تمتلك الشركات من جميع الأحجام تقريبًا ، من المستودعات الكبيرة إلى متاجر التجزئة الصغيرة ، رأس مال كبير مستثمر في مخزونها. نظرًا لأن المخزون هو استثمار ، تتطلب العديد من الشركات تتبعًا دقيقًا في الوقت الفعلي لموقع مخزونها. هذا هو المكان الذي يأتي فيه متتبع المخزون. علاوة على ذلك ، في منشور المدونة هذا ، سنقدم لك جميع المعلومات التي تحتاج إلى معرفتها حول أدوات تعقب المخزون ، ونظام تعقب المخزون ، وتتبع المخزون المجاني ، وتتبع المخزون للشركات الصغيرة ، ومتعقب المخزون ملزمة.
تعقب الجرد
متتبع المخزون هو برنامج يساعدك على تتبع مكان وكيفية تحرك مخزونك. هناك أنظمة تُستخدم فقط لتتبع المخزون ، ولكن تُستخدم معظم أدوات تعقب المخزون أيضًا لإدارة المخزون.
يعد تعقب المخزون ضروريًا لسببين. أولاً ، كيفية تلبية احتياجات العملاء ، وثانيًا ، مقدار الأموال المعرضة للخطر. يجب على الشركات تبسيط إدارة المخزون لضمان أن يجد العملاء المنتجات الصحيحة وأن الشركات لا تخسر أموالًا من فائض المخزون.
يمكن للشركات الكبيرة وضع المزيد من الموارد في إدارة مستودعاتها وتتبع مخزونها. حتى أن البعض لديه أقسام وظيفتها الوحيدة هي القيام بهذا النوع من العمل. من الواضح أن هذا أقل احتمالا للعمل مع الشركات الصغيرة. ومع ذلك ، يمكن أن تساعد البرامج مثل أداة تعقب المخزون هذه الشركات الصغيرة على تتبع عمليات التخزين والشحن والمهام الأخرى.
نظام تعقب الجرد
نظام تعقب المخزون (يسمى أيضًا "نظام المخزون") هو وسيلة لتتبع البضائع الخاصة بك من وقت شرائها إلى وقت بيعها. يخبرك كيف تعتني بمخزون عملك.
مثال على نظام تعقب المخزون
يفتح لوكاس شركة حيث يبيع سلال الطعام. لديه عدد من الموردين يبيعونه الطعام بكميات كبيرة. يجب بعد ذلك تقسيم بعض هذه الأطعمة وإعادة تعبئتها.
ينشئ Lucas ورقة Excel يقوم بتحديثها في كل مرة يطلب فيها المزيد من المخزون ، أو يضع سلة هدايا معًا أو يقوم بعملية بيع. هذا هو نظام إدارة المخزون الخاص به ، ويستخدمه لمعرفة مقدار المخزون الذي لديه عندما تنتهي صلاحية طعامه ، وعدد سلال الهدايا التي يمكنه بيعها ، وأكثر من ذلك.
لماذا تحتاج إلى نظام تعقب الجرد
ستحتاج أي شركة تتعامل مع الأسهم إلى طريقة لتتبعها والتحكم فيها. بدون واحد ، سيتعين عليك العمل على أساس مخصص تمامًا ، وسرعان ما يتم زيادة مخزون عملك أو نقص مخزونك.
تخبرك أنظمة تتبع المخزون بعدد الأجزاء أو المكونات التي تحتاجها لصنع منتجك النهائي أو تجميعه معًا. إذا لم تكن لديك هذه المعلومات ، فقد ينتهي بك الأمر بمخزون كبير جدًا ، مما يضر بأرباحك النهائية ، أو لا يوجد مخزون كافٍ لتلبية طلب العملاء. لكنك ستحتاج إلى نظام إدارة المخزون ، والأمر متروك لك لاختيار النظام. هناك العديد من الطرق للاختيار من بينها ، بدءًا من الأساليب البسيطة إلى الحلول الكاملة. هناك نوعان من أنظمة تتبع المخزون التي تستخدمها الشركات: الأنظمة الدورية والأنظمة الدائمة. دعونا نفحص الفرق بين الاثنين:
# 1. نظام تعقب الجرد الدوري
الجرد الدوري هو طريقة لإدارة المخزون تعتمد بالكامل على الجرد. تقوم الشركات التي تستخدم نهجًا دوريًا بحساب أسهمها على أساس منتظم ، على سبيل المثال ، كل 3 إلى 6 أشهر ، لضمان دقة المخزون ومعرفة ما إذا كانت مستويات المخزون تتطابق مع بيانات المبيعات.
# 2. نظام تعقب الجرد الدائم
المخزون الدائم هو نظام تتبع يتتبع مستويات المخزون أثناء استلام العناصر أو تصنيعها أو بيعها أو إعادتها إلى العمل. علاوة على ذلك ، توفر أنظمة الجرد الدائم عادةً أحدث أرقام المخزون ، مع اعتماد أقل على المخزون من أجل الدقة.
تعقب الجرد المجاني
تم تصميم برنامج تعقب المخزون المجاني لمساعدة الشركات الصغيرة والمتوسعة على إدارة مخزونها عبر العديد من القنوات والأجهزة بسهولة. وفقًا لاختباراتنا ، فإن أفضل ستة برامج مجانية لتتبع المخزون للشركات الصغيرة هي:
- أودو: الأفضل بشكل عام
- مربّع: رائع لتجار التجزئة
- مخزون Zoho: مثالي للمخزونات الضخمة
- SalesBinder: مثالي للشركات الدولية الصغيرة
- مخزون ABC: مثالي لتصنيع وإصلاح المحلات
- Sortly: أفضل تطبيق مع باركود محمول ومسح ضوئي
# 1. أودو
Odoo ، وهو نظام مفتوح المصدر بالكامل لتتبع المخزون ، هو أفضل برنامج مجاني لتتبع المخزون لأنه يمكنه فعل الكثير. على سبيل المثال ، يمكنه أتمتة أوامر الشراء (POs) وتتبع تواريخ انتهاء الصلاحية. ليس لها حدود ، مما يجعلها رائعة للشركات الصغيرة ذات المخزونات الكبيرة. مقابل رسوم رمزية ، يمكنك توصيله بعشرات أدوات المبيعات والتسويق الأخرى من Odoo. علاوة على ذلك ، لدى Odoo تكامل نظام التجارة الإلكترونية.
أودو حصلت على 4.38 من أصل 5 نقاط. في الواقع ، من ناحية السعر ، حصلت على درجة مثالية لأنها تقدم الكثير مجانًا. تحتاج بعض الأدوات ، مثل إدارة القنوات المتعددة وإدارة علاقات العملاء (CRM) ، إلى تطبيق Odoo آخر ، لكن أدوات المخزون رائعة. لقد حصلت على نجاح لتقديم المساعدة عبر البريد الإلكتروني والمنتدى فقط ، ولكنها توفر مقاطع فيديو تدريبية. لقد أحبها العملاء في العالم الحقيقي ، لكنها لم تسجل مثل Square أو Zoho ، مما جعل درجة الخبير أقل.
# 2. مربع
تشتهر Square بأنظمة نقاط البيع الخاصة بها للمتاجر والمطاعم ، والتي تضعها على رأس قوائمنا لأفضل أنظمة نقاط البيع وأفضل أنظمة نقاط البيع المجانية. ولكنه يأتي أيضًا مع أدوات Square لإدارة المخزون مجانًا لما يصل إلى 300 موقع. تأتي حسابات Square مع المبيعات في المتجر وتكامل التجارة الإلكترونية وإمكانيات الهاتف المحمول ونقاط البيع. إنه أفضل حل الكل في واحد لتجار التجزئة الذين يرغبون في إدارة مخزونهم مجانًا والبيع في المتجر ، عبر الإنترنت ، عبر الفاتورة ، وعلى أجهزتهم المحمولة.
حصل هذا البرنامج على مجموع إجمالي 4.35 من 5 ، خلف Odoo مباشرةً ، والذي يحتوي على المزيد من الميزات لإدارة المخزون نفسه. من ناحية أخرى ، حصلت Square على علامات رائعة لمدى سهولة استخدامها ، ومقدار تكلفتها ، ودرجة قيمة الخبراء لدينا. لم تحصل Square على درجة أعلى لأنها لم تستطع القيام بالتجهيزات ، ولديها ساعات خدمة عملاء محدودة ، ووضع التقارير ، وإدارة البائعين ، وأوامر الشراء خلف paywall. مثل Zoho ، يحتوي Square على تطبيق جوال رائع يتيح لك بيع الأشياء ومسحها ضوئيًا وتتبع مخزونك.
# 3. جرد Zoho
جاءت خطة تعقب المخزون المجاني من Zoho في المرتبة الثالثة لأنها تتيح مخزونًا غير محدود ومجموعة واسعة من عمليات الدمج وتنبيهات المخزون المنخفض وخيارات التجهيز والتجميع وأدوات الشحن. يمكنك طباعة قسائم التعبئة وإنشاء ملصقات شحن مخفضة السعر من مزودي الخدمات اللوجستية الرئيسيين مثل USPS و UPS مباشرة من لوحة المعلومات الخاصة بك. Zoho هو أفضل برنامج مخزون للشركات الصغيرة ، ولأنه يحتوي على تطبيق جوال ، فهو أيضًا الخيار الأفضل لرجال الأعمال الذين يعملون أثناء التنقل.
حصل Zoho Inventory على 4.3 من 5 منا. خطة تعقب المخزون المجاني من Zoho ليست جيدة مثل Square لأنها تحد من عدد المستخدمين والمواقع وأوامر المبيعات الشهرية وملصقات الشحن وتتبع الشحنات. يعد برنامجها لإدارة علاقات العملاء أفضل من خطة Odoo المجانية. إنه أيضًا سهل الاستخدام وله تقييمات مستخدم رائعة في العالم الحقيقي لبرنامجه عبر الإنترنت وتطبيقات الأجهزة المحمولة.
# 4. SalesBinder
يحتوي SalesBinder على برنامج رائع لتتبع المخزون يمكن استخدامه في أكثر من 130 دولة وبعملات مختلفة. يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام والعديد من الطرق لجعله يعمل بالطريقة التي تريدها ، بغض النظر عن مكان وجودك في العالم. لا تسمح خطة تعقب المخزون المجانية لـ SalesBinder بعمليات الدمج. إذا كنت تريد عمليات تكامل ، فابحث عن Zoho أو Odoo. كما أن لديها حدًا لعدد السجلات التي يمكنك إضافتها إلى خطتها المجانية كل شهر ، والتي يتم احتسابها كعناصر مخزون أو حسابات أو أوامر. ليس لدى أي من متتبعي المخزون الآخرين في قائمتنا حدود مثل هذه. لكنها تتمتع بميزات قوية لتسجيل المخزون وتتبعه ، بالإضافة إلى ميزات قوية للمبيعات وإدارة علاقات العملاء.
# 5. جرد ABC
على الرغم من أنه نظام مثبت محليًا بواجهة مستخدم أقدم ، فإن ABC Inventory Tracker من Almyta Systems يعد خيارًا رائعًا للمصنعين أو ورش الإصلاح بميزانية ذات احتياجات بسيطة. يحتوي على ميزات مثل عدد غير محدود من الحقول المخصصة ، وما يصل إلى 10 قوائم منسدلة مخصصة لخصائص إضافية ، وفاتورة مواد مع ما يصل إلى 20 مستوى.
يحتوي ABC Inventory على الكثير من الميزات لتصنيع المخزون ، مثل أوامر العمل والموافقات وأوامر الإصلاح والصيانة والمسلسلات الخاصة للتصنيع أو الهندسة. لا يأتي Zoho ولا Square مع هذه الأدوات المصممة للتصنيع.
# 6. سرا
Sortly هو نظام تعقب مخزون قائم على السحابة يتيح لك تتبع الأنشطة والمواقع المتعددة والرموز الشريطية ومسارات التدقيق. ومع ذلك ، فإن الميزة الأكثر إثارة للاهتمام هي أنه يأتي مع تطبيق جوال يمكنه مسح الرموز الشريطية ورموز QR حتى عندما لا تكون متصلاً بالإنترنت. حتى إذا لم يكن تطبيق هاتفك يحتوي على إشارة ، فلا يزال بإمكانك فحص المخزون الوارد والصادر. سيتم مزامنة Sortly تلقائيًا بمجرد عودتك إلى الإنترنت. إن قدرة Sortly على العمل دون اتصال بالإنترنت وقدرتها على تتبع مواقع متعددة تجعلها مثالية لإدارة المخزون في أماكن متعددة أثناء التنقل. لاحظ أن تطبيق Zoho للأجهزة المحمولة يحتوي أيضًا على وضع غير متصل بالشبكة ، ولكن Sortly به مخزون لأكثر من مكان واحد.
تعقب الجرد للأعمال الصغيرة
سنعرض لك أفضل برامج تعقب المخزون لشركتك الصغيرة ونساعدك في اختيار أفضل برنامج تعقب لإدارة المخزون.
# 1. FreshBooks
على الرغم من أن FreshBooks معترف به كثيرًا كنظام وبرامج محاسبة ، إلا أنه يوفر أيضًا أداة تعقب أساسية للمخزون للموظفين المستقلين والشركات الصغيرة. حتى إذا كنت تبيع عددًا قليلاً فقط من العناصر أو ترغب في إضافة عناصر بيع إلى أعمال الخدمة الخاصة بك ، فإن الأمر يتطلب عملاً لتتبع حتى كمية صغيرة من المخزون. خاصة إذا كنت تبيع من خلال أكثر من قناة أو في أكثر من مكان. FreshBooks هو برنامج تتبع المخزون المناسب إذا كنت تستخدمه أيضًا لأغراض المحاسبة. FreshBooks هو أفضل برنامج جرد للمستخدمين لأول مرة الذين يرغبون في تجربة قدرات إدارة المخزون. إنه أيضًا اختيار رائع للأشخاص الذين ليسوا متأكدين مما إذا كان برنامج تتبع المخزون مناسبًا لهم.
# 2. سين 7
يتمثل عرض البيع الفريد لشركة Cin7 في أنها أداة تعقب المخزون ونظام نقاط البيع. يسمح هذا للمؤسسات بمزيد من تبسيط إدارة المخزون عبر قنوات المبيعات من أجل منع نفاد المخزون. هذا مفيد للشركات التي لديها متاجر مادية وعبر الإنترنت. تروج المنصة لنفسها كحل شامل لمجموعة متنوعة من المؤسسات ، بما في ذلك تجار التجزئة والموزعين وأولئك الذين لديهم متطلبات تصنيع مباشرة.
# 3. برايت بيرل
Brightpearl هو نظام تعقب البيع بالتجزئة ونظام إدارة المخزون الذي تم إنشاؤه لتاجر الجملة أو الأعمال التجارية التي تبيع من خلال أكثر من قناة واحدة. تسهل المنصة على الشركات تشغيل أنظمة إدارة المخزون الخاصة بها. أغلى خطتها تحتوي على جميع الأدوات الأساسية لإدارة المخزون. من ناحية أخرى ، فإن الخطة الأرخص للشركات التي لديها أقل من 1500 طلب شهريًا لديها مرونة أقل بكثير.
ورقة تعقب الجرد
ورقة تعقب المخزون عبارة عن جدول بيانات يمكنك استخدامه لتتبع مقدار المخزون لديك وعدد مرات بيعه. تعد أوراق تعقب المخزون عنصرًا مهمًا في إدارة المخزون يمكن لأصحاب الأعمال والمديرين استخدامها لترتيب مخزونهم.
يتم توفير الخطوات والنصائح لإنشاء ورقة تعقب المخزون الخاصة بك أدناه:
# 1. افتح جدول بيانات جديدًا في Microsoft Excel أو Google Sheets أو Numbers أو برنامج آخر.
يمكنك استخدام أي برنامج جداول بيانات تعرف كيفية استخدامه. بغض النظر عن البرنامج الذي تستخدمه ، فإن العملية هي نفسها إلى حد كبير. قد تختلف الميزات والوظائف قليلاً من واحدة إلى أخرى. فقط تأكد من تحديد أداة تتيح لك الوصول بسهولة إلى ورقة تعقب المخزون وتعديلها وحفظها.
# 2. قم بتسمية عناوينك.
العنصر الأول الذي يجب إدخاله في جدول البيانات هو عناوين الأعمدة. يمكنك تغيير عناوينك لتناسب نوع العمل الذي تديره وكيف تريد إدارة مخزونك. تتكون الرؤوس المشتركة من:
- البند الاسم
- رقم متسلسل
- التكلفة لكل وحدة
- عدد الوحدات في المخزن
- السعر بعد الخصم
- الحد الأدنى للطلب الكمية
- وقت الطلب
- التسجيل كمورّد
# 3. أدخل العناصر والمعلومات المقابلة لها.
عند إعداد ورقة تعقب المخزون لأول مرة ، سيستغرق الأمر وقتًا أطول لأنه يتعين عليك ملء المعلومات الخاصة بكل عنصر في كل عمود. قد لا تتغير أسعارك أو تكاليفك من شهر لآخر ، ولكن سيتغير عدد العناصر الموجودة لديك.
# 4. احفظ ورقة المقتفي وقم بتحديثها أثناء الجرد.
بمجرد إعداد الورقة الخاصة بك بالفئات الصحيحة ومعلومات المنتج ، احفظها وضعها في مكان يسهل العثور عليه على كمبيوتر العمل الرئيسي. يمكنك استخدام ورقة تعقب المخزون لتحديث سجلاتك وتتبع التغييرات عندما تقوم بعمل ملف شهريا الاختيار المخزون.
ما هي أفضل طريقة لتتبع المخزون؟
- قم بتعيين شخص ما ليكون مسؤولاً عن إدارة المخزون الخاص بك.
- اختر نظام تتبع المخزون.
- حدد عدد المرات التي تحتاجها لتشغيل المخزون.
- قم بإعداد معدات تعقب المخزون الخاص بك.
- تدقيق بانتظام تتبع المخزون الخاص بك.
كيف يمكنني تتبع مخزوني مجانًا؟
- Zoho Inventory هو أفضل نظام برمجي مجاني لتتبع المخزون لتتبع المخزون.
- inFlow في الموقع.
- أودو.
- مخزون.
- تم التوصيل.
هل يمكن استخدام Excel لتتبع المخزون؟
يمكن أن يساعد Excel أيضًا في تتبع الشركات الصغيرة باستخدام أداة تعقب المخزون الأساسية. يحتوي على أدوات وميزات وصيغ مضمنة تجعل جداول البيانات أكثر ديناميكية وتفاعلية. يعد Excel رخيصًا أو مجانيًا إذا كنت تستخدمه في OneDrive ، ولكنه ليس الخيار الأفضل لمخزون متوسط أو كبير.
ما هي طريقتان لتتبع المخزون؟
هناك نوعان من الجرد: الجرد الدوري والجرد الدائم. كلتا هاتين الطريقتين يستخدمهما أصحاب الأعمال لتتبع عدد المنتجات المتوفرة لديهم.
ما هي الطرق الثلاث لتتبع الجرد؟
طريقة الدفع وطريقة السحب وطريقة الوقت المناسب هي الطرق الثلاثة الأكثر شيوعًا لتتبع المخزون. باستخدام هذه الاستراتيجيات ، يكون لدى الشركات طرق أكثر لتلبية احتياجات العملاء.
مراجع حسابات
مقالات ذات صلة
- 2022 أفضل 15+ من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الصغيرة للأعمال (محدّثة)
- أدوات إدارة المشاريع Excel مجانًا: كل ما تحتاج إلى معرفته وأنواعه وأدواته المجانية للاستخدام
- أدوات إدارة المشروع المجانية تتفوق: كل ما تحتاج إلى معرفته
- شرح محفظة روبينهود !!! نظرة عامة ، التنوع ، القيمة ، المقتفي وكل ما تحتاجه
- 15+ أفضل أجهزة تعقب GPS للسيارة: أجهزة التتبع الأعلى تقييمًا مع وبدون رسوم
