يمكن أن تشكل نفقات العمل استنزافًا كبيرًا لمواردك. إذا لم تقم بتتبع نفقاتك بعناية ، فقد ينتهي بك الأمر إلى زيادة الإنفاق وخسارة الأموال. في هذه المقالة ، سنناقش أهمية تتبع نفقات الأعمال وتقديم نصائح حول كيفية القيام بذلك بشكل فعال.
ما هي المصاريف التجارية
تُعرف التكاليف المرتبطة بتشغيل شركتك بمصروفات العمل. يتم خصم مصاريف العمل العادية والضرورية ، والتي يشار إليها أيضًا باسم الخصومات التجارية ، من إيراداتك لتحديد أرباحك وخسائرك ودخلك الخاضع للضريبة. وتشمل هذه النفقات الأميال ، والرسوم والعمولات المصرفية ، والبرمجيات والمرافق ، واللوازم المكتبية ، والطباعة ، والبريد والتسليم ، ورسوم الإعلان والتسويق.
عندما تتعقب إنفاق شركتك ، يمكنك مراقبة المكاسب والخسائر وأنماط الصناعة البحثية للمساعدة في التنبؤ. يمكنك التخطيط للاستخدام المناسب للموارد المالية لأنك على دراية بوضعك المالي.
خطوات تتبع المصاريف التجارية
يتم تضمين بضع خطوات في تتبع إنفاق الأعمال ، مثل إنشاء حساب منفصل للمعاملات التجارية ، ودمج برنامج المحاسبة الخاص بك مع المؤسسات المالية ، وتقديم إيصالاتك بانتظام ، وفحص البيانات من حين لآخر. لتتبع إنفاق عملك بشكل صحيح ، التزم بالإرشادات أدناه.
# 1. قم بإنشاء حساب تجاري
يعد إنشاء حساب مالي تجاري خصيصًا لأنشطة عملك هو الخطوة الأولى في تتبع إنفاق الأعمال. لتلقي مدفوعات بطاقات الائتمان من العملاء ، يجب عليك فتح حساب خدمات التاجر وحساب جاري للأعمال وحساب توفير تجاري. سيكون من السهل إدارة أموالك إذا كان لديك حساب منفصل لعملك. سيكون لديك جميع نفقات عملك في مكان واحد ، مما يجعل من السهل المطالبة بالتخفيضات الضريبية.
# 2. حدد برنامج محاسبة
يعد اختيار برنامج المحاسبة الذي يمكنه أتمتة سجلات عملك وتتبع كل حساب هو الخطوة التالية في تتبع إنفاق الأعمال. أصبحت مراقبة وترتيب إنفاق عملك أمرًا بسيطًا باستخدام برامج المحاسبة. يحتوي أفضل برنامج محاسبة على ميزات إعداد التقارير التي تتيح لك مقارنة إنفاق شركتك بمرور الوقت. نظرًا لأن العديد من منصات برامج المحاسبة المجانية متاحة للشركات ، فلن تحتاج إلى إنفاق أكثر مما يمكنك تحمله للحصول على سجلات دقيقة.
# 3. ربط المؤسسات المالية الخاصة بك
سيؤدي توصيل برنامج المحاسبة الخاص بك بالبنوك الخاصة بك إلى تسهيل تتبع إنفاق عملك. يمكنه تصنيف إنفاقك وتمكين التنزيل الآلي لجميع المعاملات المصرفية. يمكنك أيضًا دمج المزيد من الميزات ، مما يجعل من السهل تسوية البيانات عن طريق إدخال معاملاتك اليومية وتنزيل كشوف الحسابات المصرفية.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إجراء عمليات مالية على برنامجك دون الدخول إلى حسابك المصرفي عن طريق ربط حساباتك المصرفية بنظامك المحاسبي. بفضل هذه المزامنة ، يمكنك قضاء وقت أقل في تتبع تكاليفك. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأنك لن تنسى أي معاملات ، يمكنك التأكد من دقة سجلات الإيرادات والمصروفات.
# 4. تقديم الإيصالات الخاصة بك
احرص على تقديم الإيصالات الخاصة بك أثناء قيامك بالعمل للحفاظ على التتبع الدقيق للإنفاق. تفرض IRS عليك الاحتفاظ بجميع الإيصالات الورقية والسجلات الأخرى لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات. لذلك ، احتفظ بالإيصالات الورقية في مجلدات وتأكد من ملاحظة سبب كل معاملة على الإيصالات. يمكن أيضًا تصنيف المجلدات وتنظيمها بناءً على التواريخ أو الفئات التي تندرج تحتها.
# 5. مراجعة نفقات عملك
ستساعدك مراجعة إنفاقك من وقت لآخر في الحصول على أفضل الفوائد من تتبع نفقات العمل. قم بمراجعة التقارير ، وإلقاء نظرة على البيانات ، وإجراء تحليل. قم بتدوين الأنماط لملاحظة مقدار ما تنفقه في فئات مختلفة وكيف تتراكم التكاليف. أيضًا ، أصلح أي أخطاء أو سهو.
ما هي عملية تعقب نفقات Busines
تتوفر عادةً أجهزة مراقبة تكلفة الأعمال عبر الإنترنت أو من خلال تطبيق الهاتف. سيتم منحك حق الوصول إلى عدد معين من الموظفين عند الانضمام إلى مزود.
على الرغم من أن إجراءات التسجيل تختلف من منتج إلى آخر ، إلا أن غالبية أدوات التتبع تتطلب تفاصيل مالية وتفاصيل عن الشركة واضحة نسبيًا. يجب عليك توصيل البرنامج بحساب التحقق التجاري أو بطاقة الائتمان التجارية لتحقيق أقصى استفادة منه. بالإضافة إلى ذلك ، سيتم منح موظفيك خيار ربط حساباتهم المصرفية الشخصية حتى يتمكنوا من الحصول على تعويض بعد تقديم الإيصالات للمصروفات المرخصة المتعلقة بالعمل.
يتم تمييز المناطق الأكثر تكلفة في إنفاقك من خلال أدوات تعقب نفقات الأعمال ، والتي تصنف نفقاتك. يمكنهم أيضًا مساعدتك في الحد من إنفاقك. على سبيل المثال ، قد تقوم بتجميع كل النفقات المتعلقة بالمخزون أو التسويق للتحقق مما إذا كنت لا تزال في حدود ميزانيتك لكل عنصر سطر. أصبح الحفاظ على التدفق النقدي أبسط من خلال هذه الأفكار.
كيف يجب الاحتفاظ بكتب أعمالي الصغيرة
يجب عليك إكمال الخطوات التالية لإعداد السجلات المحاسبية لشركتك الصغيرة:
# 1. حدد برنامج محاسبة
محاسبة القيد المفرد أو القيد المزدوج هما الطريقتان اللتان تستخدمهما الشركات لتتبع المعاملات المالية. نظرًا لبساطته ، فإن مسك الدفاتر ذات القيد الفردي هو الطريقة المفضلة للشركات الصغيرة عندما تبدأ لأول مرة.
يتم استخدام المحاسبة على أساس نقدي في مسك الدفاتر ذات القيد الفردي. باستخدام هذه الطريقة ، يمكنك تتبع إيرادات الأعمال عند استلامها والنفقات التي تتكبدها. هذا النهج هو الأكثر مباشرة عند استخدام جداول البيانات لمسك الدفاتر.
# 2. حدد أسلوب التسجيل
يعد إدخال المعاملات يدويًا وإنشاء جدول بيانات مخصص من الخيارات. ومع ذلك ، استخدم برنامج محاسبة يقوم بإجراء الحسابات لك لتقليل الأخطاء. باستخدام برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة ، يمكنك الحفاظ على جميع بياناتك المالية بدقة وحالية ، مما سيجعل المهام المستقبلية أسهل بالنسبة لك.
# 3. إنشاء حساب مصرفي مؤسسي
يعد وجود حسابات بنكية شخصية وحسابات خاصة بالشركة أمرًا مفيدًا خلال موسم الضرائب. لا داعي للقلق بشأن استيراد عضويتك الشخصية في Netflix عن غير قصد عند توصيل حسابات شركتك ببرنامج المحاسبة الخاص بك.
تأكد من مطابقة كتبك مع كشف حسابك المصرفي شهريًا. يستلزم ذلك مقارنة البيانات من كشوف الحسابات المصرفية الخاصة بك بالإدخالات في برنامج المحاسبة الخاص بك.
# 4. قم بإنشاء نموذج فاتورة
سواء كنت تفعل ذلك عبر الإنترنت أو في برنامج المحاسبة الخاص بك. تقوم غالبية الشركات الصغيرة التي تقدم الخدمات بذلك عن طريق الائتمان ، مما يستلزم إرسال فاتورة عند الانتهاء من المشروع والسماح للعميل بالدفع لاحقًا.
يجب أن تحدد كل فاتورة شروط الدفع. يجب أن يتضمن ذلك معلومات الاتصال الخاصة بك ، وإرشادات الدفع ، وتاريخ استحقاق الفاتورة. تتأكد المعلومات المتعلقة بمعالجة الدفع من عدم حدوث أي خطأ في وقت لاحق وأن الأموال ستصل إلى حسابك بالمبلغ الصحيح.
تتبع مصاريف الأعمال الصغيرة
# 1. المنحدر
المنحدر عبارة عن منصة لإدارة بطاقات الائتمان والنفقات التجارية المصممة لمساعدة الشركات الصغيرة في تبسيط الأتمتة وخفض التكاليف. من خلال التعامل مع بطاقات الشركات وإدارة التكاليف ودفع الفواتير والمحاسبة وإعداد التقارير ، يوفر برنامج إدارة الإنفاق هذا 5 في 1 وقتًا ثمينًا.
تسهل التسوية الآلية إدارة مسك الدفاتر ، بالإضافة إلى أتمتة تتبع النفقات. أكثر من 100 تطبيق ، بما في ذلك
- فترة ركود
- ثمن
- Xero
- شراء مراجعات جوجل
- أوراكل نت سويت
- قراء
- ويمكن دمج Sage مع Ramp بواسطة الشركات.
# 2. ريدو
تساعد Rydoo موظفيك الماليين في التحكم في الإنفاق مع تحسين التوقعات والتحليلات المالية. باستخدام تطبيق إدارة تمويل الأعمال الصغيرة هذا ، يمكنك تتبع تكاليف النقل ، والحفاظ على علامات التبويب في كل يوم ، ومركزة إيصالات الموظفين.
# 3. سيركولا
يمكنك إدارة إنفاق الموظفين ومزايا الشركة من خلال Circula ، وهي منصة متطورة لتمويل الموظفين. تم تصميم هذا البرنامج لتوفير واجهة مستخدم بسيطة ، والمساعدة في خفض تكلفة العملية ، والحفاظ على امتثال أعمالك الصغيرة.
تعد حلول الذكاء الاصطناعي التي تقدمها شركة Circula مفيدة جدًا لأتمتة السياسات وإدارة النفقات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الارتباط ببرامج الموارد البشرية والرواتب ومواقع حجز السفر مثل TravelPerk وبرامج تخطيط موارد المؤسسات.
# 4. بايهوك
Payhawk هو برنامج مالي شامل يساعد في أتمتة وإدارة متطلباتك المصرفية والمحاسبية. وكذلك يوفر كل شيء للشركات من جميع الأحجام ، بما في ذلك إدارة النفقات ودفع الفواتير وأتمتة المحاسبة.
بالإضافة إلى ذلك ، فهو متوافق مع مجموعة كبيرة من برامج تخطيط موارد المؤسسات ، بما في ذلك:
- أوراكل نت سويت
- Xero
- قراء
- مايكروسوفت دايناميكس
- مريمية
- دقيق
- وداتيف.
# 5. تكلف
Expensify هي خدمة لتتبع التكلفة تقدم عددًا من الميزات المجانية ، بما في ذلك حجز السفر وبطاقات الشركات والفواتير والمدفوعات ومراقبة النفقات. أيضًا ، ساعدت ميزة مراقبة الاستلام والإنفاق المميزة بنقرة واحدة على أن تحظى بإعجاب كبير من قبل المؤسسات من جميع الأنواع ، من الشركات الفردية إلى شركات Fortune 500.
تطبيق تتبع مصاريف العمل
تتمثل الخطوة الأولى في استخدام تقنيات محاسبية أكثر تعقيدًا ، والتي يمكن أن تساعد في نمو شركتك ، في تتبع إنفاقك.
# 1. رأس المال الشخصي
قم بتعيين مدير استثمار كامل الميزات مثل Personal Capital. تتم مراقبة وتصنيف جميع المشتريات التي تجريها باستخدام بطاقة الائتمان أو الخصم الخاصة بك. ينشئ التطبيق مخططات باستخدام التدفق النقدي الشهري وتفصيل النفقات الشهرية. تعد خدمة إدارة الثروات ولوحة المعلومات المالية المجانية نوعين مختلفين.
يتم تقديم خيار إدارة الاستثمار من خلال خيار إدارة الثروات ، حيث يعمل كمستشار آلي أثناء تقديم الدعم المباشر. توفر لوحة المعلومات المالية المجانية أدوات لتحليل التدفق النقدي ووضع الميزانية. يمكنك استخدام التطبيق للتحقق من استثماراتك والتخطيط لتقاعدك.
# 2. تكلف
هذا تطبيق ممتاز لإنشاء تقارير النفقات أثناء التنقل وهو متاح للهواتف الذكية التي تعمل بنظام التشغيل iOS و Android. يُعد Expensify ، الذي يمكّنك من تتبع النفقات والتقاط صور الإيصالات يدويًا ، أمرًا ضروريًا للأشخاص الذين يسافرون للعمل بشكل متكرر. يفسر Expensify الإيصالات تلقائيًا عند التقاط صورة لها وتحويلها إلى نفقات موثقة. يمكنك أيضًا تصنيف نفقاتك ، مثل الأميال والسفر والطعام. أفضل جزء هو أن Expensify لا تكلف شيئًا للأفراد و 5 دولارات شهريًا للفرق.
# 3. ساب كونكور
يعد SAP Concur الأداة المثالية لإعداد تقارير النفقات للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم (والموسعة). إنه يوفر تدفقات عمل مضمنة لسداد تكاليف الموظفين ، والتقديمات والموافقات ، وتتبع الفواتير ، ومدفوعات البائعين ، وحجز السفر ، وغير ذلك ، بالإضافة إلى القدرة على تتبع الإنفاق. أفضل جزء في SAP Concur هو أنه يمكنك تخصيصه في أي شيء تريده ، وسوف يقوم بفاتورتك بشكل مناسب (اعتمادًا على الميزات وعدد المستخدمين). السبب الآخر الذي يجعل SAP Concur خيارًا رائعًا هو أنه يوفر مجموعة من المنتجات للمؤسسات الصغيرة ، مما يتيح لك إضافة المزيد من السعة حسب الحاجة. يمكن لمستخدمي Concur الحاليين تنزيل التطبيق من متاجر تطبيقات iOS أو Android مجانًا.
# 4. والي
Wally هو برنامج نابض بالحياة يحتوي على الكثير من ميزات تتبع النفقات المفيدة. هذا برنامج iOS يمكنك استخدامه ، والإصدار الأساسي مجاني. على غرار تطبيقات تتبع النفقات الأخرى ، يسمح لك بإدخال المصاريف يدويًا وتعيين فئات لها أو التقاط صور مباشرة للإيصالات. يمكن لهذا التطبيق أيضًا تتبع دخلك نيابة عنك وتقديم توقعات شهرية لمدخراتك. أخيرًا ، إنه مناسب بشكل رائع للأشخاص الذين يديرون أعمالًا تجارية صغيرة أو أعمال جانبية لأنه يركز على التمويل الشخصي أكثر من تمويل الأعمال.
# 5. مفيلوبس
تعتمد Mvelopes استراتيجية إنفاق مقترحة. إنه يمنعك من إنفاق الكثير ويدعي أنك قادر على مساعدة المستخدمين في إنشاء ميزانية في 15 دقيقة فقط. يعمل البرنامج من خلال جعلك تودع الأموال في عدة "مظاريف" افتراضية ، مما يؤدي إلى إنشاء ميزانية شهرية لا يسمح لك بتجاوزها. يدعمها كل من Android و iOS.
جدول تتبع نفقات الأعمال
جدول بيانات إنفاق الأعمال عبارة عن قالب موحد يتتبع نفقات الشركة ويسجلها. تتم تغطية "ماذا" و "لماذا" و "من" و "كيف" لاستخدام أموال الشركات على وجه التحديد ، على سبيل المثال:
- على ماذا تم انفاق المال؟
- لماذا تم استخدامها؟
- من أنفقها؟
- كم كانت التكلفة؟
تتعقب بعض جداول البيانات هذه إنفاق أعمال معين ، بينما يزودك البعض الآخر بنظرة عامة سريعة وعالية المستوى عن نفقاتك السابقة. على سبيل المثال ، جدول بيانات لتتبع التكاليف المتعلقة بالسفر ، مثل السكن والطعام. يمكن رؤية إجمالي نفقاتك الشهرية في جدول بيانات للنفقات.
استخدم جدول بيانات Excel لإنفاق الأعمال
دعنا نفحص بعض المزايا الرئيسية لتتبع إنفاق عملك باستخدام جدول بيانات Microsoft Excel.
# 1. ستكون قراراتك المالية أكثر ذكاءً
من الممكن اتخاذ قرارات مالية أكثر ذكاءً عندما تكون أكثر وعياً بنفقات شركتك. تتمثل الخطوة الحاسمة في تجميع بيانات النفقات في جدول بيانات مفهوم. للتوضيح ، تخيل أنك تدير مخبزًا وتحاول أن تقرر ما إذا كان شراء منتجاتك محليًا فعالاً من حيث التكلفة.
# 2. سيتم توفير الوقت والمال
عند استخدام جدول بيانات موحد لتتبع إنفاقك ، يمكنك توفير الوقت عن طريق حساب الإجماليات والمتوسطات باستخدام الصيغ المضمنة. نتيجة لذلك ، يمكنك التركيز على أهدافك المالية بدلاً من القيام بالحسابات.
# 3. من الأسهل تحديد النفقات غير المنتظمة أو الاحتيالية
يمكنك تحديد التغييرات الفردية من خلال تتبع إنفاقك. على سبيل المثال ، يجعل جدول بيانات المصاريف من الأسهل رؤية التغييرات في الإنفاق ، مثل ما إذا كنت تنفق عادةً 100 دولار شهريًا على اللوازم المكتبية ولكن بدلاً من ذلك تنفق 500 دولار في الشهر التالي. إن اكتشاف هذه "العلامات الحمراء" مبكرًا يجعل اكتشاف الإنفاق الاحتيالي أو غير القانوني والتحقيق فيه أمرًا ممكنًا.
كيف تتبع الشركات الصغيرة النفقات؟
احرص على تقديم الإيصالات الخاصة بك أثناء قيامك بالعمل للحفاظ على التتبع الدقيق للإنفاق. تفرض IRS عليك الاحتفاظ بجميع الإيصالات الورقية والسجلات الأخرى لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات.
ما هي أفضل طريقة لتتبع نفقات الأعمال؟
- افتح حساب تجاري
- اختر برنامج محاسبة.
- ربط المؤسسات المالية الخاصة بك
- قدم الإيصالات الخاصة بك
- مراجعة نفقات عملك
كيف يمكنني تتبع مصاريف العمل تلقائيًا؟
طرق تتبع نفقات عملك هي كما يلي:
- إنشاء حساب مصرفي للشركة.
- حدد نظام محاسبة مناسب.
- حدد إما المحاسبة على أساس الاستحقاق أو النقدية.
- الانضمام إلى المؤسسات المالية.
- ابدأ في التعامل مع الإيصالات بشكل صحيح.
- سجل جميع النفقات بسرعة.
- فكر في استخدام برنامج الميزانية.
كيف يمكنني تتبع مصاريف العاملين لحسابهم الخاص؟
يعد دفتر الأستاذ للعمل الحر ، الذي يُعرف أحيانًا باسم "دفتر الأستاذ الضريبي" ، مصطلحًا خياليًا حيث تقوم بتسجيل جميع أرباح ومصروفات عملك. يمكنك تسجيل المعلومات في دفتر "دفتر الأستاذ" المكتوب بخط اليد أو جدول بيانات عبر الإنترنت أو برنامج محاسبة.
لماذا يجب علي تتبع النفقات؟
الهدف الأساسي من تتبع النفقات هو العثور على أنماط الإنفاق غير الفعالة في حياتك المالية والقضاء عليها. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الحفاظ على السيطرة على أموالك وتشجيع الممارسات المالية الأفضل مثل الادخار والاستثمار سوف يأتي من المتابعة المستمرة لتكاليفك.
وفي الختام
سيساعدك تتبع نفقات عملك على فهم وضعك المالي. لذلك ، اتخذ الإجراءات المناسبة لضمان عدم التغاضي عن النفقات. أصبح اتخاذ قرارات مالية أكثر ذكاءً والتأهل للإعفاءات الضريبية وغيرها من المساعدات المالية للأعمال أمرًا ممكنًا من خلال الحفاظ على سجل حساب منظم.
مقالات ذات صلة
- مستلمات النفقات: ما هو وكيف تصنعه وأفضل التطبيقات
- إدارة النفقات: التعريف وأفضل 13 برنامجًا لإدارة النفقات
- البيان المالي الشخصي: المعنى والأهمية والأمثلة
- فئات نفقات الأعمال: أفضل فئات نفقات الأعمال لعام 2023 التي يجب مراعاتها
- قراءة الإيصالات: المعنى ، دليل لإيقاف تشغيله ، Gmail ، Whatsapp و iPhone
- أدوات إدارة النفقات: دليل خطوة بخطوة وأفضل الأدوات للاستخدام
مراجع حسابات
