كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي: دليل تفصيلي خطوة بخطوة

البريد الإلكتروني الرسمي
إينفاتوتوتس

قد يبدو تعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي أمرًا صعبًا ، خاصة إذا كانت هذه هي المرة الأولى لك. يجب أن يكون للبريد الإلكتروني الرسمي نغمة احترافية ، ولهذا السبب يجد العديد من الأفراد صعوبة في إنشاء واحدة. ومع ذلك ، إذا كان لديك دليل مفصل خطوة بخطوة ، فستكون كتابة بريد إلكتروني رسمي عملية بسيطة. يوجد أدناه تفصيل للخطوات الضرورية التي يجب اتباعها ، وكل ما تحتاج إلى معرفته أثناء كتابة بريد إلكتروني رسمي. 

كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي

لكي تتعلم بشكل صحيح كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي ، ستحتاج إلى معرفة ما يدور حوله بالضبط. إذن ، ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟ البريد الإلكتروني الرسمي هو نفس البريد الإلكتروني الاحترافي. إنه مكتوب للأفراد في السلطة أو المنظمات التجارية أو المؤسسات الأكاديمية أو الأشخاص الذين لا تعرفهم. 

أثناء كتابة بريد إلكتروني رسمي ، يعد اختيارك للغة أحد أهم الأشياء. نظرًا لأنك لا تكتب إلى شخص مألوف ، فمن الضروري جدًا استخدام نغمة احترافية. هذا يظهر تلقائيًا علامة على الاحترام. أيضًا ، هناك شيء آخر تحتاج إلى ملاحظته وهو علامات الترقيم ، حيث يساهم ذلك بشكل كبير في بنية البريد الإلكتروني.

خطوات للمتابعة أثناء كتابة بريد إلكتروني رسمي

إذا كنت تريد معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي بشكل صحيح ، فهناك تنسيق معين تحتاج إلى اتباعه. فيما يلي قائمة بالأدلة التفصيلية التي تحتاج إلى اتباعها أثناء كتابة بريد إلكتروني رسمي. يشملوا:

  1. ابدأ بعنوان بريد إلكتروني احترافي
  2. اكتب سطر الموضوع
  3. ابدأ الفقرة بتحية رسمية
  4. قدم مقدمة مناسبة
  5. الجسم
  6. قم بإنهاء البريد الإلكتروني بشكل رسمي ، مع التقدير

# 1 ابدأ بعنوان بريد إلكتروني احترافي

قبل أن تبدأ بريدًا إلكترونيًا رسميًا ، ستحتاج إلى تأكيد ما إذا كان عنوان البريد الإلكتروني احترافيًا. عنوان البريد الإلكتروني المهني هو ببساطة بريد إلكتروني يتم استخدامه بدقة في شؤون العمل. هذه هي الطريقة التي يتفاعل بها معظم الأفراد مع الشركات ومؤسسات الأعمال. بمساعدة عنوان بريد إلكتروني احترافي ، يستطيع الأشخاص التمييز بين رسائلهم الشخصية والرسائل المتعلقة بالعمل.

أيضًا ، يحتوي البريد الإلكتروني الاحترافي على اسم عملك. هذا يسهل على الأفراد والشركات الأخرى التعرف عليك.

# 2 اكتب سطر الموضوع

من الضروري الانتباه إلى محتوى سطر الموضوع أثناء كتابة رسالة بريد إلكتروني رسمية. إنه أول شيء يظهر عندما يفتح الشخص صندوق الوارد الخاص به. يتم ذلك لمساعدة الشخص على معرفة محتوى بريدك الإلكتروني. يجب أن يشير سطر الموضوع بوضوح إلى الغرض من البريد الإلكتروني. يجب أن تكون قصيرة وجذابة ، وفي نفس الوقت غير مضللة. لا تحاول خداع المستلم لقراءة بريدك الإلكتروني ، وإلا فقد تتم صياغة بريدك الإلكتروني أو عدم الرد عليه. 

# 3 ابدأ الفقرة بتحية رسمية

بعد إدخال سطر الموضوع ، فإن الخطوة التالية هي بدء البريد الإلكتروني بتحية رسمية. من المهم أيضًا الانتباه إلى التحية لأنها تخاطب الشخص الذي ترسل إليه رسالة البريد الإلكتروني مباشرةً. من أمثلة التحية:

  • تحيات
  • Dear
  • مرحبا
  • إلي من يهمه الامر 

في كثير من الأحيان ، لا يكون اسم الشخص الذي يتم تناوله في رسالة بريد إلكتروني معروفًا. إذا لم يكن لديك اسم المستلم ، فيمكنك استخدام "لمن يهمه الأمر" أو "سيدي العزيز / سيدتي". أيضًا ، يمكنك مخاطبة قسم الشخص أو منصبه. على سبيل المثال: عزيزي مدير الموارد البشرية ، عزيزي قسم الموارد البشرية.

ومع ذلك ، إذا كان لديك اسم المستلم ، فاستخدم "Dear" متبوعًا باسم الشخص. على سبيل المثال ، عزيزي البروفيسور ويليامز أو تحياتي البروفيسور ويليامز (متبوعًا باللقب).

# 4 قم بعمل مقدمة مناسبة

تأتي مقدمة مباشرة بعد التحية. عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، هناك دائمًا حاجة إلى مقدمة لأنك غير معروف. حتى لو كان المستلم يعرفك ، فلا تزال هناك حاجة لتقديم نفسك.

تبدأ المقدمة بكتابة اسمك ، متبوعًا بالغرض الخاص بك وأهميتك. على سبيل المثال ، سوف يرغب المعلم أو المحاضر في معرفة ما إذا كنت تكتب كعضو في الفصل أو القسم أو هيئة التدريس. بعد ذلك ، اذكر سبب الكتابة.

# 5 الجسم

نص الرسالة الإلكترونية الرسمية هو في الأساس حيث تشرح بالتفصيل سبب الكتابة. التفصيل ضروري ، لكن لا ينبغي المبالغة فيه. يجب أن يحتوي نص الرسالة الإلكترونية على فقرة واحدة أو فقرتين على الأقل (حسب الغرض من البريد الإلكتروني).  

# 6 قم بإنهاء البريد الإلكتروني رسميًا مع التقدير

إن كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني لا تقل أهمية عن الطريقة التي بدأت بها. منذ أن بدأت رسميًا ، يجب أن تكون نهايتها رسمية أيضًا. هذه هي الفقرة الأخيرة ويشار إليها أيضًا بالفقرة الختامية.

في هذه الفقرة ، يجب أن تظهر تقديرك للوقت الذي تقضيه في قراءة بريدك الإلكتروني ، ثم تنهيها بختام رسمي. بعض عمليات الإغلاق الرسمية هذه هي:

  • بإخلاص
  • بأمانة
  • لك
  • مع الاحترام 
  • الافضل
  • التحيات

بعد اختيار الختام الرسمي ، يجب أن يتبع اسمك وتوقيعك.

كيف تبدأ بريد إلكتروني رسمي؟

سواء كنت تحاول الحصول على عقد عمل ، أو تطلب زيادة في الراتب ، أو تأمين وظيفة جديدة ، فإن تعلم كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي يمنحك اليد العليا. يبدأ البريد الإلكتروني الرسمي بعنوان بريد إلكتروني احترافي. يُنصح باستخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي أثناء كتابة بريد إلكتروني رسمي ، لأن هذا يمنحه مزيدًا من التقدير ويعرضه على أنه مهم. يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني الاحترافي اسمك الأول والأخير أو اسم عملك. هذا يضيف إلى قيمة البريد الإلكتروني ، حيث قد يراه المستلم على أنه مهم.

بعد تأكيد عنوان البريد الإلكتروني كمحترف ، فإن الشيء التالي الذي يجب الانتباه إليه هو سطر الموضوع. يجب أن يوضح سطر موضوع بريدك الإلكتروني بجرأة سبب كتابة البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، خطاب اعتذار أو طلب زيادة في الراتب أو إذن بالذهاب إلى استراحة وما إلى ذلك. يجب أن يكون قصيرًا وجذابًا ولكنه احترافي أيضًا.

جزء آخر لا يقل أهمية عن بدء بريد إلكتروني رسمي هو التحية (تحية ودية). يفتح لك التحية المناسبة بريدك الإلكتروني ويساعدك على البدء في الطريق الصحيح. يمكنك أن تبدأ بـ "من يهمه الأمر" ، ولكن هذا يُستخدم فقط عندما لا تعرف اسم الشخص الذي تخاطبه. Dear and hello هي أيضًا تحية شائعة مستخدمة ، متبوعة باسم المستلم أو المنصب.

كيف تبدأ فقرة بريد إلكتروني رسمية؟

يجب أن تتضمن الفقرة الأولى من رسالة البريد الإلكتروني الرسمية تحية واسم الشخص الذي تخاطبه. يمكنك الاستفادة من "عزيزي أو مرحبًا". هذه هي التحية الأكثر شيوعًا. علاوة على ذلك ، هناك أوقات قد لا تعرف فيها اسم المستلم. في مثل هذه المواقف ، فإن التحية الصحيحة التي يجب استخدامها هي "لمن يهمه الأمر". الخطوة التالية هي تقديم نفسك بشكل صحيح ، من خلال ذكر اسمك ومن أنت ولماذا تكتب.

ما هي الجملة الافتتاحية الجيدة للبريد الإلكتروني؟

إن بدء رسالة بريد إلكتروني بجملة افتتاحية جيدة هو ما يحافظ على استمرارية القارئ ، لذلك يُنصح بتوخي الحذر في اختيار الكلمات. بعد التحية تأتي الجملة الافتتاحية. بشكل رسمي ، يجب أن تتضمن الجملة الافتتاحية مقدمة مناسبة (تذكر اسمك ومن أنت) وسبب كتابتك. بشكل غير رسمي ، ستتضمن الجملة الافتتاحية التحيات والرفاهية. على سبيل المثال ، "أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة" ، "أتمنى أن يكون يومك رائعًا" ، وما إلى ذلك ، ومقدمة توضح اسمك وسبب كتابتك.

كيف تكتب مثال بريد إلكتروني رسمي؟

إن محاولة كتابة مثال رسمي للبريد الإلكتروني هي في الأساس مجرد التدرب على كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي. من أجل القيام بذلك ، هناك خطوات عليك اتباعها. يوجد أدناه دليل يشرح ما يجب عليك فعله أثناء كتابة مثال بريد إلكتروني رسمي. هم:

  1. موضوع بريدك الإلكتروني: يجب أن يكون قصيرًا ويوضح سبب بريدك الإلكتروني بوضوح
  2. التحية: عزيزي (اسم الشخص أو الأشخاص الذين تخاطبهم) على سبيل المثال ، عزيزي البروفيسور ويليامز ، لمجموعة الطلاب الأعزاء. إذا لم يكن لديك اسم المستلم ، فاستخدم "لمن يهمه الأمر".
  3. فقرة تمهيدية: استخدم هذه الفقرة لتقديم نفسك (مع ذكر هويتك) ، وسبب كتابتك.
  4. نص الرسالة الإلكترونية: يجب أن يحتوي هذا الجزء من البريد الإلكتروني على تفاصيل توضح سبب كتابتك.
  5. فقرة ختامية: يجب أن تنتهي الفقرة الختامية رسميًا ، على سبيل المثال ، بصدق ، بإخلاص ، مع أطيب التحيات ، إلخ.

ما هي الأجزاء الخمسة (5) من البريد الإلكتروني الرسمي؟

قبل أن يتعلم الشخص بشكل صحيح كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي ، عليك اتباع هيكل وتنسيق معين. يحتوي هذا التنسيق على خمسة (5) عناصر من رسالة بريد إلكتروني رسمية. هذه العناصر هي:

  • سطر الموضوع
  • تحية
  • فقرة تمهيدية
  • هيئة البريد الإلكتروني
  • الفقرة الختامية

هذه هي العناصر الخمسة التي تشكل رسالة بريد إلكتروني رسمية. من خلال تطبيق هذه العناصر ، ستتمكن من كتابة بريد إلكتروني رسمي بشكل صحيح. 

كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لطلب

تعلم كيفية كتابة طلب في رسالة بريد إلكتروني رسمية أمر ضروري لكل فرد. الطلب يعني طلب شيء ما. من أجل القيام بذلك بشكل صحيح ، تحتاج إلى التمسك بهيكل معين. يوجد أدناه دليل مفصل حول كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لطلب. يشملوا:

# 1 التحية والفقرة التمهيدية

في عملية كتابة طلب ، لا يمكنك القفز إليه على الفور. لا يزال يتعين عليك اتباع تنسيق كتابة بريد إلكتروني رسمي. كما ذكرنا سابقًا ، عليك أن تبدأ بتحية. يمكنك استخدام "عزيزي أو مرحبًا". يُنصح بالاستفادة من كلمة "عزيزي" لأنها تبدو أكثر رسمية. مباشرة بعد التحية يأتي اسم المتلقي. على سبيل المثال ، عزيزي السيدة سميث. إذا لم يكن لديك اسم المستلم ، فاستخدم "لمن يهمه الأمر".

علاوة على ذلك ، يجب أن تتضمن الفقرة التمهيدية اسمك ، وإشارة إلى العلاقة التي تربطك بالمستلم ، وسبب كتابتك. على سبيل المثال ، عزيزي مدير الموارد البشرية ، اسمي ***** ، أنا أحد الكتاب المعينين حديثًا وأنا أكتب لأطلب ****. من خلال ذكر كل هذا ، يعرف المستلم من أنت ولماذا تكتب.

# 2 الجسم

يجب أن يشرح نص الطلب الرسمي بالتفصيل ، ماهية الطلب وأسباب منحه. كما يجب ذكر ما إذا كان الطلب عاجلاً أم لا. هذا يخلق فسحة للمستلم للنظر في الموافقة على طلبك.

# 3 فقرة ختامية

هذا الجزء من الطلب الرسمي مهم جدًا. في الفقرة الختامية ، عليك أن تظهر تقديرك من خلال شكر المستلم على قضاء الوقت في قراءة بريدك الإلكتروني. بعد القيام بذلك ، قم بإنهائه رسميًا من خلال الاستفادة من أطيب التحيات ، بإخلاص ، وإخلاص ، وما إلى ذلك.

وفي الختام

قد يبدو تعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي أمرًا صعبًا ، خاصةً عندما لا تكون لديك أي خبرة. ومع ذلك ، إذا التزمت بهيكل أو تنسيق معين ، فستكون كتابة بريد إلكتروني رسمي أمرًا سهلاً للغاية. كل ما عليك فعله هو تطبيق العناصر وسيعلمك هذا كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي بشكل صحيح.

إدارة البريد الإلكتروني: المعنى ، البرامج ، الإستراتيجية والمهارات

عينة البريد الإلكتروني المقدمة: أفضل طريقة للبدء والنهاية

البريد الإلكتروني المهني: المعنى ، كيفية كتابته ونصائح مهمة يجب معرفتها

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً
تحسين محركات البحث للشركات الصغيرة
تفاصيل أكثر

SEO للأعمال الصغيرة: المعنى ، الإستراتيجية ، الشركات والخدمات

جدول المحتويات إخفاء ما هو تحسين محركات البحث للشركات الصغيرة؟ إستراتيجية تحسين محركات البحث للشركات الصغيرة رقم 1. بحث الكلمات الرئيسية # 2. التحسين على الصفحة # 3. روابط خلفية أو ...