نطاق المشروع هو تفصيل شامل لجميع جوانب المشروع ، بما في ذلك جميع المهام والمواد والمواعيد النهائية والتسليمات المرتبطة بها ، بالإضافة إلى حدود المشروع. تزداد احتمالات النجاح عندما يكون هدف مشروعك محددًا جيدًا. سيساعدك هذا على إدارة توقعات أصحاب المصلحة وضمان توافق جميع مكونات المشروع مع الأهداف. فيما يلي بعض التفاصيل المهمة حول تعريف نطاق المشروع ، وكيفية كتابته ، وأهمية إدارته وبيانه.
نطاق المشروع
نطاق المشروع هو جزء من التخطيط لمشروع يتضمن عمل قائمة بأهداف المشروع الدقيقة ، والتسليمات ، والمهام ، والتكاليف ، والمواعيد النهائية. بيان النطاق ، أو الشروط المرجعية ، هو مستند يصف معلمات المشروع. إنه يحدد القواعد الخاصة بالمشروع ، ويمنح كل عضو في الفريق وظيفة ، ويضع قواعد للتحقق من العمل المنتهي والموافقة عليه.
بيان نطاق المشروع
بيان نطاق المشروع هو وثيقة مهمة تحدد الأهداف الرئيسية للمشروع وتشرح الدافع لبدء المشروع. وعادة ما يتم تضمينها في إعلانات أهداف المشروع.
- بيان عمل المشروع (SoW) ، هو ملخص شامل لجميع الأعمال التي يتعين على فريق المشروع القيام بها وأي عوامل مهمة قد يكون لها تأثير على الاستنتاج
- الموارد وتحديات الشراء والتوقيت ونقص المعلومات هي بعض القيود التي يمكن أن تحد من نتائج المشروع أو تضر بها.
- تُعرف أي عناصر مستبعدة من نطاق المشروع ونواتجه باسم استثناءات النطاق.
- يتم تحديد تاريخ التسليم أو الانتهاء الدقيق عبر المعالم.
- التسليمات النهائية للمشروع ، مثل تقرير أو ميزة برمجية أو رؤى عملية أو تحليل أو سلعة أو خدمة للعميل.
- معايير القبول مع تعريفات واضحة لكيفية قياس النجاح
- الموافقة النهائية التي يشهد فيها العميل بأن بيان النطاق صحيح وشامل وأن جميع المعايير قد تم أخذها في الاعتبار من خلال التوقيع عليها.
الخطوات الرئيسية لتحديد نطاق مشروعك
تعتمد إدارة المشروع الناجحة على التحديد الدقيق لهدف المشروع. يتم سرد الإجراءات لتحديد نطاق المشروع الخاص بك أدناه.
- قم بإنشاء بيان النطاق مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لتحديد ما يتم تغطيته. تساعد مشاركة أصحاب المصلحة في تجنب تفويت التفاصيل الهامة.
- تحديد وتسجيل ومشاركة الافتراضات. الافتراضات هي الحقائق الأساسية للمشروع. أثناء مرحلة التخطيط للمشروع ، يجب أن تعطي الافتراضات رقمًا تقريبيًا للسعر والوقت لإكمال هدف المشروع.
- احصل على موافقة من أصحاب المصلحة الذين سيتأثرون أكثر ببيان النطاق للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة.
مثال على نطاق المشروع
دعنا نتخيل أنك مدير مشروع تقوم بتعيين المعلمات لمشروع تسويق المحتوى. هذا مثال على إعلان هدف المشروع الأساسي للغاية.
- مقدمة. بالنسبة إلى موقع شركة XYZ على الويب من أجل زيادة الوعي بعلامتها التجارية ، يتم تنفيذ مشروع تسويق المحتوى هذا بهدف كتابة مقال.
- معلمات المشروع. يعد البحث وتخطيط المحتوى وكتابة المقالة والنشر على موقع XYZ على الويب تحت مدونة XYZ جزءًا من هذا المشروع. بالنسبة لشهر أبريل 2020 ، سيتضمن أيضًا نشر المقالة على وسائل التواصل الاجتماعي. سيشرف جو سميث التابع لشركة ABC على جميع العمليات.
- مخرجات المشروع. يتكون مشروع تسليم واحد من قطعة شاملة من 1,000 كلمة ليتم تسليمها إلى [البريد الإلكتروني محمي] بحلول الموعد النهائي.
- معايير القبول للمشاريع. قبل نشر القطعة النهائية ، ستقوم جين من شركة XYZ بتقييمها والموافقة عليها.
- باستثناء المشروع. لن يتم استخدام الدفع مقابل أبحاث البائعين الخارجيين أو الخدمات المتعاقد عليها في هذا المشروع.
- قيود على المشروع. الفواق في الاتصال ، وتعديلات النطاق ، والقضايا الفنية هي بعض الأمثلة على القيود.
ما هي إدارة نطاق المشروع
كجزء من عملية التخطيط ، تعد إدارة نطاق المشروع طريقة تساعد في تحديد وتسجيل قائمة بجميع أهداف المشروع وتسليماته وتواريخ الاستحقاق والميزانيات. تخضع المشاريع الكبيرة في كثير من الأحيان لتغييرات أثناء مرورها بإدارة المشروع.
عندما تبدأ فرق المشروع بهدف ، يكون من الأسهل إدارتها وإجراء التغييرات.
أهمية إدارة نطاق المشروع
واحدة من أصعب واجبات مدير المشروع هي إدارة توقعات العملاء وأصحاب المصلحة. أيضًا ، عندما يكون هدف المشروع واضحًا ، يمكن للمديرين البقاء على المسار الصحيح والوفاء بجميع المواعيد النهائية.
- متطلبات قابلة للتكيف
- تغيير مسار المشروع بمجرد بدئه
- إدراك أن النتيجة لم تكن كما كان متوقعًا في النهاية
- تجاوز الميزانية مناقشتها
- فاتتك المواعيد النهائية للمشروع
تمنحك الإدارة الفعالة لأهداف المشروع صورة كاملة لاحتياجات المشروع من الوقت والعمالة والتكلفة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن التمييز بين ما هو مطلوب وما هو غير مفيد لإكمال المشروع. علاوة على ذلك ، فإن هدف المشروع في إدارة المشروع يخلق أيضًا عوامل التحكم في المشروع لمعالجة المكونات التي قد تتغير خلال دورة حياة المشروع.
عملية إدارة نطاق المشروع
لنتحدث عن الإجراءات الستة المتضمنة في التحديد الدقيق لنطاق المشروع:
# 1. إدارة نطاق التخطيط
أولاً ، أنت تنتج مستند خطة النطاق في المرحلة الأولية من إدارة نطاق المشروع ، والتي يمكنك استخدامها لاحقًا. الوثيقة تساعد في المقام الأول في إنشاء وإدارة والتحقق من صحة وتنظيم نطاق المشروع.
# 2. جمع المتطلبات
المرحلة التالية هي تحديد مطالب وتوقعات أصحاب المصلحة. من خلال المقابلات والاستطلاعات ومجموعات التركيز ، ستسجل متطلبات المشروع وأهدافه وميزانياته وإنجازاته.
# 3. تحديد النطاق
أيضًا ، يجب عليك الآن وصف منتج أو خدمة المشروع بالتفصيل. بعد ذلك ، سيكون لديك بيان هدف المشروع يمكنك استخدامه طوال المشروع.
# 4. إنشاء هيكل تقسيم المشروع
تقوم هياكل تقسيم المشروع بتنسيق مهام المشروع وتعيينها لأعضاء الفريق. وهي تتضمن قائمة بالنواتج الضرورية وتواريخ استحقاقها المقابلة.
# 5. التحقق من النطاق
في هذه الخطوة ، ستخبر المديرين التنفيذيين للمشروع وأصحاب المصلحة عن الهدف والتسليمات التي قمت بتدوينها. أيضًا ، سيساعدك هذا في الحصول على الموافقات التي تحتاجها. يجب أن يتم التحقق من صحة الهدف قبل بدء المشروع لتحديد المشكلات على الفور.
# 6. إدارة النطاق
يحتاج مديرو المشروع إلى التأكد من بقاء المشروع دائمًا ضمن حدود النطاق المحدد من لحظة بدئه. إذا كانت هناك أي تغييرات يجب إجراؤها ، فيجب استخدام إجراء التحكم في التغيير المناسب.
ما هي الجوانب الثلاثة لنطاق المشروع؟
# 1. تعريف نطاق
فرق المشروع هم الذين يقررون أولاً نطاق المشروع. أيضًا ، لن يُعتبر المشروع ناجحًا ومكتملًا حتى يتم تسليم جميع العناصر الموجودة في النطاق. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأنه يمكنك فهم الأهداف العامة والبدء في تقسيم المتطلبات إلى مكونات أكثر قابلية للإدارة للجدولة ، فإن وصف النطاق مفيد للتخطيط.
# 2. تحلل العمل / WBS.
تحلل العمل هو المكون الهام التالي لإدارة نطاق المشروع. علاوة على ذلك ، يحدث هذا نتيجة لتقسيم فريق المشروع لمكونات نطاق المشروع إلى وحدات أكثر قابلية للإدارة. حزم العمل تشير إلى هذه الأقسام.
# 3. إدارة نطاق.
كخطوة أخيرة ، يجب أيضًا إدارة النطاق بنشاط. جنبًا إلى جنب مع أعضاء الفريق الآخرين وراعي المشروع ، غالبًا ما يتعامل مدير المشروع مع هذا. تتم دراسة التغييرات في النطاق وفهمها وإعدادها من خلال عملية إدارة النطاق. خلال المشروع ، من المعتاد أن يختلف الهدف.
ما هي الأجزاء الخمسة لخطة نطاق المشروع؟
نطاق المشروع ، أو "اللحوم والبطاطس" للمشروع ، هو ملخص لشروط التعهد بأكمله. الأجزاء الخمسة لبيان نطاق المشروع الفعال هي الأهداف ، والأهداف ، والمخرجات ، وخطة العمل ، والتكاليف ، والمواعيد النهائية. بالإضافة إلى ذلك ، فوضت المهام والمسؤوليات.
ما هي العناصر الستة للنطاق؟
العناصر الأساسية الستة لبيان النطاق الجيد هي وصف نطاق المنتج ، ومعايير القبول ، والمخرجات ، واستثناءات المشروع ، والقيود ، والافتراضات. يعد بيان النطاق المكتوب جيدًا أمرًا ضروريًا لمشروع ناجح.
ما هما نوعا إدارة المشروع؟
هناك طريقتان مختلفتان لإدارة المشروع:
# 1. نطاق المنتجات
يصف نطاق المنتج أو الخدمة ميزاتها وقدراتها. تشمل هذه المعايير الحجم والمادة والوظيفة. الغرض والاستخدام عوامل وظيفية.
النتيجة الفعلية ، أو العرض ، هو التركيز على نطاق المنتج. ها هو المنتج النهائي. "المنتج" هو خدمة أو كائن يستخدمه العميل. الأهم من ذلك ، غالبًا ما يتم النظر في نطاق المنتج أثناء تقييم تقدم الكائن ونتائجه.
# 2. نطاق المشروع
ومع ذلك ، يشمل نطاق المشروع جهود تقديم المنتج أو الخدمة. يصف نطاق المشروع كيفية إكمال المهمة. قم بتوثيق أهداف المشروع والتسليمات والمهام والمشاركين وتواريخ الاستحقاق والمعالم.
يحدد نطاق المشروع ما لا يشمله نطاق الخطة ، وبالتالي تحديد حدود المشروع. قد يتم تضمين الميزانية أو الموارد المتاحة للمشروع. قد يتضمن نطاق المشروع تفاصيل عن الإطار الزمني للمشروع وتعيينات المهام.
وفي الختام
في الختام ، يعد وجود فهم واضح لنطاق المشروع أمرًا بالغ الأهمية لتنفيذ طرح مشروع أو منتج جديد بشكل فعال. أيضًا ، الهدف هو فكرة مهمة جدًا لمديري المشاريع والمؤسسات ككل لأنه يعطي نظرة شاملة على أنشطة وأصول الشركة.
مقالات ذات صلة
- إدارة نطاق المشروع: أمثلة على خطة إدارة التعريف والنطاق
- دليل تخطيط إدارة جودة المشروع (الأدوات والبرمجيات)
- إدارة التسويق: كل ما تريد معرفته
- دليل تخطيط إدارة جودة المشروع (الأدوات والبرمجيات)
الرقم المرجعي
