تعتبر الفواتير عنصرًا مهمًا في إدارة الأعمال التجارية ، ومعرفة كيفية كتابة وإرسال فاتورة بشكل صحيح ستساعدك على تعزيز الكفاءة والحصول على الأموال بشكل أسرع. للبدء ، قم بإنشاء فاتورة تحتوي على اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك ، واسم العميل ومعلومات الاتصال الخاصة بك ، والتواريخ ، ورقم الفاتورة ، والخدمات المنجزة ، والمبلغ الإجمالي ، وشروط وأحكام الدفع. عند الانتهاء ، أرسلها عبر البريد الإلكتروني أو البريد أو برنامج تحرير الفواتير للحصول على تعويض عن جهودك.
ما هي الفاتورة
الفاتورة هي رسالة ترسلها الشركات إلى العملاء للمطالبة بالدفع مقابل السلع والخدمات المقدمة. يجب أن تكون المكونات التالية موجودة للفاتورة لتكون مؤهلة كوثائق قانونية:
- تفاصيل الاتصال للعملاء والشركات
- رقم الشحن
- تاريخ الفاتورة وتاريخ الدفع
- اسم وتفاصيل السلع والخدمات
- المبلغ المدفوع بشكل عام ولكل وحدة من المنتج
- شروط الدفع
كيف أقوم بإعداد فاتورة قبل إرسالها؟
دع عملائك يعرفون دائمًا تفاصيل الشراء قبل تسليم الفاتورة. لا شيء في الصحيفة يجب أن يصدمهم أو يذهلهم.
يعتبر مبلغ الفاتورة هو الجانب الأكثر أهمية الذي يجب مراعاته. من السهل تحديد هذا لأنه يتم إصلاح الأسعار بشكل متكرر. إذا لم يكن العميل سعيدًا بمعدلات عملك ، فيمكنك محاولة التوصل إلى اتفاق عن طريق اقتراح خصومات أو تخفيضات.
ثم حدد الفواتير وتواريخ الاستحقاق بحيث يكون العميل على دراية بموعد توقع الفاتورة والمدة التي يتعين عليهم سدادها لك. فقط امنحهم تقديرًا إذا كنت تعمل في مشروع يختلف فيه وقت التسليم حتى يعرفوا ما يمكن توقعه.
من خلال إجراء هذه المناقشات في وقت مبكر ، يمكنك تحسين علاقتك مع عملائك وزيادة احتمالية دفعهم لك في الوقت المحدد.
كيف ترسل فاتورة
# 1. عبر الايميل
البريد الإلكتروني هو الطريقة الأسرع والأكثر ملاءمة لإرسال الفواتير. لتجنب الاحتيال ، يمكنك إرفاق فاتورتك بتنسيق PDF غير قابل للتعديل. تأكد أيضًا من وصف شركتك والفاتورة في سطر الموضوع والجسم في البريد الإلكتروني بشكل واضح وموجز.
يمكن أن يكون لدى العملاء والمستهلكين طرق مختلفة للحصول على الفواتير. يمكن أن يكون اكتشاف ما إذا كانت هناك معلومات محددة لتقديمها في سطر الموضوع لتسريع الدفع فكرة جيدة.
# 2. من خلال بريد الحلزون
الطريقة الشائعة لإرسال الفاتورة هنا هي عبر البريد أو الفاكس.
يجب طباعة المستند ووضعه في مغلف وختمه وإما تسليمه شخصيًا أو تسليمه في مكتب البريد. لمجموعة متنوعة من الأسباب ، نرى هذا النهج على أنه طريقة عفا عليها الزمن لإدارة الأعمال.
بادئ ذي بدء ، يستغرق الإجراء وقتًا طويلاً. بمرور الوقت ، ستتراجع إدارة عملك لتعمل كساعي بريد. بادئ ذي بدء ، يستغرق الإجراء وقتًا طويلاً. بمرور الوقت ، ستتراجع إدارة عملك لتعمل كساعي بريد.
نظرًا لارتفاع تكلفة الورق والحبر والطوابع البريدية مقارنة بالوسائل الأخرى ، فإن إرسال شيء ما عبر البريد العادي يكون أيضًا أكثر تكلفة. علاوة على ذلك ، يعد استخدام هذا القدر الكبير من الورق لإرسال فاتورة بسيطة بالبريد أمرًا صعبًا على شركتك والبيئة.
# 3. استخدام برامج الفواتير
لإنشاء فاتورتك ، يمكنك استخدام أحد برامج الفواتير العديدة المتاحة ، مثل PayPal. تتمثل فائدة استخدام برنامج الفوترة في وفرة القوالب المتاحة وبساطة العلامات التجارية.
يمكن للعملاء الدفع لك بسهولة أكبر لأن لديهم وصولاً بسيطًا إلى روابط الدفع.
كيفية إرسال الفاتورة على PayPal
هناك حاجة إلى عدد قليل من العناصر لعمل فاتورة PayPal. يجب أن يكون لديك حساب PayPal Business أولاً. لحسن الحظ ، لا توجد رسوم إضافية وهذه الحسابات سهلة الإعداد. بعد ذلك ، ستحتاج إلى عنوان البريد الإلكتروني لعميلك. مطلوب أيضًا ملف صورة مناسب إذا كنت تخطط لتضمين شعار لفاتورتك.
اتبع هذه الإجراءات لإنشاء فاتورتك بعد أن تكون بحوزتك هذين الأمرين أو الثلاثة:
- افتح جهاز كمبيوتر شخصي أو Mac أو iPad وقم بتسجيل الدخول إلى حساب PayPal الخاص بك.
- حدد "الفواتير" من القائمة المنسدلة ضمن "الأدوات" ، ثم انقر على "إنشاء فاتورة".
- أدخل عنوان البريد الإلكتروني لعميلك. في الحقل "نسخة إلى" ، قم بتوفير أية عناوين إضافية.
- سيتم ملء اسم العميل والمعلومات الأخرى تلقائيًا عند النقر على "إضافة بيانات العميل". وكذلك ، إذا لزم الأمر ، عنوان الشحنة.
- قم بتضمين عناصر وكميات وأسعار محددة في قائمة البيع. قم بتضمين أي رسوم تأخير أو تكاليف إضافية أخرى.
- تأكد من مراجعة الفاتورة مرتين للتأكد من دقتها.
- اضغط على "إرسال".
الآن ، سيقوم PayPal بإنشاء فاتورة وإخطار عميلك عبر البريد الإلكتروني. بعد ذلك ، يمكن للمستهلكين إجراء الدفع باستخدام الطريقة التي اختاروها. يمكنهم استخدام رصيد PayPal الخاص بهم أو بطاقة الائتمان أو الخصم بدلاً من ذلك.
كيفية إرسال الفاتورة على موقع ئي باي
- انتقل إلى صفحة eBay الرئيسية ، وقم بتسجيل الدخول ، ثم انقر فوق الرابط "My eBay" في الزاوية اليمنى العليا واختر "بيع" من القائمة المنسدلة.
- حدد "في انتظار الدفع" من خلال تمييز رابط "الطلبات" ضمن "مركز البائع".
- لإرسال فاتورة ، انقر فوق الزر "إرسال الفاتورة" أسفل الشاشة بعد التحقق من تكلفة التوصيل وطريقة الشحن المحددة وإضافة ملاحظة إلى العميل في الصفحة التالية.
- في الأمر ذي الصلة ، حدد "إرسال الفاتورة. يمكنك إقناع المشتري بالدفع على الفور إذا قمت بتضمين رسالة في فاتورتك.
- انقر فوق "إرسال الفاتورة" عند الانتهاء من إدخال المعلومات الخاصة بك.
- بعد ذلك ، يجب أن تنتظر بشكل مثالي الرد بالدفع من عميلك.
كيفية إرسال الفاتورة على البريد الإلكتروني
بمساعدة الفاتورة بالبريد الإلكتروني ، يمكنك إرسال فواتير رقمية إلى عملائك وتضمن الدفع الفوري. يجب أن يكون بريدك الإلكتروني المتعلق بالفاتورة موجزًا وواضحًا وغنيًا بالمعلومات.
فيما يلي نصائح حول إرسال فاتورة جيدة عبر البريد الإلكتروني
اكتب موضوعًا جيدًا:
] أهم وأول شيء يراه العميل هو سطر الموضوع. تزداد فرصك في تلقي المدفوعات في الوقت المحدد لفاتورتك إذا جعلت الأمر موجزًا ومباشرًا. يجب أن تحتوي فواتيرك على رقم الفاتورة واسم المشروع واسم الشركة في سطر موضوع البريد الإلكتروني.
حدد المستلم (المستلمين) المناسب:
يتطلب إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني إلى المستلمين الصحيحين تضمين جميع المستلمين المناسبين. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني تحتوي على فاتورة إلى شركة ، فيجب عليك نسخ القسم المعني والشخص الذي قدم لك المشروع وقسم المحاسبة.
أرفق جميع فواتيرك:
لا تنسى إرفاق الفاتورة في بريدك الإلكتروني! يجب عليك تحويله إلى ملف PDF إذا كتبته في Word. بمجرد إرفاقه ، أعطه اسمًا يتضمن اسم شركتك ورقم الفاتورة المناسب.
إصلاح نص البريد الإلكتروني
بدون جملة تتماشى معها ، فإن إرسال فاتورة عبر البريد الإلكتروني يكون فعالاً في منتصف الطريق. إنه سلوك غير لائق وغير مهني. ومع ذلك ، لا ينبغي أن يكون نصًا طويلاً أو متفاخرًا.
يجب أن يكون البريد الإلكتروني الذي يحتوي على فاتورة واضحًا وغنيًا بالمعلومات
يجب عليك إبلاغ عميلك بالفاتورة التي تم إرسالها وطلب التفضل منهم بالالتزام بنهاية الصفقة بينما تشكرهم أيضًا على تعاونهم.
كيفية إرسال الفاتورة كمستقل
عندما تعمل لحساب العملاء كمستقل ، فالأمر متروك لك لتحصيل المدفوعات مقابل المهمة التي أنجزتها. الفواتير هي أفضل طريقة للحصول على المدفوعات.
ربما تكون قد قدمت لعميلك عرض أسعار يحدد تكلفة العمل الذي طلبه منك. بعد الانتهاء من عملك ، سيتم إرسال فاتورة توضح تفاصيل العمل الذي تم إنجازه ومبلغ السداد الذي تتوقع دفعه.
ما هي المعلومات التي يجب أن تكون على فاتورة المستقل؟
تفاصيل الاتصال:
قم بتضمين اسمك (أو ، إذا كان مناسبا ، اسم عملك التجاري) وعنوانك. قم بتضمين رقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني في حالة احتياج العميل للاتصال بك. إذا كان لشركتك شعار ، فقم بتضمينه في فاتورتك لمنحه مظهرًا أكثر صقلًا. يجب عليك أيضًا تضمين اسم وعنوان عميلك أو شركة العميل. قم بتضمين اسم الشخص الذي يراجع فواتيرهم إذا كنت على علم بها.
رقم الفاتورة:
تحتاج إلى تتبع أرقام فواتيرك ، سواء كنت تقوم بها يدويًا أو تستخدم برنامج محاسبة يقوم بإنشائها. قد تحتاج إلى معرفة مكان وجود الفواتير غير المدفوعة أو الرد على استفسارات العملاء بخصوص عملك كمستقل. عندما تظهر هذه الاستفسارات ، فإن وجود سجلات منظمة للفواتير سيساعدك على الرد. ستضمن الإشارة إلى رقم الفاتورة أنك أنت والعميل تناقشان نفس المعاملة.
تاريخ الاصدار وتاريخ الاستحقاق:
من الضروري وضع تاريخ الإصدار في فواتيرك لأن هذا هو اليوم الذي يبدأ فيه الموعد النهائي للدفع. قد تساعد الإشارة إلى تاريخ الإصدار أيضًا في إخبار فاتورة من فاتورة أخرى إذا قمت عن طريق الخطأ بترقيم فواتيرك عن طريق الخطأ.
تفاصيل البند والمبلغ المستحق:
يعد تفصيل السلع والخدمات التي قدمتها أهم جزء من المعلومات في الفاتورة. قم بتضمين توزيع دقيق للمبلغ الإجمالي المستحق لكل عنصر في القائمة ، إلى جانب وصف العمل أو السلعة التي تم تنفيذها أو تسليمها وكميتها وسعرها وسعرها.
إجراءات الدفع:
اجعل الدفع لك أمرًا بسيطًا قدر الإمكان لعملائك. قم بتضمين خيارات للعملاء للدفع لك ، إلى جانب أي معلومات ضرورية لهم لتنفيذ هذه الدفعة. إذا قمت بإجراء الشيكات ، فتأكد من توضيح المكان الذي يمكن للعملاء إرساله فيه. قم بتضمين أي بريد إلكتروني مرتبط بحساب PayPal الخاص بشركتك وأي تفاصيل بنكية مطلوبة للمعاملات المصرفية.
تفاصيل اضافية:
في الجزء السفلي من فاتورتك ، قم بتضمين أي رسوم أو خصومات إضافية أو لغة غامضة. قد يكون لهذا علاقة بغرامات السداد المتأخر أو خصومات السداد المبكر.
كيف يمكنني إرسال الفاتورة عبر البريد الإلكتروني.
لإرسال فاتورة عبر البريد الإلكتروني ، عليك كتابة موضوع جيد ثم تحديد المستلم المناسب. بعد القيام بذلك ، يجب عليك إرفاق كل رقم الفاتورة الخاص بك ثم التأكد من كتابة نص مفصل ومباشر.
كيف ترسل فاتورة بسيطة؟
يعد ترقيم الفواتير بالتسلسل أسهل طريقة لإرسال فاتورة بسيطة. يمكنك إرسال الفاتورة 001 كأول فاتورة ، ثم الفاتورة 002 بعد ذلك ، وهكذا.
وفي الختام
مطلوب من الشركات الاحتفاظ بسجلات لكل شيء تقريبًا. التفاصيل الأساسية مثل تاريخ الفاتورة ، والمبلغ الإجمالي المستحق ، وما إذا كان العميل قد سدد دفعة كاملة أم لا ، كلها متاحة على الفور بفضل الفواتير.
- كيفية البناء والنجاح في الأعمال التجارية باستخدام قالب PDF بفاتورة فارغة
- تمويل الفاتورة التعريف ، أنواع ، إيجابيات وسلبيات.
- برنامج الفاتورة المجاني ؛ أفضل 15 تطبيقًا لبرامج الفواتير في 2023.
- الفاتورة الأولية؛ ما هو Profoma Invoice & Examples?
مراجع حسابات
