يُنظر إلى المسؤول التنفيذي أحيانًا على أنه جيد فقط مثل مساعده الإداري ، والمعروف أيضًا باسم محترف إداري ، أو مساعد تنفيذي ، أو سكرتير ، أو مساعد شخصي.
مساعد المسؤول هو "عيون وآذان" الشركة ، ويتولى الإدارة اليومية لواحد أو أكثر من المديرين التنفيذيين ، أو الفريق ، أو الشبكة. لديهم رؤى فريدة وقوية في ثقافة الشركة وأدائها واتجاهها المستقبلي. في هذا المنشور ، سنناقش المهارات والمتطلبات التعليمية وراتب مساعد إداري.
من هو المساعد الاداري؟
المساعدون الإداريون مسؤولون عن إجراء وتوجيه الواجبات الإدارية اليومية للمنظمة. تساعد هذه الوظيفة الحاسمة الإدارة و / أو موظفي المكتب من خلال الرد على الاتصالات الواردة ، وتوزيع المراسلات البريدية ، وأداء الواجبات الإدارية العامة مثل حفظ الملفات ، والطباعة أو التصوير ، وإدخال البيانات ، وغيرها من المهام المخصصة.
العاملون الإداريون مهمون للغاية للتشغيل السلس للعمل أو الفريق أو المكتب. غالبًا ما يكون المساعد الإداري هو أول توظيف خارج الفريق التأسيسي للعديد من المنظمات ، حيث يعتمد العديد من الرؤساء التنفيذيين على مهارات مساعديهم لإنجاز وظائفهم بكفاءة.
واجبات ومسؤوليات مساعد إداري
تركز المهام والمسؤوليات الأساسية للمساعد الإداري على مساعدة الآخرين. يمكن أن تتغير واجباتهم الوظيفية بشكل كبير ، ليس فقط من وظيفة إلى أخرى ، ولكن أيضًا من يوم لآخر في نفس الوظيفة. قد يقومون بمجموعة من الوظائف في أي يوم واحد ، بما في ذلك:
- الرد على الهواتف والترحيب بالزوار
- جدولة المواعيد وتحديث التقويمات باستمرار.
- جدولة وتنسيق اجتماعات الموظفين وغيرها.
- يجمع ويوزع البريد. .
- قم بإعداد المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والفواتير والتقارير والمراسلات الأخرى حسب الحاجة.
- إنشاء وتعديل المستندات التي تتراوح من الرسائل إلى التقارير والمواد التعليمية.
- إنشاء وصيانة أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والمادية.
- يدير الحسابات ومسك الدفاتر.
كفاءات ومهارات المساعد الإداري
لكي تكون مساعدًا إداريًا ناجحًا ، ستحتاج إلى بعض المهارات الأساسية.
# 1. معرفة الكمبيوتر والبرمجيات:
يجب أن تكون على دراية بـ Microsoft Office والبريد الإلكتروني والإنترنت. إذا كنت تعمل في شركة صغيرة ، فقد تحتاج إلى التعرف على QuickBooks أو تطبيقات برامج المحاسبة الأخرى.
# 2. مهارات تعدد المهام:
هذا أمر حيوي بشكل خاص إذا كنت مديرًا أيضًا. يجب أن تكون قادرًا على التعامل مع الطلبات المتعددة في نفس الوقت. .
# 3. مهارات التواصل
مهارات الاتصال ، اللفظية والمكتوبة ، حاسمة. يجب أن يكون لديك معرفة قوية باللغة الإنجليزية ومهارات ممتازة في التدقيق اللغوي.
# 4. مهارات التعامل مع الآخرين
مهارات التعامل مع الآخرين مطلوبة لأنك ستعمل مع الآخرين ، بما في ذلك العملاء والعاملين في المكاتب. آداب السلوك الجيدة والمزاج الهادئ يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً.
# 5. القدرات التنظيمية
يجب أن تكون منظمًا ومهتمًا بالتفاصيل ، مع القدرة على تحديد موقع مستند أو استدعاء بروتوكول في أي لحظة.
# 6. قدرات اتخاذ القرار:
ستجد نفسك كثيرًا تتعامل مع العديد من الأشياء بشكل متزامن تقريبًا ، خاصة في المكاتب المزدحمة ، لذلك يجب أن تكون قادرًا على تحديد الأولويات واتخاذ قرارات فعالة من حيث الوقت. قد يطلب العميل موعدًا على الفور ، لكن هل يحتاجه حقًا على الفور أم يمكنه الانتظار بضعة أيام؟
جدول رواتب المساعد الإداري
قد تؤثر طبيعة العمل الذي يعمل فيه المساعد الإداري ، فضلاً عن اتساع نطاق المهام ، على الراتب. يُمنح أعلى راتب مساعد إداري لأولئك الذين يعملون كمديرين تنفيذيين.
- الراتب المتوسط السنوي للمساعد الإداري: 40,990 دولارًا (19.71 دولارًا في الساعة)
- الراتب السنوي للمساعد الإداري في أعلى 10٪: أكثر من 67,510،2.46 دولار (XNUMX دولار / ساعة)
- الراتب السنوي للمساعد الإداري في أدنى 10٪: أقل من 26,880 دولارًا (12.92 دولارًا في الساعة))
متوسط راتب مساعد إداري بالنسبة لأفضل الوظائف الأخرى
حصل المساعد الإداري على متوسط راتب قدره 39,180،2019 دولارًا في عام 2019. في عام 62,920 ، حصل المساعدون الإداريون على متوسط الراتب التالي: حصل المساعدون التنفيذيون على 37,320،36,360 دولارًا سنويًا ، وحصل ممثلو خدمة العملاء على 31,250،XNUMX دولارًا سنويًا ، وحصل موظفو المكاتب على XNUMX،XNUMX دولارًا سنويًا ، وحصل موظفو الاستقبال على XNUMX،XNUMX دولارًا في السنة .
متطلبات التعليم والتدريب والشهادة.
لا تتطلب هذه المهنة أي تعليم متقدم محدد ، ومع ذلك ، يمكن أن تكون مفيدة.
مطلوب شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها ، ويمكنك الحصول على ميزة في المهنة من خلال التسجيل في برنامج درجة الزمالة أو برنامج تدريب السكرتارية بعد المدرسة الثانوية. في عدد متزايد من الصناعات ، غالبًا ما يحمل السكرتارية درجات البكالوريوس أو الشهادات التي تركز على التخصص مثل السكرتير القانوني المعتمد أو المساعد الإداري الطبي المعتمد. يجب أن يكون لدى المساعدين التنفيذيين والأمناء التنفيذيين على الأقل عدد قليل من الاعتمادات الجامعية ، إن لم يكن على درجة البكالوريوس.
ضع في اعتبارك أن تبدأ تدريبك مع وكالة عمل مؤقتة. تقدم هذه المنظمات في بعض الأحيان التدريب للمجندين الجدد. خلاف ذلك ، إذا كانت لديك مهارات سكرتارية أو إدارية أساسية ، فقد يتم إعطاؤك تدريبًا أثناء العمل بينما تتعلم خصوصيات وعموميات شركة أو قطاع معين.
فرص عمل
لسوء الحظ ، فإن التكهن بالوظيفة لهذا المنصب ليس واعدًا. وفقًا لمكتب الولايات المتحدة لإحصاءات العمل ، ستبدأ التطورات التكنولوجية في تولي العديد من واجبات المساعدين الإداريين بين عامي 2019 و 2029 ، مما يؤدي إلى انخفاض بنسبة 9٪ في نمو الوظائف.
بيئة مكان العمل
تقريبا كل صناعة تتطلب هذا المنصب. يمكنك العمل في مكتب طبي أو مكتب محاماة أو مكتب حكومي أو مقاول محلي صغير. على أي حال ، ستعمل على الأرجح في مكتب.
نظرًا لتزايد الطلب على المساعدين الافتراضيين ، فقد تتمكن من العمل من المنزل.
جدول العمل
غالبًا ما تكون هذه وظيفة بدوام كامل تقريبًا خلال ساعات العمل العادية ، ولكن طبيعة العمل ، مثل إذا كنت تعمل في عيادة طبية ، قد تتطلب بعض العمل في عطلة نهاية الأسبوع. علاوة على ذلك ، قد يُطلب من العاملين في مهنة المحاماة العمل لساعات طويلة استعدادًا للمحاكمات والمواعيد النهائية.
كيف تحصل على وظيفة كمساعد إداري
# 1. احصل على توصيات متميزة
يريد أصحاب العمل الذين يبحثون عن سكرتير أو مساعد إداري شخصًا يمكنهم العمل معه بشكل مريح ، ويتناسب مع بقية الفريق ، ويمكن الوثوق به بمعلومات حساسة. يمكن إثبات هذه الصفات من خلال خطابات توصية قوية.
# 2. تطبيق الشبكة الخاصة بك
استخدم شبكتك لمعرفة المزيد عن فرص العمل. اتصل بمعارفك على Facebook و LinkedIn ، وكذلك أفراد الأسرة والجيران وأصحاب العمل القدامى. أخبرهم أنك ستستمتع بالتعرف على أي شخص قد يقوم بالتجنيد.
# 3. ابحث عن الفتحات
للعثور على فرص عمل ، استخدم كلمات رئيسية مثل المساعد الإداري ومساعد التسويق ومساعد التحرير والسكرتير الطبي والسكرتير القانوني ومساعد المكتب في بحث Google. سيتم أيضًا الإعلان عن العديد من الوظائف الإدارية في قسم التوظيف في جريدتك المحلية أو موقع غرفة التجارة على الويب.
# 4. اتقن سيرتك الذاتية
يمكن استخدام نموذج السيرة الذاتية هذا كمرجع والتأكد من تضمين أفضل الكلمات الرئيسية. لا تنس أهمية وجود خطاب تغطية رائع لتتماشى معه.
# 5. اذهب للمقابلة
ستساعدك معرفة ما يُحتمل أن يُطلب منك في وقت مبكر على إجراء المقابلة. ضع في اعتبارك بعض الأسئلة النموذجية وخطط لإجاباتك مسبقًا.
كيف يمكن استخدام السيرة الذاتية لتقييم مؤهلات المساعد الإداري للمرشح؟
اتبع هذه الأساليب لمعرفة ما إذا كان المرشح مناسبًا لمنصب المساعد الإداري الخاص بك:
- ضع قائمة بالمسؤوليات التي يجب أن يكون مساعدك الإداري قادرًا على القيام بها.
- افحص الوصف الوظيفي والمهارات المميزة لمنصب المساعد الإداري.
- لإثبات التوافق ، قارن المهارات المدرجة في سيرتهم الذاتية بتلك المدرجة في وصف وظيفتك.
- افحص دورهم في تجربة العمل. يمكن أن تكون الخبرة السابقة كمساعد إداري أو في صفة ذات صلة مثل موظف استقبال أو مساعد مكتب مفيدة. قد تقرر خبراتهم العملية ذات الصلة ما إذا كانوا مؤهلين للوظيفة.
- تحقق لمعرفة ما إذا كانت خلفيتهم التعليمية يمكن أن تساعدهم في منصبهم كمساعد إداري. يشير المرشح الحاصل على درجة جامعية في إدارة الأعمال وشهادات في Outlook و Excel والمساعدة المهنية ، على سبيل المثال ، إلى أهليته.
ما المهارات التي يبحث عنها المحاورون عند تعيين مناصب مساعد إداري؟
تبحث الشركات عن متقدمين يتمتعون بمهارات شخصية ممتازة ، بدلاً من عدد معين من سنوات الخبرة أو الخلفية التقنية ، لشغل وظائف مساعد إداري مبتدئ ومتوسط المستوى.
غالبًا ما يبحث مديرو التوظيف عن أشخاص يمكنهم التواصل بشكل فعال ، وحل المشكلات بشكل إبداعي ، والبقاء على رأس التفاصيل التي لا نهاية لها من أجل مساعدة الفريق ومساعدة الجميع على دفع المؤسسة إلى الأمام.
فيما يلي أهم المهارات التي يبحث عنها مديرو التوظيف في المتقدمين لمساعدين إداريين:
# 1. مهارات التواصل:
كمساعد إداري ، سوف تتعامل مع الموظفين على جميع المستويات في جميع أنحاء المنظمة. من الأهمية بمكان التواصل بطريقة تعاونية ومهنية وناجحة. يعطي مديرو التوظيف الأولوية للمرشحين ذوي مهارات الاتصال الرائعة لأنهم يدركون مدى جودة تواصل المساعد الإداري الذي قد يكون له تأثير كبير على المنظمة.
# 2. مهارات تنظيمية:
بهذه الصفة ، ستكون مسؤولاً عن تنظيم التقويمات وتخطيط الأحداث وإدارة المشروع والوفاء بالمواعيد النهائية الأخرى. أصغر الأشياء حاسمة. عندما يغيب المسؤول التنفيذي عن اجتماع ، قد يكون المال على المحك. يساعد الحفاظ على مسؤول منظم الشركة في تحقيق أهدافها.
# 3. مهارات التعاون:
بصفتك مساعدًا إداريًا ، ستتعاون مع مديرك أو مديرك ، وكذلك الأشخاص من الأقسام الأخرى ، للحفاظ على سير الأمور بسلاسة و لإكمال المشاريع في الوقت المحدد. يجب أن تكون قادرًا على القيام بذلك بكفاءة.
# 4. مهارات الحاسوب:
يتضمن جزء كبير من وظيفة المساعد الإداري استخدام جهاز كمبيوتر ، سواء كان ذلك للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو كتابتها أو إدارة التقويمات أو إنشاء عروض PowerPoint التقديمية. ومع ذلك ، يمكن تعلم مهارات الكمبيوتر أثناء العمل ، في حين أن تعليم مهارات الاتصال أصعب بكثير. لذا ، إذا كان هذا هو مكانك الضعيف ، فلا تفزع! لا يزال بإمكانك الحصول على وظيفة رائعة إذا أظهرت استعدادك وقدرتك على التعلم.
عندما تستعد للإجابة على أسئلة مقابلة مساعد إداري ، ضع هذه المهارات في الاعتبار. سيساعدك العمل معهم حيث يكونون منطقيين على ترسيخ وضعك كأكبر متقدم في نظر مسؤول التوظيف أو مدير التوظيف.
أسئلة مقابلة المساعد الإداري
- ما هي الأدوات التنظيمية التي تستخدمها؟
- صف الموقف الذي أخطأت فيه. كيف قبلت تحمل المسؤولية عن خطأك ، وماذا تعلمت نتيجة لذلك؟
- ما هي برامج الكمبيوتر والبرامج التي تشعر بالراحة معها؟
- ماذا ستفعل إذا علقت في مشروع؟
- أخبرني عن وقت اضطررت فيه إلى ممارسة السلطة التقديرية.
- ما هي أهم مساهمة قدمتها للفريق السابق الذي عملت معه؟
- ما يميزك عن المرشحين الآخرين؟
- أخبرني عن وقت كان لديك فيه خلاف مع رئيس أو زميل في العمل. ماذا حدث وكيف تعاملت معه؟
- ما هي بيئة عملك المثالية؟
- كيف توازن بين المشاريع المتضاربة ذات الأولوية العالية؟
# 1. ما هي الأدوات التنظيمية التي تستخدمها؟
من المتوقع أن يكون المساعدون الإداريون أكثر الأفراد تنظيماً في المكتب من قبل مديري التوظيف. يعد البقاء منظمًا أمرًا حيويًا للقيام بالعمل بشكل صحيح ، سواء كان ذلك تنظيم الاجتماعات أو الالتزام بالمواعيد النهائية أو تجهيز الوثائق في أي لحظة. يمكن أن تساعدك الأدوات التنظيمية ، مثل تقويم Google و Asana وبرامج إدارة المشاريع الأخرى ، في الازدهار بهذه الصفة ، لذلك لا تتردد في ذكر معرفتك بها.
يستلزم البقاء منظمًا أكثر من مجرد معرفة مكان كل ملف. "قد تبدو إدارة التقويمات بسيطة ، ولكن لها تأثير كبير على الشركة ويمكن أن تكون صعبة. تقول Treena Diebolt ، نائب رئيس Peloton لـ Global Talent Attraction: "يجب أن يستخدم المسؤول حكمًا قويًا ويقود الأولويات المناسبة".
كيف تجاوب
ضع في اعتبارك أدوات إدارة وتنظيم وتقويم المشروع التي استخدمتها في عملك السابق أو في حياتك الخاصة قبل مقابلتك. استعد لوصف كيفية استخدامك للأدوات للبقاء منظمًا ، مثل البريد الإلكتروني اليومي لـ Asana الذي يُعلم الجميع في مشروع بموعد نهائي وشيك.
# 2. صف الموقف الذي أخطأت فيه. كيف قبلت تحمل المسؤولية عن خطأك ، وماذا تعلمت نتيجة لذلك؟
حتى أفضل المساعدين الإداريين يخطئون لأنه لا يوجد أحد مثالي. يفهم مديرو التوظيف هذا ويريدون معرفة كيف ستعترف بخطأ ما ، وتجد حلاً على الفور ، وتتعلم منه من أجل منع ارتكاب أخطاء مماثلة في المستقبل.
كيف تجاوب
يجب أن تقدم مثالًا واقعيًا لموقف ارتكبت فيه خطأ. خذ بعض الوقت للتفكير في الخطأ الذي حدث ولماذا حدث وما فعلته لإصلاحه. أخيرًا ، تحدث عما تعلمته وما الذي ستفعله بشكل مختلف في المرة القادمة لمنع ارتكاب نفس الخطأ.
لشرح قصتك بشكل أفضل والتأكد من نقل جميع الحقائق المهمة ، استخدم نهج STAR لبناء إجابتك (على هذا السؤال وغيره من الأسئلة السلوكية). STAR هو اختصار يرمز إلى:
- حدد السيناريو وقدم أي تفاصيل مطلوبة.
- صِف ما كنت مسؤولاً عنه في هذه الحالة.
- الإجراء: صِف الخطوات التي اتخذتها لمعالجتها.
- شارك نتائج أفعالك.
# 3. كيف تدير عدة مشاريع ذات أولوية عالية؟
يقدم بعض المساعدين الإداريين تقاريرهم إلى العديد من المشرفين ؛ قد يكون للآخرين نطاق واسع من المسؤوليات ، مما يعني أنهم مسؤولون عن عدد كبير من المهام ذات الأولوية العالية. يطرح المديرون هذا السؤال لمعرفة كيف يدير المرشح وقته ويستخدم حكمه لتحديد أولويات المهام.
كيف تجاوب
يجب أن تثبت قدرتك على التوفيق بين العديد من المشاريع ، سواء كانت متعلقة بالعمل أو المدرسة ، من خلال مناقشة كيفية تقسيم وقتك وتحديد الأولويات بين المبادرات المختلفة. هذه أيضًا فرصة رائعة لإظهار مهاراتك في اتخاذ القرار.
# 4. ما هي برامج الكمبيوتر والبرامج التي تشعر بالراحة معها؟
لا يمانع مديرو التوظيف إذا أجريت بعض التدريب على الكمبيوتر ، لكنهم يريدون أن يروا أن لديك بعض الإلمام بالتطبيقات المتنوعة وأنك على استعداد لتعلم أي برامج أخرى مطلوبة في الوظيفة.
كثيرًا ما يطلب الأشخاص الذين يبحثون عن مساعدين إداريين المعرفة باستخدام Microsoft Office Suite ، وخاصة PowerPoint ، لتمكينهم من إنشاء عروض تقديمية داخلية أو خارجية للفريق. وفقًا لستيفاني نازنيتسكي ، المديرة التنفيذية لـ OfficeTeam ، وهو قسم من روبرت هاف متخصص في تعيين مهنيين إداريين ومكاتب ذوي مهارات عالية ، قد يرغب مديرو التوظيف في الحصول على مرشح بارع في وسائل التواصل الاجتماعي ، ويمكنه إدارة المؤتمرات عبر الإنترنت ، وهو ماهر في إنشاء المستندات ، أو لديه خبرة في استخدام برامج التعاون ، حسب الوظيفة.
كيف تجاوب
يجب أن تكون مستعدًا لتحديد التطبيقات التي استخدمتها في الماضي وشرح مستوى إلمامك بكل منها. سوف يستخدمون برامج مختلفة اعتمادًا على المنظمة ، لذا اقرأ الوصف الوظيفي لمعرفة ما يبحثون عنه. إذا لم يتم ذكر أي تطبيقات محددة ، فقم بالتأكيد على البرامج المعروفة مثل Salesforce أو Slack أو G Suite أو فرق مايكروسوفت. يمكنك أيضًا تسليط الضوء على البرامج التي تعلمتها بشكل أسرع ، مما يدل على أنه حتى لو لم تستخدم برنامجًا يعتمد عليه هذا الفريق ، فأنت متعلم سريع ومتحمس يمكنه التقاطه بسهولة.
# 5. كيف ستتعامل مع مشروع عالق فيه؟
قد يعهد المدير المرهق أو المثقل بالأعباء بمشروع ما إلى مساعد إداري دون توضيح الأهداف أو العملية المتوقعة بشكل صحيح. يبحث مديرو التوظيف عن مساعد إداري يأخذ زمام المبادرة ويطلب المساعدة بدلاً من إكمال المشروع بلا مبالاة.
كيف تجاوب
حدد الخطوات التي ستتبعها وأفكارك حول الحصول على المساعدة. يجب عليك أولاً أن تشرح كيف ستجري البحث الخاص بك وحل المشكلات. يمكنك أيضًا مناقشة استخدام موارد واتصالات أخرى داخل المنظمة ، مثل تحديد أمثلة لمشاريع مماثلة تم إجراؤها في الماضي أو الوصول إلى شخص تعرفه قام بعمل مماثل في الماضي. ثم اشرح كيف ستطلب توضيحًا من إدارتك إذا لزم الأمر.
يجب أن تذكر أنه بصفتك المسؤول ، فأنت على دراية بجدول مديرك وأنك على دراية بوقت عدم توفرها ، وفقًا لـ Naznitsky. ثم يمكنك أن تقول ، "إما أن تستغل اجتماعك الفردي أو احجز وقتك لطلب التوضيح." يمكن أن يوفر لك الحجز لمدة عشر دقائق الآن ساعات من العمل غير المجدي أو إضاعة الوقت لاحقًا ".
# 6. ما هي أهم مساهمة قدمتها للفريق السابق الذي عملت معه؟
يمكن للمساعدين الإداريين التفوق في تخطيط الأحداث وإدارة المشاريع والجهود التنظيمية التي تساعد فريق العمل بشكل أكثر كفاءة. في حين أن المساعدين الإداريين لديهم مهام محددة ، غالبًا ما يُطلب منهم تولي مشاريع إضافية أو "ملء الفراغ" إذا كان هناك شيء يجب القيام به ولكن لا يمكن لأي شخص آخر القيام بذلك. يبحث مديرو التوظيف عن المتقدمين الذين يمكنهم التعاون بشكل جيد مع الآخرين والمساهمة في الأداء العام لفريقهم.
كيف تجاوب
استعد للحديث عن مشروع كبير أو مساهمة مهمة قدمتها للفرق السابقة التي عملت عليها. ضع في اعتبارك أي مشروع جماعي كبير أكملته في فصل دراسي أو كجزء من مجموعة خارج المنهج إذا كنت مبتدئًا بدرجة أكبر.
عند اختيار مشروع للشرح ، اختر شيئًا أنت متحمس له حتى تتألق هواياتك ، وصفاتك ، وشخصيتك. "فكر في أكثر ما استمتعت به ، [ثم] ضع نقاطًا بسيطة لوصف ما كان عليه ، وما كان متوقعًا منك ، والأفكار المبتكرة التي توصلت إليها ، ثم وصف النتيجة ،" ينصح نازنيتسكي. استعد لشرح كيفية قيادتك للمشروع أو المساهمة فيه ، واعتناء بمسؤولياتك ، وإكمال المشروع في الوقت المحدد. ثم لخص كيف ساعد ذلك في نمو الفريق أو تحقيق أهدافه.
# 7. أخبرني عن الوقت الذي كان عليك فيه استخدام السلطة التقديرية.
يساعد المساعدون الإداريون في كثير من الأحيان في إدارة اتصالات الشركة والجدولة والمبادرات الأخرى دون تسريب التفاصيل إلى الطاقم الكامل. وفي الوقت نفسه ، ينظر باقي الموظفين في كثير من الأحيان إلى المساعدين الإداريين على أنهم نظير يثقون به ، مما يمكن أن يساعد المنظمة على العمل بشكل أفضل ولكنه يطلب أيضًا من مساعدين إداريين ممارسة حكمهم في سيناريوهات معينة.
كيف تجاوب
استخدم السلطة التقديرية عند الرد على سؤال يتعلق بالسلطة التقديرية. إن الكشف عن جميع تفاصيل المشكلة سيضر بك ويثبت أنك لا تعرف متى تحجب المعلومات من أجل حماية شركتك أو زملائك في العمل.
"فكر في هذا مسبقًا ، لأن الكشف عن الكثير من الحقائق لا يُظهر حرية التصرف!" يقدم المشورة لجولي بيرين ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة All Things Admin ، وهي شركة تدريب للعاملين الإداريين. يتطلب الأمر ممارسة للتحدث عن مشكلة على نطاق واسع مع الاستمرار في تقديم تفاصيل كافية لتوضيح وجهة نظرك.
إذا كنت مرشحًا للمبتدئين ، فقد يتجاهل مديرو التوظيف هذا السؤال ، ولكن إذا طُلب منك ذلك ، فكر في نادٍ كنت عضوًا فيه في الكلية وقدم مثالاً من هناك.
# 8. أخبرني عن وقت كان لديك فيه خلاف مع مشرف أو زميل في العمل. ماذا حدث وكيف تعاملت معه؟
الخلافات والمواجهات في مكان العمل أمر لا مفر منه. نظرًا لأنك تتعامل مع عدد كبير من الموظفين كمساعد إداري ، يزداد خطر تكوين الخلاف. يستخدم مديرو التوظيف هذا السؤال لتحديد قدرتك على التفكير الذاتي والتحليل الذاتي والتعلم من التجارب السابقة.
كيف تجاوب
"لا ترد ،" ليس لدي أي نزاع ، وأنا أتفق مع الجميع. " هذا هراء. الجميع على خلاف مع شخص ما. من فضلك قل لي قصة. "كيف تتعاملون مع ذلك؟" يشرح فاسكويز. إذا طرح مديرو التوظيف هذا السؤال ، فإنهم لا يهتمون بما إذا كان الخلاف قد حدث ؛ يريدون سماع ما فعلته لحلها ومواصلة العمل دون الحاجة إلى التعامل معها مرة أخرى.
يمكنك استخدام مشكلات من العمل الخارجي للمرشحين للمبتدئين ، مثل الشجار أثناء عملية التوظيف في نادي نسائي أو فشل زميل في الفصل في تحمل ثقله أثناء مشروع جماعي. استعد لشرح ما حدث ، وأين نشأت المشكلة ، وكيف توصلت إلى حل ، أو كيف قررت المضي قدمًا إذا لم يتم حلها. لا تسخر أبدًا من زميل في العمل أو رئيس سابق. بدلاً من ذلك ، ركز على كيفية استخدامك لإبداعك للوصول إلى هذا الاستنتاج وما تعلمته نتيجة لذلك.
تدرب على ردك حتى تتمكن من التخلص من جزء من المشاعر أثناء تقديم قصة عن سيناريو متوتر أو مزعج.
# 9. ما الذي يميزك عن غيرك من المرشحين؟
يريد مديرو التوظيف معرفة أكبر أصولك ومهاراتك ، وكيف تكون فريدة بالنسبة لك ، لذلك يطرحون هذا السؤال.
كيف تجاوب
قبل المقابلة ، يجب أن تفكر في نقاط قوتك. ابدأ بقراءة الوصف الوظيفي بعناية وتحديد الموهبة أو المهارات التي يبحث عنها مدير التوظيف والتي تمثلها أكثر من غيرها. أعط مثالاً محددًا عن كيف استفادت هذه المهارات فريقًا كنت في السابق جزءًا منه.
# 10. ما هي بيئة عملك المثالية؟
أثناء المقابلة ، يجب على مديري التوظيف تحديد ليس فقط ما إذا كان العميل المحتمل لديه المهارات الأساسية للازدهار كمساعد إداري ، ولكن أيضًا ما إذا كان الفرد سيعمل بشكل جيد مع الفريق الحالي. ما يبحث عنه المدير سيحدده جو مكان العمل في الشركة.
كيف يمكن للمساعد الإداري تحسين أدائه الوظيفي؟
يمكن للمساعد الإداري تحسين أداء وظيفته من خلال اكتساب مهارات جديدة باستمرار ، والبقاء منظمًا ، والحفاظ على موقف إيجابي ، والتواصل الفعال مع الزملاء والعملاء ، ومن خلال كونه استباقيًا في توقع المشكلات وحلها.
ما هو دور المساعد الاداري في خدمة العملاء؟
يلعب المساعد الإداري دورًا مهمًا في خدمة العملاء من خلال العمل كنقطة اتصال أولى للعملاء والعملاء ، والتعامل مع استفسارات العملاء ، وتوفير المعلومات ، والمساعدة في حل أي مشكلات قد تنشأ.
ما هو دور المساعد الاداري في ادارة البيانات؟
المساعد الإداري مسؤول عن الحفاظ على سجلات ومعلومات دقيقة وحديثة ، وتنظيم الملفات وقواعد البيانات ، وتحديث قواعد البيانات ، وضمان خصوصية البيانات وأمنها.
ما هي أهمية التواصل بالنسبة لمساعد إداري؟
يعد الاتصال الفعال أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة للمساعد الإداري ، حيث يجب أن يكون قادرًا على التواصل بشكل فعال مع العملاء والزملاء والرؤساء. تشمل مهارات الاتصال الجيدة القدرة على الكتابة بوضوح ودقة ، والاستماع بنشاط ، والتعبير عن الأفكار بشكل فعال.
ما هو عبء العمل النموذجي لمساعد إداري؟
قد يختلف عبء العمل الخاص بالمساعد الإداري اعتمادًا على حجم المؤسسة والمسؤوليات المعينة ، ولكنه يتضمن عادةً أداء مجموعة من المهام الإدارية ، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية ، وجدولة المواعيد ، وإدارة البريد الإلكتروني والمراسلات ، وتنظيم الملفات.
ما هي التوقعات الوظيفية للمساعدين الإداريين في السنوات الخمس القادمة؟
وفقًا لمكتب إحصاءات العمل ، من المتوقع أن تنمو التوقعات الوظيفية للمساعدين الإداريين بنسبة 3٪ من 2019 إلى 2029. ومن المتوقع أن يظل الطلب على المساعدين الإداريين قوياً ، لا سيما في صناعات مثل الرعاية الصحية والحكومة والخدمات القانونية.
كيف تجاوب
استعد للمقابلة من خلال البحث عن الشركة التي ستجري مقابلة معها مسبقًا حتى تفهم قيمها وثقافتها. إذا اكتشفت أن أهدافك متشابهة مع أهدافهم أثناء التحقيق ، فستتمكن من الاستجابة بحماس أكبر. قم بإجابة صادقة هنا. إذا كنت تستمتع بالعمل مع الآخرين ، فأخبرهم بذلك.
من ناحية أخرى ، إذا كنت عاملاً تفضل العمل بمفردك ورأسك لأسفل ، فصف ذلك. بغض النظر عن مدى رغبتك في الوظيفة ، إذا كانت الثقافة غير صحيحة ، فلن تحب العمل هناك على المدى الطويل.
يفضل مديرو التوظيف المرشحين الذين يتواصلون جيدًا ، لذا فإن التدرب على كيفية الرد على أسئلة المقابلة الشائعة يمكن أن يساعدك على الشعور بالاستعداد والثقة والاستعداد لشرح سبب كونك المرشح المثالي لهذا المنصب المساعد الإداري.
الأسئلة الشائعة حول المساعد الإداري
ماذا يفعل المساعد الإداري يوما بعد يوم؟
تشمل المسؤوليات اليومية للمساعد الإداري ترتيب العديد من التقويمات ، وقبول المكالمات الهاتفية والرسائل ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني ، والتحضير للاجتماعات والعروض التقديمية الكبيرة ، وتدوين الملاحظات في الاجتماعات ، ومجموعة متنوعة من الأعمال المنزلية الأخرى ذات الصلة.
ما هو اللقب الآخر لمساعد إداري؟
تستخدم بعض الشركات مصطلحي "السكرتارية" و "المساعدون الإداريون" بالتبادل.
كيف تدرج المهارات الإدارية في السيرة الذاتية؟
ضع مهاراتك الإدارية في منطقة منفصلة من سيرتك الذاتية للفت الانتباه إليها. قم بتضمين أمثلة لمهاراتك في العمل خلال سيرتك الذاتية ، بما في ذلك قسم خبرة العمل وملف السيرة الذاتية. اذكر كلًا من المهارات الناعمة والصعبة لتظهر بشكل جيد.
- وظائف التمويل على مستوى الدخول: أفضل 21+ للمبتدئين والمحترفين
- رئيس الأركان (COS): الوصف الوظيفي والمهارات والراتب في الولايات المتحدة
- الذكاء المالي: خطوات Babysteps لإتقان صحيح (+ كيفية التوجيه والدورات التفصيلية)
- وظائف المساعد الافتراضي: دليل كامل لعام 2023 (+ أفضل اختيار)
- المساعد الافتراضي للأعمال: دليل بدء التشغيل التفصيلي لعام 2023 (+ نصائح مجانية)
- الوكيل المالي: أفضل الممارسات ودليل 2023 المفصل
