافية مدفوعة الأجر (PTO) ، فيمكنك استخدامها بدلاً من ذلك. إذا لم تقم بذلك ، يمكنك طلب إجازة غير مدفوعة الأجر.
# 2. تحقق من تقويم شركتك
التحقق من تقويم شركتك قبل جدولة طلب إجازة ، ينطبق فقط على طلب مرن. إذا كنت تنوي الذهاب في إجازة ، فلا بأس بذلك. ولكن إذا كان هناك شيء لا يمكن تأجيله ، فسيتعين عليك المضي قدمًا وطلب إجازتك.
لماذا يجب عليك مراجعة تقويم الشركة؟
هناك أوقات يكون فيها جدول الشركة مليئًا بالعديد من المشاريع والأنشطة ، وقد يؤثر الموافقة على وقت إجازتك على إنتاجية الشركة. لهذا السبب تحتاج إلى نقله إلى وقت آخر. ومع ذلك ، سوف ينطبق هذا فقط على الإجازة المرنة.
# 3. حدد وقت النوع
يريد الناس إجازة ويقدمون الطلب لعدة أسباب شخصية. ومع ذلك ، يجب عليك تحديد سبب الإجازة في نموذج النموذج قبل إرسالها إلى صاحب العمل.
# 4. أبلغ رئيسك أو الإدارة
في حين أنه من الصحيح أن الموظفين يمكنهم ببساطة تقديم طلب إجازاتهم ، يُنصح بإبلاغ الإدارة مسبقًا. يساعدك هذا في الوصول إلى عدد الأيام المتفق عليه بالإضافة إلى التوقيت المثالي لوقت الطلب.
# 5. قدم طلبًا رسميًا
يجب تقديم نموذج الطلب إلى الموظفين المعنيين في أقرب وقت ممكن. بينما تطلب بعض المنظمات تقديم نموذج الطلب شخصيًا ، فإن البعض الآخر لا يطلب سوى البريد الإلكتروني. اكتشف أيًا من هذه الخيارات يناسب مؤسستك واتبع مطالبها. الغياب بعذر هو طلب إجازة. هذا يعني ببساطة أن الإدارة بحاجة إلى أن تكون على علم في الوقت المناسب. تأكد من أن طلبك يتضمن جميع المعلومات الضرورية. يرجى حفظ التفاصيل الشخصية والانتقال مباشرة إلى صلب الموضوع.
# 6. أبلغ بعض زملائك
حسنًا ، لا يوجد قانون يفرض على الموظفين إبلاغ زملائهم بغيابهم المقرر عن العمل ، ولكنه أمر بالغ الأهمية. هذا في الأساس لأنه يمكنهم الوقوف نيابة عنك عند الحاجة. وهذا أيضًا هو سبب أهمية بناء علاقة صحية مع الزملاء كثيرًا.
نموذج طلب إجازة
لا يوجد نموذج مثالي لطلب إجازة. كقاعدة عامة ، يجب أن يتضمن نموذج الطلب في كل مرة معلومات معينة مثل اسم الموظف وتاريخ تقديم نموذج الطلب وتاريخ الإجازة وما إلى ذلك.
محتوى نموذج طلب إجازة
- اسم الموظف والقسم
- عدد الإجازات المطلوبة
- طول الإجازة
- سبب طلب الإجازة
- توقيع الموظف
أمثلة على طلب الإجازة
هناك العديد من الشركات التي لديها نموذج طلب إجازة يستخدمه الموظفون لتقديم طلب للحصول على الموافقة. كل من هذه بمثابة نموذج لشركات أخرى. في غضون ذلك ، تحقق من أمثلة الطلبات هذه.
مثال 1
مرحبًا [اسم المدير أو المشرف] ،
أريد أن أطلب إجازة في [التاريخ] كنتيجة لـ [السبب]. لا أمانع في لقاء فعلي معك ، لتوضيح سبب ذلك بشكل أكبر.
لحسن الحظ ، لا توجد مواعيد نهائية أو مشاريع ملحة تحتاج إلى الاهتمام خلال هذه الفترات [مواعيد الإجازات]. أحب استخدام إجازة مدفوعة الأجر. فهل من المقبول استخدامه إذن من أجل [سبب الطلب]؟ وإنني أتطلع إلى ردكم.
شكرا لكم,
آدم براون
مثال 1
مرحبًا [اسم المدير أو المشرف] ،
لدي ثلاثة أيام إجازة متاحة وأود استخدامها في نهاية سبتمبر. لقد فقدت جدتي ومن المقرر أن يتم تشييع جنازتها في 23-25 سبتمبر. نظرت إلى جدول فريقنا ولاحظت هناك لا توجد ارتباطات أو مشاريع أو مهام ملحة خلال تلك التواريخ. سأكون متاحًا عبر البريد الإلكتروني خلال عطلتي لطرح أسئلة سريعة. أنا منفتح على مناقشة هذا الأمر شخصيًا إذا كنت تريد ذلك.
شكرا لكم,
ديانا ماتس
إدارة طلب إجازة الموظف
يجب على كل منظمة قياسية إدارة طلبات موظفيها للحصول على إجازة بطريقة لا يتأثر بها أي من الأطراف. ليست الشركة وبالتأكيد ليس الموظف. يمكن التخطيط لطلبات الإجازة أو عدم التخطيط لها ، وهذا يعني ببساطة أنه سيتعين عليك إدارتها بفعالية لأنها ستأتي بالتأكيد. على سبيل المثال ، قد يفقد العامل شخصًا عزيزًا عليه وسيحتاج إلى حضور الجنازة. يمكن أيضًا تكليف الموظف بواجب هيئة المحلفين ويفرض عليك القانون منح الإذن. هذا يعني ببساطة أن إدارة طلب إجازة الموظف أمر بالغ الأهمية. إذن كيف يمكن لأي شركة إدارة استئناف إجازة موظفيها بشكل استراتيجي؟
# 1. ضع قواعد طلب الإجازة
تتمثل الخطوة الأولى لإدارة طلب إجازة الموظف في صياغة القواعد التي تحكم هذه الطلبات. كتيب موظفيك غير مكتمل بدون سياسة توجه طلبات الإجازة. يجب أن تغطي الوثيقة أيضًا الإجازة المدفوعة مقابل الإجازة غير المدفوعة بالإضافة إلى عدد الأيام المخصصة لكل فئة من الأسباب التي تجعلك تحتاج إلى الإجازة. يجب أن تتضمن سياستك أيضًا إرشادات تحكم طلبات الإجازات.
يجب ألا يكون الموظفون والمديرون وكل شخص داخل الشركة على دراية بسياستك فحسب ، بل يجب عليهم أيضًا فهم الإرشادات التي تضعها للتحكم في طلبات إجازة الشركة. يجب أن تغطي سياسة الإجازة الخاصة بك ما يلي ؛
- ماذا يحدث عندما يبحث العديد من العمال عن إجازة؟
- إلى أي مدى يجب تقديم طلب إجازة مقدمًا؟
- كيف يجب تقديم الطلبات؟
- متى لن تتم الموافقة على طلبات الموظفين؟
- سياسة الطلبات المتداخلة
- كم مرة يمكن تقديم طلبات الإجازة؟
- اعتبارات خاصة بشركتك.
# 2. احصل على استمارة طلب أو نموذج إجازتك جاهزًا
النصيحة الثانية حول إدارة طلب إجازة الموظف هي توفير نموذج أو قالب. كيف تريد أن يطلب الموظفون إجازاتهم؟ خربشة معلومات غير واضحة على قطعة من الورق ، أو رسائل مكتوبة ، أو عبر الهاتف ، أو عبر البريد ، أو الاتصال الشفوي ، وما إلى ذلك.
عليك تحديد هذه المعايير من البداية. لهذا السبب صممت بعض الشركات نموذج طلب إجازة للموظفين.
أحد الأشياء التي يجب عليك تضمينها في سياستك هو كيفية وصول طلبات الموظفين إلى الإدارة. إذا استقرت على البريد ، فيجب أن يكون هناك شخص ما يقوم بفحص البريد بشكل متكرر. إذا قررت أنه يجب تقديمه بتنسيق مكتوب ، فيجب عليك التأكد من أن شخصًا ما متاح دائمًا للحضور إليه أو إصلاح علبة بريد إجازة داخل شركتك. يمكنك أيضًا تثبيت تطبيق يدير طلبات الموظفين. يأتي استخدام التطبيقات مع العديد من الفوائد ، مثل زيادة إشعار المديرين إذا تداخلت الطلبات بالإضافة إلى تذكيرك بالوقت المحدد للإجازة.
# 3. لديك خطة احتياطية
هذا له علاقة كبيرة بمدى إدارتك لطلبات موظفيك. سيكون هناك دائمًا طلب متداخل. كيف تنوي التستر عليها؟ ماذا لو كانت هناك حالة طارئة داخل الشركة بعد غياب اثنين أو ثلاثة موظفين بدون عذر؟ تأكد من أن لديك خطة احتياطية.
إذا كان لديك مهندسان برمجيات في شركتك ، فليس من المثالي منحهما إجازة في نفس الوقت. الأمر نفسه ينطبق على الإدارات الأخرى أيضًا. يجب أن يكون هناك دائمًا شخص قادر على التستر بينما يأخذ الآخرون إجازة من العمل.
# 4. ضع في اعتبارك حاجة شركتك
تتمثل الخطوة الأخيرة لإدارة طلبات إجازات الموظفين في وضع احتياجات الشركة دائمًا في الاعتبار. سيكون هناك دائمًا تضارب في المصالح عندما يتعلق الأمر بطلبات الإجازة. ولكن بعد ذلك ، يجب عليك التأكد من وجود توازن بين احتياجات الموظفين واحتياجات الشركة. إذا كانت إجازة الموظف مبررة ، فسيتعين عليك الموافقة على الطلب. ومع ذلك ، يجب عليك التأكد من عدم الإضرار بالشركة.
نصائح مثبتة لطلب إجازة
إذا كنت تنوي أخذ إجازة قريبًا وتريد الموافقة عليها في وقت قياسي ، فراجع هذه النصائح التي أثبتت جدواها ؛
# 1. بدلا من القول ، اسأل
ماذا يعني ذلك فعلا؟ هذا يعني ببساطة أنه سيتعين عليك تقديم طلب رسمي حتى عندما تعلم أنك من المحتمل أن تحصل على إجازة. إنه طلب ويجب تقديم طلب بطريقة مناسبة. تذكر أنه يمكنه رفضها حسب تقديره.
# 2. طلب في الوقت المناسب
بينما تشير جمعية الموارد البشرية إلى أنه يجب الإبلاغ عن غياب معذور قبل 48 ساعة من اليوم ، فإن كل شركة لها حرية تحديد وقت الإخطار. إذا طلبت شركتك إشعارًا مدته 14 يوم عمل لكل طلب إجازة لا يمثل حالة طارئة ، فيجب عليك الالتزام به. عدم القيام بذلك يعني ببساطة رفض طلبك. بشكل عام ، تسمح الطلبات المبكرة للمديرين بتنظيم جداول العمل أثناء غيابك.
# 3. اعطاء الاطمئنان
في أغلب الأحيان ، تكون طلبات الإجازة بمثابة تضارب بين مصالح العمل ومصالح موظفيهم. لذلك ، يجب على الموظفين طمأنة الشركة على عدم التهاون في مسؤولياتهم بمجرد عودتهم أو القيام بأنشطة إضافية قبل التاريخ المحدد. يعد عرض العمل أثناء غيابك مكانًا جيدًا للبدء.
# 4. أبلغ زملائك في العمل
أبلغ فريقك وزملائك الآخرين عن إجازتك ، خاصة إذا كان بإمكانهم تغطيتك أثناء غيابك. ولكن بعد ذلك ، لا تفعل ذلك إلا عندما تتلقى الموافقة على إجازتك.
هل أحتاج إلى سبب لطلب إجازة؟
هل يجب ذكر سبب أخذ إجازة؟ لا ، لكنه يتوقف أيضًا على سياسات الشركة. معظم الشركات لديها قدر معين من أيام الإجازة مدفوعة الأجر. ما لم يُذكر على وجه التحديد ، لا يحتاج العديد من أصحاب العمل إلى تبرير للإجازة.
هل يمكن أن تخبرك الوظيفة أنه لا يمكنك أخذ إجازة؟
لديك السلطة لقبول أو رفض استخدام وقت الإجازة المتراكم. ولكن إذا قمت بذلك ، فيجب أن يكون لديك سبب تجاري جيد يمكنك إثباته. بالإضافة إلى ذلك ، يفترض هذا أنك ترفض باستمرار وحيادية طلبات الإجازة.
هل يمكنك أخذ إجازة لأسباب شخصية؟
لديك الحق في ترك العمل من أجل مواجهة موقف يتعلق بأحد المعالين بك. يشار إلى هذا في بعض الأحيان باسم "إجازة الرحيمة". طالما كانت مبرراتك صادقة ، لا يمكن لصاحب العمل أن يعاقبك على أخذ الإجازة.
كيف أحصل على إجازة من العمل بسبب التوتر والقلق؟
أبلغ قسم الموارد البشرية لصاحب العمل أنك ترغب في أخذ إجازة الإجهاد التي تم منحها بموجب قانون FMLA. سوف تتلقى الوثائق الأساسية لإحضارها إلى طبيبك.
متى يجب أن أخبر صاحب العمل عن الإجازة؟
يجب نشر المعلومات بأسرع ما يمكن القيام بذلك بشكل احترافي. سيتم تقييم صراحتك من قبل متخصصي الموارد البشرية ومديري التوظيف. سيكون من الواضح أيضًا أنك على دراية بالآثار المحتملة لغيابك من المكتب على الآخرين.
هل أحتاج إلى إعطاء سبب ليوم شخصي؟
ليس هناك حاجة دائمًا لتبرير صالح لأخذ يوم شخصي. إذا مرت فترة طويلة منذ إجازتك الأخيرة أو يوم إجازتك ، فقد تحتاج أحيانًا إلى أخذ قسط من الراحة للتزود بالوقود.
هل يمكن لرئيس أن يسأل لماذا أنت مريض؟
هل يجوز للمدير الاستفسار عن مرضك؟ يمكن لأصحاب العمل الاستفسار عن الغياب الطبي لموظفيهم دون انتهاك أي قوانين اتحادية. إنهم أحرار في طرح الأسئلة عليك ، على سبيل المثال ، عندما تخطط لبدء العمل مرة أخرى. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم طلب توثيق مرضك ، مثل مذكرة الطبيب.
وفي الختام
إدارة طلبات إجازات الموظفين أمر يجب على كل شركة أن تغرسه فيه النظام الإداري. إذا فشلت في القيام بذلك ، فقد تواجه صعوبة في التعامل مع الموظفين المتهورين الذين يستغلون أرباب عملهم. إذا كنت موظفًا ، فلا تتردد في طلب إجازة إذا دعت الحاجة.
الأسئلة الشائعة حول طلب الإجازة
هل يمكنك أخذ يوم إجازة لأسباب شخصية؟
يمكنك لكن هذا يعتمد على تعريفك للسبب الشخصي. أولاً ، لا يمكنك أخذ إجازة بدون سبب وجيه. يجب عليك الإشارة إلى السبب وبعد ذلك يعود الأمر للمدير للموافقة على طلبك.
كيف أطلب إجازة الإجهاد من العمل؟
لطلب إجازة ضغوط من العمل ، ما عليك سوى الاتصال بمديرك وشرح الحاجة إلى إجازة بناءً على الإجهاد الذي واجهته في الآونة الأخيرة بالإضافة إلى الأعراض التي تعاني منها. لا تنس إضافة تقرير الطبيب إذا كان لديك.
هل هناك نموذج واحد للطلب؟
باستثناء الشركات التي لديها نموذج طلب إجازة ، لا يوجد نموذج واحد لطلب الإجازة.
- كيفية إنهاء العمل: طلب إجازة الغياب
- الغياب بعذر: ماذا يعني التغيب عن العمل؟
- الانتحال في مكان العمل: لماذا وكيف تتجنبه
