هل تدير أصحاب المصلحة بشكل فعال؟ لكن أولاً ، هل تعرف من هم جميع أصحاب المصلحة؟ هل سبق لك أن لاحظت أنك فقدت معيارًا معينًا بعد إكمال نصف المشروع؟ قد يكون هذا مطلبًا من شخص مؤثر لم يشارك بالقدر الذي كان ينبغي أن يكون عليه. وفقًا لأحدث استطلاع للرأي ، كان 36٪ فقط من المشاركين متأكدين من أن أصحاب المصلحة والأعضاء الرئيسيين ملتزمون تمامًا بأهداف المشروع ومزاياه. ما لم تكن محظوظًا بما يكفي لعدم التعرض لظروف محرجة مثل تلك الموضحة أعلاه ، فهذه هي فرصتك لتجنب منع حدوث مثل هذه المواقف. في هذا المنشور ، ستتعلم كيفية التخطيط لإدارة أصحاب المصلحة في مشروعك.
من هو صاحب المصلحة؟
الآن بعد أن فهمت أهمية إدارة أصحاب المصلحة ، فلنبدأ بأساسيات إدارة أصحاب المصلحة ، أي من هو صاحب المصلحة.
صاحب المصلحة هو شخص له مصلحة في شركة ويمكن أن يؤثر عليها أو يتأثر بها. المستثمرون والموظفون والعملاء والموردون هم أصحاب المصلحة الرئيسيون في شركة عادية. ومع ذلك ، مع استمرار اكتساب المسؤولية الاجتماعية للشركات قوة دفع ، تتسع الفكرة لتشمل العديد من الأشياء الأخرى مثل المجتمعات والحكومات والمجموعات التجارية.
صاحب المصلحة هو الشخص الذي سيتأثر بالمشروع. يتم تصنيف أصحاب المصلحة على نطاق واسع على أنهم "أصحاب مصلحة داخليون" و "أصحاب مصلحة خارجيون".
أصحاب المصلحة الداخليون هم الأشخاص الذين يعملون في شركتك. وهي تشمل راعي المشروع ومالك المشروع وفريق المشروع وأي شخص أو مجموعة تساهم في نتائج المشروع أو تستفيد منها. كما يشمل أولئك الذين قد يعانون من تأثير سلبي نتيجة المبادرة. على سبيل المثال ، قد يحتاج بعض العمال إلى إعادة مهاراتهم نتيجة الأتمتة ، أو قد يتم نقلهم.
أصحاب المصلحة الخارجيون هم أولئك الذين ليسوا جزءًا من مؤسستك. يمكن أن يشمل هؤلاء البائعين والعملاء والمساهمين والحكومة ومراجعي الحسابات وما إلى ذلك.
يمكنك الذهاب إلى منشورنا السابق ومعرفة المزيد حول تحليل أصحاب المصلحة وكيفية التعرف على المؤثرين الرئيسيين.
ما هي إدارة اصحاب المصالح في المشروع؟
من الأهمية بمكان إدارة أصحاب المصلحة وتوقعاتهم. نتيجة لذلك ، تعد إدارة أصحاب المصلحة مكونًا أساسيًا في إدارة المشروع. يجب تحديد جميع أصحاب المصلحة في المشروع. قد يكون للمشاريع الصغيرة عدد قليل من أصحاب المصلحة ، في حين أن المشاريع الأكبر قد يكون لها عدد كبير من أصحاب المصلحة.
ربما لن يتم التعامل مع جميع أصحاب المصلحة على قدم المساواة. سيكون لكل منها مجموعة المعايير والتوقعات الخاصة به. نتيجة لذلك ، من الأهمية بمكان تحديد كل صاحب مصلحة. هذا يضمن عدم التغاضي عن أي من أصحاب المصلحة. تتمثل المرحلة التالية في تصنيف أصحاب المصلحة بحيث يمكن إشراكهم بشكل مناسب. من غير المرجح أن تتجاهل أي احتياجات حرجة إذا كان لديك كلاهما في مكانه الصحيح.
تشمل إدارة أصحاب المصلحة في المشروع تحديد أصحاب المصلحة وتحليل تأثيراتهم وتوقعاتهم. نعم ، بسبب قوتهم ، يمكنهم التأثير على نتائج المشروع. نتيجة لذلك ، يجب عليك وضع استراتيجيات مقبولة للتعاون مع أصحاب المصلحة وتنفيذ المشروع. يحتاج كل صاحب مصلحة إلى المقدار المناسب من الاتصالات. قبل الخوض في Project Stakeholder Management ، دعنا نلقي نظرة على التواصل.
إدارة الاتصالات
تضمن إدارة اتصالات المشروع تخطيط معلومات المشروع وإنشاءها وجمعها وتوزيعها وتخزينها واسترجاعها والتحكم فيها ومراقبتها في الوقت المناسب وبطريقة مناسبة. غالبًا ما يكون للتواصل أبعاد عديدة يجب فحصها.
- داخلي (داخل مشروعك) وخارجي (داخل مؤسستك) (بائعون وعملاء ومشاريع ومؤسسات أخرى)
- الرسمية (المحاضر والتقارير والإحاطات) وغير الرسمية (الاجتماعات) (المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والمناقشات المخصصة)
- أفقي (بين المديرين والمرؤوسين في المنظمة) وكذلك أفقي (هذا بين الأقران)
- غير رسمي (تقرير سنوي ، رسائل إخبارية) ورسمي (تقرير سنوي ، رسائل إخبارية) (الاتصالات غير الرسمية)
- شفهيًا وكتابيًا - لفظيًا (يتضمن التصريفات الصوتية) وغير لفظي (لغة الجسد)
يجب أن تفهم الآن سبب أهمية التواصل لإدارة أصحاب المصلحة. قد تشمل قدرات الاتصال ، على سبيل المثال لا الحصر:
- الاهتمام الشديد والاستماع الفعال
- استقصاء واستجواب المفاهيم أو الأحداث لاكتساب فهم أكبر
- الحصول على حقائق لتأكيد أو تحديد المعلومات
- تحديد وإدارة التوقعات مقدما
- يجب زيادة معرفة الفريق من خلال التدريب.
- إقناع مجموعة أو فرد أو منظمة بفعل شيء ما.
- تحفيز الآخرين على تقديم الطمأنينة والتشجيع
- تلخيص الخطوة التالية وتلخيصها وتحديدها
- سيساعدك التدريب على تحسين أدائك وتحقيق أهدافك.
- التفاوض على صفقات مفيدة للطرفين
- حل المشكلات لتجنب أي عواقب ضارة
كيفية إنشاء استراتيجية أو خطة إدارة أصحاب المصلحة
اتبع هذه المراحل الخمس للتأكد من تغطية جميع القواعد الخاصة بك في خطة إدارة أصحاب المصلحة لتلخيص جميع الدروس التي تعلمتها للتو ووضعها موضع التنفيذ.
# 1. ضع قائمة بأصحاب المصلحة.
إن معرفة أصحاب المصلحة هو الخطوة الأولى في تطوير استراتيجية قوية لإدارة أصحاب المصلحة.
# 2. حدد أولويات أصحاب المصلحة
لاحظ أي من أصحاب المصلحة سيكون له أكبر تأثير على المشروع ومتى يتضاءل تأثيرهم أو يزداد.
# 3. إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة
قد يكون العمل مع أصحاب المصلحة الجدد تحديًا في البداية - فبعضهم أكثر صعوبة في الإدارة من البعض الآخر. اعتمادًا على المشروع ، سيكون هناك العديد من الأصوات من خارج المنظمة ذات الشخصيات والمتطلبات المتميزة أو العديد من الأصوات من داخل الشركة ذات الأهداف المتنافسة. إذن ، إليك بعض نماذج أسئلة المقابلة مع أصحاب المصلحة لطرحها لتوضيح الأمور:
- ما الذي يثير اهتمامك بهذا المشروع؟
- ما هي آمالك لهذا المشروع؟
- ما هي الإنجازات التي تثير فضولك أكثر؟
- ما الذي جذبك للمشاركة في هذا المشروع؟
- ماذا تتوقع من فريق إذا كان لديك فريق؟
- لماذا أنت متفائل بهذا المشروع؟
- ماذا تتوقع أن يتغير هذا المشروع بعد إطلاقه؟
- ما هي السرعة التي تتوقعها لإكمال هذا المشروع؟
- لماذا أنت قلق بشأن هذا المشروع؟
- هل تفضل الاجتماعات وجهًا لوجه أو المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني؟
# 4. قم بإنشاء المصفوفة الخاصة بك
سيسمح لك نموذج بسيط للربع لتصنيف النتائج الخاصة بك بفصل أولئك الذين لديهم اهتمام كبير وأولوية عالية عن أولئك الذين لديهم اهتمام منخفض وأولوية منخفضة. كما أنه سيساعد في فرز كل من هم في المنتصف.
# 5. تحديد وإدارة التوقعات
حدد بوضوح المراحل التي سيشارك فيها كل صاحب مصلحة مهم ، بالإضافة إلى المواعيد النهائية لتعليقاتهم. قم بتضمين جدول زمني لساعات العمل حيث يمكنهم العثور عليك بسهولة حتى يتمكنوا من تقديم الملاحظات إما بمفردهم أو في إطار مجموعة. كالعادة ، كن عمليًا وشفافًا وصادقًا في كل مرحلة من مراحل المشروع - سيلاحظها أصحاب المصلحة ويقدرونها.
ما هي أهمية خطة إدارة أصحاب المصلحة في المشروع؟
أصحاب المصلحة مهمون لنجاح مشروعك. إنهم يؤمنون بالمبادرة ويكرسون الوقت والمال والموارد لها. لذلك ، بدون خطة إدارة جيدة لأصحاب المصلحة ، لديهم القدرة على جعل الأمور خرقاء بشكل لا يصدق ، مع وجود الكثير من الروتين في هذه العملية.
مزايا الاتصال
تعد خطط إدارة أصحاب المصلحة مهمة أيضًا من حيث العلاقات العامة. ضع في اعتبارك هذا: أصحاب المصلحة لا يعملون بمعزل عن الآخرين ؛ حتى يتعلموا عن تطوير المشروع من الموارد الأخرى وأصحاب المصلحة.
من الأهمية بمكان أن تتم حماية مصالحهم ، وألا تجد نفسك مع جبين مجعد لأصحاب المصلحة الساخطين الذين تلقوا أخبارًا سيئة. يعد الحفاظ على قناة اتصال مفتوحة أهم خطوة في تطوير استراتيجية قوية لإدارة أصحاب المصلحة.
مخاطر عدم وجود استراتيجية لإدارة أصحاب المصلحة
أصحاب المصلحة ، مرة أخرى ، يجعلون العالم يدور. فهم المستثمرون والمستهلكون والجيران والمصنعون. قد يكونون من أقوى المؤيدين لك أو يتسببون في توقف المبادرة.
نظرًا لأن أصحاب المصلحة عادةً ما يشتملون على العديد من جهات الاتصال الرئيسية عبر قنوات متعددة ، فمن الأهمية بمكان التواصل معهم بفعالية وكفاءة. يمكنك لف نفسك بتدوير عجلاتك في محاولة للتحقق من متطلبات أصحاب المصلحة ذوي الأولوية المنخفضة والاهتمام المنخفض دون إجراء مقابلات معهم مسبقًا أو تقييم أولويتهم أو اهتماماتهم ، مما يترك أولئك الذين لديهم أولوية عالية يشعرون بعدم الرضا عن العملية.
والأسوأ من ذلك ، أنك قد تهيئ عملك لنقص السيولة أو تجربة عملاء مروعة في المشروع التالي. لا تعرض مؤسستك لنقص الموارد أو النقد أو الوقت.
كيفية إدارة أصحاب المصلحة الصعب
ماذا تفعل عندما يتعين عليك التعامل مع أصحاب المصلحة الصعبين؟ هناك طرق لتحسين العلاقات ، مهما بدت عنيدة. فيما يلي سبع مؤشرات لمساعدتك في الحصول على موافقتهم:
من الأفضل أن تختار معاركك بعناية ، وإلا ستكون في حالة حرب طوال الوقت. عند التعامل مع أصحاب المصلحة ، ستكون هناك مناسبات لا توافق فيها ، لكنها ستكون قليلة ومتباعدة. بدلاً من ذلك ، استسلم لطلبات قليلة. أصحاب المصلحة لديهم السلطة ، ويجب أن تدرك هذا الهيكل الهرمي. إنه يوفر عليك بعض وجع القلب بينما يبذر أيضًا بذور الثقة. صدق أو لا تصدق ، سيحترمك أصحاب المصلحة ، ويمتنعون إلى حد ما عن المجادلة معك.
# 2. تخلص من المشاعر السلبية
من السهل أن تصبح عاطفيًا بشكل مفرط. ما يبدأ كنزاع يتصاعد بسرعة إلى عاصفة من الغضب والكراهية. لا يعاني المحترفون من نوبات الغضب مثل الأطفال. علاوة على ذلك ، لا يتمسّك الأطفال بالمشاعر السيئة. هذا شيء يمكننا التعلم منه. ليس من الخطأ أن تغضب. ومع ذلك ، فإن الاستسلام لتلك السلبية ، والأسوأ من ذلك ، هو الاستمرار في تأجيج النار. سيؤدي ذلك فقط إلى الإضرار بعلاقتك مع أصحاب المصلحة ، وكذلك المشروع بأكمله.
# 3. التعرف على سلبيتهم
التعاطف جزء مهم من تكوين علاقة عاطفية. التعاطف هو القدرة على فهم مشاعر الآخرين وتجربتها ، ويجب دمجها في كل خطة إدارة لأصحاب المصلحة. إذا تمكنت من التراجع خطوة إلى الوراء ، والاعتراف بما يشعرون به ، ثم محاولة التخفيف من حدته ، فستكون في طريقك إلى التنوير والسعي الناجح.
# 4. اطلب المشورة واقبلها
غالبًا ما يكون أصحاب المصلحة الصعبون صعبًا لسبب ما. بالطبع ، لدى بعض الأشخاص شخصيات صعبة ، لكن قد يتصرف آخرون بهذه الطريقة لأنهم يشعرون بأنهم غير مسموعين. أيضًا ، ضع في اعتبارك كيف سيكون رد فعلك إذا كنت تعتقد أن لا أحد يستمع إليك. نتيجة لذلك ، حاول أن تكون ساكنًا وهادئًا ومنفتحًا. استمع إلى ما سيقولونه واطلب نصيحتهم. هذا ليس فقط نهجًا نفسيًا ولكنه أيضًا نهج عملي لإدارة المشروع.
# 5. كن لبقا وصادقا.
ستكون هناك أسباب مشروعة للنزاع من وقت لآخر. عندما تحدث أشياء مثل هذه في مشروع ما ، لا يمكنك تنظيفها تحت البساط فقط. تقع على عاتقك مسؤولية تقديم مشروع ناجح مع تلبية معايير الجودة لأصحاب المصلحة. تقع على عاتقك أيضًا مسؤولية التدخل إذا لاحظت أنهم يتصرفون ضد مصالحهم الفضلى. ومع ذلك ، لتوضيح وجهة نظرك ، يجب أن تكون صادقًا ومهذبًا. لا أحد يريد أن يتم إخباره بأنه مخطئ ، لذا ابحث عن طريقة لصياغة الأمر بشكل مختلف ، أو حتى أفضل من ذلك ، لا تتحدث عن الصواب والخطأ على الإطلاق ، ولكن عن المشروع ومتطلباته.
# 6. إجعلهم سعداء
الزبدة لهم يساعد أيضا. لا تريد أن تبدو مخادعًا ، ولكن إذا تمكنت من جعل أصحاب المصلحة لديك يشعرون بالرضا ، فلا يوجد شيء عمليًا لن يفعلوه من أجلك. حتى أصعب شخص سيغير لحنه. بالطبع ، لا تملق ، ولكن قم بعمل لائق. هذا هو المكان الذي توجد فيه قلوب أصحاب المصلحة ، وهكذا سترضيهم.
# 7. إضفاء الطابع الشخصي على اتصالاتك
لم يتم إنشاء جميع أصحاب المصلحة على قدم المساواة. يجب أن تكون على دراية وثيقة بأصحاب المصلحة لديك. تمامًا كما تحدد من هم في بداية المشروع ، سترغب في معرفة استراتيجية الاتصال المثلى. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا ، على سبيل المثال إذا كنت تفضل الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني أو المحادثات الهاتفية أو الاجتماعات وجهًا لوجه. ومع ذلك ، فهي نفسية أيضًا. قد يرغب بعض الأشخاص في تعزيز غرورهم قليلاً ، لكن قد يجدها آخرون زائفًا وسيؤتي ثمارها معك. افهم متطلبات وشخصيات أصحاب المصلحة ، وقم بتخصيص الرسائل التي تراسلهم.
وفي الختام
إدارة أصحاب المصلحة لها مزايا عديدة. هذا ضروري ويجب القيام به بانتظام. لذلك ، لن يكون هناك أفكار ثانية حول هذا الموضوع. كيف تتعامل مع علاقات أصحاب المصلحة في المشروع؟ سيكون المفتاح هو تحديد جميع أصحاب المصلحة ومن ثم مراقبة مشاركتهم بانتظام.
الجزء الثاني مهم أيضا. عندما يبدأ المشروع ، غالبًا ما يغفل المدراء ذلك. قم بتجميع فريق المشروع الذي يشمل جميع أصحاب المصلحة المعنيين. كما تعلم ، سيقدمون جميعًا الخبرة والقيمة لضمان نجاح مشروعك. لذلك ، أطيب التمنيات بإدارة ناجحة لأصحاب المصلحة في مشروعك.
الأسئلة الشائعة حول إدارة أصحاب المصلحة
ما الذي يجب أن تتضمنه خطة التواصل مع أصحاب المصلحة؟
عادة ما يتم تطوير خطة التواصل مع أصحاب المصلحة استجابة للمعلومات والنتائج الواردة في خطة الإدارة. يجب أن يتضمن قائمة بأصحاب المصلحة المهمين الذين يجب أن يتلقوا الرسائل ، بالإضافة إلى النوع والتكرار والتفاصيل.
لماذا تحتاج إلى التواصل مع أصحاب المصلحة؟
يمكنك الحصول على معرفة أفضل بأهداف العميل أو أصحاب المصلحة والأهداف العامة من خلال التواصل الفعال معهم. هذا يسمح لك بتحليل وتغيير كيفية مساعدتهم في تحقيق أهدافهم.
كيف هم الموظفون أصحاب المصلحة؟
الموظفون هم أهم أصحاب المصلحة الداخليين. يقوم الموظفون باستثمارات مالية ووقتية كبيرة في الأعمال ويلعبون دورًا مهمًا في استراتيجية الشركة وتكتيكاتها وعملياتها.
