كم عدد التطبيقات والشاشات وعلامات تبويب متصفح الويب المختلفة التي تعتقد أنك تقوم بالتبديل بينها طوال يومك في العمل؟ ربما كثيرًا ، أليس كذلك؟ الآن ، فكر في مقدار الوقت الذي تقضيه في القيام بذلك. قد تعتقد أن التبديل بين العديد من الأدوات المختلفة هو جزء لا مفر منه لإنجاز عملك ، لكنه ليس كذلك.
هناك طرق لاستعادة التحكم في وقتك وتحسين كفاءتك عن طريق استخدام عدد أقل من التطبيقات والشاشات وعلامات التبويب بكل بساطة المهام المهنية.
ما مقدار الوقت الذي يضيعه الأشخاص حقًا في التبديل بين التطبيقات في مكان العمل؟
وفقًا لـ Harvard Business Review ، فإن كل شخص مشارك في صفقة سلسلة توريد سلع استهلاكية قاموا بدراستها تحول حوالي 350 مرة بين ما متوسطه 22 تطبيقًا وموقعًا إلكترونيًا مختلفًا.
بالنظر إلى هذا المثال ، قد يقوم موظف واحد بالتبديل بين التطبيقات والنوافذ المختلفة حوالي 3600 مرة على مدار اليوم. اسم هذا النوع من التبديل بين التطبيقات والمواقع والشاشات المختلفة هو تبديل السياق.
وعلى الرغم من أنه قد يبدو غير ضار للوهلة الأولى ، فلا ينبغي تجاهله باعتباره مجرد جزء آخر من ممارسة الأعمال التجارية - فتبديل السياق يضيع وقتًا هائلاً في أماكن العمل.
لماذا يجب أن تهتم بتقليل تبديل السياق
عندما تنتقل من تطبيق إلى آخر ومن موقع ويب إلى موقع ويب ، لا يقتصر الأمر على مقدار قضاء الوقت النقر بينهم الذي تضيعه.
في كل مرة تنظر فيها إلى شيء جديد على شاشتك ، يستغرق الأمر وقتًا للتكيف معه والبدء في العمل في السياق الجديد.
لكل تطبيق أو موقع غرض مختلف وواجهة مختلفة ، لذا فإن الانتقال بين الأدوات المختلفة لا يعد أبدًا عملية فورية سلسة. إذا كان عليك إدخال تفاصيل تسجيل الدخول (التي ربما تكون قد نسيتها) وفتح تطبيق لأول مرة في يوم معين ، فأنت تضيع المزيد من الوقت. لا يؤدي تبديل السياق إلى إضاعة الوقت فحسب ، بل يمكن أن يضر أيضًا بإنتاجيتك عن طريق إرهاق عقلك وجعل التركيز أكثر صعوبة.
وفقًا للدراسة نفسها من HBR ، يقضي الشخص العادي في مكان العمل ما يصل إلى 9٪ من وقته في العمل في تبديل سياق العمل - وهذا الكثير من الوقت الذي يمكن أن يقضيه في إنجاز المهام المهمة.
استخدم تطبيق بريد إلكتروني الكل في واحد (مثل سبايك) لإنجاز المزيد في وقت أقل
أثناء استخدام عدد من التطبيقات والمواقع المختلفة أمر لا مفر منه في معظم أماكن العمل الحديثة ، يمكنك تقليل مقدار الوقت والطاقة المستهلكة بشكل كبير في تبديل السياق باستخدام الأدوات المثلى للوظيفة.
وفقًا لدراسة أخرى أجرتها HBR، يقضي الموظف العادي ما يصل إلى 28٪ من يوم عمله في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني. إذا أضفنا هذا إلى نسبة 9٪ التي تم إنفاقها على تبديل السياق ، فإننا نرى أن الموظف قد يقضي ما يصل إلى 37٪ من وقته فقط في إرسال البريد الإلكتروني والتبديل بين التطبيقات والمواقع المختلفة.
تتمثل إحدى أفضل الطرق لتقليل الوقت الضائع وزيادة الإنتاجية في استخدام تطبيق بريد إلكتروني متعدد الإمكانات ، مثل Spike email ، والذي يعمل على تحسين اتصالات بريدك الإلكتروني ويقلل من عدد الأدوات التي تحتاجها لمهام ووظائف معينة.
سبايك هي أول محادثة في العالم تطبيق البريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني للمحادثة هو مصطلح يشير إلى الطريقة التي يحول بها Spike سلاسل البريد الإلكتروني التقليدية إلى محادثات بأسلوب الدردشة. يؤدي هذا إلى التخلص من الشكليات والتكرار ، مما يجعل قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها أسهل وأسرع. لذا ، يمكنك أن ترى كيف سيسمح لك ذلك بقضاء وقت أقل في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن ماذا عن تقليل تبديل السياق؟
حسنًا ، Spike مليء بالميزات المضمنة الأخرى التي تلغي الحاجة إلى فتح الكثير من التطبيقات والأدوات المختلفة في وقت واحد. على سبيل المثال ، هناك اجتماعات فيديو مضمنة ، بحيث يمكنك الاتصال بسرعة باجتماع فريق من داخل عميل البريد الإلكتروني الخاص بك ، دون الحاجة إلى التبديل إلى تطبيق مؤتمرات فيديو آخر.
هناك أيضًا محادثات جماعية ورسائل صوتية متكاملة ، مما يعني أنك لست بحاجة إلى تطبيقات منفصلة لأي من أشكال الاتصال هذه. بعد ذلك ، لديك مهام تعاونية وقوائم مهام ، بالإضافة إلى ملاحظات تعاونية ، والتي تجعل Spike تعمل كشكل من أشكال برامج إدارة المشاريع.
يمكن أن تكون القدرة على إنشاء مهمة بسرعة وتعيينها إلى أحد أعضاء الفريق بناءً على محتويات البريد الإلكتروني بمثابة توفير كبير للوقت. تجعل الملاحظات التعاونية عبر الإنترنت (مع محادثات الشريط الجانبي المدمجة) العمل معًا في الوقت الفعلي أكثر كفاءة. بالنظر إلى حقيقة أن معظم الشركات الصغيرة تستخدم العشرات ، إن لم يكن المئات ، من التطبيقات والمواقع المختلفة للقيام بأعمال تجارية ، فإن امتلاك أداة مثل Spike تقلل من الحاجة إلى الكثير أمر ضروري.
فقط من الميزات المذكورة أعلاه ، يمكنك أن ترى كيف يمكنك التخلص من حوالي ستة أو سبعة تطبيقات أخرى باستخدام Spike لتحسين التواصل والتعاون بين فريقك.
وفي الختام
يعد تقليل تبديل السياق وتسهيل التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني من أفضل الطرق لزيادة الإنتاجية وإنجاز المزيد في وقت أقل في مكان العمل.
بينما لا يوجد حاليًا أي تطبيق يقوم بذلك من جميع، باستخدام تطبيق بريد إلكتروني متعدد الوظائف ، مثل Spike ، يقطع شوطًا طويلاً نحو تحسين سير العمل لك ولفريقك.
