تحتاج الشركات إلى إدارة الوقت بشكل أكثر فاعلية للحصول على ميزة في اقتصاد اليوم الذي يتزايد فيه التنافس. يمكنهم زيادة الإيرادات بشكل أسرع إذا تمكنوا من إكمال المزيد من العمل في أقل قدر من الوقت. نتيجة لذلك ، يسعى كل من المقاولين المستقلين وأصحاب الأعمال إلى زيادة إنتاجيتهم اليومية.
يعد تتبع وقتك أحد الأساليب لزيادة الإنتاجية. ولكن هناك أيضًا بعض الفوائد الأخرى لتتبع الوقت التي يجب أن تعرفها.
اطلب 100٪
من غير المحتمل أن يكون موظفوك كسالى إذا لاحظت انخفاضًا في إنتاجية عملك. بدلاً من ذلك ، يمكنهم ببساطة أن يفتقروا إلى الشعور بالإلحاح عندما يتعلق الأمر بالمواعيد النهائية.
يمكن للموظفين الذين يتحملون مسؤولية عبء العمل الخاص بهم وتسجيل وقتهم أن يفهموا بشكل أفضل المدة التي يستغرقها إنجاز كل مهمة وقياس أدائهم. سيشعر موظفوك بمزيد من التحكم في عملهم وجداولهم الزمنية إذا قمت بإشراكهم في إنتاجيتهم.
سيكون لديهم دائمًا ما يفعلونه إذا كانوا يستخدمون برنامج تتبع الوقت لأنهم يستطيعون عرض كل وظيفة تنتظر في الطابور. على سبيل المثال ، أداة مثل تطبيق ثاقب لا يسمح لك بتتبع الوقت فحسب ، بل يوفر أيضًا مراقبة شاملة للإنتاجية وإدارة العمل عن بُعد.
دقة الفواتير
من المفترض أن يكون لدى جميع موظفيك فكرة عامة عن المدة التي يستغرقونها لإنهاء المهام المختلفة. ومع ذلك ، يختلف التقدير التقريبي عن السجل الفعلي. لا يمكنك تحصيل رسوم من العميل مقابل الوقت الذي قضيته بالفعل في العمل إذا لم تقم بتتبعه.
على سبيل المثال ، ستخسر أكثر من 170 ساعة مدفوعة الأجر سنويًا إذا أكملت 10 وظائف في المتوسط في الأسبوع واستغرقت كل وظيفة 20 دقيقة فقط أطول مما كان متوقعًا.
ولكن من خلال التسجيل الدقيق لوقت كل موظف ، ستتمكن من الحصول على التعويض الذي تستحقه عن الوقت الذي تقضيه فيه.
منع الإرهاق
الإرهاق في العمل يمكن أن يحدث لعدة أسباب.
ينتج ضغط العمل عن التوزيع غير المتكافئ لأنشطة المشروع طوال يوم العمل أو أسبوع العمل. العمل بانتظام لساعات أطول من المتفق عليه يبطئ الموظفين ويسبب ضغوطًا نفسية.
يدخل الموظفون إلى منطقة العمل الإضافي المرهق عندما يقومون بمشاريع ومهام أكثر مما يمكنهم إنهاءه. تنخفض إنتاجية الموظفين في العمل عندما يقومون بعمل شاق لفترات طويلة من الوقت دون أخذ أي فترات راحة.
الموظفون أكثر حرصًا بشأن كيفية استخدامهم لوقتهم عند تسجيل الدخول. إنهم قادرون على حماية أنفسهم من الإرهاق عن طريق الحد من عدد الساعات التي يقضونها في العمل.
إبقاء المقاولين مرئيين
عندما تقوم بالتوظيف متعاقدون مستقلون أو مستقلون، عليك أن تراقب عن كثب مقدار العمل الذي يقومون به والساعات التي يقضونها حتى لا تتجاوز ميزانيتك.
اطلب من المتعاقدين المستقلين أن يملأوا نفس الجداول الزمنية لموظفيك الدائمين. إن استخدام برنامج تتبع الوقت للاحتفاظ بسجل دقيق لساعاتهم لا يضمن فقط أنك تدفع مقابل العمل الذي تم إنجازه فحسب ، بل يمكّنك أيضًا من مراقبة إنتاجية مختلف المقاولين.
نتيجة لذلك ، يتيح لك ذلك توزيع المهام على أكثر الأفراد المؤهلين.
زحف النطاق
يواجه كل نوع من أنواع الأعمال الخدمية مشكلة "زحف النطاق" بطريقة أو بأخرى. سيعتقد العميل أنه يريد شيئًا واحدًا ، ولكن في النهاية ، سيضيف عبئًا كاملاً من المسؤوليات الجديدة إلى المشروع.
قبل أن تعرف ذلك ، فأنت تواجه وحشًا مختلفًا تمامًا عن المشروع الذي تم الاتفاق عليه لأول مرة ، مع استكمال الموعد النهائي الممتد وساعات إضافية لمطابقتها.
يمكنك التعرف على زحف النطاق وإدارته عندما تتم مراقبة الوقت والمال بمساعدة نظام تتبع الوقت. في الواقع ، ستكون قادرًا على القيام بذلك قبل أن تبدأ تقريبًا.
ننسب الفضل إلى أهله
يشعر العديد من الموظفين ، وخاصة أولئك الذين لم يعتادوا على استخدام برامج تتبع الوقت ، بالقلق من أن تسجيل ساعاتهم قد يعطي انطباعًا بأنهم لا يعملون بجد.
لكن في الواقع ، العكس هو الصحيح عادة. يمكنك ، بصفتك مالك الشركة ، تحديد وقت إنجاز العمل الجيد حتى تتمكن من مكافأته بشكل مناسب إذا كنت تتبع بدقة ساعات العمل.
عندما يتجاوز أداء شخص ما أهدافه بانتظام ، فقد يكون الوقت قد حان للنظر في ترقيته إلى منصب أعلى. وبالمثل ، يمكنك تشجيع الموظفين على اختبار حدودهم من خلال إجراء مسابقات أو تحديات ودية اعتمادًا على الوقت المستثمر.
كلمات أخيرة
تتمثل الميزة الرئيسية للتتبع الفعال للوقت في تتبع البيانات في شركتك ثم استخدام تلك المعلومات للعمل بشكل منتج ومربح قدر الإمكان. نأمل أن يكون لديك الآن بعض الأفكار للنظر فيها وتنفيذها.
