وفقًا لمسح نبض PMI لعام 2017 ، "43٪ من المشاريع تتجاوز الميزانية ، و 49٪ تفشل في الوفاء بالمواعيد النهائية" ، و "تستخدم 26٪ فقط من المؤسسات إدارة الموارد لتخصيص الموارد بنجاح."
يساعد نظام إدارة الموارد الفعال في تخصيص الموارد ، وهو عنصر مهم في عملية تخطيط الموارد. سيناقش هذا المنشور المفهوم والمشكلات والأهمية وطرق تخصيص الموارد الفعالة.
ما هو تخصيص الموارد في إدارة المشروع؟
تخصيص الموارد ، المعروف أيضًا باسم جدولة الموارد ، يحدد ويعين الموارد لمهام مميزة لفترة زمنية معينة. قد تكون هذه الأنشطة متعلقة بالمشروع أو غير متعلقة بالمشروع ، مثل BAU ، والإدارة ، والدعم ، والتشغيل. يضمن التخصيص الفعال للموارد اكتمال المشاريع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.
قد تكون الموارد متاحة كليًا أو جزئيًا. نتيجة لذلك ، يجب على مديري الموارد التأكد من توفر الموارد المخصصة للاستغلال الأمثل.
من المسؤول عن تخصيص الموارد؟
يمكن أن يقع تخطيط الموارد وتخصيصها ضمن اختصاص العديد من الوظائف المختلفة داخل الشركة.
عادة ما يتحمل مديرو المشاريع مسؤولية تخصيص الموارد وإدارتها. سيقومون بتخصيص الموارد خلال مرحلة تخطيط المشروع وقد يضطرون إلى إعادة تخصيصها مع تطور المشروع وتغيير المعلمات.
ومع ذلك ، قد تقوم بعض الشركات بتعيين مدير موارد. مدير الموارد هو المسؤول عن التخطيط وتخصيص الموارد عبر مختلف المشاريع.
يمكنهم العمل في القسم أو حتى على المستوى التنظيمي ، كجزء من مكتب إدارة المشروع المركزي. سيتعاون مدير الموارد مع كل مدير مشروع في استراتيجية تخصيص الموارد الخاصة به بموجب هذا الهيكل.
فوائد تخصيص الموارد
هناك سبب يجعل تخصيص الموارد قضية رئيسية للشركات الكبيرة والشركات الصغيرة وكل شيء بينهما. بدونها ، يمكن أن تخرج الأمور عن نطاق السيطرة بسرعة ، مما يؤدي إلى إجهاد الموظفين وضعف الأداء وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية.
ضع في اعتبارك فوائد التخصيص الفعال للموارد.
# 1. يساعد في التخطيط
يمكن أن يساعدك تخصيص الموارد في تجنب الإنفاق الزائد على الموارد التي لا تحتاجها أو نفادها في منتصف الطريق خلال المشروع. باستخدام الأدوات الصحيحة ، يمكنك أن ترى بسرعة توفر الموارد والجداول الزمنية للمشاريع قيد التنفيذ والتخطيط وفقًا لذلك.
كما يعمل برنامج تخصيص الموارد على تحسين فهمك لمجموعة المهارات الخاصة بك. يجعل من السهل اختيار أفضل الموظفين لكل مشروع ونشاط ، مما يزيد من احتمالية النجاح.
ما هو بيت القصيد؟ المزيد من الأرباح لشركتك.
# 2. يحسن معنويات الفريق ورفاهيته
يمكن أن تؤدي إدارة الموارد السيئة إلى إرهاق الموظف. عندما يحدث هذا ، تتأثر الإنتاجية والأداء ، وتتلاشى السعادة. ضع في اعتبارك ما يلي:
- الموظفون الذين يعانون من الإجهاد أكثر عرضة بنسبة 26 ٪ لتغيب عن العمل.
- يعتقد 76٪ من الموظفين أن الإجهاد في مكان العمل له تأثير على صحتهم العقلية.
- تشير التقديرات إلى أن الإجهاد في مكان العمل يكلف المؤسسات ما بين 221 مليون دولار و 187 مليار دولار.
يمكن تجنب كل هذه الآثار السلبية من خلال تخصيص الموارد بحكمة. هذا يستلزم النظر في التوافر الفعلي بدلاً من ما يُطبع على الورق. بدلاً من حساب 40 ساعة في الأسبوع لكل موظف بدوام كامل ، فإنك تأخذ في الاعتبار أيام المرض المحتملة ووقت الإجازة وأنشطة العمل الأخرى في قائمة المهام الخاصة بهم.
يؤدي استخدام هذه التقنية إلى تقليل احتمالية إرهاق الموظفين مع الحفاظ على رفاهيتهم ومعنوياتهم.
# 3. يبقي الجميع على اطلاع.
من الأهمية بمكان تتبع التقدم عند العمل في مشروع مع الآخرين. يستلزم ذلك عادةً توفير تحديثات الحالة المنتظمة للمهام والمشكلات والأحداث الرئيسية. إذا كنت تستخدم الأدوات اليدوية ، فسوف تضيع الوقت وتزيد من فرص ارتكاب الأخطاء.
ومع ذلك ، يمكن أن تساعد برامج تخصيص الموارد في التخلص من الأخطاء وزيادة الشفافية. يمكن لكل عضو في الفريق تتبع تقدم المهام ، ويمكن إرسال التقارير إلى أصحاب المصلحة على الفور.
قد يساعدك حتى في تقليل عدد الاجتماعات اليومية لديك (وجعل الاجتماعات التي لديك أكثر فعالية).
ما هي الصعوبات المرتبطة بتخصيص الموارد؟
كثيرًا ما يكون الكلام أسهل من فعله عندما يتعلق الأمر بتخصيص الموارد. قد يكون تحديد المورد المناسب صعبًا بدون الأدوات أو العمليات المناسبة. لنلقِ نظرة على بعض مشكلات تخصيص الموارد:
# 1. التغييرات في نطاق المشروع:
على الرغم من اتخاذ الضوابط المناسبة ، يمكن أن يتغير نطاق المشروع في أي وقت خلال دورة حياة المشروع. علاوة على ذلك ، في عالم رشيق ، يمكن أن تؤدي التغييرات في متطلبات المشروع إلى تغيير متطلبات الموارد. بدون جدول موارد محدث ، تصبح عمليات التخصيص المتكررة لتلائم الاحتياجات المتغيرة صعبة للغاية.
# 2. استخدام أدوات قديمة قديمة:
جداول البيانات والتكنولوجيات الأصلية غير كافية لتخصيص الموارد. فشلوا في إعطاء تحديثات في الوقت الحقيقي لجداول المشروع / الموارد ، مما أدى إلى التناقضات والتكرار. يمكن أن يؤدي إلى اضطراب الحجز المزدوج ، مما يقوض نجاح المشروع.
# 3. سوء فهم طاقم المبيعات والتسليم:
أثناء التركيز على تحقيق أهداف المبيعات ، قد يفشل فريق المبيعات في إشراك فريق التسليم قبل توقيع المعاملة. نتيجة لذلك ، يضطر فريق التسليم إلى التدافع للحصول على تخصيصات للموارد في اللحظة الأخيرة من أجل تحديد الموعد النهائي للتسليم.
# 4. في منظمة مصفوفة ، هناك نقص في رؤية الموارد:
نظرًا لعدم وجود مخطط موارد مركزي ، لا توجد رؤية لتخصيصات الموارد عبر حدود المصفوفة. ونتيجة لذلك ، يواجه مديرو الموارد تحديات كبيرة في تخصيص الموظفين الأنسب والأكثر فعالية من حيث التكلفة للمشروع.
# 5. عدم تطابق بين قدرة مجموعة المهارات والطلب:
عدم القدرة على التنبؤ بمتطلبات مشروع خط الأنابيب في المستقبل يمنع تحديد نقص المواهب مقدمًا. هذه القدرة الخاطئة مقابل التنبؤ بالطلب يعيق عملية تخصيص موارد المشروع.
كيفية التعامل مع مشكلات تخصيص الموارد
حتى إذا كنت تستخدم جميع الأدوات الصحيحة واتبعت أفضل الممارسات لتخصيص الموارد ، فمن شبه المؤكد أنك ستواجه مشكلات. لا مفر من الفواق ، لذا استعد وفقًا لذلك!
لنلقِ نظرة على بعض المشكلات الأكثر شيوعًا التي يواجهها مديرو المشاريع وكيفية حلها.
# 1. تحولات نطاق المشروع.
لقد بذلت قصارى جهدك للتخطيط لتخصيص الموارد لمشاريعك التالية ، ولكن لا يزال نطاق التسلل محتملًا. ربما كانت المهام أكثر شمولاً مما كان متوقعًا ، أو أنها تتطلب قدرات لم تكن تتوقعها.
عندما يحدث هذا ، يجب أن تكون رشيقًا وتعديل مواردك وفقًا لذلك. يجب عليك القيام بما يلي لتجنب زحف النطاق:
- تأكد من أن نطاقات المشروع واضحة ومحددة دائمًا.
- ضع أهدافًا محددة للمشروع.
- احرص على أداء أفضل أعمالك ، لكن لا تكن مثاليًا إذا كان ذلك يعني التأخر.
- إنشاء نظام يسمح للموظفين بالموافقة على طلبات التغيير والمراجعات.
- راقب أداء الفريق للتحقق من أن كل شيء يسير على الطريق الصحيح.
- استخدم جميع الموارد المتاحة لك لتسريع التقدم.
من الصعب في بعض الأحيان تجنب زحف النطاق. في مثل هذه الظروف ، يسمح لك وجود آلية لتغيير النطاق بالتكيف بسرعة والعودة إلى المسار الصحيح. هكذا قد تبدو:
إرسال نموذج محدد لتوثيق طلبات التغيير (كتابيًا).
قم بتحليل طلب المراجعة عن كثب لفهم زحف النطاق.
الحصول على موافقة من أصحاب المصلحة الرئيسيين.
كتابةً ، قم بتوثيق تعديلات النطاق المتفق عليها.
# 2. تصبح الموارد شحيحة.
تمنع القوى الخارجية التي لا يمكن السيطرة عليها ظهور الموارد الشحيحة على النحو المنشود. سيارة العامل تتعطل ولا يستطيع الوصول إلى العمل. أو ربما لديهم أهداف أخرى في المنظمة لها الأسبقية على التركيز على مهمة قمت بتعيينها لهم. المهم هو ما يحدث بعد ذلك.
ابحث عن بديل في أسرع وقت ممكن من مجموعة المهارات الخاصة بك. إذا لم يتوفر أي شخص لديه الخبرة اللازمة ، فقد يكون التعاقد مع موظف مستقل أو مقاول هو الحل الأفضل. يمكنك تجنب ذلك في المستقبل عن طريق التحقق من تبعيات المهام. تحقق من أي واجبات أخرى قد يضطلع بها أعضاء الفريق والتي قد تصرفهم عن المشروع.
ضع خطة تخصيص موارد احتياطية في حالة عدم توفرها لأي سبب من الأسباب. أحد الحلول هو أن يكون لديك مجموعة من المستقلين في متناول اليد لملء الفجوات أثناء التنقل. في حالة عدم توفر المترجمين المستقلين ، يمكن للموظفين المؤقتين العمل كنسخة احتياطية.
# 3. يجب مشاركة الموارد.
من المعتاد أن تتبادل المشاريع الموارد. هذا ينطبق بشكل خاص على الشركات الصغيرة التي لا تستطيع توظيف قوة عاملة كبيرة. كما يمكنك أن تتوقع ، يمكن أن تسبب الموارد المشتركة تحديات تسد خط الأنابيب. إذا تم توزيع موارد المشروع بشكل ضئيل للغاية ، فقد تنشأ اختناقات.
استخدم برنامج تخصيص الموارد لتحديد الفجوات في وقت مبكر. راقب عن كثب أعباء العمل لأعضاء الفريق الذين ينتقلون بين الأقسام. إنها الطريقة الأكثر فاعلية لتجنب الإفراط في تخصيص الموارد والتعب.
# 4. انتكاسات غير متوقعة
قد تحدث التأخيرات عندما لا تتوقعها على الأقل. يصاب الناس بالمرض ، ويحدث نقص في العمل ، ويحدث سوء التواصل. قد يرفع زحف النطاق رأسه القبيح. بعض الصعوبات تحت سيطرتك ، والبعض الآخر ليس كذلك.
الطريقة الأكثر مباشرة للتعامل مع المشاكل هي السعي لتجنبها في المقام الأول. يمكنك:
- جدولة المهام على أساس الكفاءة وليس الوقت. خبير أو متخصص يعمل بسرعة أكبر.
- إن إثقال كاهل أعضاء الفريق بالعديد من الأولويات الأخرى يعد فكرة سيئة ، خاصة إذا كان العمل يعتمد عليهم للمضي قدمًا في خط الأنابيب.
- توفير ساعات عمل مرنة. بعض الموظفين أكثر إنتاجية خارج ساعات العمل العادية.
- تخطيط المواعيد النهائية للمشروع ، وتقسيمها إلى مراحل ، وتتبع التقدم المحرز. يساعد البرنامج في تحديد الاختناقات المحتملة قبل أن تصبح اختناقات.
كلما كان تخصيص الموارد أكثر انتظامًا ووضوحًا ، كان من الأسهل على الجميع قبول المسؤولية عن وظيفتهم.
طرق تخصيص الموارد الأكثر فعالية للأعمال التجارية الناجحة
الآن بعد أن فهمنا كيف يساهم تخصيص الموارد في إتمام المشروع بفعالية ، فلنلقِ نظرة على بعض أفضل طرق تخصيص الموارد:
# 1. تحديد وتوزيع أفضل الموارد المرئية والأفضل ملاءمة:
يجمع نظام إدارة الموارد بيانات الموارد من أنظمة متنوعة ويدمجها في نظام أساسي موحد. تسمح الشفافية الكاملة بتخصيص الموارد المناسبة للمشروع بناءً على المهارات وبيانات الاعتماد والخبرة والتوافر والتسعير وعوامل الاختيار الأخرى. جدولة الموارد العالمية الفعالة من حيث التكلفة من المناطق منخفضة التكلفة تحافظ على الأرباح عالية دون التضحية بالجودة.
يعد تعيين أفضل الموارد المرئية والأكثر ملاءمة بدلاً من الموارد الأولى المتاحة أولاً من أفضل الطرق لتخصيص موارد المشروع. تتيح الرؤية أيضًا التوزيع الموحد للموارد المهنية عبر العديد من المشاريع بدلاً من مجرد مشروع واحد ذي أولوية عالية.
# 2. تجنب الموارد تحت أو التحميل الزائد:
يضمن التوزيع الموحد للموارد عبر جميع المشاريع عدم توزيع الموارد بشكل عام عبر المؤسسة. يؤدي تخصيص الموارد إلى انخفاض الإنتاجية والإيرادات. من ناحية أخرى ، يمكن أن يؤدي التجميع الكلي إلى الإرهاق ، أو سوء جودة الإنتاج ، أو الأسوأ من ذلك كله ، الاستنزاف غير المقصود.
يُمكّن توقع الاستخدام القابل للفوترة / الاستخدام الاستراتيجي مديري المشاريع من تحويل الموارد من النشاط غير القابل للفوترة إلى النشاط القابل للفوترة / الاستراتيجي على أساس منتظم. ونتيجة لذلك ، فإنها تعزز الاستخدام الأمثل للموارد وتزيد من كفاءة الشركة.
# 3. انضم إلى عملية طلب موارد مؤتمتة:
يمكن أن يكون الفرز يدويًا من خلال تجمع الموارد أو جمع طلبات الهاتف / البريد الإلكتروني من مديري المشاريع الفرديين مستهلكًا للوقت عند توزيع الموارد. يتم تبسيط الإجراء من خلال طلبات الموارد الآلية التي لا تعتمد على جداول البيانات المستهلكة للوقت.
إنه يمكّن مديري المشاريع من تحديد مجموعات المهارات وبيانات الاعتماد والخبرة والتسعير والجداول الزمنية للمشروع المطلوبة. يتم توجيه هذا الطلب مباشرة إلى مدير الموارد المسؤول ، والذي يبدأ في التخطيط له. يؤدي تتبع سجلات التخصيص إلى إزالة أي عدم يقين متعلق بالعملية لأن العملية بأكملها موثقة وقابلة للتدقيق.
# 4. السماح للموظفين بالعمل في مشاريع شخصية:
وفقًا للدراسات ، عندما يعمل العمال في مهام من اختيارهم ، فإن ذلك يحسن مشاركتهم وإنتاجيتهم. نتيجة لذلك ، يجب على المديرين مراعاة الاهتمامات الفردية بالإضافة إلى مواهبهم وتوافرهم عند تخصيص الموارد. للقيام بذلك ، يمكن لمديري الموارد إنشاء وظائف مفتوحة ونشرها ، مما يجعلها مرئية لجميع الأفراد ذوي الصلة في جميع أنحاء المنظمة.
نتيجة لذلك ، يمكن للموارد المهتمة التعبير عن رغبتهم في الانضمام إلى المشروع ، ويمكن لمدير الموارد المعني تشكيل فريق مشروع مناسب. كما أنه يوفر وقت مدير الموارد من البحث في الشركة عن أفضل ملاءمة والتفاوض مع مديري الخط / المشروع. نتيجة لذلك ، تفيد هذه الاستراتيجية كلاً من الموارد والأشخاص المسؤولين عن تخصيصها.
# 5. يجب أن تتنوع مجموعات مهارات الموظف وواجباته:
شجع الموظفين على امتلاك موهبتين على الأقل. يتيح تخصيص الموارد بكفاءة على المشاريع التي تحتاج إلى مجموعة متنوعة من القدرات لهم صقل مجموعات مهاراتهم الرئيسية مع توفير فرصة لتطوير مهارات جديدة. يمكنهم أيضًا تلقي تدريب إضافي على المهارات المكتسبة ، وتساعد الخبرة أثناء العمل في تنميتهم.
عندما يتم التخلي عن الأشخاص من المشروع ، قد لا تكون هناك مهام متاحة لهم بناءً على قدراتهم الأساسية. ستكون مجموعات المهارات التكميلية الخاصة بهم مفيدة في هذه الحالة ، ويمكن جعلها قابلة للفوترة من خلال تخصيصها لمهام أخرى.
في بعض الأحيان ، هناك حاجة إلى مجموعة مهارات محددة لبدء مشروع جديد. نظرًا لندرة هذه الموارد ، فإن التناوب الخارجي على مورد متخصص من مشروع جارٍ يمكن أن يساعد في بدء مشروع جديد. في نفس الوقت ، يمكن لمورد آخر مع الحد الأدنى من المعايير إعادة التعبئة للحفاظ على تشغيل المشروع الحالي. يضمن هذا التخصيص الديناميكي للموارد عدم تضرر أي مبادرات.
# 6. تحليل ماذا لو لتلبية متطلبات مشروع ديناميكي:
عندما تكون الموارد شحيحة ، من المعتاد التوفيق بين الموارد بين المبادرات المختلفة. ومع ذلك ، في مناخ الشركات سريع الخطى اليوم ، فإن أي تقصير في الحكم يمكن أن يكون مكلفًا للغاية. هذا هو المكان الذي تكون فيه محاكاة سيناريو الأعمال مفيدة.
يمكن أن يساعد تطبيق مجموعات متعددة من القواعد على نفس تجمع الموارد ومقارنة الحالات في تصور التأثيرات المتميزة. على سبيل المثال ، قد يستلزم تأخير أو تمديد الجدول الزمني لمشروع ذي أولوية منخفضة مع تخصيص موارده المتاحة لمشروع ذي أولوية عالية.
يساعد تحليل ماذا لو ، وهو مكون مهم لنمذجة الموارد والمحاكاة ، في تحديد النتائج المحتملة من خلال التقييم القائم على القيود. ينطبق هذا النهج على تخطيط الموارد وتخصيصها بنفس الطريقة التي نعتبر بها إيجابيات وسلبيات الخيارات في حياتنا اليومية. يؤدي تنفيذ السيناريو المثالي والعملي على جدول مشروع حقيقي إلى تحسين التخصيص الناجح للموارد.
# 7. مراقبة وتحسين تخصيص الموارد باستخدام ذكاء الأعمال في الوقت الحقيقي.
حتى بعد اكتمال إجراء تخصيص الموارد ، قد تظهر تغييرات في متطلبات المشروع تتطلب استجابة سريعة. تساهم حلول إدارة الموارد الحديثة مع لوحات معلومات الأعمال والتقارير في الوقت الفعلي في تحسين مؤشر صحة المؤسسة.
تسمح لوحات المعلومات القابلة للتكوين المستندة إلى الأدوار لصانعي القرار باتخاذ قرارات مستنيرة وتغيير تخصيص الموارد حسب الحاجة. وبالتالي ، يساعد ذكاء الأعمال في الوقت الفعلي في توقع تخصيص الموارد والتحكم فيها.
الأفكار الأخيرة
يؤدي استخدام مواردك بحكمة إلى زيادة عائد الاستثمار على نفقات الموظفين ونتائج مشروع أفضل وربحية أكبر. كما ترى ، يبدأ المشروع قبل وقت طويل من مشروعك ويتطلب المراقبة والإدارة أثناء تقدمه.
يتطلب هذا بيانات في الوقت الفعلي بالإضافة إلى رؤية على مستوى المؤسسة في خط أنابيب المشروع وتوافر الموارد.
مقالات ذات صلة
- ما هي الإدارة في الأعمال؟ كل شيئ ترغب بمعرفته
- تخصيص الأصول: المعنى والأنواع والمثال
- تخطيط المشروع: دليل لتقنيات تخطيط المشروع
- ما هو التخصيص: المعنى والتكلفة والطريقة والمستفيد
- كل ما تحتاج لمعرفته حول شريك العمل
مراجع حسابات
