يعد اختيار برنامج أتمتة عمليات الأعمال الصحيح (BPA) أمرًا بالغ الأهمية لشركتك. تبحث المؤسسات باستمرار عن أدوات تقنية لمساعدتها على إدارة عملياتها التجارية بكفاءة في سباق الرقمنة اليوم. في هذا الدليل ، صنفنا وراجعنا أفضل برامج أتمتة العمليات التجارية ، جنبًا إلى جنب مع بعض المعرفة الإضافية بشركات أتمتة العمليات الروبوتية وبعض الأمثلة التي قد تحتاجها.
ما هي أتمتة عمليات الأعمال؟
تستخدم أتمتة عمليات الأعمال (BPA) التكنولوجيا لأتمتة مجموعة متنوعة من وظائف المكتب الخلفي من أجل تحسين عمليات عملك.
بدلاً من الاعتماد على الأفراد لإكمال الوظائف العادية والبسيطة ، تعتمد شركتك الآن على التكنولوجيا للقيام بذلك. التكنولوجيا أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة ، وهي تسرع العملية.
الشركات التي تتبنى أتمتة العمليات التجارية لا تحسن عملياتها الرقمية فحسب ، بل تحسن أيضًا عملياتها التجارية الشاملة.
ما هي أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)؟
أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) هي نوع من تقنيات أتمتة العمليات التجارية التي تعمل على أتمتة الأعمال الوضيعة المتكررة التي يقوم بها البشر باستخدام الروبوتات البرمجية (الروبوتات) أو الذكاء الاصطناعي (AI).
تساعد أتمتة العمليات الروبوتية الشركات على إجراء إجراءات كبيرة الحجم وتحديد أولويات الوظائف الأكثر تعقيدًا بسرعة ، مما يلغي الحاجة إلى الموظفين البشريين.
يوفر هذا النوع من الأتمتة عائد استثمار مرتفعًا ويسرع من مبادرات التحول الرقمي لأي مؤسسة.
أتمتة عمليات الأعمال مقابل أتمتة العمليات الروبوتية
وفقًا للتعريفات الواردة أعلاه ، فإن كلا من BPA و RPA لهما نفس الهدف: تنفيذ وظائف العمل بشكل فعال في الشركة.
كانت BPA هي أول من دخل الصناعة التكنولوجية ، ويمكنها أيضًا تطبيق RPA بكفاءة داخل نظامها.
ما هو برنامج أتمتة عمليات الأعمال؟
ينفذ برنامج أتمتة عمليات الأعمال الإجراءات التي تحقق هدفًا تجاريًا معينًا من خلال استخدام قواعد العمل والمهام الآلية. السماح للموظف بطلب إجازة هو هدف مباشر ؛ بناء منتج جديد هو أكثر صعوبة. يتم مراقبة وتحليل جميع العمليات المرتبطة بهذه العمليات من أجل الكفاءة.
ما الاهمية من هذا؟ يُقال ببساطة ، نظرًا لأن البرامج لا تستطيع التفكير بنفسها ، يرتكب البشر أخطاء وهم المحركون الأساسيون للابتكار في كل شركة. هذا يعني أنه عندما يقضي موظفوك وقتًا في العمليات المتكررة بدلاً من التفكير في طرق بناء شركتك ، فإنك تخاطر بالأخطاء اليدوية (التي تتطلب مجهودًا إضافيًا للإصلاح) للحصول على الحد الأدنى من المكافأة. نتيجة لذلك ، تعمل أتمتة العمليات على تقليل الأخطاء مع تحرير وقت وطاقة موظفيك.
كيف يتم استخدام برنامج أتمتة عمليات الأعمال؟
سيحدد نوع العملية التجارية التي ترغب في أتمتة كيفية استخدامك لبرنامج BPA. لا يوجد برنامج معجزة واحد يناسب الجميع يمكنه التعامل مع جميع إجراءات العمل الخاصة بالمؤسسة.
على سبيل المثال ، لا يمكن استخدام برنامج أتمتة الوسائط الاجتماعية الخاص بك لتبسيط إجراءات الشركة الأخرى. يجب عليك إجراء دراسة للعثور على أفضل أداة للوظيفة. فيما يلي بعض التطبيقات لبرنامج BPA.
أمثلة على عمليات أتمتة عمليات الأعمال التي يمكن أتمتتها
هناك العديد من الأمثلة ، ولكن إليك بعضها:
# 1. إدارة العمليات
أتمتة المكون اللوجستي بالكامل للعملية لتتبع من وماذا ومتى يكون في عملك.
# 2. ادارة مشروع
استخدم برنامج إدارة المشروع أو المهام لتجنب سوء الاتصال برسائل البريد الإلكتروني أو ملفات المعلومات أو قوائم المهام.
# 3. دعم العملاء
استخدم برنامج دعم العملاء لأتمتة بعض الاستجابات لتوفر لموظفي الدعم عناء الاستجابة لمئات أو آلاف الشكاوى حول مشكلة ما.
# 4. إدارة مواقع التواصل الإجتماعي
لتوفير الوقت ، استخدم أدوات أتمتة الوسائط الاجتماعية لجدولة منشوراتك على مدار اليوم أو الأسبوع أو الشهر الذي تختاره.
تتمثل ميزة اعتماد برنامج BPA في أنه يسرع العمل. إنه يحسن تجربة العميل مع توفير رؤى حول مجالات مؤسستك التي تتطلب التحسين.
والأهم من ذلك ، أنه يضمن عائدًا أكبر على الاستثمار.
هل يحتاج عملك إلى برنامج أتمتة عمليات الأعمال؟
هناك ارتباط كبير بين الشركات التي تستخدم برامج BPA وتحسين الأداء. إذا كنت ترغب في زيادة الكفاءة والأداء إلى أقصى حد ، فيجب عليك أتمتة إجراءات شركتك.
أسئلة يجب طرحها لتقرير ما إذا كان عملك يحتاج إلى هذا البرنامج
فيما يلي بعض الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار بشأن اعتماد برنامج أتمتة عمليات الأعمال.
# 1. هل تعاني من كثرة الاجتماعات؟
تتعامل معظم الشركات مع العديد من الاجتماعات المتتالية التي تستغرق وقتًا طويلاً. استخدم برنامج BPA لأتمتة هذا الإجراء.
سيقصر هذا البرنامج بشكل كبير الوقت الذي يستغرقه حل المشكلات ، واتخاذ خيارات أسرع ، وتبسيط التعاون - كل ذلك دون مطالبة موظفيك بحضور اجتماع فعليًا في مكتب ما.
# 2. هل عملك يحتوي على الكثير من العمليات اليدوية؟
يعد إنشاء التقارير اليومية وتجميع البيانات يدويًا نشاطًا مستهلكًا للوقت ويتطلب عمالة مكثفة ويمكن أن يؤدي أيضًا إلى أخطاء مكلفة.
استبدل التقارير اليدوية ببرنامج أتمتة العمليات التجارية في شركتك.
# 3. هل عملية مراجعة الوثيقة تبطئ عملك؟
يمكن أن تحدث التأخيرات عندما ينتظر فريقك الموافقة على المستند أو مراجعته من المدير أو المشرف قبل بدء العمل.
ماذا لو كان الرئيس أو المشرف في إجازة أو غير موجود بأي شكل آخر؟ يمكن أن يؤدي ذلك إلى إبعاد فريقك عن المسار الصحيح وربما الإضرار بالمعنويات.
# 4. هل تعتقد أن العمليات المبسطة ستحسن أداء الموظف؟
نعم. الميزة الأساسية لبرنامج أتمتة العمليات التجارية هي أنه يعمل على أتمتة الإجراءات بشكل أسرع ، مما يسمح للموظفين بالعمل بشكل أكثر إنتاجية.
لا يتعين على الفرق إضاعة الوقت في انتظار الموافقات أو المراجعات لأنها تحدث على الفور.
أمثلة على استخدام برنامج أتمتة عمليات الأعمال
فيما يلي بعض الأمثلة المثيرة للاهتمام لاستخدام برنامج BPA لمساعدتك على فهم برنامج أتمتة عمليات الأعمال بشكل أفضل.
# 1. الموظف على متن الطائرة
يعد تعيين الموظفين إجراءً مستهلكًا للوقت ويتطلب جهدًا كثيفًا. ويرجع ذلك إلى حجم الأعمال الورقية المتضمنة في عملية التوظيف ، والتي تشمل الوثائق الأساسية ، وإنشاء الحسابات المصرفية ، وتنظيم الدورات التدريبية ، وإعداد الاجتماعات التعريفية ، وملء نماذج معلومات الموظفين ، والمزيد.
تصبح عملية التوظيف هذه غير منتظمة وغير منظمة وغير متصلة بدون استخدام برنامج BPA ، ويمكن أن تؤدي إلى:
- انخفاض الإنتاجية.
- استياء الموظف.
- فقدان بعض المهام الحاسمة.
- أوراق التوظيف التي لا نهاية لها.
يضمن إجراء إعداد الموظفين الآلي انتقالًا سلسًا من مهمة إلى أخرى.
# 2. طلبات الشراء
أوامر الشراء هي مهمة يومية متكررة في معظم الشركات تتطلب قدرًا كبيرًا من الأعمال الورقية.
يقوم الموظفون بملء نموذج وإرساله إلى فريق المشتريات. يتم إعداد أمر شراء وتسليم نسخة إلى المورد بالإضافة إلى فريق الجرد بعد مراجعته والمصادقة عليه من قبل السلطة المختصة.
قد تظهر العديد من المخاوف إذا لم تكن عملية الأعمال هذه آلية ، بما في ذلك (على سبيل المثال لا الحصر):
- أخطاء أثناء استلام الإمدادات.
- أخطاء في أمر الشراء.
- سجلات غير مكتملة.
- الإنتاجية المتأثرة.
- تأخر الموافقة على أمر الشراء.
إيجابيات وسلبيات برنامج BPA
كل قطعة من البرامج لها مزايا وعيوب. برنامج BPA لا يختلف.
الايجابيات
- يحسن الكفاءة
- يزيد من قابلية التوسع
- يزيد من القدرة على التكيف
- يزيد من القدرة على التكيف
سلبيات
- إخلاء الموظف
- الاستثمار في الأتمتة مكلف.
- القدرة المحدودة للآلات
- مخاوف بشأن الأمن
أفضل برنامج لأتمتة عمليات الأعمال
تقر العديد من الشركات بالحاجة إلى أتمتة إجراءات العمل. نتيجة لذلك ، كانت هناك زيادة غير متوقعة في الطلب على برامج BPA.
تتضمن أمثلة أفضل أدوات أتمتة العمليات التجارية ما يلي:
# 1. ورقة ذكية
Smartsheet عبارة عن مساحة عمل ديناميكية تمكن الفرق من إدارة المشاريع وأتمتة عمليات سير العمل وبناء حلول جديدة بسرعة باستخدام أدوات بدون تعليمات برمجية يستمتعون بها ، كل ذلك مع توفير الحماية التي تتطلبها تكنولوجيا المعلومات.
يعد برنامج BPA هذا حلاً قابلاً للتكيف بشكل مثير للدهشة وسهل الاستخدام ، وقد أدى إلى تحسين الرؤية التنظيمية والتواصل وتحسين العمليات ، كما غيّر كيفية عمل الشركات.
# 2. كيسفلو
جاذبية كيسفلو هي مدى سرعة وسهولة استخدامها لأي شخص يرغب في أتمتة عمليات الشركة. يوفر برنامج BPA هذا نظامًا أساسيًا مباشرًا ومثاليًا وفعالًا لإدارة وتتبع جميع أنشطتك.
إنه يحررك من إجراءات الأعمال المتكررة القائمة على القواعد ويقوم بأتمتة هذه الإجراءات بسهولة ودقة ومرونة شاملة. Kissflow هو برنامج أتمتة العمليات التجارية الأكثر وضوحًا.
# 3. Laserfiche
يساعدك Laserfiche في إدارة العمليات ذات المهام الحرجة في شركتك من خلال استخدام تقارير قابلة للتخصيص وسهلة الاستخدام لتقييم نجاح العمليات التجارية. إنه سهل التعلم ولكن من الصعب إتقانه.
باستخدام لوحات المعلومات والمرئيات ، يقوم برنامج BPA بتقييم أعباء عمل الموظفين. هذه هي أداة أتمتة العمليات التي يجب استخدامها إذا كنت ترغب في زيادة الكفاءة والدقة.
# 4. Comindware المقتفي
Comindware هو برنامج لعمليات الأعمال يزيد من إنتاجية الفريق مع تقليل نفقات العمالة من خلال عمليات مبسطة.
يجعل برنامج BPA هذا من السهل للغاية استبدال العديد من ملفات Excel والعمليات المعقدة بحل واحد متكامل يتطلب الحد الأدنى من مشاركة موظفي تكنولوجيا المعلومات.
# 5. هووتسوت
Hootsuite هي عبارة عن منصة أتمتة معروفة لإدارة الوسائط الاجتماعية في السوق اليوم. مع وجود أكثر من 150 تطبيقًا في متجر Hootsuite App Discovery ، فإنه يحتوي على مجموعة كاملة من موصلات الشبكات الاجتماعية. كما يتضمن أيضًا واجهة مستخدم سهلة الاستخدام للإعداد السريع. يمكنك ربط عدة حسابات بسرعة ، بما في ذلك YouTube. Hootsuite هو حل ممتاز لإدارة الوسائط الاجتماعية للشركات التي تتصل عبر شبكات اجتماعية متعددة.
رقم 6. معسكر القاعدة
Basecamp عبارة عن منصة تعاون عبر الإنترنت تستخدمها الشركات. إنه قابل للتكيف لأنه يسمح بمجموعة واسعة من عمليات الدمج. تشمل الميزات الأساسية لـ Basecamp الموعد النهائي والملف والمهمة والإعلان وتتبع المحادثة. ضع في اعتبارك إنشاء مركز افتراضي لفرق الشركة ، والذي يمكن أن يكون مفيدًا في بيئة العمل عن بُعد. Basecamp هو مركز العمل الأكثر قدرة على التكيف وقوة.
#7. أسانا
Asana عبارة عن نظام أساسي لإدارة المشاريع مع وظائف لكل من المديرين والعاملين. تعمل واجهة المستخدم المباشرة الخاصة به على تبسيط إدارة المشروع مع تشجيع الاستخدام والمشاركة. بقدر ما يتعلق الأمر بالأمان ، توفر Asana أذونات SSO و 2FA وأذونات دقيقة معقدة. تقدم Asana قوالب محددة مسبقًا ، وتقويم فريق مشترك ، ومخطط مهام ، وتحديد أولويات المهام ، وأتمتة مهام متكررة للإدارة والتخطيط.
# 8. إدارة ConnectWise
يمنحك برنامج أتمتة الأعمال ConnectWise Manage التحكم في عمليات عملك من خلال مراقبتها وإدارتها ودعمها بشكل استباقي. إنها الأداة الأكثر فعالية لمساعدة شركتك في تحقيق أهدافها.
# 9. Bonitasoft
يساعد برنامج أتمتة عمليات الأعمال Bonitasoft في تحول مؤسستك. يقوم بأتمتة عمليات الشركة من خلال إشراك أفراد من إدارات متعددة ثم تتبع فعاليتها بمرور الوقت.
# 10. وريك
من المحتمل أن يكون Wrike أفضل تطبيق لأتمتة العمليات التجارية ، مع عدد كبير من القدرات التي تعزز الأداء ، وتسرع النمو ، وتعزز تجربة العملاء.
يعد برنامج BPA هذا مثاليًا للطريقة التي تعمل بها الشركات. إنه مرن بما يكفي لجميع أعضاء فريقك لرؤية الصورة العامة وإنجاز الأمور.
# 11. كيشى
Quixy هو برنامج تطوير تطبيقات بدون كود مقارنة بأدوات أتمتة عمليات الأعمال الأخرى. يسهل تطوير تطبيقات مخصصة لمساعدة عمليات أعمال الشركة.
للحصول على القيمة المثلى ، تعمل بنية برنامج BPA الخاصة بنا على أتمتة عمليات الأعمال وسير العمل ومراقبتها وتحسينها.
# 12. شارع العملية
Process Street هو تطبيق مباشر لأتمتة العمليات التجارية. إنها أيضًا الطريقة الأكثر فاعلية لتتبع قوائم المراجعة والإجراءات المتكررة لفريقك.
يوضح تقليل النقرات وسهولة استخدام برنامج BPA مقدار الاهتمام الذي تم توجيهه في تطويره. يعد شارع Process Street أبسط طريقة لفريقك للتعامل مع تدفقات العمل المتكررة. إنها أداة قائمة تحقق بسيطة لكنها فعالة.
ما هو برنامج أتمتة العمليات؟
يُشار إلى استخدام البرامج والتقنيات لأتمتة العمليات والعمليات التجارية من أجل تحقيق أهداف تنظيمية محددة ، مثل إنشاء منتج ، وتوظيف موظف وتوظيفه ، أو تقديم خدمة العملاء ، باسم أتمتة العمليات.
أي أداة RPA هي الأفضل؟
يعد UIPath أعظم حل RPA لأنه يوفر مجموعة واسعة من ميزات الروبوت سهلة الاستخدام ، بما في ذلك الذكاء الاصطناعي والمقاييس وفقًا لاحتياجات عملك.
ما هي أنواع أتمتة العمليات؟
من بين الأنواع العديدة لأتمتة العمليات:
- أتمتة الواجهة الأمامية.
- أتمتة النهاية الخلفية.
- الإجراءات الأصلية.
- أتمتة ذكية.
ما هي أنواع العمليات الأساسية الخمسة؟
تقع غالبية بيئات الإنتاج في واحدة من خمس مجموعات عريضة. العمليات المتكررة ، المنفصلة ، ورشة العمل ، الدفعات ، والمستمرة.
ما هي أتمتة العمليات الأساسية؟
تعمل الأتمتة الأساسية على أتمتة العمليات البسيطة والأساسية. تقوم تقنيات الأتمتة الأساسية برقمنة العمليات المتكررة مع القليل من الترميز أو بدون تشفير ، مما يقلل من الأخطاء ويسرع عمل المعاملات. تتضمن هذه الأتمتة الأساسية إدارة عمليات الأعمال (BPM) وأتمتة العمليات الآلية (RPA).
ما هي الطرق الثلاث لأتمتة العملية؟
ومع ذلك ، فإن مصطلح "الأتمتة" في حد ذاته غامض ، بما في ذلك مجموعة واسعة من التقنيات ذات القدرات المختلفة وحالات الاستخدام. ضمن مجموعة الأفكار هذه ، يجب مراعاة ثلاث تقنيات رئيسية: وحدات الماكرو ، وأتمتة عمليات تكنولوجيا المعلومات (ITPA) ، وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA).
هل تتطلب أتمتة العمليات ترميزًا؟
لن تحتاج إلى أي خبرة أو قدرات برمجية لإنجاز إجراءات الأتمتة الأساسية ، حتى لو لم يتم القيام بها من قبل. تعمل حلول RPA على تسهيل أتمتة العمليات ، مما يجعل العملية أسرع وأكثر كفاءة.
أخيرا
يمكن للمؤسسات استخدام حل أتمتة العمليات التجارية للتخلص من الخطأ البشري أثناء أتمتة العمليات اليدوية والمتكررة. يمكنك أيضًا الحصول على بيانات في الوقت الفعلي من وحدة تحكم مركزية. يحتوي هذا الدليل على كل ما تحتاجه لاتخاذ القرار الأفضل.
مقالات ذات صلة
- أتمتة الأعمال: التعريف والأمثلة والبرامج والأفكار
- أتمتة عمليات الأعمال: التعريف وأفضل أدوات البرمجيات
- 4 شركات لمشاهدة الروبوتات في المستودعات
- أتمتة المبيعات: المعنى ، المنصات والفوائد
- أفضل برنامج تسويق للأتمتة: الميزات والأسعار
مراجع حسابات
