في مجال الأعمال ، ستواجه منافسة شرسة ليس فقط في المبيعات ولكن أيضًا في الفعالية والإنتاجية والكفاءة. هذا هو المكان الذي تأتي فيه أتمتة مهام العمل. إذا لم تقم بالأتمتة ، فهناك فرصة كبيرة أن يقوم منافسوك بذلك بالفعل ، مما يدفعك إلى ترك العمل. لحسن الحظ ، الأتمتة متاحة الآن على نطاق واسع لمعظم الصناعات ووظائف الأعمال ، بما في ذلك صناعة الخدمات الميدانية.
يمكن للشركات من جميع الأحجام إنشاء مهام آلية لتعزيز الكفاءة والإنتاجية والأهم من ذلك ، الربحية. ومع ذلك ، يمكن أن يحدث خطأ في أتمتة المهام إذا لم يتم التعامل معها بالطريقة الصحيحة. لحسن الحظ ، تشارك هذه المقالة نصائح حول كيفية جعل التشغيل الآلي للمهام صحيحًا وإنشاء أعمال تجارية أكثر كفاءة وربحية.
# 1. ابدأ بتخطيط مهامك اليومية
عند أتمتة المهام في أعمال الخدمة الميدانية الخاصة بك ، على سبيل المثال ، تحتاج إلى تحديد المهام التي تقوم بها يوميًا وإدراجها في قائمة. عند إنشاء هذه القائمة ، قم بتضمين بعض تفاصيل المهام. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون من المفيد أيضًا تحديد المدة التي تستغرقها كل مهمة في المتوسط وتكرار المهمة. يمكن أن يكون التردد كل ساعة ، ويومي ، وأسبوعي ، وشهري ، وما إلى ذلك. تأكد من قيام كل قسم بتنفيذ هذا التمرين.
بعد ذلك ، حدد المجالات التي يمكن أن تأتي فيها الأتمتة والأدوات التي قد تحتاجها لإنجاز المهام بكفاءة. تحقق لمعرفة المهام التي قمت بتغطيتها وتلك التي لم تقم بتغطيتها. فكر في ماهية الحل المثالي والنتيجة التي تريدها.
بمجرد تحديد كل وظيفة عمل ومهمة وتقديم الحلول المثالية ، عقد اجتماعًا مع فريقك وتوصل إلى اقتراحات بشأن الحلول الممكنة.
# 2. البحث واستكشاف أدوات الأتمتة
الآن بعد أن حددت المجالات والمهام التي تحتاج إلى التشغيل الآلي ، يمكنك الآن البدء في البحث عن الأدوات المناسبة. حدد ما يمكنك استخدامه حسب احتياجاتك. الأدوات المتخصصة مثل Jobber's برنامج السباكة مصممة خصيصًا للمساعدة في هذه العملية للأعمال التجارية القائمة على الخدمة الميدانية. يمكنك العثور على تطبيقات مصممة لدعم كل أنواع الصناعة ، لذا استثمر الوقت في العثور على التطبيق المناسب. لا يمكن للتكنولوجيا الذكية الجديدة تبسيط أتمتة مهامك بهذه الطريقة فحسب ، بل تساعدك أيضًا في الجدولة ، وإنشاء وتتبع عروض الأسعار والتقديرات ، وإدارة علاقات العملاء ، على سبيل المثال لا الحصر.
إذا كان لديك بالفعل أدوات وبرامج أخرى ، فتأكد من أن الأدوات التي اخترتها يمكن أن تتكامل بسهولة مع بعضها البعض. تريد الحصول على حل يتناسب مع بنيتك الأساسية الحالية ويتكامل بسلاسة دون جعل البرامج والأدوات القديمة عديمة الفائدة. ما لم يكن هدفك هو إصلاح تقنية عملك بالكامل وإعادة تدريب موظفيك ، يجب أن تتكامل تقنية التشغيل الآلي مع التطبيقات والأدوات الأخرى.
بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكنك أتمتة سير العمل بشكل فعال عندما لا تتواصل الأنظمة مع بعضها البعض. إذا كانت لوحة معلومات الاقتباس الخاصة بك لا ترتبط ببرنامج المحاسبة ، فلن تقوم بتتبع عروض الأسعار ومتابعتها بشكل فعال. على الرغم من أن هذه العملية قد تستغرق بعض الوقت ، إلا أنها ضرورية. تريد التأكد من أن الحل الذي توصلت إليه سيكون الأنسب لعملك.
# 3. حدد أهداف الأتمتة الخاصة بك
لن يكون من الحكمة إنفاق الأموال على أدوات التشغيل الآلي ، واستثمار الوقت في التعلم ، وإنشاء نظام جديد لا يربح عملك. لهذا السبب من الضروري تحديد أهداف محددة لمساعدتك في قياس التقدم وتحديد الثغرات وتحسين العملية. يمكن أن يكون لأتمتة المهام العديد من الأهداف. قد يكون هدفك هو تحسين الإنتاجية وإتاحة الوقت لفريقك للقيام بمهام أخرى.
على سبيل المثال ، يمكنك أتمتة إنشاء عروض الأسعار وتتبعها. سيساعدك هذا على تحسين الإنتاجية ، ولكن الأهم من ذلك أنك ستوفر الوقت الذي يمكن لفريقك أن يقضيه في مهام أخرى. تحتاج أيضًا إلى معرفة ما يجب القيام به في وقت الفراغ الذي يضيف قيمة إلى العمل. أنشئ أهدافًا محددة واستخدمها لقياس نجاح أتمتة العملية. عندما تحدد أهدافًا ، ستتمكن من قياس تأثير الأتمتة.
# 4. حافظ على رؤيتك كاملة
في حين أنه من الضروري التركيز على ما يمكن أن تفعله التكنولوجيا وأتمتة العمليات التجارية ، لا تنس التركيز على الأعمال التجارية. عندما يكون التركيز أكثر من اللازم على التكنولوجيا وليس الأعمال ، يكون الفشل وشيكًا. الأتمتة ليست بأي حال من الأحوال مشكلة تكنولوجية. قبل الالتزام بأي منصة تقنية ، انظر إلى العمل ككل ، بما في ذلك العملاء والموظفين.
أثناء سعيك لتحسين سير العمل ، تأكد من جعل خدمة العملاء أفضل وأن تكون على نفس الصفحة مع فريقك أيضًا. يجب أن تخدم أتمتة أي جزء من عملك أهدافًا قصيرة وطويلة المدى. بصفتك صاحب العمل ، فأنت تملك المفتاح للحفاظ على رؤية العمل حية. لا تسمح للتكنولوجيا والأتمتة بإثنيك عما تريد تحقيقه. تأكد من أن كل شيء يناسب رؤية عملك.
# 5. ابدأ صغيرًا وابنِ من هناك
قد يكون الاضطرار إلى التعامل مع الكثير من الأتمتة الجديدة ، والتي قد يكون بعضها معقدًا ، أمرًا صعبًا. لكن من السهل مضغ اللدغات الصغيرة ، وهي تساعد على الهضم بشكل أفضل. مع هذا المفهوم ، فإن أفضل طريقة لأتمتة عملك هي البدء صغيرًا والبناء عليه بمرور الوقت. ابدأ بمهمة واحدة ، وتتبع النتائج ، وصقلها ، وتأكد من أنها تعمل على النحو المنشود قبل الانتقال إلى التالية.
بالإضافة إلى ذلك ، مع أتمتة واحدة في كل مرة ، سيكون لديك منحنى تعليمي أكثر تدريجيًا ، مما يجعل من الأسهل والأسرع على فريقك التكيف. مع مراعاة رؤيتك ، قسّم عملية الأتمتة إلى عمليات تسليم يمكن إدارتها. في البداية ، يريد الجميع رؤية المكاسب الصغيرة وتجربتها ، مما يساعد على بناء الثقة وقبول الأتمتة.
بالإضافة إلى ذلك ، من الأسهل التعامل مع أي تحديات قد تظهر على طول الطريق. هناك أشياء قد لا تكون قادرًا على توقعها ولا يمكنك التعامل معها إلا عند ظهورها. يعد الحفاظ على المراحل الرئيسية قابلة للإدارة جزءًا من أتمتة أعمالك بشكل صحيح.
# 6. تقييم واختبار الأدوات الخاصة بك
لا يمكنك التوقف بعد تشغيل الأتمتة. تحتاج إلى تقييم واختبار النظام للتأكد من أنه يفعل ما كنت تنوي القيام به. تأكد من أن المجالات التي أتمتتها تضيف بالفعل قيمة إلى عملك ، وتوفر الوقت لفريقك ، وتجعلهم فعالين ومنتجين.
تأكد من أن كل شيء يعمل بشكل جيد منذ البداية وأن التشغيل الآلي لم ينتج عنه مشكلات أخرى في سير العمل وتراكم.
هل الأتمتة مناسبة لعملك؟
تعتبر الأتمتة طريقة سريعة لتعزيز الكفاءة والإنتاجية في أي قطاع. تعمل تقنيات الأتمتة على تعزيز أداء الشركات والموظفين، لذا فهي لم تعد تقنية "من الجميل الحصول عليها".
ما هي أفضل العمليات التجارية التي يمكن أتمتتها؟
تعد خدمة العملاء، والشؤون المالية، والمبيعات، والتسويق، وإدارة سلسلة التوريد، والموارد البشرية، وإدارة المخزون، وإدارة الطلبات، وإدارة المستندات، والتحليلات من أهم عشر عمليات مؤسسية يمكن أتمتتها.
هل الأتمتة مناسبة لعملك؟
تعتبر الأتمتة طريقة سريعة لتعزيز الكفاءة والإنتاجية في أي قطاع. تعمل تقنيات الأتمتة على تعزيز أداء الشركات والموظفين، لذا فهي لم تعد تقنية "من الجميل الحصول عليها".
كيف يقوم الأشخاص بأتمتة المهام؟
يمكن إنشاء المهام الفردية وتعيينها لأعضاء الفريق وتتبعها باستخدام أدوات مثل Hive أو ClickUp. يمكنك أيضًا استخدام القواعد التلقائية لنقل المهام عبر المراحل أو المجالس وفقًا لمعايير محددة مسبقًا.
وفي الختام
يمكن أن تساعدك أتمتة عملك على الحفاظ على قدرتك التنافسية وتحسين الكفاءة والإنتاجية. ومع ذلك ، هذا ممكن فقط إذا فهمته بشكل صحيح. إن القيام بذلك بشكل صحيح يعني معرفة مهامك وما تريد تحقيقه من الأتمتة. تأكد من حصولك على أدوات الأتمتة الصحيحة ، وتذكر رؤيتك ، وابدأ على نطاق صغير ، ولا تنس تتبع تقدمك.
مقالات ذات صلة
