الفاكس موجود منذ عقود عديدة. تقليديا ، تم استخدام أجهزة الفاكس لإرسال المراسلات التجارية ، بما في ذلك المذكرات والخطابات المكتبية. في ذلك الوقت ، كانت الآلات مفضلة لأنها أسرع من البريد العادي. ولكن في عالم اليوم الرقمي ، استبدلت الشركات عمليات الفاكس التقليدية برسائل الفاكس عبر الإنترنت.
التقدم في التقنيات يسمح الآن الأعمال لإرسال واستقبال رسائل الفاكس عبر البريد الإلكتروني. لقد حسّن إرسال الفاكس للأعمال وجعله أكثر خصوصية وأمانًا. على الرغم من ظهور قنوات اتصال متعددة مثل الرسائل النصية والمكالمات الهاتفية ورسائل الوسائط الاجتماعية التي تسمح للشركات بالاتصال بالعملاء بشكل مباشر ، إلا أن الفاكس حافظ على فعاليته.
لكن معظم الشركات لم تقم بعد بتعميم الفاكس في عملياتها التجارية ، وهو تحد أدى إلى استخدام عمليات الفاكس الحديثة.
إذا كنت صاحب عمل ، فإليك خمس ممارسات يمكن أن تساعدك في تبسيط عمليات إرسال الفاكس للأعمال في شركتك:
# 1. اعتماد التوقيعات الإلكترونية
طريقة فعالة لتبسيط إرسال الفاكسات هي اعتماد التوقيعات الإلكترونية في عمليات عملك. تسمح رسائل الفاكس عبر الإنترنت للشركات بإنشاء توقيعات رقمية كلما دعت الحاجة إلى إرسال ملفات سرية. نظرًا لأن صور التوقيع لها مظهر احترافي ، فإنها تسهل إثبات المصداقية والموثوقية.
استخدام التوقيعات الإلكترونية على eFax يتيح للشركات توفير الوقت. تقليديا ، كان على الشركات طباعة أي مستند يتم إرساله إليهم قبل التوقيع عليه ومسحه ضوئيًا وإعادة إرساله مرة أخرى. لقد تغيرت رسائل الفاكس عبر الإنترنت كل هذا.
يسمح استخدام خوادم الفاكس للشركات بتوقيع المستندات دون طباعتها. سيجد الأشخاص الذين يتنقلون دائمًا هذا الحل مناسبًا للغاية ، ويرجع ذلك أساسًا إلى أنه يمكنهم إجراء العملية بأكملها على هواتفهم.
توفر التوقيعات الإلكترونية أيضًا أمانًا أكبر للمستندات شديدة الحساسية والسرية من المستندات المطبوعة التقليدية.
# 2. استخدام تطبيقات خدمة الفاكس
إحدى الممارسات التي يمكنك تبسيطها في عملية إرسال فاكس الأعمال الخاصة بك هي تطبيقات خدمة الفاكس التي تمكن فريقك من تشغيل نظام الفاكس من النماذج الخاصة بهم. تسمح تطبيقات خدمة الفاكس للمستخدمين بإرسال واستقبال رسائل الفاكس إلى هواتفهم قبل تسليمها إلى جهاز الفاكس.
يمكن للشركات التي تتبنى استخدام تطبيقات خدمة الفاكس توفير الوقت في عملية إرسال الفاكس. يحتاج إلى مسح مستند بأكمله ضوئيًا ، وتحميله عبر الإنترنت ، ثم إرساله عبر البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، تنقل الخدمة المستندات على الفور بمجرد استلامها في وحدة تغذية المستندات وإدخال رقم فاكس المستلم.
عند الحاجة إلى إرفاق ملفات كبيرة ، يجب على الشركات التفكير في تحميل المستندات المرسلة أو المستلمة حيث تتضمن الملفات الكبيرة. هذا يعني أنه إذا كان عملك يدمج الفاكس عبر الإنترنت في اتصالاته ، فيمكنك استكشاف استخدام الخدمات المستندة إلى مجموعة النظراء التي تسمح بنقل ملفات PDF أو ملفات الصور.
# 3. تدريب موظفيك
باعتبارها تقنية غير ورقية ، يعد الفاكس عبر الإنترنت استثمارًا ضروريًا لأي عمل تجاري. لتنفيذها بشكل صحيح ، يجب على الشركات صياغة خطة تنفيذ واضحة لتوجيه الانتقال من مكتب ورقي إلى مكتب بلا أوراق.
إلى جانب الحصول على المعدات اللازمة ، يجب أن تشمل خطة التنفيذ الجيدة تدريب الموظفين. تعد مشاركة الموظف في صميم تبسيط عملية إرسال الفاكس لشركتك. لكن لا يمكنهم اعتماد تقنية إرسال الفاكس عبر الإنترنت إلا إذا شعروا بالقدرة على استخدامها. يجب تدريب موظفيك وتوعيتهم جيدًا بشأن الحاجة إلى تبني هذه الممارسة.
ضع في اعتبارك تطوير برنامج تدريبي لمساعدتهم على فهم أساسيات الفاكس الإلكتروني وكيفية استخدام الأدوات الداعمة بشكل صحيح للاستخدام. ضع في اعتبارك أن تبين لهم كيف الفاكسات عبر الإنترنت الشغل. يمكنك أيضًا تكوين هواتفهم ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم لتمكينهم من إرسال واستقبال رسائل الفاكس.
يتيح تمكين موظفيك لاستخدام الفاكس عبر الإنترنت لشركتك حشد الجميع وراء التكنولوجيا مع فهم جيد لسبب تحول الأعمال إلى تقنية غير ورقية.
# 4. أضف ورقة غلاف إلى الفاكسات عبر الإنترنت
حتى مع التقدم التكنولوجي في عالم اليوم ، يجب أن تحافظ رسائلك المرسلة بالفاكس على احترافها. يتم إرسال رسائل الفاكس عبر الإنترنت واستلامها عبر البريد الإلكتروني. على الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني قد تمر كطرق احترافية للتواصل ، إلا أن نقل المستندات عبر هذه القناة لا يترك أي انطباع لدى المستلم أو يترك أي أثر على الإطلاق.
يمكنك جعل الرسائل التي ترسلها بالفاكس عبر الإنترنت مميزة عن طريق تضمين صفحة غلاف في المستندات التي ترسلها شركتك. يضمن أن تترك اتصالاتك انطباعًا أوليًا إيجابيًا عن أولئك الذين يتلقونها. كما أنه يوفر لهم التفاصيل الأساسية حول عملك ، بما في ذلك اسم النشاط التجاري ورقم الهاتف والعنوان.
# 5. استثمر في اتصال جيد بالإنترنت
يتيح الإنترنت للمستخدمين نقل المستندات بشكل ملائم وآمن من أي جزء من العالم. يجب أن يكون لدى الشركات اتصال جيد بالإنترنت لتتقدم في عملية الإرسال لإرسال رسائل الفاكس عبر الإنترنت واستلامها.
بدون اتصال مستقر ، لا يمكن للشركات الوصول إلى خدمات الفاكس عبر الويب أو إرفاق المستندات برسائل البريد الإلكتروني. على الرغم من أن إرسال فاكس عاجل عبر اتصال إنترنت ضعيف أمر ممكن ، إلا أن شركتك تحتاج إلى اتصال ثابت لنقل الملفات الصادرة والواردة الثقيلة.
# 6. أرشفة ملفات الفاكس في السحابة
تتمثل إحدى الفوائد التي توفرها رسائل الفاكس عبر الإنترنت للشركات في أنها تقلل أو تلغي طباعة المستندات. ولكن حتى مع نقل الأوراق الرقمية ، لا تزال الشركات بحاجة إلى أرشفتها للرجوع إليها في المستقبل. أفضل طريقة لأرشفة ملفات eFax هي تخزينها في مساحة التخزين السحابية. استخدام التخزين السحابي له فوائد عديدة للشركات.
يتضمن ذلك منح الموظفين إمكانية الوصول إلى المستندات المؤرشفة في أي وقت ومن أي مكان. كما أنها تمكنهم من البحث في الأرشيف واسترجاع المعلومات عند الحاجة. يسهل التخزين السحابي أيضًا على الشركات إرسال واستقبال الملفات الكبيرة التي قد لا يتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
افكار اخيرة
اكتسبت خدمة الفاكس للأعمال شعبية بسبب الراحة التي توفرها للشركات. على عكس الفاكسات التقليدية ، يسمح الفاكس عبر الإنترنت للموظفين باستلام وإرسال المستندات في أي وقت ومن أي مكان. إنه يلغي بشكل فعال الحاجة إلى الانتظار حتى تعود إلى المكتب لإرسال أو استلام المستندات. تجعل هذه الجوانب من الأهمية بمكان بالنسبة للشركات تحسين عمليات إرسال الفاكسات وجعلها أكثر كفاءة. إذا كنت تتطلع إلى تحسين عملية إرسال فاكس الأعمال الخاصة بك ، فقم بتطبيق الممارسات الستة التي تمت مناقشتها أعلاه.
