نادرًا ما نتلقى تحذيرًا مسبقًا من وقوع مأساة في طريقها. حتى مع وجود بصيرة كبيرة ، يمكن أن تسوء عدة أشياء ؛ كل حدث فريد من نوعه ويتكشف بطرق غير متوقعة.
هذا هو المكان الذي يكون فيه وجود إستراتيجية استمرارية الأعمال مفيدًا. لتقديم أفضل فرصة لمؤسستك للنجاح خلال a أزمة، ضع الخطة الحالية في أيدي جميع الأشخاص الذين سيكونون مسؤولين عن تنفيذ أي جانب من جوانب تلك الخطة. بشكل عام ، لا يعني عدم وجود خطة فقط أن شركتك ستستغرق وقتًا أطول من اللازم للتعافي من كارثة أو أزمة. قد تضطر إلى إغلاق أبوابك بشكل دائم. دعونا نرى كيفية تطوير إستراتيجية فعالة لاستمرارية الأعمال وما يجب أن تتضمنه الخطة.
ما هي استمرارية العمل؟
تشير استمرارية الأعمال (BC) إلى الحفاظ على وظائف العمل أو استئنافها بسرعة في حالة حدوث اضطراب كارثي ، مثل حريق أو فيضان أو هجوم إلكتروني خبيث. تحدد خطة استمرارية الأعمال الأساليب والتعليمات التي يجب على المنظمة اتباعها في حالة حدوث أزمة. يتضمن معلومات حول العمليات التجارية والأصول والموارد البشرية وشركاء الأعمال ومواضيع أخرى.
هل هناك طريقة للحصول على الموارد البشرية ، والإنتاج ، الأملاح، والدعم الوظيفي والتشغيل حتى تتمكن الشركة من الاستمرار في إنتاج الأموال فور وقوع الكارثة؟ على سبيل المثال ، هل تعرف كيف سيدير موظفو خدمة العملاء مكالمات العملاء إذا دمر إعصار المبنى الذي يعملون فيه؟ هل سيعملون من المنزل أو من مكان آخر مؤقتًا؟ يجب تضمين هذه الأنواع من المشاكل في خطة BC.
يجب أن تتضمن خطة استمرارية الأعمال أيضًا تحليل تأثير الأعمال (BIA). أ تحليل تأثير الأعمال (BIA) يحدد تأثير الخسارة المفاجئة لوظائف العمل ، والتي عادة ما تكون من حيث المال. علاوة على ذلك ، يساعدك هذا النوع من التحليل أيضًا في تحديد ما إذا كان يجب عليك الاستعانة بمصادر خارجية للوظائف غير الأساسية في استراتيجية استمرارية عملك. ومع ذلك ، قد يأتي مع مجموعة المخاطر الخاصة به. يساعدك BIA ببساطة في تقييم أهمية إجراءات مؤسستك.
لماذا تعتبر خطة استمرارية الأعمال مهمة؟
تعد استمرارية العمل أمرًا بالغ الأهمية في وقت يكون فيه التوقف غير مقبول. يمكن أن يأتي التوقف عن العمل من عدة أماكن. يبدو أن بعض المخاطر ، مثل الهجمات الإلكترونية والطقس القاسي ، تزداد سوءًا. من الأهمية بمكان أن يكون لديك خطة استمرارية تصريف الأعمال تأخذ في الاعتبار أي اضطرابات محتملة في العمليات.
خلال أزمة، يجب أن تسمح الإستراتيجية للمؤسسة بالعمل بأدنى حد ممكن. تساعد استمرارية الأعمال في مرونة المنظمة من خلال السماح لها بالاستجابة السريعة للانقطاع. سترونج بي سي توفر المال والوقت وسمعة الشركة. يشكل الانقطاع المطول خطرًا ماليًا وشخصيًا وخطرًا على السمعة.
تتطلب استمرارية العمل أن يقوم العمل بإلقاء نظرة على نفسه ، وتحليل مناطق الضعف المحتملة ، وجمع المعلومات الأساسية - مثل قوائم جهات الاتصال والمخططات الفنية للنظام - التي يمكن أن تكون مفيدة خارج سيناريوهات الكارثة. منظمة يمكن أن تقوي الاتصالاتوالتكنولوجيا والمرونة من خلال تنفيذ تخطيط استمرارية الأعمال.
قد تحتاج أيضًا إلى خطة BC لأسباب قانونية أو تنظيمية. من الأهمية بمكان فهم اللوائح التي تنطبق على منظمة معينة ، خاصة في عصر التنظيم المتصاعد.
العناصر الأساسية لخطة استمرارية الأعمال
تتكون إستراتيجية استمرارية الأعمال من ثلاثة مكونات رئيسية: المرونة والتعافي والطوارئ.
# 1. المرونة
يمكنك زيادة مرونة المؤسسة من خلال تصميم الخدمات والبنى التحتية الحيوية مع وضع سيناريوهات الكوارث المتعددة في الاعتبار ، مثل تناوب الموظفين وتكرار البيانات والحفاظ على فائض من السعة. يمكن أن يساعد ضمان المرونة ضد الاحتمالات المختلفة الشركات أيضًا في الحفاظ على الخدمات الرئيسية في الموقع وخارجه دون انقطاع.
# 2. استعادة
من الضروري التعافي بسرعة بعد وقوع كارثة من أجل استئناف وظائف الشركة. قد يساعد تحديد أهداف وقت الاسترداد للأنظمة أو الشبكات أو التطبيقات المختلفة في تحديد أولويات القطع التي يجب استردادها أولاً. آخر تكتيكات الاسترداد تشمل قوائم جرد الموارد ، والاتفاقيات مع أطراف ثالثة لتولي نشاط الشركة ، واستخدام أماكن مخصصة للوظائف الحيوية للمهمة.
# 3. التواضع
تتضمن خطة الطوارئ إجراءات لعدد من الأحداث الخارجية ، بالإضافة إلى سلسلة القيادة التي توزع المهام داخل الشركة. قد تشمل هذه الالتزامات استبدال الأجهزة ، وتأجير مكاتب الطوارئ ، وتقييم الضرر ، وتوظيف مزودي الطرف الثالث للحصول على المساعدة.
التعافي من الكوارث مقابل استمرارية الأعمال
يحدد تخطيط التعافي من الكوارث ، مثل التخطيط لاستمرارية الأعمال ، التكتيكات المخططة للمؤسسة لعمليات ما بعد الفشل. من ناحية أخرى ، فإن خطة التعافي من الكوارث هي مجرد مجموعة فرعية من التخطيط لاستمرارية الأعمال.
تركز خطط التعافي من الكوارث في الغالب على البيانات ، مع التركيز على تخزين البيانات في شكل يسمح بالوصول إليها بسرعة أكبر بعد وقوع كارثة. تأخذ استمرارية الأعمال هذا في الاعتبار ولكنها تركز أيضًا على إدارة المخاطر والإشراف والتخطيط المطلوب للعلامة التجارية لتظل تعمل أثناء الانقطاع.
اقرأ أيضا: فرص الشرائح المفصلة 2023: التعريف وكل ما تحتاج إلى معرفته
عملية استمرارية الأعمال
بدء مشروع التخطيط هو الخطوة الأولى في ضمان استمرارية الأعمال. تعتبر خطوات تحليل تأثير الأعمال (BIA) وكذلك تقييمها للمخاطر أمرًا بالغ الأهمية في الحصول على المعلومات الخاصة بالخطة.
يمكن أن يكشف BIA عن أي عيوب محتملة بالإضافة إلى آثار الكارثة على العديد من الأقسام. يخبر تقرير BIA الشركة بأهم الوظائف والأنظمة التي يجب تحديد أولوياتها في خطة استمرارية الأعمال.
يكتشف تقييم المخاطر التهديدات المحتملة للشركة ، مثل الكوارث الطبيعية أو الهجمات الإلكترونية أو الفشل التكنولوجي. يمكن أن يكون للمخاطر تأثير على الموظفين والعملاء وعمليات البناء والعلامة التجارية للشركة. يحدد التقييم أيضًا من أو ما هي المخاطر التي يمكن أن تضر ، وكذلك احتمالية الأخطار.
لا ينفصل BIA عن تقييم المخاطر. يقدم BIA معلومات عن النتائج المحتملة للاضطرابات المحددة في تقييم المخاطر. يمكننا تلخيص العملية المذكورة أعلاه في أربعة وهي ؛
# 1. تقييم
# 2. استعادة الأعمال
# 3. استعادة تكنولوجيا المعلومات
# 4. إدارة الأزمات
إدارة استمرارية الأعمال
من الأهمية بمكان تحديد المسؤول عن استمرارية الأعمال. يمكن أن يكون شخصًا واحدًا في حالة شركة صغيرة ، أو يمكن أن يكون فريقًا كاملاً في حالة مؤسسة أكبر. برنامج إدارة استمرارية الأعمال هو بديل آخر. تساعد البرامج ، سواء في أماكن العمل أو في السحابة ، في إجراء BIAs ، وإنشاء الخطط وتحديثها ، وتحديد مجالات المخاطر.
استمرارية العمل هي نشاط حي يتنفس. نتيجة لذلك ، لا ينبغي ترك خطة BC الخاصة بالشركة على الرف. يجب إرسال محتوى المنظمة إلى أكبر عدد ممكن من الأشخاص. لا يقتصر تطبيق استمرارية الأعمال على أوقات الأزمات فحسب ؛ يجب على الشركة إجراء تمارين تدريبية حتى يعرف الموظفون ما يجب عليهم فعله في حالة حدوث اضطراب حقيقي.
أهمية اختبار BC هائلة. من الصعب تحديد ما إذا كانت الخطة ستنجح إذا لم يتم اختبارها. يمكن أن يكون اختبار استمرارية العمل أساسيًا مثل تمرين على الطاولة حيث يناقش الموظفون ما يمكن أن يحدث في حالة الطوارئ. يتم تضمين محاكاة طوارئ كاملة في اختبار أكثر صرامة لاستراتيجية استمرارية الأعمال. لمحاكاة الأزمة بشكل أفضل ، يمكن للشركة تنظيم الاختبار في وقت مبكر أو القيام به في لحظة.
عندما تكمل المنظمة الاختبار ، يجب عليها فحص النتائج ومراجعة الخطة حسب الحاجة. من المتوقع أن تعمل بعض أجزاء الاستراتيجية بشكل جيد ، ولكن قد تحتاج الأنشطة الأخرى إلى التعديل. يعد جدول الاختبارات المنتظم مفيدًا ، خاصةً إذا كانت أنشطة الشركة والموظفين تتغير كثيرًا. يتم اختبار استمرارية الأعمال الشاملة ومراجعتها وتحديثها على أساس منتظم.
ماذا تتضمن خطة استمرارية الأعمال؟
تتناول BC التخطيط والإعداد المطلوبين لضمان قدرة المنظمة على أداء خدمات الأعمال المهمة أثناء وقوع الكوارث. تتضمن خطة استمرارية الأعمال ، وتحدد ، وتخطط ، و / أو تنشئ ما يلي:
- كيفية التواصل مع المستهلكين والبائعين والأطراف الثالثة لتقديم معلومات دقيقة ودعم.
- كيفية التأكد من أن العملاء قد يستمرون في الحصول على الخدمات أو المنتجات.
- التسلسل والتوقيت اللازمين لإعادة تأسيس العمليات التجارية.
- كيفية تقديم المساعدة للموظفين في حالة الطوارئ.
- التكنولوجيا اللازمة لدعم العمليات التجارية (التعافي من الكوارث - أو DR - ستطبق حلول استعادة التكنولوجيا).
- عندما تكون التكنولوجيا غير متوفرة ، قم بتطبيق عمليات الحل. في حالة تعطل مواقع العمل أو عدم توفرها ، أين وكيف يجب نقل الأشخاص والعمليات؟
- الفرق والمنظمات التي ستكون مطلوبة لإدارة حالات الطوارئ.
- التبعيات في العمليات التجارية (ماذا أو من يقوم بكل عملية تجارية تعتمد عليها من أجل القيام بعملهم).
- تمارين منتظمة للتأكد من أن الخطط والإجراءات تفي بالمعايير وستعمل في حالة وقوع حادث فعلي.
- تأكد من أن أعداد الموظفين كافية للاحتياجات الخارجية والداخلية أثناء الحدث.
- توثيق العمليات والإجراءات التي يجب اتخاذها أثناء الحدث من أجل استكمال العناصر المذكورة أعلاه.
فريق إدارة استمرارية الأعمال
يبدأ برنامج استمرارية الأعمال القوي بفريق إدارة استمرارية الأعمال (BCM). يقود فريق BCM الأفراد المدرجون في القائمة أدناه. إنهم مسؤولون عن تطبيق السياسات وتوجيه أنشطة إدارة استمرارية الأعمال في جميع أنحاء المنظمة.
يُعرف الفرد في الإدارة العليا الذي يتحمل المسؤولية العامة والمساءلة عن برنامج BCM باسم الراعي.
# 1. مدير استمرارية الأعمال: هذا هو الشخص المسؤول عن برنامج BCM.
# 2. مساعد مدير استمرارية الأعمال: النسخة الاحتياطية لمدير استمرارية الأعمال. قد يكون هذا منصبًا بعنوان أو منصب تم تعيينه لك.
# 3. مساعد اداري: الشخص المسؤول عن مساعدة فريق BCM. غالبًا ما يكون هذا مساعدًا إداريًا من مكتب استمرارية الأعمال إن وجد ، أو عضوًا آخر في فريق المساعد الإداري.
بالإضافة إلى هؤلاء الموظفين ، يجب تضمين ممثلين من وحدات الأعمال وتكنولوجيا المعلومات من أجل تقديم ملاحظات حول إنشاء استراتيجيات استرداد مقبولة للأنشطة التجارية والتكنولوجية. سيتولى الموظفون من خارج BCM مهمة الاستعداد للتعافي ، بينما سيقدم فريق BCM المشورة والمساعدة.
كيف يمكنني التأكد من أن الموظفين لديّ على استعداد لاضطراب العمل؟
التدريب والتعليم هما المفتاح لضمان استعداد موظفيك لاضطراب العمل. تأكد من تثقيفهم حول خطة استمرارية الأعمال والإجراءات التي يجب عليهم اتباعها في حالة حدوث اضطراب.
كيف أحافظ على سرية خطة استمرارية الأعمال الخاصة بي؟
السرية مهمة لخطط استمرارية الأعمال لضمان عدم تسريب المعلومات الهامة في حالة حدوث خلل. تأكد من تأمين أي نسخ مادية ورقمية للخطة ، وقصر الوصول إليها على من يحتاجون إليها فقط.
كيف أتواصل مع موظفيي وعملائي وأصحاب المصلحة أثناء تعطل العمل؟
يعد وجود خطة اتصال واضحة وفعالة أمرًا بالغ الأهمية أثناء تعطل العمل. تأكد من وجود خطة لكيفية التواصل مع موظفيك وعملائك وأصحاب المصلحة ، وتأكد من تحديثهم بانتظام بشأن حالة التعطيل وجهود التعافي.
كيف أحافظ على استمرار عملي أثناء تعطل العمل؟
يعد وجود خطة قوية لاستمرارية الأعمال ، والتأكد من تدريب موظفيك عليها ، أمرًا أساسيًا للحفاظ على استمرار عملك أثناء حدوث اضطراب. ضع في اعتبارك استخدام الحلول التقنية ، مثل الأنظمة المستندة إلى السحابة ، لدعم العمليات التجارية أثناء حدوث اضطراب.
كيف يمكنني التعافي من اضطراب العمل؟
التعافي من اضطراب الأعمال هو عملية تتضمن عدة خطوات ، بما في ذلك تقييم مدى الاضطراب ، وتأمين المنطقة المتأثرة ، واستعادة الأنظمة والعمليات الحيوية ، واستئناف العمليات التجارية العادية.
وفي الختام
قد يبدو الأمر شاقًا في البداية ، ولكن تحديد العمليات والتطبيقات المهمة ، بالإضافة إلى اعتماد أساليب وخطط الاسترداد الأساسية ، هو حاجة لأية استراتيجية وظيفية وفعالة لاستمرارية الأعمال. يجب أن تتضمن خطتك هيكلًا تنظيميًا أساسيًا لفريقك ، بالإضافة إلى النصائح الأساسية وقوائم المراجعة لوحدات عملك ، وقسم تكنولوجيا المعلومات ، وفريق الإدارة ، مما يسمح بالاستجابة السريعة والعمل.
حتى إذا كنت غير قادر على وضع أفكارك موضع التنفيذ ، فإن وجود خطة أساسية في مكانها سيوفر الهيكل الذي تشتد الحاجة إليه في حالة الطوارئ. تذكر أنه من الضروري أن يكون لديك شيء في مكانه أكثر من أن يكون لديك الكمال ؛ في حالة الطوارئ ، سيكون الهيكل أكثر حيوية من الكمال. تذكر أن شيئًا ما أفضل من لا شيء ؛ الكمال هو عدو الامتياز.
الأسئلة الشائعة حول استمرارية الأعمال
ما هو مثال استمرارية العمل؟
خطة استمرارية الأعمال (BCP) هي وثيقة توضح كيف ستستمر الشركة في العمل أثناء انقطاع الخدمة غير المخطط له. قد توفر الخطط استراتيجيات مفصلة حول كيفية الحفاظ على العمليات التجارية لكل من الانقطاعات قصيرة الأجل وطويلة الأجل.
الغرض من استمرارية العمل؟
ما هو الغرض الرئيسي خطة استمرارية الأعمال (BCP) هي عملية تحدد التأثير المحتمل لحالات الكوارث على عمليات الأعمال. إنه يضع سياسات تستجيب لمختلف المواقف لضمان قدرة الشركة على التعافي بسرعة بعد الأزمة. الهدف الرئيسي من BCP هو لحماية الناس والممتلكات والأصول.
كيف أكتب تقرير BCP؟
يتضمن هذا ست خطوات عامة:
- أولا تحديد نطاق الخطة.
- ثانيًا ، حدد مجالات العمل الرئيسية.
- ثالثًا ، تحديد الوظائف الحاسمة.
- رابعًا ، حدد التبعيات بين مجالات ووظائف العمل المختلفة.
- برفق ، حدد وقت التعطل المقبول لكل وظيفة حرجة.
- ثم أخيرًا ، قم بإنشاء خطة للحفاظ على العمليات.
كيف تكتب أهداف استمرارية العمل؟
أهم أهداف خطة استمرارية الأعمال
- قم بتوجيه فرق التعافي من الكوارث بالشركة. ...
- تحديد موظفي التعافي من الكوارث.
- تقييم المخاطر والأثر. ...
- قم بتوفير البروتوكولات خطوة بخطوة.
- تحديد موقع البيانات الهامة والأصول. ...
- إعطاء الأولوية للاتصالات في حالات الطوارئ.
