كتيب الهاتف: أفضل النصائح والمعايير التي يجب اتباعها

كلمات الهاتف
رصيد الصورة: Mitel
جدول المحتويات إخفاء
  1. ما هي آداب الهاتف؟ 
  2. نصائح لتحسين آداب استخدام الهاتف
    1. # 1. مباشرة بعد أول حلقتين أو ثلاث حلقات أجب على الهاتف
    2. # 2. في بداية المكالمات قدم نفسك وشركتك
    3. # 3. كن ايجابيا
    4. # 4. قلل من الاضطرابات
    5. # 5. تدوين الملاحظات بنشاط أثناء الاستماع
    6. # 6. كن صادقا
    7. # 7. قبل وضع المتصل في الانتظار ، استفسر منهم
    8. # 8. حد من استجاباتك العاطفية
    9. # 9. قبل إنهاء المكالمة تأكد من الاهتمام باحتياجات المتصل
  3. آداب الهاتف للأعمال 
    1. # 1. كن جديرًا بالثقة
    2. # 2. تجنب المقاطعة
    3. # 3. إبقاء العملاء على اطلاع دائم
    4. # 4. عند التحدث مع المستهلكين ابتسم
    5. # 5. تعرف على كيفية التعامل مع الأشخاص الغاضبين
    6. # 6. تخلص من أي أصوات خلفية
  4. ما هي آداب الهاتف ولماذا هي مهمة؟ 
    1. لماذا تعتبر آداب الهاتف مهمة؟
  5. ما هي 5 PS من آداب الهاتف؟
    1. # 1. استعد دائمًا
    2. # 2. كن حاضرا
    3. # 3. كن صبوراً
    4. # 4. كن استباقيًا
    5. # 5. أن تكون محترفًا
  6. ما هي واجبات وسلبيات آداب الهاتف؟
    1. # 1. كن منتبهاً للنبرة التي تستخدمها عند التحدث
    2. # 2. الاستخدام الصحيح للغة
    3. # 3. تدوين الملاحظات بنشاط أثناء الاستماع
    4. # 4. إدارة المكالمة
    5. # 5. يبتسم
    6. المحاذير في آداب الهاتف
  7. ما هي آداب الهاتف الثمانية؟
  8. ما هي آداب الهاتف الضعيف؟
  9. ما هي القواعد الستة لآداب الهاتف الخليوي؟
  10. مراجع حسابات 
  11. مقالات ذات صلة

بالنسبة للعديد من رجال الأعمال ، لا يزال التحدث عبر الهاتف نشاطًا مهمًا. لا يزال العملاء وزملاء العمل يستخدمون الهاتف كنقطة اتصالهم الأولى ، على الرغم من التقدم في تفاعل خدمة العملاء الرقمي مثل البريد الإلكتروني والرسائل النصية وخدمات الرد الآلي. يمكنك تطوير مهارات الاتصال الخاصة بك من خلال تعلم أفضل الطرق للتفاعل مع الآخرين في هذا المكان في العمل. من أجل تحسين جودة مكالماتك الهاتفية ، نحدد آداب الهاتف في هذه المقالة ونقدم نصائح لتحسين آداب استخدام الهاتف للأعمال.

ما هي آداب الهاتف؟ 

تشير آداب الهاتف إلى الطريقة التي تتصرف بها أنت وشركتك عند التحدث عبر الهاتف مع العملاء أو زملاء العمل. يتضمن ذلك لغة جسدك ونبرة صوتك واختيار الكلمات وتقنية إغلاق المكالمة عندما تقابل العملاء. الطريقة التي تستمع بها إلى الناس عند الحديث عن الأمور التجارية هي جانب آخر من آداب السلوك. عند التعامل مع العملاء أو زملاء العمل في شركتك ، يمكنك اتباع قواعد السلوك هذه.

نصائح لتحسين آداب استخدام الهاتف

ضع في اعتبارك النصائح التالية لتحسين آداب استخدام الهاتف:

# 1. مباشرة بعد أول حلقتين أو ثلاث حلقات أجب على الهاتف

هذه إحدى النصائح لتحسين آداب استخدام الهاتف. يجب أن يفهم العملاء أنك تقدر أعمالهم إذا استجابت لمكالماتهم الهاتفية على الفور. من المرجح أن يستخدم العملاء شركتك عندما يشعرون بالتقدير. إذا كان لديك عملاء في انتظارك ولا يمكنك الرد على الهاتف ، فاستمع إلى بريدك الصوتي كثيرًا وأعد الاتصال بأسرع ما يمكن.

# 2. في بداية المكالمات قدم نفسك وشركتك

هذه أيضًا إحدى النصائح لتحسين آداب استخدام الهاتف. عندما تقدم نفسك وشركتك في بداية المحادثة ، يعرف المستهلك أنه يتصل بالرقم الصحيح. عندما تقدم نفسك ، يمكن للعميل بسهولة شرح الغرض من مكالمته دون الحاجة إلى طرح المزيد من الأسئلة. ينطبق هذا أيضًا سواء كنت تتصل بالعملاء أو زملاء العمل ، لذلك سيتعرفون على المتصل على الفور.

# 3. كن ايجابيا

هذه إحدى النصائح لتحسين آداب استخدام الهاتف. بناء علاقة مع المتلقي باستخدام نبرة صوت لطيفة تجعله أكثر تقبلاً لمشاركة المعلومات حول أفضل السبل التي يمكنك من خلالها تلبية احتياجاته. تدرب على تسجيل بعض مكالماتك الهاتفية ، إذا استطعت. عندما تسمع تسجيل المكالمات ، انتبه إلى نغمتك وقم بإجراء أي تعديلات مطلوبة. من خلال إظهار رغبتك في مساعدة العملاء والزملاء ، يمكن أن تساعدك الإيجابية أيضًا على تحسين المكالمات السيئة.

# 4. قلل من الاضطرابات

حتى في المكاتب التي يوجد بها الكثير من حركة السير على الأقدام ، يمكن تقليل الاضطرابات إلى الحد الأدنى. قبل الرد على مكالمة ، خذ لحظة لتضع أي شيء كنت تعمل عليه جانبًا واستعد لمنح المتصل انتباهك الكامل. للسماح للأشخاص الآخرين في الغرفة بمعرفة أنك غير متاح لمساعدتهم أثناء وجودك على الهاتف ، حاول أن تدير ظهرك نحو مكان عملك المزدحم أثناء الرد على المكالمات.

# 5. تدوين الملاحظات بنشاط أثناء الاستماع

قد يكون تقديم تأكيدات متكررة بأنك تفهم العميل مفيدًا عند الاستماع بنشاط. قد يكون قول شيء مثل ، "أفهم أنك ترغب في استرداد مشترياتك" أو "شكرًا لك على التعبير عن مخاوفك" مثالاً على ذلك. قد يساعدك تدوين الملاحظات أثناء المحادثة على تذكر كل ما قيل والتأكد من معالجة جميع مخاوف العميل. من أجل خدمة الآخرين بشكل فعال ، قد يستلزم الاستماع الفعال أيضًا تقديم طلبات توضيح.

# 6. كن صادقا

إحدى النصائح لتحسين آداب استخدام الهاتف هي أن تظل صادقًا. الصدق أهم من محاولة إرضاء عميلك. أخبرهم أنك غير قادر على إكمال المهمة التي طلبوها إذا كان هناك أي شيء تعرف أنه لا يمكنك القيام به من أجلهم. حتى إذا لم تكن قادرًا على تلبية جميع طلبات عملائك ، إذا قمت بإيصال الحقيقة بطريقة لطيفة وعاطفية ، فقد يظلون يفكرون جيدًا في شركتك بمجرد انتهاء المكالمة.

# 7. قبل وضع المتصل في الانتظار ، استفسر منهم

لجمع مزيد من المعلومات للمتصل ، قد تحتاج إلى وضعها قيد الانتظار. قل ، "هل تمانع إذا قمت بتعليقك لفترة وجيزة لخدمتك بشكل أفضل؟" كمثال. إن طرح بعض الأسئلة على المتصل قبل وضعها في الانتظار يتيح لهم معرفة أنك تبذل قصارى جهدك لمساعدتهم ، وهذا يظهر الاحتراف. هذه إحدى النصائح لتحسين آداب الهاتف التي يمكن أن تساعدك في التعامل مع الطلبات أو المواقف الأخرى التي قد تكون أكثر أهمية.

# 8. حد من استجاباتك العاطفية

هذه أيضًا إحدى النصائح لتحسين آداب استخدام الهاتف. حتى عند إجراء محادثات صعبة ، حاول أن تتمتع بنبرة صوت مرحة. أثناء فترة الهدوء في المحادثة ، اطلب بلطف وضع المتصل قيد الانتظار. خذ نفسين عميقين أثناء انتظار العميل أو زميل العمل ، وتذكر أن تكون محايدًا ومتعاطفًا عند التعامل مع متصل صعب المراس. إذا كان ذلك ممكنًا ، فيجب عليك توجيه المكالمات العاطفية إلى موظف آخر أو مدير.

# 9. قبل إنهاء المكالمة تأكد من الاهتمام باحتياجات المتصل

عندما ترد على مكالمة هاتفية ، فإن شاغلك الأول عادة هو التأكد من تلبية طلبات العميل. أثناء الدردشة ، قد ينسى المشتري كثيرًا الاستفسارات الأخرى لديه. فرصة رائعة لتكون استباقيًا وتقديم المزيد من التوضيح هو الاستفسار عما إذا كنت تفي باحتياجاتهم أو إذا كان لديهم أي استفسارات.

آداب الهاتف للأعمال 

فيما يلي إرشادات آداب الهاتف لمراكز الاتصال للشركات الصغيرة لتبدأ بها.

# 1. كن جديرًا بالثقة

تنص آداب هاتف العمل هذه على أنه يجب عليك التأكد من أن كل شخص يجيب بانتظام على خط العمل. عندما يتصل أحد العملاء ، فإن شاغله الوحيد هو ما إذا كان قد اتصل بالرقم الصحيح. يجب أن تقول مرحبا مرة واحدة فقط. تدريب الموظفين على تقديم أنفسهم بأدب من خلال ذكر الشركة أولاً ثم ذكر أسمائهم. تفترض آداب هاتف العمل هذه أنك بحاجة إلى المساعدة ؛ لذلك ، وفر على نفسك بعض الوقت وحذف الكلمات الخمس الإضافية. "مرحبًا. ماري القفازات. هذا هو بيكي ، هذا كل شيء.

# 2. تجنب المقاطعة

تتطلب آداب هاتف العمل هذه ألا تقاطع العميل الذي يتذمر. على الرغم من أن آداب هاتف العمل هذه قد يكون من الصعب اتباعها ، علم موظفيك الانتباه إلى كل تفاصيل المشكلة ، بغض النظر عن الوقت الذي تستغرقه. حتى إذا قام موظفو مركز الاتصال في النهاية بتحويل المكالمة إلى عضو آخر من موظفيك ، فلا يزال من الضروري سماع القصة بأكملها لجعل المستهلك يشعر بالرعاية.

# 3. إبقاء العملاء على اطلاع دائم

من الأهمية بمكان تعليم آداب استخدام الهاتف التجاري لموظفيك. يجب أن يقدموا للعميل قائمة بما ينوون القيام به قبل تحديد موعد نهائي أطول مما هو مطلوب. لماذا؟ إنهم يعرفون أنك دافعت عنهم عندما أصلحت المشكلة في وقت أقل مما وعدت به. بحلول ذلك الوقت ، سيكون لديك عميل ملتزم. إذا استغرق الأمر وقتًا أطول مما كنت تتوقعه ، فسيكونون غاضبين.

# 4. عند التحدث مع المستهلكين ابتسم

هل أدركت أنه يمكن سماع ابتسامة؟ تنص آداب هاتف العمل هذه على أنه يجب عليك التأكد من أن فريقك يبدو سعيدًا للتحدث مع العملاء. أظهرت الأبحاث أن الابتسام عندما تتحدث على الهاتف يغير الطريقة التي يبدو بها صوتك. نظرًا لأن العملاء لا يمكنهم رؤية لغة جسد الموظفين عندما يتحدثون على الهاتف ، يكون الأمر أسوأ إذا بدا عليهم الكآبة. عندما تتحدث على الهاتف بدلاً من التحدث بشكل شخصي ، تكون كلماتك ونبرتك أكثر أهمية.

# 5. تعرف على كيفية التعامل مع الأشخاص الغاضبين

أولاً ، الامتناع عن حث شخص ما على التهدئة. لا أحد يحب أن يبدو مجنونًا ، لكن من المستحيل تجنبه عندما يكون العميل غاضبًا جدًا. قد يبدو الأمر غريبًا ، ولكن إذا بدأ المستهلك في التحدث بصوت عالٍ ، فيجب أن يتحدث ممثل خدمة العملاء بصوت أعلى قليلاً في البداية.

# 6. تخلص من أي أصوات خلفية

تتطلب آداب هاتف العمل هذه أن تكون ضوضاء الخلفية غير مهنية ومزعجة. تأكد من أنك في مكان هادئ ، مثل صندوق مكالمات أو مكتب خاص ، وتجنب استخدام مكبر الصوت لحجب ضوضاء الخلفية. حاول إجراء المكالمة في مكان آخر إذا كان مكان عملك المعتاد مرتفعًا للغاية ، واطلب من الأفراد من حولك التحدث بهدوء.

ما هي آداب الهاتف ولماذا هي مهمة؟ 

يشار إلى مجموعة الإرشادات التي يتم اتباعها عند إجراء مكالمات هاتفية أو استقبالها على أنها آداب استخدام الهاتف. بالنسبة للعديد من الظروف المتميزة ، هناك لوائح متفاوتة إلى حد ما. بالإضافة إلى ذلك ، يختلف إجراء واستقبال المكالمات الشخصية عن إجراء مكالمات الشركات واستلامها. قد تكون هناك اختلافات أخرى ضمن هذه المجموعة من الإرشادات ، خاصة بالنسبة للمحادثات التجارية عندما تفضل الشركات المتصلين أو المتلقين لقول شيء معين.

يستغرق الأمر بعض الوقت لفهم حتى آداب الهاتف الأساسية هذه. يجب تعليم الأطفال هذا لأنهم في كثير من الأحيان لا يعرفون ذلك ، ولا يمكنهم تعريف أنفسهم ، ولن يتركوا أي نوع من الرسائل الواضحة. يمكن للجميع الاستفادة من تعليم الأطفال كيفية الرد على الهاتف ، لذلك يجب القيام بذلك. دعنا نفحص بعض نقاط آداب الهاتف المهمة.

لماذا تعتبر آداب الهاتف مهمة؟

فيما يلي بعض المبررات الرئيسية لأهمية السلوك الصحيح للهاتف:

# 1. عرض الاحتراف

كونك محترفًا ينطوي على تمثيل عملك بموقف وكفاءة واثقين. إن استخدام أساليب الهاتف لإثبات معرفتك العملية سيساعد المتصلين على رؤيتك كمحترف يستحق تكرار الأعمال.

# 2. قم بعمل انطباع أول إيجابي

لديك الفرصة لتظهر للعميل كم هو لطيف التعامل معك أثناء المكالمة الهاتفية الأولية. قد يؤدي منح العملاء تجربة رائعة إلى إقناعهم بإخبار الآخرين عنك أو شراء المزيد من البضائع الخاصة بك.

# 3. تعزيز ولاء العميل وثقته

قد يشعر العملاء براحة أكبر في عقد المزيد من الاجتماعات أو المحادثات شخصيًا أو عبر القنوات الأخرى إذا كان لديك اتصال هاتفي رائع معهم. قد يؤدي ذلك إلى تعزيز سمعتك وتعزيز ولاء العملاء بشكل أكبر.

# 4. الحصول على درجات عالية لرضا العملاء

عندما ترضي احتياجات المستهلكين عبر الهاتف ، يمكنهم توقع أنك سترضيهم شخصيًا أيضًا ، مما ينتج عنه تجربة متسقة.

ما هي 5 PS من آداب الهاتف؟

في المرة الأولى التي يتفاعل فيها المتصل مع شركتك ، هكذا سيتذكرونك لبقية حياتهم. ومن الأهمية بمكان مراقبة نظام PS الخاص بك عند القيام بالأعمال التجارية عبر الهاتف لأن الإشارات غير اللفظية ، والتي نعتمد عليها بشكل كبير بشكل شخصي ، غائبة. راقب نظام PS الخاص بك ، لقد قرأت ذلك بدقة. ستساعدك القائمة التالية المكونة من 5 نقاط على تحقيق التميز في التعامل مع المكالمات:

# 1. استعد دائمًا

عندما يقرر أحد العملاء التقاط الهاتف والاتصال بشركتك ، فإنه يتوقع إجابة سريعة نظرًا لجميع خيارات الاتصال الأخرى المتاحة لهم في الوقت الحاضر ، مثل البريد الإلكتروني والدردشة والنماذج عبر الإنترنت.

إذا كان تحسين تجربة العميل هو أولويتك القصوى ، فيجب أن تكون مستعدًا للرد على المكالمات ، وأن يكون لديك موظفين على دراية ، وتضمن حصول المتصلين على تجربة اتصال مستمرة من خلال تتبع العدد المعتاد من الرنات التي يحتاجها الشخص للتحدث مع شخص ما. عملك.

# 2. كن حاضرا

لا شيء يضاهي التحدث على الهاتف مع شخص تشعر أنه غير موجود لإجراء المكالمة. نحن لا نحب ذلك عندما يتصل بنا الناس على الخطوط الشخصية ؛ هل سبق لك أن تساءلت عما إذا كانوا يتحدثون معك أو مع كلبهم؟ وفي مكالمات العمل ، نحن بالتأكيد لا نحبها. هذا يعني أنه إذا كنت تريد أن تكون حاضرًا تمامًا أثناء المكالمة ، فيجب عليك التوقف عن فعل أي شيء آخر وإعطاء اهتمامك الكامل للشخص الموجود على الطرف الآخر. هذا يوضح مدى أهمية آداب الهاتف المناسبة! تعامل مع كل مكالمة كما لو كانت الأكثر أهمية بالنسبة لك ، كما ننصح وكلائنا بذلك.

# 3. كن صبوراً

يجب أن تكون مستقرًا وهادئًا وغير مبرر حتى تتحلى بالصبر. عندما نعتقد أن شيئًا ما يمنعنا من تحقيق الهدف ، يقال إن نفاد الصبر يتطور. يعد قطع الاتصال الذهني عن جميع المهام الأخرى إحدى طرق منع الانزعاج عند الرد على خطوط الهاتف. ثقف عقلك لتغيير أولوياته لإرضاء المتصل عندما يرن الهاتف. يمكن أن يساعدك هذا في الحفاظ على انتباهك للمهمة التي بين يديك. يمكنك تزويد عملائك بمكالمة هاتفية احترافية من خلال التركيز على المتصل.

# 4. كن استباقيًا

يشترك جميع المتصلين في نفور من وجود أسئلة بدون إجابة بعد مكالمة عمل ، وهو شيء مشترك. على سبيل المثال ، على الرغم من أننا نجعلها نقطة للتعلم قدر الإمكان عن أعمال عملائنا ، فمن الصعب علينا أن نكون على دراية كاملة بكل واحد منهم. لهذا السبب ، نحن ندرك أننا لن نتمكن من الرد على كل مكالمة. ونتيجة لذلك ، وضعنا إجراءات لتلقي رسائل ممتازة تحتوي على معلومات مفيدة والذهاب إلى أبعد من ذلك لطمأنة المتصل بشكل استباقي بأنه سيتم توجيه مكالمته إلى أسفل خط الأنابيب.

# 5. أن تكون محترفًا

تعتمد مهنيتك عبر الهاتف بشكل كبير على قدرتك على التواصل. من المهم الانتباه إلى جودة صوتك ، وطبقة الصوت ، ومعدل الكلام ، والنطق ، والنطق ، والإلقاء. بالإضافة إلى ذلك ، عندما يبدأ هاتفك في الرنين ، حاول أن تتخيل أن شخصًا ما قد تحرك فجأة أمامك. يمكن أن يغير هذا تمامًا طريقة تعاملك مع المتصلين. هل تصرخ في وجه شخص ما أو ترسم وجوهًا في وجهه أمام الزبون؟ من المؤكد أنك لن تفعل ذلك إذا كنت ترغب في إرضاء عملائك أو إبقاء شركتك على قيد الحياة ، وهو ما نأمل أن تفعله! يجب استخدام نفس لغة الجسد والحركات التي قد تستخدمها أثناء التحدث إلى شخص حقيقي أثناء مكالماتك.

ما هي واجبات وسلبيات آداب الهاتف؟

إذا قمت بتضمين عناصر ومكونات محددة لمكالمة هاتفية احترافية في روتين مكالماتك ، فسيستجيب المستلم بشكل إيجابي. سوف تتعلم كيف تبدو احترافيًا وتجعل المتلقي مسرورًا بالخدمة التي تقدمها من خلال اتباع أوامر المهام الحاسمة الخاصة بنا. تذكر أن السلوكيات الهاتفية الجيدة تتمحور حول تعظيم ما يجب أن تقوله وتفعله لإنتاج مكالمات عالية الجودة.

# 1. كن منتبهاً للنبرة التي تستخدمها عند التحدث

الاتصال الذي تقوم به مع المتصل يكون فقط من خلال الصوت ، وتنقل نبرة صوتك معلومات حول أسلوبك ونواياك. أولاً وقبل كل شيء ، كما هو الحال مع مستوى الصوت ، يجب أن تحافظ على نفس النغمة طوال المكالمة بأكملها. من خلال تطبيق هذا المبدأ ، ستتمكن من إجراء مكالمات لجميع عملائك بجودة متساوية وتجد أنه من الأسهل الدخول إلى "الوضع على الهاتف". من الضروري الامتناع عن الظهور بالقوة أو العدوانية أو العصبية. لسوء الحظ ، يحدث هذا كثيرًا ، مما قد يجعل الآخرين أقل حماسًا للتحدث معك. تأكد من إظهار الثقة. يريد المستهلك أن يشعر كما لو أنه يتحدث مع الشخص المناسب ، الذي يتمتع بالكفاءة والقدرة على معالجة جميع مخاوفه.

# 2. الاستخدام الصحيح للغة

يعكس استخدامك للكلمات من أنت كشخص. ستعطي اللغة العامية والألفاظ النابية ولغة غير رسمية أخرى انطباعًا بأنك لست منخرطًا بشكل كامل في المكالمة. من ناحية أخرى ، إذا حافظت على نبرة احترافية في لغتك ، فستبدو احترافيًا. حتى لو غضب العميل من أي شيء ، قاوم الحاجة إلى مطابقته. بدلًا من ذلك ، حافظ على رباطة جأشك وتحدث بهدوء وابذل جهدًا لتهدئته. يجب أن تكون مستعدًا لهذا السيناريو لأنه من المحتمل جدًا حدوثه.

# 3. تدوين الملاحظات بنشاط أثناء الاستماع

أولاً ، من خلال نشاطك أثناء المكالمة ، يمكنك التأكد من عدم تفويت أي معلومات مهمة. ستكون قادرًا على خدمة عملائك بشكل أفضل لأنك ستفهم مخاوفهم وتحدياتهم بشكل أفضل.

ثانيًا ، إن الانخراط أثناء المكالمة يمنعك من الغفوة ، وهو ما يحدث للأسف. يمكنك تفويت استعلام أو ملاحظة العميل إذا كنت منشغلاً للحظات. تدوين الملاحظات هو ممارسة مهمة أخرى يجب أن تدمجها في لعبة الاتصال الخاصة بك لأنها مهمة جدًا.

# 4. إدارة المكالمة

يمكن للمتصل فقط تكوين رأي لشخص ما عبر الهاتف بناءً على نبرة صوته وموقفه. الميزة على النغمة السيئة هي التي تنقل الثقة. تجذب النغمة الواثقة الانتباه أيضًا ، وتقل احتمالية مقاطعتها ، ومن المرجح أن توحي بالثقة في المتصل أو العميل.

# 5. يبتسم

حتى لو بدا الأمر غير ضروري ، فإن الابتسام أثناء المكالمة له تأثير كبير! كشفت دراسة أنه يمكن سماع الابتسامة بصوت مسموع عبر الهاتف. هذا لأن صوت الشخص يميل إلى أن يبدو أكثر ودية عندما يبتسم. من المرجح أن يبتسم المتصل عندما يسمع ابتسامتك عبر الهاتف. من المرجح أن يشعر عميلك بأنه مسموع ويتمتع بتجربة ممتعة مع شركتك إذا ابتسمت لهم جميعًا. لهذا السبب ، نعتقد أن الابتسام هو أحد أهم مكونات آداب الهاتف المناسبة.

المحاذير في آداب الهاتف

في بعض الأحيان ، عند أداء وظائفنا ، نلتزم بمعايير الحياة المشتركة. قد يتسبب ذلك في حدوث سوء فهم وارتباك كبير بينك كمحترف وبين عميلك الذي يتوقع معاملة كفؤة. فيما يلي أهم أربع آداب تتعلق بالهاتف والتي يجب ألا تشارك فيها أبدًا.

# 1. تجنب استعجال المتصل

استعجال المتصل أو مقاطعته شيء يجب ألا تفعله أبدًا عند الرد على الهاتف. عندما تقطع شخصًا ما في منتصف الجملة ، فهذا يشير إلى أنك تتوقع رده. من خلال قطعهم ، فإنك تعطي انطباعًا بأنك تفهم الموقف الذي يواجهونه. من الأفضل الامتناع عن مقاطعة أي شخص لأن هذا الأمر يمكن أن يزعج المستهلك بلا شك.

# 2. لا تكن غير آمن

سيكون الصوت الواثق أكثر فاعلية من الصوت الضعيف لأنه سيجذب المزيد من الاهتمام ويلهم الثقة ويؤدي إلى انقطاعات أقل.

# 3. ابتعد عن الأنشطة الأخرى

انتبه دائمًا لما يقوله المتصل. من السهل أن تنحرف عن الأنظار وتحلم بأحلام اليقظة عند التحدث على الهاتف ، أو حتى الانخراط في أنشطة أخرى مثل تناول الطعام أو تنظيم مكان عملك. ومع ذلك ، يجب على المتصل إجراء المحادثة الكاملة التي تجريها أنت أو المشغلون لديك معهم. مشكلة المتصل هي الأولوية القصوى للمشغل.

# 4. تذكر إنهاء اختبارات الجودة

يجب عليك إجراء فحوصات روتينية للجودة للتأكد من أن شركتك تتبع آداب استخدام الهاتف المناسبة. يمكنك التحقق من أن موظفي مركز الاتصال أو موظفي الاستقبال ينفذون إجراءات مناسبة للتعامل مع المكالمات عن طريق إجراء مكالمات اختبار على رقم عملك.

ما هي آداب الهاتف الثمانية؟

  • في غضون ثلاث رنات ، أجب على الهاتف
  • قدم نفسك على الفور
  • تكلم بصوت عال
  • عند الحاجة ، استخدم فقط مكبر الصوت.
  • قم بتدوين الملاحظات أثناء الاستماع باهتمام
  • التحدث باللغة الإنجليزية الصحيحة.
  • ابق على هتافك.
  • قبل تحويل مكالمة أو وضع شخص في الانتظار ، اسأل.

ما هي آداب الهاتف الضعيف؟

فيما يلي بعض الأمثلة على آداب الهاتف غير اللائقة: مقاطعة المتصل أو الشرب أو الأكل. العلكة. التأخر في الاستجابة.

ما هي القواعد الستة لآداب الهاتف الخليوي؟

فيما يلي بعض الأمثلة على آداب السلوك الهاتفية غير اللائقة: 

  • مقاطعة المتصل. 
  • شرب أو أكل العلكة. التأخر في الاستجابة.
  • احفظ هاتفك بعيدًا عن الأنظار خلال الاجتماعات.
  • تجنب استخدام هاتفك أثناء قيادة السيارة.
  • أبعد هاتفك عن طاولة غرفة الطعام.
  • إجراء مكالمات الهاتف المحمول أثناء استخدام وسائل النقل العام أمر غير مهذب.
  • تجنب التحدث عبر الهاتف أثناء إجراء الدفع.
  • تجنب استخدام هاتفك في الأماكن العامة مثل المسارح والكنائس.

مراجع حسابات 

  1. كيف تحسن مهارات الاتصال الخاصة بك الآن !!! (نصائح مفيدة)
  2. التحدث أمام الجمهور: نصائح مفيدة لتطوير مهاراتك في التحدث أمام الجمهور
  3. أنظمة الهواتف الافتراضية: أفضل أنظمة الهواتف الافتراضية لأي عمل تجاري (+ دليل مفصل)
  4. 15+ أفضل أرقام هواتف للأعمال في عام 2023
اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً