أفضل طريقة لكتابة ملخص تنفيذي فعال

كيفية كتابة ملخص تنفيذي فعال
حقوق الصورة: غرفة التجارة الأمريكية
جدول المحتويات إخفاء
  1. ما هي الصفات الخمس للملخص الجيد؟
    1. # 1. الإيجاز
    2. # 2. وضوح
    3. # 3. الموضوعية
    4. # 4. دقة
    5. # 5. الاكتمال
  2. ما المهم في الملخص التنفيذي؟
    1. # 1. يوفر الوقت
    2. # 2. يقدم نظرة عامة
    3. # 3. يسلط الضوء على معلومات مهمة
    4. # 4. يظهر الخبرة
    5. # 5. يسهل اتخاذ القرار
  3. ما يجب تضمينه في الملخص التنفيذي
  4. كيفية كتابة ملخص تنفيذي
    1. # 1. حدد الغرض من الملخص
    2. # 2. حدد النقاط الرئيسية
    3. # 3. اجعلها موجزة
    4. # 4. استخدم لغة واضحة
    5. # 5. اتبع أمرًا منطقيًا
    6. # 6. تسليط الضوء على النتائج الرئيسية
    7. # 7. تقديم التوصيات
    8. # 8. مراجعة وتحرير
  5. ما هي الأشياء الستة التي يجب عليك تضمينها في الملخص التنفيذي؟
    1. # 1. الغرض والنطاق
    2. # 2. المنهجية
    3. # 3. النتائج الرئيسية
    4. # 4. الاستنتاجات والتوصيات
    5. # 5. المقاييس الرئيسية أو مؤشرات الأداء
    6. # 6. الجمهور المستهدف
  6. كيف تبدأ الملخص التنفيذي؟
  7. إلى متى يجب أن يكون الملخص التنفيذي؟
  8. ما هو الغرض الرئيسي من الملخص التنفيذي؟
  9. كم عدد الفقرات في الملخص التنفيذي؟
  10. ما الذي يجب أن يتجنبه الملخص التنفيذي؟
    1. # 1. تفاصيل مفرطة
    2. # 2. المصطلحات الفنية والمصطلحات الفنية
    3. # 3. التحيزات والآراء الشخصية
    4. # 4. تكرار 
    5. # 5. عدم دقة
    6. # 6. عدم وضوح
  11. هل يجب أن تحتوي الملخصات التنفيذية على صور؟
  12. كيف تنهي الملخص التنفيذي؟
  13. ما هي الأخطاء الأربعة التي يرتكبها الأشخاص غالبًا عند إنشاء الملخصات التنفيذية؟
    1. # 1. توفير الكثير من التفاصيل
    2. # 2. عدم تلبية احتياجات القارئ
    3. # 3. بما في ذلك الآراء الشخصية أو التحيزات
    4. # 4. عدم مطابقة نغمة المستند الأساسي
  14. هل تضع المراجع في الملخص التنفيذي؟
  15. مقالات ذات صلة
  16. مراجع حسابات

الملخص التنفيذي هو مستند قصير يخبرك بكل ما تحتاج لمعرفته حول تقرير أو اقتراح أو خطة عمل أطول. عادة ما يتم كتابته لصانعي القرار المشغولين الذين قد لا يكون لديهم الوقت لقراءة الوثيقة الكاملة ولكنهم بحاجة إلى فهم النقاط والتوصيات الرئيسية. يجب أن يكون الملخص التنفيذي الفعال موجزًا ​​وواضحًا ومركّزًا على المعلومات الأكثر أهمية. عادةً ما تكون أهم أجزاء الملخصات التنفيذية هي بيان المشكلة أو الفرصة التي يتم تناولها ، ووصف موجز للطريقة المستخدمة لإجراء أي بحث أو تحليل ، والنتائج والاستنتاجات الرئيسية ، وأي توصيات للعمل أو الخطوات التالية. يجب أن تحدد أيضًا من هو الجمهور المستهدف وأن تقدم ملخصًا لأهم المعلومات لهذا الجمهور. يكفي ما هو عليه ، دعنا ننتقل إلى كيفية كتابة ملخص تنفيذي آسر.

ما هي الصفات الخمس للملخص الجيد؟

الصفات الخمس التي يجب أن يتمتع بها الملخص الجيد هي الإيجاز والوضوح والموضوعية والدقة والاكتمال. فيما يلي تفصيل لهذه الصفات:

# 1. الإيجاز

يجب أن يكون الملخص موجزًا ​​ومباشرًا. يجب أن تلتقط النقاط الرئيسية للنص الأصلي دون تضمين التفاصيل أو الظلال غير الضرورية.

# 2. وضوح

يجب أن يكون الملخص سهل الفهم وخالي من الغموض. يجب أن يستخدم لغة واضحة وبسيطة تنقل بدقة معنى النص الأصلي.

# 3. الموضوعية

يجب أن يكون الملخص موضوعيًا وخاليًا من التحيز. يجب أن يمثل بدقة محتوى ونبرة النص الأصلي دون إضافة أي آراء أو تفسيرات شخصية.

# 4. دقة

يجب أن يكون الملخص دقيقًا ومخلصًا للنص الأصلي. يجب أن تلتقط الأفكار والمعلومات الرئيسية المقدمة في الأصل دون إغفال أو تشويه أي تفاصيل مهمة.

# 5. الاكتمال

يجب أن يكون الملخص شاملاً بما يكفي لتقديم نظرة عامة جيدة على النص الأصلي. يجب أن تغطي جميع النقاط الأساسية والمعلومات المقدمة في النص الأصلي مع الحفاظ على الإيجاز والوضوح.

ما المهم في الملخص التنفيذي؟

الملخص التنفيذي هو ملخص مستند خطة العمل بالكامل ، وعلى هذا النحو ، يجب عليك كتابته بطريقة احترافية من خلال تضمين كل معلومة حيوية موجودة في المستند. يجب أن يكون الشخص الذي ليس لديه الوقت لقراءة المستند بأكمله قادرًا على فهم المحتوى بهذا الملخص فقط.

من أهم جوانب الملخص التنفيذي أنه يثير الاهتمام. أي أنه يحدد ما إذا كان شخص ما سيشرع في قراءة المستند بأكمله أم لا.

مرة أخرى ، من المهم عندما ترغب الشركات في جذب المستثمرين ، وزيادة الانكشاف لشركة أو منتج أو خدمة ، وحتى أصحاب المصلحة يمكنهم اتخاذ إجراء باستخدام هذا الملخص فقط. فيما يلي أهمية أخرى لهذا الملخص ؛

# 1. يوفر الوقت

غالبًا ما يكون صناع القرار مشغولين وقد لا يكون لديهم الوقت لقراءة مستند طويل. يتيح لهم الملخص التنفيذي فهم النتائج والاستنتاجات والتوصيات الرئيسية بسرعة دون الحاجة إلى قراءة التقرير بأكمله.

# 2. يقدم نظرة عامة

يقدم الملخص التنفيذي نظرة عامة رفيعة المستوى للنقاط والحجج الرئيسية في التقرير أو الاقتراح ، مما يسهل على صانعي القرار فهم الأفكار الرئيسية ومعرفة كيف تتناسب التفاصيل معًا.

# 3. يسلط الضوء على معلومات مهمة

يسلط هذا الملخص الضوء على أهم المعلومات ، مثل النتائج والتوصيات الرئيسية ، مما يسهل على صانعي القرار التركيز على القضايا الأكثر أهمية.

# 4. يظهر الخبرة

يمكن أن يُظهر الملخص التنفيذي المكتوب جيدًا خبرة الكاتب في الموضوع ويقدم دليلًا على قدرته على التفكير بشكل استراتيجي وتوليف المعلومات المعقدة.

# 5. يسهل اتخاذ القرار

يوفر الملخص التنفيذي لصانعي القرار المعلومات التي يحتاجون إليها لاتخاذ قرارات مستنيرة ، بما في ذلك بيان واضح للمشكلة أو الفرصة ، والبيانات والتحليلات ذات الصلة ، وتوصيات للعمل. هذا يمكن أن يساعد في تسهيل اتخاذ القرار بشكل أسرع وأكثر فعالية.

ما يجب تضمينه في الملخص التنفيذي

كما يوحي الاسم ، فهو ملخص ، وعلى هذا النحو ، لا يتطلب سوى المعلومات الأساسية. هذا يعني ببساطة أنه يجب أن يكون قصيرًا وبسيطًا ومباشرًا.

إجمالاً ، يجب أن يتضمن ما يلي:

  • ملخص موجز لمحتوياته ، مثل مشكلة أو حل.
  • تحليل موجز للمشكلة أو القضية
  • السياق المهم الذي يجب أن يكون القارئ على دراية به
  • وفي الختام

كيفية كتابة ملخص تنفيذي

الملخص التنفيذي هو نظرة عامة موجزة عالية المستوى لمستند أو مشروع أكبر. غالبًا ما يتم استخدامه في إعدادات الأعمال لتزويد المديرين التنفيذيين المشغولين بملخص سريع للمعلومات الأساسية. فيما يلي الخطوات الأساسية لكيفية كتابة ملخص تنفيذي:

# 1. حدد الغرض من الملخص

الخطوة الأولى في كيفية كتابة ملخص تنفيذي هي تحديد الهدف. قبل أن تبدأ الكتابة ، حدد الغرض من الملخص. هل تحاول إقناع شخص ما باتخاذ إجراء أم أنك ببساطة تقدم معلومات؟

# 2. حدد النقاط الرئيسية

حدد النقاط الرئيسية التي تريد نقلها في الملخص. يجب أن تكون هذه أهم النقاط في المستند أو المشروع الأكبر.

# 3. اجعلها موجزة

يجب أن يكون الملخص التنفيذي موجزًا ​​، وعادة لا يزيد عن صفحة إلى صفحتين. اجعل جملك قصيرة ومباشرة.

# 4. استخدم لغة واضحة

التالي في كيفية كتابة ملخص تنفيذي هو استخدام لغة واضحة. استخدم لغة واضحة وموجزة يسهل فهمها. تجنب المصطلحات الفنية والمصطلحات الفنية التي قد تكون غير مألوفة لجمهورك.

# 5. اتبع أمرًا منطقيًا

نظّم ملخصك بترتيب منطقي ، بدءًا من أهم النقاط وانتهاءً بأي معلومات إضافية.

# 6. تسليط الضوء على النتائج الرئيسية

إذا كنت تلخص تقريرًا أو دراسة ، فقم بإبراز النتائج أو الاستنتاجات الرئيسية.

# 7. تقديم التوصيات

إذا كنت تقدم توصيات ، فقدم ملخصًا موجزًا ​​للأسباب الكامنة وراءها.

# 8. مراجعة وتحرير

الخطوة الأخيرة في كيفية كتابة ملخص تنفيذي هي المراجعة والتحرير. بمجرد كتابة الملخص ، قم بمراجعته بعناية من أجل الوضوح والدقة. قم بالتحرير حسب الضرورة للتأكد من أن الملخص واضح ومختصر ومنظم جيدًا.

ما هي الأشياء الستة التي يجب عليك تضمينها في الملخص التنفيذي؟

  • الغرض والنطاق
  • آلية العمل
  • النتائج الرئيسية
  • الجمهور المستهدف
  • الاستنتاجات والتوصيات
  • المقاييس الرئيسية أو مؤشرات الأداء

# 1. الغرض والنطاق

يجب أن يشرح الملخص التنفيذي بإيجاز الغرض من الوثيقة التي يلخصها ونطاقها. يجب أن يتضمن ذلك بيانًا واضحًا للمشكلة أو القضية التي يتم التعامل معها وأهداف الوثيقة.

# 2. المنهجية

في جملة قصيرة أو اثنتين ، يجب أن يشرح الملخص التنفيذي كيفية إجراء البحث أو التحليل في المستند. يجب أن يشمل ذلك أي مصادر بيانات ذات صلة أو طرق بحث أو تقنيات تحليلية تم استخدامها لدعم النتائج والاستنتاجات.

# 3. النتائج الرئيسية

يجب أن يبرز الملخص التنفيذي أهم نتائج الوثيقة وأكثرها صلة. يجب أن تركز على أهم النتائج. يجب أن يتضمن هذا ملخصًا لأي اتجاهات أو أنماط أو رؤى خرجت من التحليل.

# 4. الاستنتاجات والتوصيات

في الملخص التنفيذي ، ينبغي تلخيص الاستنتاجات والاقتراحات الرئيسية للوثيقة. يجب أن يتضمن ذلك بيانًا واضحًا للآثار المترتبة على النتائج وأي توصيات للعمل أو مزيد من البحث.

# 5. المقاييس الرئيسية أو مؤشرات الأداء

يجب تضمين ملخص لأي مقاييس رئيسية أو مؤشرات أداء مهمة لموضوع الوثيقة في الملخص التنفيذي. يمكن أن يشمل ذلك المقاييس المالية أو مقاييس رضا العملاء أو مؤشرات النجاح الأخرى.

# 6. الجمهور المستهدف

يجب أن يوضح الملخص التنفيذي لمن هو المستند ويقدم شرحًا موجزًا ​​عن سبب أهمية المعلومات وذات الصلة بذلك الجمهور. يمكن أن يشمل ذلك معلومات حول الصناعة أو السوق أو أصحاب المصلحة المستهدفين بالمستند.

كيف تبدأ الملخص التنفيذي؟

  • ابدأ بالمشكلة أو قم بإصدار عناوين المستندات.
  • وصف الإصلاح المقترح.
  • اشرح قيمة الحل
  • أنهِ من خلال تحديد أهمية العمل في استنتاجك.

إلى متى يجب أن يكون الملخص التنفيذي؟

غالبًا ما تتراوح الملخصات التنفيذية من 10٪ إلى 15٪ أطول من إجمالي العمل الذي تلخصه.

ما هو الغرض الرئيسي من الملخص التنفيذي؟

تقدم الملخصات التنفيذية نظرة عامة موجزة عن وثيقة أطول بهدف إقناع صانعي القرار بقراءة المادة الكاملة. عادةً ما تكون الوثيقة الأولى في نص التقرير أو الاقتراح ، يجب أن يكون الملخص التنفيذي قادرًا على الوقوف بمفرده عن النص الرئيسي.

كم عدد الفقرات في الملخص التنفيذي؟

لا توجد قاعدة ثابتة لعدد الفقرات في الملخص التنفيذي. ومع ذلك ، فإن الملخص التنفيذي النموذجي عادة ما يتراوح طوله بين 1 و 3 صفحات ويمكن أن يتكون من أي مكان من فقرة إلى عدة فقرات ، اعتمادًا على طول وتعقيد المستند الذي يلخصه.

بشكل عام ، يجب أن يكون الملخص التنفيذي موجزًا ​​وفي صلب الموضوع ، ويقدم نظرة عامة واضحة وموجزة عن النقاط والاستنتاجات الرئيسية للوثيقة. يجب أن يتم تنظيم الملخص بطريقة منطقية ومنظمة ، بحيث تركز كل فقرة على جانب معين من المستند ، مثل الغرض والمنهجية والنتائج والتوصيات. سيعتمد عدد الفقرات المطلوبة على محتوى المستند الأصلي والمتطلبات المحددة للجمهور المستهدف.

ما الذي يجب أن يتجنبه الملخص التنفيذي؟

من بين قائمة الأشياء التي يجب تجنبها عند كتابة ملخص تنفيذي ، يوجد ما يلي في أعلى القائمة: تفاصيل مفرطة ، ومصطلحات فنية ومصطلحات فنية ، وتحيز ، وآراء شخصية.

# 1. تفاصيل مفرطة

يجب أن يكون الملخص التنفيذي موجزًا ​​وفي صلب الموضوع ، ويقدم نظرة عامة رفيعة المستوى للنقاط والاستنتاجات الرئيسية للوثيقة. يجب تجنب تضمين التفاصيل أو الظلال غير الضرورية.

# 2. المصطلحات الفنية والمصطلحات الفنية

يجب كتابة الملخص التنفيذي بلغة واضحة وبسيطة يسهل فهمها. يجب تجنب استخدام المصطلحات الفنية والمصطلحات الفنية التي قد تكون غير مألوفة للجمهور المقصود.

# 3. التحيزات والآراء الشخصية

يجب أن يكون الملخص التنفيذي موضوعيًا وخاليًا من التحيز. يجب تجنب تضمين الآراء أو التفسيرات الشخصية التي قد تؤثر على تصور القارئ للوثيقة.

# 4. تكرار 

يجب أن يلخص الملخص التنفيذي النقاط الرئيسية للوثيقة دون تكرار نفس المعلومات عدة مرات. يجب تجنب إعادة ذكر المعلومات التي تم تقديمها بالفعل في الملخص أو المستند الرئيسي.

# 5. عدم دقة

يجب أن يكون الملخص التنفيذي دقيقًا ومخلصًا للوثيقة الأصلية. يجب تجنب تحريف أو تشويه المعلومات المقدمة في المستند الرئيسي.

# 6. عدم وضوح

يجب أن يكون الملخص التنفيذي واضحًا وسهل الفهم. يجب تجنب استخدام لغة غامضة أو غامضة قد تربك القارئ.

هل يجب أن تحتوي الملخصات التنفيذية على صور؟

بالطبع ، يمكن أن تتضمن الملخصات التنفيذية صورًا ، ولكن ما إذا كان يجب أن تحتوي على صور أم لا يعتمد على الغرض والجمهور المستهدف من الملخص.

إذا تم استخدامه لتقرير تجاري أو تقني ، بما في ذلك الصور أو المخططات ذات الصلة ، فيمكن أن يساعد في تعزيز النقاط الرئيسية بصريًا وجعل المعلومات المعقدة أكثر قابلية للفهم للقارئ. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان التقرير يتضمن بيانات أو تحليلًا إحصائيًا ، فإن دمج العناصر المرئية يمكن أن يجعل المعلومات أسهل في الفهم وأكثر تأثيرًا.

ومع ذلك ، إذا كان الملخص مخصصًا لجمهور أكثر عمومية ، مثل حملة تسويقية أو إعلانية ، فقد يكون تضمين الصور أكثر أهمية. في هذه الحالة ، يمكن أن تساعد الصور في نقل رسالة العلامة التجارية وزيادة المشاركة وجذب انتباه القارئ.

على أي حال ، عند اتخاذ قرار بشأن تضمين الصور في الملخصات التنفيذية ، من المهم مراعاة السياق والجمهور والغرض من الملخص ، بالإضافة إلى أنواع المرئيات التي من شأنها أن تدعم المعلومات المقدمة بشكل أفضل.

كيف تنهي الملخص التنفيذي؟

تتمثل إحدى الطرق الفعالة لإنهاء الملخص التنفيذي في تلخيص النقاط الرئيسية أو الرسائل الرئيسية التي يجب على القارئ تذكرها. يمكن أن يشمل ذلك إعادة صياغة المشكلة أو القضية التي تتم معالجتها ، والنتائج والاستنتاجات الرئيسية ، وأي إجراءات موصى بها أو خطوات تالية. يجب أن تكون لهجة النهاية موجزة وواثقة ، مع التأكيد على أهمية وملاءمة محتوى الوثيقة. فيما يلي بعض الأمثلة على العبارات التي يمكن استخدامها:

  • في الختام ، يوضح هذا التقرير ...
  • بشكل عام ، تشير النتائج إلى ...
  • خلاصة القول ، الوجبات الرئيسية من هذا المستند هي ...
  • بالنظر إلى نتائج تحليلنا ، نوصي ...
  • في ضوء هذه النتائج ، من الواضح أن ...
  • باختصار ، يسلط هذا التقرير الضوء على الحاجة إلى
  • نأمل أن يقدم هذا الملخص حالة واضحة ومقنعة لـ
  • وباختصار ، فإن المعلومات الواردة في هذه الوثيقة تؤكد أهمية

ما هي الأخطاء الأربعة التي يرتكبها الأشخاص غالبًا عند إنشاء الملخصات التنفيذية؟

تقديم الكثير من التفاصيل ، والفشل في تلبية احتياجات القارئ ، بما في ذلك الآراء الشخصية أو التحيزات ، والفشل في مطابقة نغمة المستند الرئيسي

# 1. توفير الكثير من التفاصيل

أحد الأخطاء الشائعة هو تقديم الكثير من التفاصيل في الملخص التنفيذي ، مما يجعله طويلاً للغاية ويفشل الغرض منه باعتباره نظرة عامة موجزة على المستند الذي يلخصه. يجب أن يتضمن فقط المعلومات الأكثر أهمية وذات الصلة.

# 2. عدم تلبية احتياجات القارئ

خطأ آخر هو إنشاء ملخص يفشل في تلبية الاحتياجات والمصالح المحددة للجمهور المستهدف. يجب كتابة الملخص مع وضع الجمهور في الاعتبار ، وتقديم المعلومات ذات الصلة والمفيدة لهم.

# 3. بما في ذلك الآراء الشخصية أو التحيزات

يجب أن يكون الملخص التنفيذي موضوعيًا وخاليًا من الآراء الشخصية أو التحيزات. يمكن أن يؤدي تضمين الآراء أو التحيزات الشخصية إلى تقويض مصداقية الملخص والوثيقة التي يلخصها.

# 4. عدم مطابقة نغمة المستند الأساسي

يجب أن تتطابق لهجة الملخص التنفيذي مع أسلوب المستند الرئيسي. إذا كانت الوثيقة الرئيسية رسمية وتقنية ، فيجب أن يكون الملخص التنفيذي أيضًا. إذا كانت الوثيقة الرئيسية أكثر رسمية أو إبداعية ، فيجب أن تعكس ذلك أيضًا. يمكن أن تؤدي النغمات غير المتطابقة إلى حدوث ارتباك أو إعطاء انطباع خاطئ للقارئ.

هل تضع المراجع في الملخص التنفيذي؟

لا ، الملخص التنفيذي لا يتطلب منك تضمين أي مراجع. إنها ليست أطروحة بحثية للحصول على درجة علمية. من المفترض أن يكون ملخصًا لخطة عملك وأفكارك ، وليس وثيقة ببليوغرافية. في الملخص ، يجب ألا تقدم أي معلومات أو حجج جديدة. يجب أن تكون قادرة على الوقوف بمفردها. في الملخص ، لا يجب إضافة أي معلومات جديدة أو إنشاء أي نقاط جديدة.

مراجع حسابات

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً