يميل فريق الموارد البشرية في أي عمل إلى أن يكون الأبطال المجهولين الذين يدعمون تقريبًا كل جانب من جوانب الشركة ونجاحها. غالبًا ما تستند الشركة القوية والناجحة إلى فريق موارد بشرية قوي وناجح يعمل بجد في الخلفية للحفاظ على سير كل شيء بسلاسة وتشغيل المشكلات بسلاسة. عندما تكون هناك حاجة إلى موظفين جدد ، يعمل أعضاء فريق الموارد البشرية بجد للعثور على موظفين جدد وإجراء مقابلات معهم وتوظيفهم وتدريبهم. عند ظهور مشكلات وإثارة استفسارات ، يعمل أعضاء فريق الموارد البشرية بجد لحل المشكلات ودعم الموظفين والعمل على إيجاد الحلول.
في كثير من النواحي ، لا يستطيع فريق الموارد البشرية أبدًا النوم أو أخذ يوم عطلة أو التوقف عن العمل الجاد لدعم الشركة. مع وجود الكثير من الأعمال الورقية التي يجب إكمالها ، والإجراءات التي يجب تتبعها ، ودعم التنظيم ، والتدريب للترتيب ، فليس من المستغرب أن العديد من أقسام الموارد البشرية تكافح تحت وطأة كل ذلك.
مع تغير نماذج العمل ، وتكييف العادات ، وتكييف التوقعات ، يحتاج فريق الموارد البشرية إلى أن يكون دائمًا متيقظًا وعلى أصابع قدميه مع كل تحد يجلبه عام آخر. مع اقتراب العام الجديد ، هل فكرت في ما يمكنك فعله لمساعدة فريق الموارد البشرية لديك على أداء وظيفته بشكل أكثر كفاءة ودعمهم في مهمتهم التي لا تنتهي؟
مع الاعتماد الكبير على عمل فريق الموارد البشرية، فمن المنطقي أنك ستحتاج إلى استخدام استراتيجيات وتقنيات جديدة لمساعدتهم في أداء دورهم. بفضل التكنولوجيا الحديثة، هناك العديد من الأشياء التي يمكنك تنفيذها لجعل حياة فرق الموارد البشرية أسهل بكثير. مثال على هذه التكنولوجيا المفيدة هو نظام تذاكر الموارد البشرية. هل يمكن أن يكون هذا هو شريان الحياة الذي يحتاجه فريق الموارد البشرية لديك لمواصلة العمل؟ في هذه المقالة، سوف نتعلم المزيد حول ماهية نظام تذاكر الموارد البشرية، وما يمكن أن يفعله، والفوائد التي يمكن أن يجلبها تطبيقه لشركة بأكملها.
ما هو نظام تذاكر الموارد البشرية؟
إن فكرة نظام التذاكر ليست جديدة ، ولا يوجد الكثير من الأشخاص البارعين في التكنولوجيا الذين لم يستخدموا نظام التذاكر في مرحلة ما من حياتهم. إذا كنت بحاجة إلى إثارة مشكلة مع أحد موردي تكنولوجيا المعلومات ، أو تقديم شكوى إلى طرف ثالث ، أو طلب الدعم بشأن مشكلة التسليم ، فمن المحتمل أنك استخدمت نظام التذاكر لبدء استعلامك وتسجيل اتصالك مع وكيل الدعم.
يعمل نظام تذاكر الموارد البشرية بنفس الطريقة. يسمح بأتمتة طلبات الموظفين بحيث يتم تسجيلها وتنظيمها وحلها في الوقت المناسب. إذا كان لدى الموظف مشكلة يرغب في طرحها مع فريق الموارد البشرية ، فيمكنه إرسال تذكرة إلى النظام ، ربما حول ضبط الوقت ، أو الدفع ، أو المزايا ، أو بعض الاستفسارات الأخرى ذات الصلة. تتم إضافة هذه التذكرة إلى قائمة الانتظار ، مع إعطاء الأولوية ، وتخصيصها للموظف ذي الصلة الذي يمكنه العمل على حلها. إنه يسمح باتباع نهج منظم للتعامل مع المشكلات مما يجعل حياة عضو فريق الموارد البشرية أقل إرهاقًا مع منح الموظف الذي أنشأ التذكرة القدرة على التحقق من تقدمه وتلقي الاتصالات من أجل حلها.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إنشاء التقارير من أجل فهم القضايا المثارة لمعرفة الأنواع التي يتم تسليط الضوء عليها في كثير من الأحيان. يسمح ذلك بحل بعيد المدى للمشكلات ويمنح أصحاب الأعمال القدرة على رؤية أداء فريق الموارد البشرية لديهم فيما يتعلق بحل مشكلات الموظفين والاستجابة للطلبات. يمكن أن تثبت المعلومات التي تم جمعها بواسطة نظام تذاكر الموارد البشرية أنها لا تقدر بثمن في نمو وتحسين الشركة ككل ، لا سيما في مجال إرضاء الموظفين.
لماذا تحتاج إلى نظام تذاكر الموارد البشرية؟
# 1. تحسين الاتصال
بدون مساعدة من نظام تذاكر الموارد البشرية ، سيحاول الموظفون الاستيلاء على أحد أعضاء الفريق متى وأينما أمكنهم ، مما يعني نسيان المشكلات وفقدان المعلومات وعدم حل المشكلات. حتى إذا تمكن الموظف من التحدث إلى أحد أعضاء فريق الموارد البشرية وبدأوا العمل على حل المشكلة ، فإن الموظف لا يعرف التقدم ولا يرى أي إجراء يتم اتخاذه ، مما يدفعهم إلى الاعتقاد بأن مشكلتهم قد تم إهمالها . من ناحية أخرى ، يوفر نظام تذاكر الموارد البشرية سجلاً مكتوبًا للمشكلة ويسمح للموظف بمعرفة التقدم المحرز فيها.
# 2. إنتاجية محسنة
يمكن إدارة المشكلات بشكل أكثر فاعلية وحلها بسرعة وسهولة أكبر من خلال تطبيق نظام التذاكر. لن يضطر أعضاء فريق الموارد البشرية إلى إضاعة الوقت في متابعة الردود والمتابعة مع الموظفين لأن الشخص الذي أثار المشكلة سيكون لديه رؤية كاملة للتقدم المحرز في تذكرته. يمكن إدارة عبء العمل لفرق الموارد البشرية بشكل أكبر نظرًا لأن لديهم قائمة مهام واضحة مرتبة حسب الأولوية مما يسمح لهم بالتعامل مع المشكلات في الوقت المناسب وتلبية احتياجات الموظفين ، مما يمنع المشكلات الصغيرة من التصعيد إلى قضايا أكبر.
# 3. خفض مستوى اتفاقيات مستوى الخدمة
اتفاقية مستوى الخدمة هي اتفاقية مستوى الخدمة بين مقدم الخدمة ومستخدم الخدمة، ويضمن نظام تذاكر الموارد البشرية حل الطلبات بشكل أسرع ضمن اتفاقية مستوى الخدمة. يمكن لأعضاء فريق الموارد البشرية التعامل مع الطلبات بطريقة منطقية، مع الأخذ في الاعتبار الوقت الذي تم فيه فتح التذكرة، وخطورة المشكلة.
# 4. زيادة رضا الموظفين
سيستفيد الموظفون بشكل كبير من تطبيق نظام تذاكر الموارد البشرية الذي يسمح لهم بالتحكم في قضايا الموارد البشرية. سيتم إعطاؤهم طريقة مناسبة لإثارة المشكلات والتواصل خلال عملية الحل والرجوع إلى سجل التفاعل وبالتالي الاستمتاع بتجربة محسنة. مع تجربة الموظف المحسنة هذه ، يأتي رضا العملاء المعزز. سيتم تعزيز ثقتهم في الشركة والتزامها برفاهيتهم ، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية ومعدلات احتفاظ أعلى في جميع أنحاء المنظمة. من الواضح أن نظام تذاكر الموارد البشرية هو استثمار لا تريد إهماله.
