غالبًا ما تشتمل الهياكل التنظيمية التقليدية على هيكل هرمي ، مع إدارة من أعلى إلى أسفل ويركز كل قسم على موضوع متخصص. في حين أن هذه الطريقة لها مزايا ، إلا أنها يمكن أن تؤدي أيضًا إلى أوجه قصور غير متوقعة ونهج منعزل للعمل.
العلاج؟ داخل المنظمة ، فرق متعددة الوظائف. بينما يتم تنظيم معظم الأقسام وفقًا للكفاءة والغرض ، فإن الفرق متعددة الوظائف هي مجموعات من الأشخاص ذوي وجهات نظر وخبرات متنوعة تعمل معًا لتحقيق هدف مشترك. افهم كيف تعمل الفرق متعددة الوظائف ولماذا قد تكون الإجابة لأي منظمة تحاول التطور بسرعة وخفة.
ما هي الفرق متعددة الوظائف؟
تتكون الفرق متعددة الوظائف من أفراد من العديد من المجالات الوظيفية للشركة ، مثل التسويق والمنتج والمبيعات ونجاح العملاء. يمكن أن تكون مجموعات عمل يكون فيها كل عضو جزءًا من فريقهم الوظيفي والفريق متعدد الوظائف ، أو يمكن أن يكونوا الهيكل الأساسي لمؤسستك.
ما هو الغرض من الفرق متعددة الوظائف؟
إذا سبق لك الاتصال بشركة لطرح سؤال مباشر ، مثل شركة طيران أو عيادة رعاية صحية ، ووجدت أنك قد ارتدت من قسم إلى آخر ، ليس أقرب إلى الحل بعد عشرين دقيقة مما كان عليه عندما اتصلت به في البداية ، كيف يبدو العمل في صومعة.
هذه تجربة محبطة للعميل وفرصة ضائعة لشركتك لبناء علاقة طويلة الأمد. في حين أن المؤسسة لديها العديد من الوظائف المتنوعة ، فإن كل قسم من هذه الأقسام موجود لخدمة العميل ، وبالتالي يجب أن يعملوا معًا لتقديم تجربة عملاء شاملة وجيدة.
من خلال تعزيز التواصل الجيد بين الفرق ، تساعد الفرق متعددة الوظائف الشركات في وضع عملائها في المرتبة الأولى.
يمكن أن يؤدي جمع الأشخاص ذوي وجهات النظر المتنوعة معًا إلى تحسين حل المشكلات ويؤدي إلى قرارات أكثر استنارة وطويلة الأجل. بدلاً من التنافس على الموارد ، تعمل الفرق متعددة الوظائف داخل المؤسسة معًا لتحقيق أقصى استفادة من الوقت والمال والجهد من أجل زيادة رضا العملاء مع المساهمة أيضًا في أهداف الشركة.
فوائد فريق متعدد الوظائف
يمكن للفرق متعددة الوظائف عرض الصورة الأكبر عن طريق كسر "صوامع" الهيكل التنظيمي النموذجي. من خلال العمل مع الأشخاص الذين لديهم وجهات نظر ومعرفة وخلفيات مختلفة ، يمكن للفريق الجماعي معالجة الصعوبات وتحقيق أهداف المشروع بشكل أكثر كفاءة. يمكنهم أيضًا توقع العقبات في وقت مبكر من العملية لأن كل قسم له تأثير طوال العملية ، بدلاً من انتقال المشروع من قسم إلى آخر.
# 1. تم تطوير أهداف المنظمة من قبل فرق متعددة الوظائف
عندما تعمل الأقسام فقط ضمن قطاعها المتخصص ، فإنها تفشل في كثير من الأحيان في إدراك الصورة الكبيرة. على سبيل المثال ، قد يكون فريق المبيعات مهتمًا باكتساب عملاء جدد ، لكنهم قد يتجاهلون المشكلات الإنسانية المرتبطة بالقوى العاملة المثقلة بالأعباء. قد يكون الفريق المالي مهتمًا جدًا بالنتيجة النهائية لدرجة أنهم يخشون تحمل مخاطر إطلاق خط إنتاج جديد. وقد يركز فريق التسويق بشكل كبير على إطلاق علامة تجارية أو منتج جديد يغفل عن مشكلات تطوير المنتج.
من خلال الجمع بين الأشخاص ذوي الأهداف اليومية المتنافسة على ما يبدو ، يمكنك التأكد من تقدم أهداف المنظمة خلال المشروع.
# 2. تعمل الفرق ذات الوظائف المتنوعة على زيادة الإنتاجية
بدلاً من انتقال المشروع عبر قسم واحد قبل نقله إلى القسم التالي ، تعمل الفرق متعددة الوظائف على تعزيز كفاءة إنجاز المشروع. عندما تتعامل مع أشخاص من أقسام أخرى ، يمكن للفريق معالجة المشكلات المحتملة قبل أن يبتعدوا كثيرًا في العملية.
على سبيل المثال ، إذا قام قسم تطوير المنتج ببناء منتج جديد مثير فقط لاكتشاف أن قسم المبيعات مهتم ببيع المنتج فعليًا ، فسيتم إهدار وقت المشروع. ولكن ، إذا تعاون قسم المبيعات مع تطوير المنتج في فريق متعدد الوظائف ، فيمكن معالجة المشكلات المحتملة مسبقًا ، مما يقلل من الوقت الضائع وتكاليف الغرق.
# 3. يمكن تعزيز الإبداع من خلال فرق متعددة الوظائف
غالبًا ما تغفل الإدارات عن الصورة الكبيرة من خلال التركيز الشديد على صقل مهاراتها الخاصة وتحقيق أهدافها المحددة. قد تتعثر الإدارات المنعزلة. ومع ذلك ، يمكن للفرق متعددة الوظائف تعزيز ابتكار كل من العمليات والمنتجات من خلال دمج وجهات نظر ومعرفة مختلفة. نظرًا لأنه يمكنهم عرض وجهات نظر الوظائف المختلفة ، فقد يجدون حلولًا شاملة لتلبية احتياجات المنظمة.
عيوب فريق متعدد الوظائف
الفرق متعددة الوظائف لديها بعض العيوب. يحذر بعض الخبراء ، على سبيل المثال ، من أنهم قد يعيقون التقدم المهني للأفراد لأنهم يركزون على تحقيق أهداف المشروع. لتجنب ذلك ، تطبق العديد من الشركات شروطًا مقيدة لأعضاء المجموعة ، مع تناوب الأفراد من الإدارات الأخرى داخل وخارج الفريق لتجنب الركود.
خطر آخر هو أن الفرق متعددة الوظائف قد تطفو بلا هدف إذا كان المشروع واسعًا جدًا أو غير محدد بشكل جيد. قد يشعر أعضاء الفريق بعدم الرضا إذا لم تنفذ المنظمة خطط المكافآت المناسبة. ومع ذلك ، يمكن التخفيف من هذه العيوب المحتملة من خلال التخطيط المناسب ، مثل تنفيذ إطار عمل إدارة مشروع رشيق.
كيفية تشكيل فريق فعال متعدد الوظائف
# 1. ضمان تنوع الفريق
التنوع ضروري للفرق متعددة الوظائف ، لكنه لا يقتصر على الكفاءة. كلما كانت المجموعة أكثر تنوعًا ، كانت أكثر فاعلية وإنتاجية في تحقيق أهدافها. يتضمن ذلك العمر والحالة والخلفية ووجهة النظر والجنس والعرق والمدة في المنظمة.
# 2. بما في ذلك المؤثرين
من الأهمية بمكان أن يضم الفريق أشخاصًا من عدة أقسام مؤثرين ليس فقط داخل أقسامهم الخاصة ولكن أيضًا داخل المنظمة ككل. في مرحلة ما ، سيحتاج الفريق متعدد الوظائف إلى دعم المنظمة وإداراتها المختلفة ، وبالتالي فمن الأهمية بمكان تضمين الأشخاص الذين يمكنهم نقل أسباب وأسباب عمل الفريق بنجاح إلى الآخرين في المنظمة.
# 3. ضع أهدافًا محددة للفريق متعدد الوظائف
كما ذكرنا سابقًا ، إذا كان المشروع واسعًا جدًا أو بدون أهداف واضحة ، فقد يعاني الفريق. ولكن ، إذا حددت أهدافًا صريحة بمواعيد نهائية أو معالم محددة ، فيمكنك تعزيز إمكانية وصول الفريق إلى أهداف المشروع. يمكن أن يساعد استخدام برامج إدارة المشروع أيضًا الفريق في البقاء على المسار الصحيح وإبلاغ التقدم.
# 4. تشجيع التسلسلات الهرمية وتقوية سلطة الفريق
يجب تقدير أعضاء الفريق داخل المنظمة حتى يكون الفريق منتجًا وفعالًا. من الأهمية بمكان تثبيت سلطتهم على المشروع والتأكيد على أهدافهم طوال العمل.
وبالمثل ، يجب على القيادة التنظيمية تثبيط النهج الهرمي داخل المجموعة. في حين أن التنوع هو جانب مهم في الفريق متعدد الوظائف ، يجب أن يشعر أولئك الذين لديهم خبرة أقل بالراحة في مشاركة وجهات نظرهم.
# 5. تعزيز الحل البناء للنزاع.
يمكن أن تتطور النزاعات في أي ظرف من الظروف ، ولكن قد تكون الفرق متعددة الوظائف أكثر عرضة لها بسبب تنوع الآراء والتجارب والخبرات. من خلال تنظيم التدريب على حل النزاعات لجميع أعضاء الفريق والتأكد من حصولهم على فرص للمشاركة على المستوى الشخصي ، قد تساعد القيادة في تقليل التأثير الضار للخلافات. يمكن تحقيق ذلك من خلال تقريب أعضاء الفريق من بعضهم البعض في العمل ، من خلال تمارين بناء الفريق ، وتشجيع التواصل المثمر.
من يجب أن يكون في فريقك متعدد الوظائف؟
بعد أن تعرف أهداف فريقك ، يمكنك تحديد من يجب أن يكون في الفريق. هذه بعض المعايير التي يجب التفكير فيها:
- ما هي أنواع المعرفة التي تحتاجها؟ من في مؤسستك لديه القدرة على إعطائها؟
- يجب أن يمتلك أعضاء الفريق سمات شخصية تجعلهم مساهمين قيّمين بالإضافة إلى مهاراتهم الخاصة. هل لديهم خبرة سابقة في التعاون متعدد الوظائف؟ هل يمكنهم العمل بحرية وتقديم التوصيات أو القرارات؟
- لا تغفل الجوانب العملية للسياسة. من هم أصحاب المصلحة إذا كان فريقك يركز على إطلاق مشروع أو اتخاذ قرار؟ يجب أن يضم فريقك ممثلين من كل مجموعة من أصحاب المصلحة.
اختيار القائد
لا يحتاج فريقك متعدد الوظائف إلى قائد ، لكنه سيعمل بشكل أفضل بكثير إذا احتاج إلى ذلك. إذن ، من يجب أن يكون هذا الشخص؟
يجب أن يكون قائد الفريق متعدد الوظائف قادرًا على توجيه المحادثات والتفويض ومحاسبة أعضاء الفريق الآخرين. يجب أن يكونوا قادرين على القيام بذلك حتى لو كان بعض أعضاء الفريق أعلى في التسلسل الهرمي للشركة. بمعنى آخر ، هل يمكنهم إقناع الناس بالقيام بأشياء حتى لو كانوا يفتقرون إلى الإذن الرسمي للقيام بذلك؟ هل يمكنهم التأثير وإقناع الآخرين؟
إنشاء قواعد أساسية لفريق متعدد الوظائف
بمجرد أن يصبح القائد في مكانه ، فإن أول الأشياء التي يجب عليهم القيام بها هي العمل مع بقية الفريق لإنشاء قواعد أساسية لكيفية إنجاز الأمور. مرة أخرى ، هذا مفيد للغاية عندما يبدأ الفريق ، لكن لم يفت الأوان بعد لتنفيذه على فريق موجود.
أولاً ، يجب أن يفهم الجميع بالضبط ما هو متوقع منهم. يجب على كل عضو المساهمة حتى لا يشعر أحد بالأعباء.
يتطلب فريقك فكرة واضحة عن الكيفية التي يتوقع أن يتصرف بها الجميع بالإضافة إلى توقعات واضحة بشأن المساهمات. يجب أن يشعر أعضاء الفريق بالراحة في التحدث ، حتى لو كانوا مختلفين. تهدف الفرق متعددة الوظائف إلى جمع الأشخاص المتنوعين معًا لإنشاء إجابات أفضل. ومع ذلك ، لا يمكنك الوصول إلى هناك حتى تتمكن من التفاوض بنجاح على خلافاتك.
أخيرًا ، يجب أن يفهم كل فرد في فريقك كيفية اتخاذ القرارات. هل لكل شخص رأي في كل شيء؟ متى يمكن لقائد الفريق العمل بمفرده؟
يعد اختيار أدوات الاتصال الصحيحة خطوة مهمة أخرى في تشكيل فريق متعدد الوظائف ناجح. لن ترى بعضكما البعض كل يوم ، لذلك ستستخدم هذه الأدوات بشكل متكرر.
بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان لديك أشخاص في مواقع عبر المناطق ، فستكون أدوات الاتصال الخاصة بك هي الوسيلة الرئيسية للتعاون. فكر خارج الصندوق هنا. بدلاً من إرسال الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، ربما تعمل المدونة المشتركة بشكل جيد مع فريقك.
قد تكون هناك حاجة إلى أدوات وموارد أخرى بالإضافة إلى طرق الاتصال الخاصة بك. ضع في اعتبارك الاستفسارات التالية:
- هل يمتلك كل فرد في الفريق الأجهزة والبرامج التي يحتاجونها للعمل معًا؟
- هل تحتاج إلى مساحة تخزين فعلية أو افتراضية لأدوات ومواد عملك؟ هل يمكن لأي شخص في الفريق استخدام هذه المساحة؟
- أين ستُعقد اجتماعات فريقك وجهًا لوجه؟
اجتماعات فرق متعددة الوظائف.
سواء كنت تقوم بتشكيل فريق جديد متعدد الوظائف أو تقوم بضبط فريق حالي ، نأمل أن يمنحك هذا المنشور شعورًا جديدًا بالوضوح والزخم. إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للاستمرار في ذلك:
- راقب تطور فريقك بشكل منتظم. هذا عندما يكون وجود أهداف محددة جيدًا في متناول اليد. هل تحقق أهدافك؟ حاول استخدام مراقب صحة الفريق للوصول إلى جوهر المشكلة. للبدء ، استخدم قوالب Confluence.
- حافظ على قدرتك على التكيف. ما الذي يجب أن تفعله بشكل مختلف إذا كنت لا تحقق المعالم؟ قد تحتاج أيضًا إلى تعديل خططك استجابةً للتغييرات الأخرى. على سبيل المثال ، قد يغير المدير التنفيذي موعدك النهائي ، أو قد تؤثر عمليات التسريح غير المتوقعة على بعض أعضاء فريقك.
- تذكر أنك لست مطالبًا بالذهاب بمفردك. لدى Confluence موارد لمساعدتك في التعامل مع قضايا الفرق متعددة الوظائف ، من تحديد الأهداف إلى الاجتماعات إلى اتخاذ القرار.
وفي الختام
رأسان مفضلان دائمًا على رأس واحد. وبالمثل ، تتفوق الفرق متعددة الوظائف على الهياكل التجارية الهرمية التقليدية في كل مرة. نأمل أن تلهم المعلومات الواردة في هذا المنشور أفكارًا جديدة وتحافظ على احتمالات النجاح لصالحك.
- وكلاء التغيير: كيفية تحديد وكلاء التغيير في أي منظمة
- كيف تصبح محلل أعمال: كيف تصبح محلل أعمال بدون خبرة (دليل 2023)
- استراتيجية تمكين المبيعات: دليل بسيط لبناء استراتيجية فعالة
- بناء فرق هجينة ناجحة: كيفية بناء فرق مختلطة ناجحة
- الفرق الافتراضية: الأنواع والفوائد والتحديات والإدارة
مراجع حسابات
