السيطرة على الإنفاق على المشتريات مهمة صعبة. يتطور المشهد التنافسي باستمرار ، وأصبحت مخاطر موردي الجهات الخارجية أكثر شيوعًا. الحصول على أفضل سعر - أو أفضل تجربة - لا يعني دائمًا الحصول على أقل سعر. كيف يمكنك التأكد من حصولك على الأشياء التي تطلبها شركتك بالسعر المناسب دون فقدان الجودة أو تعريض شركتك للمسؤولية؟ المصادر الاستراتيجية هو الجواب. تساعد هذه الطريقة الشاملة الشركات في تجنب مشاكل التسعير المتدني مع تحقيق فوائد الشراكة مع الموردين المختارين.
سيمنحك هذا المنشور المعرفة التي تحتاجها لاعتماد عملية إدارة المصادر الاستراتيجية في المشتريات الخاصة بك.
ما هو الشراء؟
لفهم كيفية عمل الاستعانة بالمصادر الاستراتيجية ، يجب أن تكون على دراية بعملية الشراء ومفهوم الاستعانة بالمصادر بشكل عام.
المشتريات والمشتريات مترادفان ، وقد تطورت مسؤوليات الشركة مع مرور الوقت. في الآونة الأخيرة ، في الثمانينيات من القرن الماضي ، كانت إدارات المشتريات تُعتبر فقط "مُعدِين للأوامر" ، مع واجب مباشر نسبيًا لا يتطلب الكثير من التخطيط الاستراتيجي. لم تكن بأي حال من الأحوال عملية دماغية.
بدأ الشراء بإصدار أوامر شراء دون اعتبار لتحقيق أهداف الشركة. توصف تقنية الشراء الآن بأنها وظيفة موجهة للمعاملات ومجموعة فرعية من المشتريات.
يعتبر الشراء دورًا إداريًا مؤسسيًا يتضمن عددًا من القضايا ، بما في ذلك:
- اختيار الموردين المحتملين
- يتم التفاوض على العقود وترتيبات الدفع.
- إنفاذ التزامات الامتثال التنظيمي
- تنفيذ العقد
إنها الكلمة الشاملة للعنصرين الرئيسيين لعملية الاستحواذ ، الشراء وتحديد المصادر.
ما هو تحديد المصادر؟
تحديد المصادر يندرج تحت الشراء ، تمامًا كما هو الحال مع الشراء. هذه هي عملية البحث عن "مصدر" لسلعك وخدماتك. تستلزم استراتيجية التوريد المباشرة تحديد المورد الأكثر فعالية من حيث التكلفة للعناصر. يتم تنفيذها في مجموعة من المجالات ولأغراض تجارية متنوعة. تعد إدارة سلسلة التوريد واحدة من أكثر الطرق انتشارًا لتحديد المصادر.
ما هو تحديد المصادر الاستراتيجية؟
الاستعانة بالمصادر الاستراتيجية هو نوع من أنواع الاستعانة بالمصادر التي تستلزم استخدام عدة تكتيكات أثناء تحديد مصادر العناصر أو الخدمات. يتم اختيار الإستراتيجيات اعتمادًا على الظروف في الوقت الفعلي لكل عملية استحواذ ويتم تحديدها وفقًا لمعايير مثل قيمة الإنفاق ومخاطر الفئة وشخصية سوق التوريد.
من بين تكتيكات الاستعانة بالمصادر المتعددة ، التعهيد الجماعي ، الاستعانة بمصادر خارجية ، الاستعانة بمصادر عالمية ، والاستعانة بمصادر وطنية منخفضة التكلفة.
لماذا يعد التوريد الاستراتيجي مهمًا؟
يمكّن التوريد الاستراتيجي الشركات من اكتشاف الموردين الذين يستوفون المعايير مع القليل من المخاطر بأقل تكلفة ممكنة. يمكن للشركات أيضًا إنشاء ملفات تعريف شاملة للموردين المحتملين ومقارنتها حسب الحاجة.
يُنظر إلى الموردين على أنهم شركاء مهمون في التوريد الاستراتيجي. يساعد الشركات في الحفاظ على علاقات الموردين طويلة الأجل.
تسمح هذه الطريقة للشركات بتجميع قوتها الشرائية. وبالتالي يمكن للشركات تأمين تكلفة ملكية أقل وتقييد عناصر المخاطر في سلسلة التوريد الخاصة بها ، مما يجعل سلسلة التوريد أكثر استدامة.
ما هي فوائد المصادر الاستراتيجية؟
# 1. زيادة المدخرات
تخفيضات أكبر في التكلفة هي الفائدة العملية الفورية للمصادر الاستراتيجية.
# 2. تغيير المصادر وأهداف العمل
عندما تتماشى استراتيجيات / أنشطة التوريد الخاصة بالمؤسسة مع أهدافها وغاياتها التنظيمية ، يتحسن أداء الأعمال وقدرات التخفيف من المخاطر.
# 3. تحسين المورد
عندما تتمكن شركة ما من تحديد مورديها ذوي القيمة العالية ، فإنها تحصل على الفور على تخفيضات كبيرة في التكلفة مع الحفاظ على جودة المنتج أو الخدمة.
# 4. علاقات الموردين طويلة الأمد
تساعد هذه الطريقة الشركات في تطوير علاقات تجارية طويلة الأمد مع مورديها. لا توفر العلاقة طويلة الأمد الوقت والموارد فحسب ، بل تؤدي أيضًا إلى تحسين أداء الموردين.
أفضل الممارسات لتحديد المصادر الاستراتيجية
- استخدم أحداث eRFX والمزادات الإلكترونية - يُمكِّن تحديد المصادر المشترين من أتمتة وتوحيد إنشاء ، وتوزيع ، وجمع ، وتخزين أحداث تحديد المصادر ، مما يؤدي إلى كفاءة أفضل عند مقارنتها بإدارة الأحداث اليدوية.
- استعمل برنامج إدارة العقود - يمكن أن يساعدك برنامج إدارة العقود في إدارة أي عدد من العقود من خلال دمج تفاصيل المورد المفضل من أحداث eSourcing مع استخدام الحقول المخصصة لالتقاط البيانات الخاصة بالعقد. قد تنتقل اتفاقيات الموردين إلى العام المقبل إذا لم يكن لديك أدوات الإدارة اللازمة ، مما يضعك في فخ الأسعار وشروط الخدمة دون المستوى المطلوب.
- تتبع الإنفاق والادخار - بدلاً من الاعتماد على جداول البيانات لقياس المدخرات والإبلاغ عنها ، يمكن أن يساعدك نظام تعقب المدخرات ببساطة في توفير التوقعات وتتبع الأوراق ، وتقديم التقارير التي توضح الإنجازات والقيمة الخاصة بك.
ما هي خطوات عملية التوريد الاستراتيجي مثل؟
الخطوة رقم 1: حدد الفئة
تحديد فئة الإنفاق وسلعها. ما هو المبلغ الحالي المستخدم؟ من هم المستخدمون وأين يمكن العثور عليهم؟ ما هي العمليات المستخدمة ، ومن يشارك في سلسلة التوريد؟
الخطوة 2: تحليل سوق التوريد لتحديد المزودين العالميين والمحليين المحتملين.
افحص مكونات تكلفة المنتج أو الخدمة وسوق المورد بحثًا عن المخاطر والإمكانيات. يجب تسعير المتغيرات مثل تسعير المواد الخام الرئيسية والعمالة والنقل ، بالإضافة إلى عناصر التكلفة للموردين.
الخطوة # 3: ضع استراتيجية
الخطوة التالية هي تحديد المكان الذي ستشتري منه مع تقليل المخاطر والتكلفة. يجب تقييم الموردين البديلين والقدرة التنافسية في السوق مع أصحاب المصلحة على متن الطائرة.
الخطوة رقم 4: تحديد عملية الاستعانة بالمصادر
بعد ذلك ، يجب على الشركة وضع استراتيجية مصادر. العملية الأكثر شيوعًا للحصول على العطاءات هي طلب العرض ، والذي قد يتضمن مواصفات المنتج / الخدمة ، ومعايير التسليم والخدمة ، وتفاصيل الأسعار ، والمعايير القانونية والمالية.
الخطوة رقم 5: التفاوض واختيار الموردين
مع بدء المناقشات واختيار العطاءات القابلة للتطبيق ، سيطلب الموردون توضيحات ومزيد من المعلومات حسب الحاجة. قم بإجراء جولات عديدة من المحادثات مع مورديك قبل اختيارهم وفقًا لعملية موافقة شركتك.
الخطوة رقم 6: التنفيذ والتكامل
إبلاغ الموردين الناجحين وإشراكهم في عملية التنفيذ. ستكون التحسينات على المواصفات أو العمليات ، بالإضافة إلى التغييرات في التسليم أو احتياجات الخدمة ، جزءًا من خطة المصادر الخاصة بك.
الخطوة رقم 7: قياس النتائج وتتبعها
المرحلة النهائية هي بدء دورة مستمرة تبدأ بقياس الحالة الحالية للسلعة أو الفئة ، ومراقبة النتائج ، والتأكد من الحصول على القيمة الكاملة. تعود الشركة بعد ذلك إلى الخطوة 1 لإعادة تقييم سوق التوريد وإعادة بدء العملية.
ما هو الفرق بين المصادر الاستراتيجية وتحديد المصادر؟
الفرق الأساسي بين المصادر الاستراتيجية والمنتظمة هو أن المصادر الاستراتيجية قد تطورت إلى عملية ديناميكية ، في حين أن المصادر العامة ظلت مباشرة. إنه يأخذ في الاعتبار أسعار الموردين فقط. الفكرة هي العثور على شيء بأقل تكلفة إجمالية للملكية.
التكلفة هي ببساطة أحد عناصر المعادلة في تحديد المصادر الاستراتيجية. إنه أحد مكونات التسلسل الهرمي لاحتياجات الشركة. يأخذ فريق المصادر في الاعتبار عددًا من العوامل المختلفة التي قد تؤثر على اتصالك "بالمصدر" ، أي المورد. وهذا يشمل ضمان عوامل مثل:
- الجودة
- دعم و إمداد
- العطاء
- الابتكار
- الامتثال للوائح
لا ينبغي التخلي عن أي من هذا من أجل التكلفة فقط. هذه هي العملية المفاهيمية العامة التي تدعم المصادر الاستراتيجية.
المشتريات مقابل المصادر الاستراتيجية
المشتريات ليست مثل المصادر الاستراتيجية. تتكون عمليات الشراء من معاملات يومية تكتيكية مثل إصدار أوامر الشراء للبائعين. من ناحية أخرى ، يشمل التوريد الاستراتيجي مجموعة واسعة من أنشطة المصادر ، مثل:
- توسيع المورد
- التفكير الاستراتيجي
- مفاوضة العقد
- نماذج الاستعانة بمصادر خارجية
- البنية التحتية لإدارة سلسلة التوريد
الفروق الدقيقة في مصطلحات المشتريات
يمكن أن تكون مصطلحات الشراء محيرة. من الصعب فهم التفاصيل الدقيقة لاتفاقية التسمية. هناك اختلافات كبيرة بين مصطلحي "الشراء" و "المصادر".
على سبيل المثال ، تعتبر معظم الشركات أن الشراء إستراتيجي وليس تكتيكي. بينما يعتبر تحديد المصادر عملية طويلة. يتم التأكيد على هذا التمييز من خلال حقيقة أن مؤشرات الأداء الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) لنشاط الشراء تختلف اختلافًا كبيرًا عن تلك الخاصة بالتوريد.
تنطبق هذه الفروق أيضًا على المصطلحات الأخرى المتعلقة بالمشتريات مثل "المصادر الاستراتيجية" و "إدارة سلسلة التوريد" ، والتي ، بينما تشير جميعها إلى أماكن على طول سلسلة العملية نفسها ، لا ينبغي أبدًا استخدامها بالتبادل. تختلف التقنيات والديناميكيات والتطبيقات اختلافًا كبيرًا.
كل هذه الأنشطة عبارة عن مهام مؤسسية مترابطة مرتبطة بشبكة الموردين الحالية والمستقبلية للشركة.
إدارة سلسلة التوريد وتحديد المصادر الاستراتيجية
ترتبط إدارة سلسلة التوريد والمشتريات ارتباطًا وثيقًا ، كما هو الحال بالنسبة للمصادر الاستراتيجية. في حين أن الشراء هو عملية الحصول على السلع والخدمات التي تتطلبها الشركة ، فإن إدارة سلسلة التوريد هي إدارة البنية التحتية والخدمات المطلوبة للحصول على تلك العناصر. تشمل سلسلة التوريد كل شخص (داخلي أو خارجي) يشارك في وضع منتج أو خدمة في أيدي المستهلك.
بشكل عام ، تشير كلمة "سلسلة التوريد" إلى مرحلة ما بعد التعاقد لعملية الشراء. يغطي هذا المخاوف اللوجستية وكذلك الأمور المتعلقة بجميع الموردين ، من المستوى 1 إلى المستوى 3.
بينما تهتم المشتريات بجميع التحليلات السابقة للتعاقد ومناقشات الموردين قبل بدء العقد ، فإن إدارة سلسلة التوريد معنية بما يحدث بعد توقيع العقد.
لذا ، هل يمكنك أن ترى كيف يتم ربطهما ولكن ليس نفس الشيء؟
يدرس خبراء المشتريات الآن الاستعانة بالمصادر الاستراتيجية لتحسين قرارات إدارة سلسلة التوريد من أجل اكتساب ميزة تنافسية.
أحد الأهداف المهمة للتوريد الاستراتيجي هو تحسين العلاقة بين المشتري والمورد. الفكرة هي استخدام هذه المواجهات لاكتساب فهم أفضل لقدرات المورد الحقيقية وما يمكن أن يقدمه لشركتك. تحقق المؤسسة ذلك من خلال الجمع بين القدرات الأساسية واستكمالها مع شركاء متعددين في سلسلة التوريد.
كان انتقال المؤسسات الكبرى إلى المصادر الاستراتيجية عامل تغيير رئيسي في إدارة أسطول سلسلة التوريد الكبير. يستلزم تحولًا في مجالات مثل:
- مصادر المركبات
- مناقشات العقد
- اختيار المورد
- اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)
- تقييمات موردي الأسطول
- صقل إدارة سلسلة التوريد
إن فهم هذه العمليات جيدًا سيساعد وظيفة المشتريات وإدارة الأسطول في تحقيق هدف مشترك. هذا هو الشراء التعسفي والمعتاد من قبل أصحاب المصلحة والعمليات الميدانية. يشجع الابتكار المطلوب لتحقيق أفضل قيمة من الأصول.
متى يكون الاستعانة بالمصادر الاستراتيجية مفيدًا؟
في حين أن المصادر الاستراتيجية لها العديد من المزايا ، فهي ليست مناسبة لكل مشروع شراء. بعد كل شيء ، إنها عملية معقدة ، وفي بعض الأحيان تستغرق وقتًا طويلاً. بعض المهام فقط لا تتطلب هذا المستوى من التفاصيل. نتيجة لذلك ، من الأهمية بمكان تحقيق توازن بين قيمة العنصر الذي يتم الحصول عليه والالتزام الزمني المطلوب لإكمال مشروع الاستعانة بالمصادر الاستراتيجية.
يعد التوريد الاستراتيجي مناسبًا للمشاريع التالية:
- قيمة عالية ومحددة بشكل صحيح وحاسمة للشركة
- درجة عالية من التخصص والتعقيد
- إن المخاطر كبيرة ، وهذا جزء من مشروع إعادة الهيكلة التنظيمية.
تشمل المواقف التي تنطوي على المصادر الاستراتيجية ما يلي:
- اختيار برنامج إدارة علاقات العملاء
- الخدمة المالية أو تقييم مزايا الموظف
- اختيار مهندس معماري لمشروع بناء جديد
السيناريوهات التي تناسب طرق الشراء البديلة بشكل أفضل
نظرًا لمستوى التفاصيل والوقت اللازمين للتوريد الاستراتيجي ، فإن بعض الظروف ببساطة لن تكون مناسبة للعملية. هنا زوجان من هذه الحالات.
- يعد العثور على حل لإدارة المشروع لقسم واحد مثالاً على المشتريات منخفضة القيمة ومنخفضة المخاطر.
- جمع العطاءات لمطابقة متطلبات السياسة عندما يكون هناك بالفعل تفضيل قوي لمزود معين
- جرب ضوء RFP لشراء لوازم مكتبية عادية.
- ضع في اعتبارك طلب معلومات (RFI) أثناء جمع الأفكار والتسعير وترتيب عملية شراء مستقبلية.
- استخدام طلب المؤهلات (RFQ) للعثور على أفضل خبير للتشاور بشأن جهد تسويقي.
- الحصول على أفضل صفقة في معاملة بسيطة - ضع في اعتبارك طلب عرض أسعار (RFQ).
من يشارك في عملية التوريد الاستراتيجي؟
ستشارك مجموعة متنوعة من الموظفين والإدارات داخل شركتك في مبادرات المصادر الاستراتيجية الخاصة بك. عادةً ما يمتلك قسم المشتريات العملية ويديرها. لتعزيز التخصص في هذا المجال ، طورت العديد من الشركات مؤخرًا وظائف مدير المصادر الاستراتيجية.
كما هو الحال مع معظم مشاريع الشراء ، ستشارك أطراف أخرى حتماً. على سبيل المثال ، في حالة مشروع شراء CRM ، سيتم إشراك أصحاب المصلحة من المبيعات والتسويق والعمليات. بالإضافة إلى ذلك ، يتم استخدام تكنولوجيا المعلومات والقانونية والمالية بشكل متكرر.
أخيرًا ، من الناحية العملية ، سوف تتطلب كل جهود مصادر استراتيجية موافقة وتقييم تنفيذيين.
المصادر الاستراتيجية: كيفية إجراء الانتقال
مبادرة شراء واحدة في كل مرة ، يتم تنفيذ المصادر الاستراتيجية. قد يبدو الأمر وكأنه تغيير مهم في البداية ، ومع ذلك ستبدو عناصر العملية مألوفة. في الواقع ، تشترك المصادر الاستراتيجية والمشتريات التقليدية في عدد من المبادئ.
ستتقدم خلال دورة المصادر الاستراتيجية حيث تجد عمليات شراء أو علاقات مع البائعين الحالية مناسبة للنهج ، بدءًا من تحليل الإنفاق ، ثم اختيار المورد ، وفي النهاية استمرار المشاركة.
أدوات المصادر الاستراتيجية
تعد برامج المصادر الاستراتيجية ضرورية للشركات التي تعطي الأولوية لمدخرات المشتريات. تم تصميم هذه الأنظمة ، التي غالبًا ما تكون قائمة على السحابة وتعاونية ، لمركزية وأتمتة المصادر الاستراتيجية ، وزيادة الكفاءة والفعالية.
قد تتضمن ميزات برنامج المصادر الاستراتيجية ما يلي:
- إدارة المشاريع
- تتبع مدخراتك
- توزيع وتقييم طلبات العروض الرقمية
- مستودع قالب RFP
- جمع البيانات وتحليلها
- التعاون داخليًا وخارجيًا
- إدارة العلاقات مع البائعين
- إدارة الفئات
- سوق للموردين
وفي الختام
أخيرًا ، الاستعانة بالمصادر الاستراتيجية هي عملية جمع المعلومات ، والتعاون مع أفضل المزودين ، وضمان استمرار قيمة المشتريات وكفاءتها. إنه يتجاوز المشتريات البسيطة للمعاملات ويركز على الصورة الكبيرة - كيفية مساعدة الشركة على تحقيق أهدافها.
وبالمثل ، فإن تحالفات الموردين التي تشكلت نتيجة للمصادر الاستراتيجية تساعد في التغلب على العقبات عند ظهورها مع زيادة النتائج وخفض التكاليف.
بطبيعة الحال ، ستختلف تعقيدات التوريد الاستراتيجي من شركة إلى أخرى. ومع ذلك ، فإن أسس العملية وأهدافها لم تتغير. لحسن الحظ ، يمكنك أن تبدأ جهود المصادر الاستراتيجية الخاصة بك بمشروع واحد في كل مرة.
مقالات ذات صلة
- المصادر: التعريف والأمثلة والاستعانة بمصادر خارجية والدليل الكامل
- نظام إدارة المشتريات: أنواع وقائمة أفضل خيارات البرامج
- عملية تحديد المصادر الاستراتيجية: خطوات تفصيلية لتحديد المصادر الاستراتيجية
- إدارة مشتريات المشروع: دليل مفصل لعمليات الشراء
- الاستعانة بمصادر خارجية: التعريف والفوائد وأمثلة لشركات الاستعانة بمصادر خارجية
مراجع حسابات
