تستخدم الشركات بجميع أحجامها طلبات الشراء لمراقبة إنفاق الشركة ومتطلبات منتجات الموظفين. طلبات الشراء هي أوراق داخلية يستخدمها موظفو الشركة لمطالبة مديرهم بشراء منتج لاستخدام الشركة. ومع ذلك، فإن أي محترف يعمل في مكتب أو يحتاج إلى مواد فريدة لإنجاز واجباته قد يحتاج إلى فهم كيفية عمل طلب الشراء. ومن حسن حظك، تشرح هذه المقالة ما هو طلب الشراء، وما هي المعلومات التي يحتوي عليها، وكيف يختلف عن طلب الشراء، وكيفية إنشاء طلب.
ما هو طلب الشراء؟
طلب الشراء هو مستند داخلي للشركة يشير إلى نيتها شراء المنتجات أو الخدمات. يقوم الموظف بإكمال طلب الشراء وتقديمه إلى الأفراد أو الإدارات المناسبة للمراجعة والموافقة. قد يكون المدير المباشر للموظف وقسم المشتريات أو المشتريات المركزي بالشركة من المراجعين.
كيفية تحضير طلب الشراء
من المرجح أن تكون إجراءات الشراء والبروتوكول الخاصة بكل شركة لإنشاء طلبات الشراء فريدة من نوعها. لإنشاء نموذج طلب شراء عام، اتبع الخطوات التالية:
#1. حدد موقع المنتج الذي ترغب شركتك في شرائه
نظرًا لأنه يجب على المحترفين ملء العديد من الحقائق في نموذج طلب الشراء، فإن معرفة البضائع والبائع هي الأفضل. حاول معرفة عنوان البائع ومعلومات الاتصال به، بالإضافة إلى سعر المنتج وكميته. العثور على المعلومات ذات الصلة يساعد في كفاءة عملية الشراء.
#2. الاستفادة من قالب أمر الشراء
على الرغم من أنه يمكنك إنشاء نموذج طلب شراء بدون قالب، إلا أنه أسهل بكثير. يتيح لك هذا إدخال المعلومات دون التفكير في تنسيق العملية. ستوفر لك هذه التقنية أيضًا الوقت والطاقة. ابحث عن مستند قابل للتنزيل عبر الإنترنت للحصول على قالب.
#3. أدخل معلومات الاتصال والشحن الخاصة بك
لبدء أمر الشراء، حدد التاريخ الذي تريد إرسال طلبك فيه، وعنوان البائع وتفاصيل الاتصال به، والمنطقة التي تريد شحن المنتج إليها. في قسم منفصل، قم بتضمين معلومات التسليم، مثل طريقة الشحن ووقت الوصول المتوقع.
#4. تضمين تفاصيل المنتج
قم بإنشاء قسم جديد لتفاصيل المنتج. على موقع البائع، حاول تضمين اسم المنتج ورقم التعريف والسعر والكمية المطلوبة. إذا كنت بحاجة إلى العديد من المنتجات، فحاول إدراجها في نموذج الطلب نفسه لتوفير الوقت لك ولمشرفك. من الأفضل أن تحتوي ورقة طلب الشراء الخاصة بك على جميع المعلومات التي يطلبها مشرفك لطلب السلعة أو إنشاء أمر شراء رسمي.
#5. قم بتدوين ملاحظات وملاحظات المنتج
يمكن أن يتضمن ذلك بيانًا حول سبب رغبتك في هذه الأشياء أو تحذيرًا بشأن تفاصيل التسليم. فكر في استخدام هذا الجزء لإرسال أي معلومات قد يطلبها مشرفك للموافقة على نموذج الطلب الخاص بك.
ما هو نموذج طلب الشراء؟
نموذج طلب الشراء هو مستند داخلي يستخدمه الموظف لشراء المنتجات أو الخدمات نيابة عن شركته. يمكن أن تكون هذه المشتريات لأغراض تشغيلية (مثل اللوازم المكتبية) أو المخزون أو مدخلات التصنيع.
محتويات نموذج طلب الشراء
بشكل عام، تتطلب نماذج طلب الشراء المعلومات التالية:
- اسم مقدم الطلب والقسم
- تاريخ الطلب
- المنتجات أو الخدمات المطلوبة
- وصف السلعة والكمية والسعر
- سبب الشراء
لماذا يجب عليك جعل طلبات الشراء إلزامية في عملية الشراء الخاصة بك؟
#1. الشفافية في عملية الشراء
يقوم سير العمل هذا بإنشاء المستندات التي أصدرها القسم وقدم نموذجًا وأن القسم الذي طلب المستلزمات كان لديه سبب تجاري مشروع للقيام بذلك. تقوم معظم المنظمات بتضمين الميزانية المعمول بها وحدود الشراء في نموذج طلب الشراء لإبلاغ مقدم الطلب قبل الشراء.
#2. يبسط إجراءات الشراء
عندما تقوم الشركة بمركزية عملية الشراء الخاصة بها وإشراك موظفيها، يكون ذلك بمثابة سير عمل محدد جيدًا ويمكن التحكم فيه. يعمل هذا الإجراء على تبسيط إدارة المخزون عن طريق تصنيف وتحديد المنتجات والخدمات الواردة بسهولة.
يعمل نظام المشتريات المركزي على تسريع عملية الشراء وتجنب التأخير الذي تسببه الأقسام الفردية، والذي يمكن أن يعيق الكفاءة.
#3. مساعدات في منع الاحتيال
إن الافتقار إلى معايير محددة جيدًا يسمح للموظفين بارتكاب أعمال احتيالية، مثل طلب العناصر للاستخدام الشخصي أو التنسيق مع البائعين للسرقة من الشركة. تنهي طلبات الشراء ذلك عن طريق منع حدوث الاحتيال في المقام الأول والتأكد من أن الموظفين لا يطلبون المنتجات مباشرة من البائعين دون اتباع عملية مناسبة.
#4. يساعد في تجنب الطلبات المتكررة
في الشركات الكبيرة، تتم عملية الشراء عادةً من خلال فريق كامل بدلاً من موظف واحد فقط. تساعد نماذج طلب الشراء قسم المشتريات في متابعة ما تم طلبه وتجنب إجراء عمليات شراء عديدة لنفس الطلب عن طريق الصدفة.
#5. يحسن مساءلة الأعمال والأمن
يؤكد نموذج طلب الشراء أن القسم قد طلب وطلب لوازم معينة. يُظهر مسار المستندات أيضًا أنه تم توفير المواد بمجرد استلامها ومطابقتها للطلب. يمكن استخدام هذا السجل كدليل احتياطي إذا كانت هناك مخاوف بشأن الأشياء المطلوبة أو السعر الذي تم التفاوض عليه لاحقًا.
#6. يعزز توفير التكاليف
يمكن لشركتك توفير المال والوقت من خلال تطوير منصة واحدة لإدارة طلبات الشراء. يتيح لك تجميع مشترياتك معرفة مقدار مشترياتك، مما يجعلك في وضع أفضل للتفاوض على الأسعار المفضلة مع التجار.
#7. بمثابة دليل أثناء عمليات التدقيق
تعتبر نماذج طلبات الشراء مهمة في التدقيق حيث أن معظم عمليات التدقيق تتطلب موافقة المديرين كدليل على قرارات الشراء التي تتخذها الشركة. تعد نماذج طلب الشراء دليلاً مثاليًا لأنها توفر جميع المعلومات حول مقدم الطلب، والموافق (الموافقين)، ووقت الموافقة، والمنتجات المعتمدة.
خطوات سير عمل طلب الشراء
قد تختلف خطوات إجراء طلب الشراء من شركة إلى أخرى. ومع ذلك، يظل المخطط الأساسي للعملية كما هو:
#1. تقديم نموذج طلب الشراء
إنهم ينجزون ذلك عن طريق إصدار وملء نموذج طلب الشراء مع تفاصيل الشراء المطلوب. تفضل بعض الشركات ملء النموذج يدويًا، بينما يستخدم البعض الآخر برامج إدارة الإنفاق.
#2. موافقة المدير المباشر
بعد ذلك، يخضع نموذج طلب الشراء لعملية موافقة داخلية، والتي يقوم المدير المباشر لقسم مقدم الطلب بفحصها. وتتمثل مسؤولية المدير المباشر في ضمان أن عملية الشراء مشروعة ولا تتجاوز حد الإنفاق المسموح به للدائرة.
#3. جرد قسم المخزون
يتم بعد ذلك توجيه نموذج الطلب إلى قسم المخزون، الذي يقوم بمقارنته بالمخزون الحالي للشركة. يتم تحويل الطلب إلى قسم المشتريات في حالة عدم توفر الأصناف.
#4. فحص قسم المشتريات
لإكمال هذا النموذج، يحدد المسؤول متطلبات العمل للمنتجات أو الخدمات، ويتحقق من صحة عملية الشراء، ويتحقق من صحة توقيع السلطات المختصة والموافقة على الطلب بشكل صحيح. في حالة عدم وجود حقائق حاسمة في النموذج، يجوز للضابط إما ملئها أو إعادة النموذج إلى مقدم الطلب لاستكماله.
#5. عمل طلب شراء
يتم إعداد أمر الشراء وإرساله إلى البائع إذا اجتاز نموذج طلب الشراء جميع الموافقات المطلوبة. وعندما يقبل البائع ذلك، يصبح الشراء عقدًا ملزمًا قانونًا.
#6. تنفيذ الطلب وتقييمه
عندما يقوم البائع بتسليم المنتجات أو الخدمات، يقوم قسم الاستلام بفحص الطلب للتأكد من الجودة والكمية. تتحقق طريقة المطابقة الثلاثية من دقة الطلب من خلال مقارنة أمر الشراء وإيصال استلام/تعبئة الطلب والفاتورة. وهذا يضمن أن فريق الشؤون المالية أو المحاسبة يدفع فقط مقابل الأشياء التي اشتروها واستلموها ولا شيء غير ذلك.
#7. تسوية الفاتورة
يتم إغلاق أمر الشراء بعد استكمال متطلبات التوثيق. تتم بعد ذلك الموافقة على فاتورة البائع من قبل الفريق المالي، وتسجيلها في الحسابات الدائنة، ودفعها بموجب شروط وأحكام الدفع.
أهمية طلب الشراء
تعتبر طلبات الشراء مهمة لأنها تسمح للشركات بتخطيط عمليات الشراء الخاصة بها وتقييم متطلبات التوريد. يستخدم المحترفون هذه الوثيقة الداخلية كأداة تنظيمية وأسلوب لتتبع طلبات الشراء. فيما يلي بعض الأسباب الإضافية التي تجعل طلبات الشراء مهمة:
#1. إنهم يتتبعون المشتريات
في حين تُستخدم أوامر الشراء بشكل شائع لتتبع المشتريات، فإن مستندات طلب الشراء تساعد الشركات في توقع الالتزامات المالية المستقبلية والتنبؤ باتجاهات الإنفاق. على سبيل المثال، إذا قام أحد المحترفين بتقديم طلب شراء للمواد الأساسية واللوازم المكتبية الأخرى كل بضعة أشهر، فيمكن للمشرف المسؤول عن ميزانية القسم تحديد هذا الاتجاه وتخصيص مبلغ مناسب من المال لهذا الشراء.
#2. يشارك الموظفون في عملية الشراء
ونظرًا لأن الموظفين يقدمون عادةً طلبات الشراء، فإن هذه المستندات تساعد المهنيين في الشعور بمزيد من المشاركة في إنفاق شركاتهم. إنه بمثابة دليل مادي على استفسار الموظف ويساعد المديرين في تذكر متطلبات التوريد المحددة بدلاً من الاعتماد على الكلام الشفهي لطلب الشراء.
#3. يخلق عملية شراء آمنة
يعد نموذج طلب الشراء هو الخطوة الأولى في طلب مستلزمات المكتب. تضمن هذه المرحلة اتباع الموظفين للإجراءات الصحيحة عند إنفاق أموال الأعمال. كما أنه يقلل من إمكانية قيام الموظفين بإنفاق أموال الأعمال على أشياء عديمة الفائدة.
ما هي عملية الموافقة على طلب الشراء؟
يتم استخدام عملية الموافقة على طلب الشراء للحصول على إذن لشراء السلع والخدمات. يستخدمه المشرفون للموافقة على طلب الشراء أو رفضه بناءً على معايير الشركة، وصحة الشراء، ومتطلبات العمل.
ما هي الأجزاء الخمسة لطلب الشراء؟
- اسم مقدم الطلب والقسم
- تاريخ الطلب
- السلع أو الخدمات المطلوبة
- السبب وراء الشراء
- الاسم القانوني للمورد
ما هي مخاطر طلب الشراء؟
يعد الترخيص غير الكافي أحد أخطر المخاطر المرتبطة بطلبات الشراء. يمكن معالجة الطلبات وشراء العناصر أو الخدمات غير الضرورية أو خارج ميزانية المنظمة دون الحصول على إذن مناسب.
هل يعتبر طلب الشراء عقدا؟
أمر الشراء (المعروف أيضًا باسم أمر الشراء) هو مستند يرسله المشتري إلى البائع أو الموزع أو الشركة المصنعة ليطلب شراء منتج. علاوة على ذلك، بمجرد قبول البائع للطلب، يصبح عقدًا قابلاً للتنفيذ قانونًا.
ما هي الأنواع المختلفة لطلبات الشراء؟
باختصار، لدى المشتريات ثلاثة أنواع من طلبات الشراء: المباشرة والداخلية والخارجية. يعد فهم هذه التناقضات أمرًا بالغ الأهمية لأي مدير مشتريات أو شركة تتطلع إلى ضمان عملية شراء سلسة.
وفي الختام
الطلب هو طلب رسمي لمنتج أو خدمة يمكن تسليمه أو تقديمه إلكترونيًا. يعزز إجراء الطلب المنظم جيدًا كفاءة الشركة ومساءلتها. تعمل حلول الشراء إلى الدفع على أتمتة عملية الشراء بالكامل، بدءًا من الطلب وحتى الدفع، مما يزيد من تحسين الدقة والكفاءة.
- PROCURIFY: الميزات والمراجعة والتسعير والمنافسين
- أفضل أفضل محرر PDF لنظام التشغيل MAC في عام 2023 (مجاني، مدفوع، عبر الإنترنت)
- طرق سريعة وسهلة لإلغاء اشتراك Apple TV
- نظام VMS بسيط: الملف الشخصي والمراجعة والبدائل والمزيد 2023
- RYDOO: الميزات والتسعير والمراجعات والمنافسين
مراجع حسابات
